Pequenas indústrias: 4 soluções práticas para os desafios do controle de estoque

Você provavelmente já sabe que a dificuldade de muitas empresas é conseguir realizar de forma eficiente o seu controle de estoque, e conseguir fazer o gerenciamento de estoque rapidamente.

Aliás, nós já conversamos sobre isso há algum tempo atrás, quando falamos sobre os 7 maiores erros na gestão de uma pequena indústria.

Entendemos que em indústrias pequenas a forma de divisão de atividades é mais ampla, tendo em mente que não existe de fato uma divisão extensa por áreas. Esses fatos acabam fazendo com que várias responsabilidades fiquem a cargo de um único gestor.

Por isso, otimizar a gestão de cada área, como por exemplo o controle de estoque se faz tão importante para que o tempo também seja otimizado, conseguindo realizar mais atividades em menos tempo, já que uma área não vai mais demandar tanto.

As grandes indústrias acabam sendo diferentes das pequenas, isso porque uma pequena indústria acaba não tendo um grande investimento em pesquisas antes de fazer uma nova produção que podem refletir diretamente no estoque e na velocidade da produção.

Por esses motivos, sempre é importante e muitas vezes necessário buscar por diferentes meios e opções que estejam dentro do orçamento.

Esses meios que podemos chamar de alternativas viáveis vão possibilitar um controle de estoque mais eficiente, otimizando o tempo para realizar mais atividades.

Para você ver que fazer o controle de estoque se tornar mais eficiente e otimizado, vou te mostrar 4 soluções para começar a por em prática agora mesmo e driblar os desafios de manter o estoque em dia.

1- Gastos desnecessários com ampliação de espaços pela falta de controle de estoque

Você já pensou em aumentar o seu estoque simplesmente porque não conseguia achar mais nada lá? Nesse momento você pensou que os produtos iriam aparecer lá misteriosamente após a ampliação, mas na verdade isso não aconteceu.

Por esse motivo gastar com o aumento do seu espaço físico não é uma solução que vai te ajudar se outras decisões não forem tomadas.

E se você pedir para sua mãe ou esposa cuida do seu estoque para que elas achem tudo e deixem tudo organizado sempre? É aquela velha história de que elas acham tudo e deixam tudo muito mais organizado, do jeito que nós não conseguiríamos deixar. Mas essa também não é uma solução, afinal, provavelmente elas não aceitariam não é mesmo? Então você teria que procurar uma outra solução eficiente para que você mesmo conseguisse fazer o controle de estoque.

Neste caso de não ter a própria mãe para ajudar na organização, uma boa forma de desenvolver uma solução eficaz para o controle de estoque é estruturar uma boa divisão.

Sugestões de divisão:

1. matérias-primas: Ali você coloca tudo o que for matéria-prima específica para a produção do seu produto. Caso você produza mais de um, pode subdividir e setorizar por cada produto específico.
2. produtos em processo: nessa parte do seu estoque você coloca os produtos que já estão em processo de produção, aqueles que ainda faltam alguns detalhes para serem concluídos.
3. produtos finalizados: é um nome bem sugestivo mesmo, ali você coloca todos os produtos que passaram por todos os processos e já estão prontos para serem entregues ao seu cliente.

Com essa forma de organização você vai conseguir determinar os espaços realmente necessários para cada etapa da produção, e assim vai ficar muito mais difícil de haver alguma confusão na hora de repor ou de controle de estoque, e muito menos a não ocupação do espaço de estoque que você já tem.

2-  Perda de produtos por deterioração e validade por causa do controle de estoque

Olha só, se a sua indústria e de alimentos, a gente já pressupõe que eles podem ser perecíveis, logo, se o seu controle de estoque NÃO for organizado e não tiver uma conferência diária, semanal ou mensal, você pode acabar de dando mal e além de perder o próprio produto, perder dinheiro também.

Mas esse cuidado não serve apenas para alimentos não, é possível que você perca produtos também devido a deterioração deles, ou seja, que eles estraguem por ação do tempo, conforme ele passe e permaneça no mesmo local.

Por isso, ter normas de rotatividade dentro da sua pequena indústria é tão importante. São essas normas que vão pré-definir os produtos que vão sair do seu estoque de acordo com a data de entrada dele, sendo assim, dificilmente você vai perder dinheiro e também seus produtos ou matérias-primas.

Além disso, essa rotatividade dos produtos vai acabar gerando, consequentemente uma estimativa de consumo médio de materiais, tanto de matéria-prima quanto de produtos finalizados prontos para serem entregues ao comprador.

Com esses dados vocês vai poder ver exatamente o que está vendendo mais, o que não está e vai gerar algumas ideias para suas próximas vendas e os próximos passos da sua indústria.

3- Surpresas com falta de material

Siiim!!! Elas podem ser evitadas, porque afinal quanto mais organizado o seu estoque estiver, mais você vai conseguir encontrar o que você precisa e mais fácil vai ser de fazer o controle de estoque e perceber quando você tem muito de uma matéria-prima e também a falta ou a diminuição de outra.

Isso vai te ajudar a saber o que você precisa produzir e também o que você deve comprar.

Além disso, um dos problemas que fica escondido e só aparece quando o assunto é falta de material, é a parada das máquinas e até de toda a sua indústria.

Como já dizia Benjamin Franklin: “tempo é dinheiro”! E com a falta de material necessário para continuar a sua produção, alguns minutos parados podem acabar resultando em grandes quantias monetárias, que podem afetar o seu orçamento em médio e longo prazo, seria terrível não é mesmo?

Uma solução que pode te ajudar a resolver o seu problema agora mesmo é a revisão do seu estoque de tempos em tempos, de preferência fisicamente.

Essa conferência dos produtos vai fazer com que você previna de essas paradas repentinas e inesperadas aconteçam.

Inclusive, fazer a checagem física, também vai te dar mais certeza de que o dados registrados no seu sistema de gestão conferem com o que você acabou de checar.

4- Atrasos nas demandas de compra, armazenamento e distribuição dos produtos estocados

Outro fator que vai auxiliar no seu controle de estoque é um bom sistema de gestão, e hoje existem inúmeros no mercado, desde aqueles bem completos que vão te ajudar até na hora de organizar o financeiro da sua indústria e emitir notas fiscais, mas que acima de tudo, vão te dar uma super mão na hora de fazer o seu controle de estoque, economizando muito o seu tempo.

Além disso, um bom sistema para a gestão do seu controle de estoque também vai contribuir para o trabalho dos seus funcionários, gerando uma conscientização e também capacitando mais eles, permitindo que o conhecimento chegue a eles.

Seguindo essas quatro dicas básicas para organizar o seu controle de estoque, você vai conseguir de forma muito mais rápida solucionar os problemas que acabam surgindo no seu dia a dia, otimizando o tempo e evitando a perda de dinheiro.

Para você começar a otimizar o seu tempo e o gerenciamento de estoque da sua pequena indústria, você pode baixar gratuitamente essa planilha de controle de estoque.

Como escolher o emissor de NF-e

Estar de acordo com a lei é uma das coisas mais importantes para a sua empresa, mas isso você já sabe, por isso, você também sabe que se a sua empresa é do ramo varejista você precisa emitir uma nota fiscal eletrônica, e o processo de escolha do software ideal é MUITO importante!

Automatizar as funções para que o preenchimento dos dados fique mais rápido e prático vai te proporcionar inúmeras coisas, uma delas é o tempo, porque afinal, quanto mais rápido você finalizar as situações fiscais, mais tempo você vai ter para dar atenção a outras ocupações.

Sabemos que o tempo é, se não, a coisa mais preciosa que a gente tem, e aproveitá-lo da melhor forma é um ponto determinante, tanto para o seu negócio quanto para a sua vida pessoal, porque no fim das contas, nós não queremos viver somente em função do trabalho não é mesmo?

Por isso, escolher um software que seja completamente integrado com o seu sistema de dados, onde ele se comunique completamente é indispensável.

Nós separamos uma lista das funcionalidades primordiais para facilitar todos os processos fiscais, olha só!

As diferenças entre os sistemas

A gente separou dois exemplos de sistemas para te explicar como cada um funciona e quais as vantagens de cada um deles, para que você consiga entender melhor quais as principais diferenças entre o emissor de nota fiscal gratuíto do Estado, e um emissor de nota fiscal pago online e integrado com o seu sistema de gestão.

Emissor de NF-e online

Um emissor de nota fiscal online tem inúmeras vantagens, como por exemplo o envio de arquivos por e-mail em XML (o arquivo nesse formato é o exigido pela SEFAZ).

Além disso, ele faz  automaticamente faz o envio da DANFE, tudo na mesma hora, sem que você precise se preocupar.

Alguns sistemas de gestão online pagos também permitem atualização instantânea quando novidades ou obrigatoriedades decretadas pelo governo surgem, como por exemplo, a NF-e 4.0, sem que você precise se preocupar em desinstalar e reinstalar o programa com uma nova atualização.

Inclusive, um sistema online te permite fazer a integração com todos os dados dos seus clientes e produtos, e então, quando for preciso emitir a nota fiscal eletrônica, muitos campos já vão estar preenchidos automaticamente, porque os dados já vão estar pré-programados dentro do seu sistema próprio de gestão, a partir do momento em que você faz o primeiro cadastro do cliente e/ou do produto.

Isso vai te ajudar a minimizar os erros na hora de fazer os preenchimentos na hora da correria de fazer a emissão da NF-e, pois todos os dados já vão estar programados para serem preenchidos.

Por isso você vai acabar economizando muito tempo em um trabalho que exigiria muito cuidado e cautela ao preencher todos os campos e vai permitir você dar atenção a outras tarefas ou lazeres.

Emissor de NF-e da SEFAZ

A gente já te mostrou as inúmeras vantagens de um software pago que emite NF-e e facilitam a sua vida e a gestão da sua empresa, mas precisamos lembrar que a Secretaria de Estado da Fazenda (Sefaz) também disponibiliza um emissor de nf-e gratuito, ou seja, você entra no site da Sefaz e emite sua NF-e.

No entanto, esse processo tende a ser mais demorado e nada prático, porque o sistema utilizado pelo órgão público não possibilita que você integre com o seu sistema empresarial.

Essa questão acaba  fazendo com que você tenha que preencher cada campo necessário separadamente, o que leva  muito mais tempo e está muito sujeito a erros que se acontecerem, vão fazer você começar tudo de novo e ter um retrabalho imenso, e você não quer isso, não é mesmo?

A segurança de emitir NF-e por sistema especializado

Sempre que a gente ouve falar em fazer transações ou colocar nossos dados na internet dá um medo né?

Por isso, uma coisa importante que precisa ser dita é que, no momento em que você contrata um sistema próprio de emissão de NF-e online é sua segurança garantida, ainda mais se ele estiver na nuvem. Você deve estar se perguntando, mas como assim um sistema na nuvem?

Nós te explicamos, um sistema na nuvem quer dizer basicamente que ele pode ser acessado de qualquer dispositivo que tenha acesso à internet, pois todos os seus dados estão no que nós chamamos de nuvem, ela pode ser considerada a forma mais segura de guardar seus dados, e você não corre o risco de perdê-los.

Ou seja, é mais segurança para os seus dados, os da sua empresa e os do seu cliente.

Como definir o melhor sistema para o seu negócio

Para que você possa definir qual vai ser o sistema utilizado, preste atenção nos detalhes das suas necessidades, pense no agora, mas pense também no futuro.

• O melhor sistema pro seu negócio precisa começar a te atender imediatamente
• Ele também precisa ser bom para te atender no futuro, quando possivelmente você vai precisar de mais funcionalidades
• Precisa também ser adequado conforme as novas exigências do sistema fiscal brasileiro.
• Precisa te oferecer segurança, pra você e para os seus dados.
• Ele precisa ter um preço acessível, não é verdade?

As funcionalidades de um software online para emitir NF-e

A gente já te mostrou quais são as funcionalidades de emitir uma NF-e online através de um software que está vinculado a nuvem, mas agora vamos te mostrar de uma forma mais prática quais são essas funcionalidades e vantagens.

Aqui no Myrp, as suas principais garantias são:

• Preço frente à concorrência;
• Emite todos os documentos fiscais eletrônicos;
• Atualização fiscal constante.
• Adequação com base na legislação.
• Atuação com consultoria de um “especialista” para analisar o que é relevante comunicar para os clientes;
• Suporte de 14 horas por dia de segunda a sexta;
• Suporte depois das 18h, é diferencial, pois é hora que surge a necessidade do clientes.
• Parceria com as maiores Centrais de Logística e Distribuição do Brasil.
• Expertise Inventti;

A importância da NF-e 

Como a gente já disse anteriormente, estar dentro da lei é fundamental, emitir documentos fiscais também, isso porque eles são obrigatórios!

O principal objetivo da NF-e é documentar a circulação de mercadorias ou uma prestação de serviços, que acontece entre um vendedor e um comprador.

Ela é um instituto oficial de fiscalização tributária, válida desde o dia 15 de setembro de 2006, e que substitui a nota fiscal impressa modelos 1 e 1A.

E aí, bora começar a testar gratuitamente o Myrp? É só clicar e começar instantaneamente!

Gestão de compras: entenda o que é e qual a sua importância

Entender o conceito de gestão de compras é fundamental para qualquer empresário do setor varejista. Tal afirmação se justifica pelo fato de que esse processo garante que possam ser controlados os suprimentos necessários para o trabalho na empresa, bem como o estoque dos produtos disponíveis para o público.

A aplicação da gestão, na prática, precisa ser feita com muito cuidado e atenção, sendo um processo contínuo na organização. De tal modo, este post foi desenvolvido para que você obtenha mais informações sobre o assunto e saiba como desenvolver a administração de compras na sua empresa.

Nos tópicos a seguir, vamos explicar o que é a gestão de compras, como ela funciona, qual a sua importância, como comprar de maneira adequada, os benefícios desse processo, entre outras informações relevantes sobre a temática. Ficou interessado? Então continue lendo e fique muito bem informado!

O que é a gestão de compras e como ela funciona no setor varejista?

Também chamada no meio como administração de compras, a gestão de compras pode ser definida como a atividade de adquirir matérias-primas que garantam o funcionamento interno de uma empresa. Desse modo, em uma empresa que produz móveis, por exemplo, a compra de madeira, metal, tecidos e outros materiais faz parte desse processo.

No caso mais específico do comércio varejista, no entanto, esse conceito tem uma aplicação um pouco diferenciada, sendo utilizado também para que sejam comprados os produtos que são revendidos aos clientes.

A ideia é que sejam feitos cálculos que envolvem os custos relacionados não apenas à compra, mas também às despesas que a empresa terá com estocagem e com depreciação dos produtos, de modo que se possa otimizar os gastos de forma estratégica, aumentando a rentabilidade da organização.

Quais são os benefícios de uma gestão de compras bem-feita?

A otimização dos custos e o potencial aumento da lucratividade sobre as vendas são os principais benefícios da gestão de compras para os empresários do setor varejista. No entanto, eles não se limitam a isso, também proporcionando vantagens em outras áreas e procedimentos.

Entre os benefícios ocasionados, podemos destacar a organização do estoque, que será muito mais bem feita, de modo que a entrada e saída de mercadorias seja sempre controlada. Isso pode ajudar para que produtos que têm grande potencial de vendas não fiquem em falta na loja e, além disso, para que não sejam feitas compras desnecessárias, como de itens que têm pouca saída e já estão disponíveis no estoque.

Como desenvolver a gestão de compras no setor varejista?

Para que você saiba, na prática, como desenvolver a gestão de compras, desenvolvemos uma série de passos que devem ser seguidos para se obter sucesso nesse processo. Veja nos tópicos a seguir:

Padronize os produtos e suas descrições

Tudo precisa ser organizado no estoque do seu comércio, de modo que seja mais fácil identificar quando um produto está em falta, entre outras atividades. Para isso, devem ser criadas categorias para que os itens comercializados possam ser classificados. Uma loja de roupas, por exemplo, pode classificar seus produtos em linha masculina, linha feminina e linha infantil.

O uso de código de barras individuais para cada produto ou de códigos gerais para cada tipo também pode ser útil para facilitar os processos e fazer com que confusões sejam evitadas.

Programe as compras da empresa

Não é adequado ficar recebendo vendedores ou representantes comerciais na empresa sem ter essa visita previamente agendada, pois você pode acabar comprando mercadorias por impulso e sem um estudo para saber se elas realmente têm potencial de venda na sua empresa.

Por isso, as compras precisam ser sempre planejadas, com base em estudos e no perfil dos seus clientes, de modo que as visitas de fornecedores sempre sejam agendadas e que você possa tomar frente e ditar as regras da negociação.

Tenha um bom relacionamento com fornecedores

Ainda falando sobre os fornecedores, é essencial que se tenha um bom relacionamento com eles, criando laços fortes e que gerem uma relação de confiança mútua. Afinal, as empresas que fornecem produtos têm o interesse em manter o seu comércio como cliente e você também precisa deles para garantir a sobrevivência no mercado.

A ideia é que você possa realizar um trabalho em conjunto com os fornecedores, apresentando a eles o seu planejamento de compras, podendo negociar prazos de entrega e pagamento, bem como ter a possibilidade de fazer pedidos urgentes, no caso de uma demanda inesperada por algum item em específico.

Como controlar o registro de entradas e saídas de mercadorias?

O principal passo para desenvolver a gestão de compras no setor varejista é o registro das entradas e saídas das mercadorias da empresa e por isso ele merece um item especial em nosso artigo.

Para poder fazer as compras de forma estratégica e planejada é preciso ter uma noção de exatamente tudo o que está disponível no estoque, ou seja, ter um controle minucioso na entrada e saída de todos os produtos.

Todas as mercadorias novas adquiridas dos fornecedores devem imediatamente ter a entrada no estoque, bem como tudo aquilo que é vendido aos clientes deve ser retirado. E, para que esse controle seja feito mais facilmente, recomenda-se muito o uso de um sistema de gestão.

Como um sistema de gestão pode facilitar esse processo?

Existem no mercado sistemas de gestão que são de fácil funcionamento e que ajudam muito os empresários a ter um estoque mais bem controlado. Esse tipo de programa garante que o estoque seja sempre coerente, com todas as entradas e saídas de produto sempre registradas no ato, o que permite mais qualidade no processo de compras.

Além disso, os sistemas podem gerar relatórios com métricas para que você gerencia todos os processos desde o orçamento de um produto até a emissão das notas fiscais. Isso também possibilita que você faça estudos do que é mais ou menos vendido no seu comércio, podendo planejar compras futuras.

Agora que você já entende um pouco mais sobre a gestão de compras, basta colocar os seus conhecimentos em prática e garantir mais sucesso e lucratividade no seu negócio.

E para seguir sempre muito bem informado sobre assuntos gerais que podem ser úteis para a sua empresa, recomendamos que curta a nossa página no Facebook. Ela está sempre atualizada com dicas e artigos que deixarão a sua linha do tempo muito mais interessante.