7 dicas para a melhoria de processos e organização

Otimizar as atividades e conquistar a melhoria de processos na empresa é uma estratégia que pode trazer resultados surpreendentes. Isso porque, com as tarefas mais organizadas, os colaboradores podem atuar de maneira mais elaborada, com objetivos alinhados e em prol de um objetivo em comum. Todos os processos de uma companhia devem estar sob o controle do gestor, pois isso facilita as tomadas de decisão por parte da administração e as torna mais eficientes. Apesar disso, a responsabilidade pela busca de melhorias é de todos e o gestor deve deixar isso claro aos colaboradores. Com base nessa realidade, desenvolvemos este post. Ele apresenta uma série de dicas para a melhoria de processos e organização na empresa. Ficou interessado? Então, siga conosco e confira! 1. Faça um planejamento estratégico A empresa só vai conseguir atingir um bom nível de organização se tiver um planejamento estratégico adequado. E engana-se quem pensa que apenas as grandes corporações precisam dele. Todos os empreendimentos, de microempreendedores individuais (MEIs) a grandes multinacionais, precisam ter um planejamento bem estruturado. Para fazê-lo, o primeiro passo é definir as diretrizes organizacionais do negócio, ou seja, sua missão, sua visão e os valores em que ele acredita. Esses dados compõem a cultura organizacional e servem como base para tudo que for feito na companhia. Em seguida, deve-se escolher uma ferramenta de planejamento. Uma boa opção é a análise de forças, fraquezas, oportunidades e ameaças (Strengths, Weaknesses, Opportunities and Threats – SWOT). No Brasil, ela é conhecida também como FOFA. Seu conceito principal é de que as estratégias do negócio devem ter como base o cruzamento das forças e das fraquezas da organização com as ameaças e as oportunidades do ambiente em que ela está inserida. 2. Estabeleça metas a serem cumpridas Todas as estratégias que forem definidas no processo de planejamento precisam ter metas, que devem ser cumpridas pelos gestores e pelos colaboradores. É essencial, ainda, que elas sejam quantificáveis. Assim, se uma das estratégias for produzir mais, por exemplo, a meta pode ser aumentar a produção em X% em período de tempo Y. Além disso, é importante que as metas sejam possíveis de cumprir. Isso não quer dizer que elas precisem ser fáceis, mas, caso sejam muito irreais, pode haver falta de interesse ou de estímulo na equipe. 3. Tenha uma boa comunicação interna Para melhorar os processos da empresa, é importante também que se tenha uma boa comunicação interna. Isso quer dizer que é preciso investir em métodos e ferramentas para que o bom relacionamento entre os colaboradores, bem como o deles com a chefia sejam estimulados. A comunicação precisa ser vista como uma via de mão dupla, ou seja, para toda demanda levantada, é preciso que seja dada uma resposta. Assim, os funcionários poderão ter mais confiança nos gestores e mais liberdade para reportar situações irregulares, por exemplo. 4. Promova o treinamento de pessoal As pessoas são a alma de uma empresa. Por isso, é necessário que sejam feitos investimentos nos colaboradores. É preciso investir em sua educação e estimulá-los para que sigam sempre com os estudos e se aprimorem em suas áreas de atuação. A empresa pode oferecer cursos, palestras e workshops aos colaboradores em diversas situações. Assim, um supermercado, por exemplo, pode convidar um especialista para falar sobre boas práticas na manipulação de alimentos ou sobre como organizar as gôndolas com mais eficiência. Ainda nesse aspecto, as empresas podem firmar parcerias com escolas técnicas e faculdades. Dessa forma, é possível oferecer bolsas de estudos, subsídios ou descontos para os funcionários da companhia. 5. Fique sempre bem informado sobre o segmento Os empresários e seus funcionários precisam estar sempre informados sobre as principais novidades da área de atuação da companhia. Assinar revistas da área, participar de eventos, acompanhar redes sociais, sites, blogs e páginas sobre assuntos interessantes, entre outros, são boas práticas nesse sentido. Ainda no exemplo do supermercado, é possível, entre outros, buscar informações sobre novidades no atendimento, novas formas de fazer publicidade, dicas para organizar os itens nas prateleiras, boas práticas para o controle de estoque e assim por diante. Existem ainda áreas que são de interesse de empresas de todos os segmentos, como a economia, a política e outros fatores que interferem no meio empresarial. Por isso, até mesmo acompanhar os noticiários é relevante para ter uma empresa mais organizada, e saber, por exemplo, de novidades na legislação. 6. Organize as tarefas no quadro de funcionários Um erro grave cometido por muitas empresas é deixar um único profissional com muitas funções e atribuições ou não ter uma divisão clara de cargos. No caso do supermercado, a pessoa que atende no açougue não pode ser responsável também pela padaria, por exemplo. Por isso, é preciso organizar a equipe e deixar claras as funções de cada um. Isso não impede, obviamente, que um colega que está ocioso ajude outro em uma atividade específica, mas não significa que ele deva se responsabilizar por algo que não é de sua incumbência. A hierarquia pode até mesmo ser desenhada em uma espécie de fluxograma. E esse material pode ficar exposto em um local de fácil acesso a todos os colaboradores, como os vestiários. 7. Invista em um sistema de gestão Todas essas dicas podem ser mais bem executadas se for utilizado um sistema de gestão adequado. Existem, disponíveis no mercado, diversos tipos de programas: alguns deles são muito completos e ideais para empresas do segmento varejista. Eles permitem fazer toda a gestão on-line. Afinal, com eles, é possível controlar a área fiscal da empresa, verificar o fluxo de vendas, administrar o estoque, ter um controle mais apurado de entradas e saídas de dinheiro e outros. Portanto, para conquistar a melhoria de processos e organização da empresa, investir em um sistema de gestão completo é uma das melhores práticas que podem ser adotadas. Uma boa alternativa é o Myrp: um software muito completo e que pode fazer a diferença para organizar as atividades da companhia. Quer saber mais sobre ele? Entre em contato conosco, conheça o sistema e

7 dicas de como conciliar trabalho e família

“Liberdade é uma palavra que o sonho humano alimenta, não há ninguém que explique e ninguém que não entenda”. Este texto começa com as sábias palavras de Cecília Meireles para lembrar que a liberdade é sempre bem-vinda na vida de todo mundo, mas que precisa ser bem usada para trazer a verdadeira felicidade. E um dos motivos de maior alegria para um cidadão comum hoje em dia é conseguir ter sucesso profissional ao mesmo tempo em que consegue manter uma vida em família tranquila e saudável. Claro, todo mundo quer isso, mas todos sempre se deparam com uma questão muito difícil: como conciliar trabalho e família? Se você é uma pessoa que tem uma pequena empresa, saiba que está na vantagem, mesmo com o dia a dia corrido. Quem tem o poder de fazer seus próprios horários e as suas próprias regras tem o queijo e a faca na mão. Quer saber quais truques podem ser feitos para dividir bem seu tempo entre trabalho e família e não deixar a peteca cair? Continue lendo este texto e acompanhe nossas dicas. Com certeza você será capaz de colocar algumas em prática! 1. Mantenha seus horários sempre organizados Mesmo sendo empreendedor, procure não levar trabalho para casa ou preocupações de casa para o trabalho. Sempre que for possível, volte para casa no horário que terminar o expediente e chegue ao trabalho na hora pré-estabelecida. Ter horários definidos vai fazer com que você e a sua família possam contar com a presença uns dos outros naquele determinado horário e, assim, possam programar passeios com facilidade. Além disso, como você é o chefe, faça o seu horário. Procure ter tempo para fazer as refeições em casa, tome café da manhã com a família, jantar com eles, e se você trabalhar perto de casa, almoçar no conforto do seu lar. 2. Divida as tarefas de casa com todos Quando voltar para casa, com certeza você terá tarefas domésticas para fazer. O ideal é que esses afazeres sejam divididos entre todos. Se todos fizerem juntos, o serviço termina mais rápido. Por exemplo, se você é recém-casado e tem uma esposa, não deixe que ela faça o jantar sozinha. Procure ajudá-la para que a refeição fique pronta e a cozinha fique limpa mais rápido. Mesmo que, no fim das contas, vocês dois estejam cansados, terão mais tempo para aproveitar a companhia um do outro. Se vocês fizerem tudo juntos, melhor ainda! 3. Aproveite o seu tempo livre Não cometa o erro de ficar bitolado com o trabalho, mesmo no seu tempo livre. Esqueça os compromissos profissionais e preste atenção na sua família. Se tiver filhos e puder deixá-los com avós ou tios durante um tempo para curtir sua companheira ou companheiro, faça isso. Claro, reserve um tempo para os pequenos também. É possível conciliar esse tempo em todos os finais de semana. 4. Traga seus filhos para perto Se você tem filhos pequenos, sabe que eles precisam de mais atenção do que as outras pessoas. Para se fazer presente na vida deles, tente passar o maior tempo possível com eles, mesmo durante a semana. Um bom começo é levá-los para o colégio. Se você trabalha longe de casa, tente colocá-los em uma escola perto de casa ou do trabalho. Caso opte pela segunda opção e se forem crianças muito novas, tente vê-las na hora do almoço. Quando voltar para casa, você poderá voltar com o seu filho e, mesmo que fique muito tempo no trânsito, estará com ele. Claro, se os seus filhos já forem mais velhos, você pode levá-los para o trabalho alguns dias, apresentar a sua rotina e, dependendo da idade, eles podem até começar a trabalhar com você. 5. Negocie os horários com os funcionários Se você tem uma loja, por exemplo, pode ser que precise que ela esteja aberta todos os dias. Para ter mais tempo com a família, é possível fazer um “bem bolado” com os seus funcionários, afinal, se você quer mais tempo livre, eles também querem. Quantas pessoas precisam estar na loja todos os dias? É possível ajustar os horários de todo mundo para que, às vezes, alguns deles fiquem até mais tarde e em outros dias possam sair um pouco mais cedo, para que você também possa sair mais cedo alguns dias? Veja a possibilidade de criar um banco de horas, mesmo que com certas regras. Pense que você pode se comprometer a trabalhar em um sábado e domingo para não ter de ir à empresa em uma quinta e sexta e, assim, poder viajar com a família. Lembre-se que viajar fora de temporada é muito mais barato. Procure possibilidades para facilitar a vida de seus funcionários nesse sentido também, é uma forma de bonificação para mantê-los motivados. Todos saem ganhando e ninguém ficará com uma má impressão sua como “chefe que faz o que quer e não pensa nos funcionários”. Se você tiver um sócio, isso fica ainda mais fácil, pois quando ele estiver na empresa, você pode conseguir um dia livre, e vice-versa. 6. Terceirize alguns serviços da empresa Cuidar da parte operacional, conferir estoque, falar com clientes, fornecedores e observar o trabalho dos funcionários são algumas das funções que o dono de um negócio acaba assumindo, e claro que isso fica muito pesado para uma pessoa só. Por isso, pense na possibilidade de terceirizar alguns serviços da empresa para que você tenha menos trabalho. Contratar um escritório de contabilidade é uma boa opção para se livrar dessa parte burocrática. Contratar uma transportadora para levar e trazer produtos em vez de você precisar fazer isso ou ter de dispensar um funcionário para que ele faça esse trabalho também pode ser uma saída inteligente para esse tipo de situação. Quanto menos coisas para fazer, menos chances de levar trabalho para casa, menos preocupações e, assim, você consegue aproveitar mais tempo com a família. 7. Utilize ferramentas tecnológicas Mesmo contratando um escritório de contabilidade, você ainda vai precisar cuidar de uma parte da burocracia da empresa, como emitir notas fiscais. Para manter tudo organizado e fazer uma ótima gestão

NF-e 4.0: entenda o que muda na emissão de notas fiscais!

A partir de 02 de Agosto de 2018, é obrigatória para as empresas a emissão da NF-e 4.0. Trata-se de uma nova modalidade da nota fiscal eletrônica, que deverá ser emitida tanto pelas empresas que vendem produtos quanto para as que comercializam serviços. Foram feitas alterações no layout, entre outras mudanças estratégicas desenvolvidas pela Secretaria da Fazenda. Porém, o assunto ainda gera muitas dúvidas a empresários e até contadores — que ainda não se atualizaram sobre a novidade. Para que você entenda o que muda na emissão de notas fiscais com o surgimento da NF-e 4.0, listamos as principais questões sobre o tema e as respondemos, nos tópicos a seguir. Confira agora mesmo! O que é a NF-e 4.0 e quais são as principais alterações que ela traz? A chamada NF-e 4.0 surgiu para substituir a NF-e 3.10, sendo o novo documento eletrônico para ser emitido na compra e venda de produtos. Esse modelo apresenta regras específicas e diferentes do anterior. O arquivo XML da nota, por exemplo, passou a ser organizado de uma nova forma e o sistema emissor precisa ser preparado para isso. Veja, na sequência, as principais mudanças que foram colocadas em vigor. Campo indicador de presença Esse campo da nova nota fiscal eletrônica deverá ser utilizado pelas vendas ambulantes. Assim, as vendas feitas nas ruas ou em feiras, por exemplo, poderão ser indicadas. Rastreabilidade de produto Agora, também existe esse novo campo, que foi criado para os produtos que precisam de regulações sanitárias, como itens voltados para uso odontológico, medicamentos, produtos veterinários, bebidas e alimentos etc. Valor total do IPI O valor total do IPI é um campo que precisa deixar claro qual é o Imposto sobre Produtos Industrializados daquela venda. Novas modalidades de frete A NF-e 4.0 também oferece um campo em que é disponibilizado um grupo de informações sobre o transporte dos produtos que foram vendidos. Formas de pagamento O campo que recebia esse nome agora é chamado de “Informações de pagamento”. A novidade é que, agora, também há um espaço para que seja preenchido o valor do troco dado ao cliente em uma venda. Também podem ser preenchidos os meios de pagamento, como cartão de crédito ou débito, dinheiro, cheque, entre outros. Protocolo TLS 1.2 Uma das principais novidades da NF-e 4.0 é a adoção do protocolo TLS 1.2, de modo que foi proibido o uso do protocolo SSL como padrão de comunicação, como acontecia nas versões anteriores. Isso foi feito para garantir mais segurança a esse processo. Fundo de combate à pobreza Também é importante ressaltar que a NF-e 4.0 agora conta com um fundo de combate à pobreza. O chamado FCP é previsto pela Consideração Federal e possibilita o recebimento de recursos provenientes da chamada Circulação de Mercadorias e Serviços. Motivo de desoneração do ICMS A NF-e 4.0 também apresenta agora um novo “Motivo de desoneração do ICMS”. Assim, essa nova opção vale para a chamada tributação isenta, não tributa ou suspensão. Indicador de escala relevante Esse novo indicador demonstra os bens e mercadorias que podem ser submetidos ao Regime de Substituição Tributária. Isso foi instituído pelo Convênio ICMS 52/2017, cujo ponto mais relevante é a cláusula 23ª. A cláusula fala sobre as considerações fabricadas em escala industrial não relevante. Porém, para saber se o produto que você comercializa é passível ou não dessa identificação, é preciso consultar a versão atualizada da Tabela CEST. Caso tenha dúvidas, consulte o seu contador. Qual é o prazo para fazer a mudança? Desde 2017, a NF-e 4.0 já podia ser emitida, em uma fase de testes. Porém, em 2 de agosto de 2018, a antiga versão será desativada e a nova versão se tornará obrigatória. Portanto, como logo estará em vigor, é preciso que você compreenda todas as novidades desse tipo de nota, para que faça as emissões conforme prevê a legislação vigente. Cabe ressaltar que, de período em período, novas versões da nota fiscal eletrônica são criadas. Por isso, é preciso sempre estar atento às novas tecnologias e atualizações para nunca ficar para trás e prejudicar o seu negócio. Na prática, as datas referentes às mudanças para a NF-e 4.0 são as seguintes: 20 de novembro de 2017: iniciaram-se os testes nos programas que emitem notas fiscais; 2 de julho de 2018: teve início o funcionamento, bem como a validação da NF-e 4.0. Porém, nesse período, tanto a NF-e 4.0 quanto a NF-e 3.10 são aceitas; 2 de agosto de 2018: esse é o prazo máximo para que as empresas façam a migração para a NF-e 4.0. A partir de então, a versão 3.10 não será mais aceita pelo governo. É obrigatório que todas as empresas se adaptem, portanto, à nova nota fiscal, até o mês de agosto de 2018. Que norma técnica traz as alterações da NF-e 4.0? Grande parte das alterações aplicadas por conta da NF-e 4.0 consta na Norma Técnica 2016.002. O documento traz todas as pontualidades que foram alteradas na nova versão das notas fiscais eletrônicas. Caso você tenha alguma dúvida pontual sobre o novo tipo de nota, pode consultar a norma e, assim, obter todas as informações relatadas pelo governo, na íntegra. O que é preciso para emitir a nota? Para emitir a NF-e 4.0, é preciso atualizar o seu sistema ERP emissor de notas fiscais. Para isso, você deve entrar em contato com a prefeitura da sua cidade ou, então, com a empresa que administra o seu sistema de emissão. Ressaltamos que o Myrp atualizou automaticamente para o novo layout e modelo de nota fiscal. Dessa forma, todos os usuários do nosso software de gestão não precisam se preocupar com a mudança, pois a atualização já está em vigor. Esperamos que tenhamos conseguido explicar as modificações na emissão de notas fiscais trazidas pela NF-e 4.0. É importante estar com tudo em dia, para evitar problemas por conta dessa atualização. Gostou do conteúdo? Agora que você já entendeu o que muda com a NF-e 4.0, compartilhe este post nas suas redes sociais para que mais pessoas saibam como proceder ao emitir notas fiscais! Até a próxima!

Dicas de gestão de pequenas empresas varejistas

O comércio varejista precisa sempre se reinventar e adotar boas práticas para atender a todos os clientes da melhor maneira possível. A concorrência é bastante grande nessa área, e são os pequenos detalhes que conseguem atrair e fidelizar clientes no processo de gestão de pequenas empresas. Com base nessa realidade, desenvolvemos este post cujo objetivo é elencar uma série de dicas de gestão para pequenos empresários. Tratam-se de orientações gerais que vão desde fatores financeiros até o marketing. Ficou interessado e quer conhecer todas essas dicas? Então confira os tópicos a seguir! Administre corretamente os tributos da empresa É preciso que a sua empresa tenha um planejamento tributário muito bem organizado, pois somente assim é possível otimizar os valores pagos em impostos. O ideal é concentrar todos os tributos e incluí-los no planejamento da empresa para que não ocorram surpresas, como a necessidade de pagar juros e multas. Para desenvolver a administração dos tributos da empresa, convém que você tenha um sistema de gestão financeiro que organize as receitas e despesas do fluxo de caixa por categorias. Desse modo, fica mais fácil identificar e organizar os impostos que devem ser pagos por data, por exemplo. Faça adesão ao Simples Nacional O Simples Nacional é um regime de arrecadação, cobrança e fiscalização compartilhado. Com abrangência em todo território nacional, esse sistema é o mais indicado para empresas de pequeno porte, pois prevê uma série de vantagens no que se refere à arrecadação fiscal. Tributos como o IRPJ, o CSLL, o PIS/Pasep, o Cofins, o IPI, o ICMS, o ISS e a CPP são incluídos no Simples Nacional. Desse modo, há uma unificação de todos esses impostos e contribuições em um único valor que deve ser pago periodicamente pela empresa. Para saber como aderir ao Simples Nacional, convém que você converse com o seu contador e faça as adequações necessárias para obter essas vantagens. Preste um bom atendimento ao cliente Quando vão a um supermercado, por exemplo, as pessoas não estão pensando em adquirir apenas alimentos, produtos de limpeza, artigos de higiene pessoal e outros itens comercializados nesse tipo de estabelecimento. Elas querem ter uma experiência agradável, encontrar o que elas procuram com facilidade e, assim, concluírem as suas compras com tranquilidade. Em situações em que isso não acontece e um atendente trata mal um cliente, é natural que essa pessoa não retorne para fazer compras no local em ocasiões futuras. O bom atendimento é fundamental e deve ser prestado por todos os colaboradores do comércio varejista, mesmo que sua função não seja vender ou prestar atendimento ao público. Para que isso se efetive, é preciso que o gestor da empresa desenvolva treinamentos com os seus colaboradores. Tenha um ambiente agradável O ambiente da empresa é uma parte importante do bom atendimento, pois as pessoas não se sentem confortáveis em locais que não são limpos e organizados, certo? Por isso, uma dica importante para a gestão de pequenas empresas varejistas é proporcionar um excelente ambiente para os seus colaboradores. Ainda seguindo o exemplo do supermercado, além de tudo precisar ser muito limpo e arrumado, as prateleiras e gôndolas também precisam ser muito bem organizadas. Para facilitar a vida do cliente, os produtos precisam ser divididos por seções corretamente sinalizadas. Outro ponto importante é que a organização e limpeza dos ambientes deve ser um hábito em toda a empresa, até mesmo nas áreas em que não se recebe clientes, como o escritório ou o estoque. Afinal, os funcionários também produzem mais e melhor quanto trabalham em um ambiente agradável. Disponibilize o serviço de delivery O dia a dia das pessoas é cada vez mais corrido e, muitas vezes, elas não têm tempo de ir às compras. É por isso que os serviços de delivery, ou seja, de tele entrega, estão cada vez mais populares, não apenas para restaurantes e lanchonetes, mas também para o comércio varejista. Prestar esse atendimento delivery pode ser um grande diferencial para o seu negócio. Os pedidos podem ser feitos via telefone, e-mail, redes sociais ou aplicativos para troca de mensagens, como o WhatsApp. Para evitar gastos exagerados, como contratar um profissional apenas para fazer as entregas, você pode fazer parcerias com transportadoras ou contar com os serviços de um motoboy ou entregador freelancer que cobre por demanda. Tenha um planejamento de marketing Engana-se quem pensa que apenas as grandes empresas devem investir em um planejamento de marketing. Os pequenos negócios também devem saber planejar as formas como divulgam os seus produtos e serviços e, assim, atrair mais clientes. Com a ascensão da internet ficou mais barato para fazer marketing digital. Uma campanha segmentada em redes sociais, como o Facebook e o Instagram, além de ser mais direcionada, é bem mais barata que anúncios em mídias massivas, como a televisão e o rádio. Para utilizar essas mídias você precisa ter um planejamento bem estruturado, como um calendário de posts que deve ser seguido. Também é importante definir o público-alvo e a quantidade de dinheiro que pode ser investida nas redes para alcançar um número maior de pessoas. Trabalhe com promoções e ofertas em datas especiais As datas especiais são uma excelente oportunidade para impulsionar as vendas em um comércio. Afinal, as pessoas têm o hábito de presentear umas às outras em dias de celebração, como o Natal, a Páscoa, o Dia das Mães, Dia dos Pais, aniversário, entre outras. Você deve desenvolver campanhas especiais nessas datas, como dar descontos ou então criar promoções especiais para que o cliente que comprar na sua loja concorra a brindes, por exemplo. Gostou das nossas dicas? Então coloque todas elas em ação o quanto antes e faça uma excelente gestão de pequenas empresas. Lembre-se, ainda, que todas essas ações podem ser melhor desenvolvidas com o uso de um sistema de gestão. Como falamos anteriormente, aproveitar as datas especiais é muito importante para impulsionar as vendas. Você pode saber mais sobre esse assunto lendo o nosso e-book “5 estratégias para vender mais em datas comemorativas”, que traz diversas orientações para desenvolver campanhas nesses

7 dicas de como fazer vendas em balcão de atendimento

O balcão de atendimento é o local em que a maior parte das vendas são fechadas em um comércio varejista tradicional, e é por isso que saber as principais boas práticas para que isso se efetive é fundamental para os empresários do setor. É preciso adotar uma postura que faça com que os clientes sintam confiança naquilo que você está oferecendo e assim não tenham dúvidas sobre adquirir ou não o produto em que têm interesse. Foi pensando em ajudá-lo nesse sentido que desenvolvemos este post, que apresenta uma série de dicas de como fazer vendas em balcão de atendimento. Ficou interessado? Então basta seguir lendo este post. 1. Seja cortês É preciso ser cortês ao receber os clientes em um comércio varejista, atendendo bem a toda e qualquer pessoa que chegar até o estabelecimento. Jamais é permitido ter preconceito de qualquer tipo, como de raça ou identidade de gênero, por exemplo. Todas as pessoas merecem respeito ao serem atendidas, pois são elas que movimentam o seu negócio e fazem com que ele dê lucro. A cordialidade também está presente na forma como os clientes devem ser tratados. É preciso manter um padrão de atendimento baseado no respeito, de modo que o tratamento por pronomes como “senhor” e “senhora” deve ser usado até mesmo para se referir a pessoas mais jovens. Utilize o “você” apenas se o cliente autorizar. Ter um sorriso no rosto e se mostrar receptivo sempre que alguém chega na sua loja também são pontos positivos no que se refere à cordialidade. Peça o nome do cliente e chame-o por ele, evitando sempre a pronúncia incorreta no caso de nomes mais difíceis. 2. Aja com rapidez É preciso agir com rapidez e jamais deixar um cliente esperando para ser atendido, pois isso pode fazer com que ele perca a paciência e saia do local sem comprar nada. Pior que isso, ele não voltará ao local em outras oportunidades e ainda pode falar mal da loja para as pessoas de sua rede de relações. Obviamente, existem casos em que a loja está muito cheia ou que o telefone toca bem no momento em que um cliente está fechando uma compra no balcão. Em casos assim, o recomendado é pedir paciência e avisar os clientes que estão aguardando de que eles serão atendidos em breve. Isso faz com que as pessoas não se sintam rejeitadas e tenham mais paciência para aguardar o seu atendimento. 3. Tenha uma estrutura agradável A estrutura do seu estabelecimento também precisa ser agradável para que os clientes se sintam bem ao fazerem uma compra. A manutenção precisa ser diária e tudo precisa ser sempre muito limpo e organizado. Você também deve deixar sempre à mão os objetos que utiliza no atendimento, como bloco de papel, canetas, calculadoras etc. Isso evita que você perca muito tempo procurando por esses itens e faça com que o cliente tenha que ficar esperando você encontrá-los para passar um orçamento, por exemplo. 4. Explore os seus diferenciais Quais são os diferenciais do seu estabelecimento? É impossível que você não tenha pelo menos um item que se destaque em relação à concorrência. Por isso, é preciso compreender quais são os seus diferenciais e explorá-los, desde as vendas no balcão até as estratégias de marketing. Um supermercado ou farmácia que têm convênio com um banco para receber contas de luz, água, telefone e outros títulos, por exemplo, pode atrair pessoas que desejam pagar boletos, mas acabam, por comodidade, comprando produtos que são comercializados no local. Uma padaria que se destaca pelos saborosos pãezinhos também pode utilizá-los como chamariz para que os clientes adquiram outros produtos. Enfim, todas as empresas têm um diferencial que pode ser explorado no atendimento, então encontre o seu e aumente a satisfação dos seus clientes. 5. Explore o seu ponto de venda O balcão do seu comércio é o seu principal ponto de venda. Por isso, ele precisa ser explorado, trabalhado para que o cliente possa conhecer novos produtos e assim comprar mais. Em supermercados, os itens de conveniência como chicletes, lâminas de barbear, balas, preservativos, entre outros, são colocados estrategicamente próximos ao caixa, por exemplo. Assim, as pessoas que forem fazer uma compra no açougue ou na padaria podem lembrar da necessidade de comprar um desses produtos e assim fazer uma compra maior. Essa técnica, popularizada pelos supermercados, pode ser aplicada em empresas varejistas de qualquer segmento, como farmácias, lojas de roupas, comércios de variedades, entre tantos outros. 6. Terceirize serviços de contabilidade A preocupação com os serviços de contabilidade tributária, como a emissão de relatórios e controle do pagamento de impostos, por exemplo, pode fazer com que o gestor de um estabelecimento comercial deixe de lado as questões voltadas ao bom atendimento. Por isso, é interessante que esses serviços sejam terceirizados e destinados a pessoas que têm plena competência para realizá-los. Assim, é possível deixar essas atividades mais burocráticas nas mãos de pessoas de confiança e pensar mais estrategicamente nas técnicas de atendimento do seu negócio. 7. Utilize ferramentas tecnológicas A tecnologia deve ser uma aliada no que se refere ao atendimento do seu negócio. Por isso, sempre busque por soluções que possam agilizar os processos no seu comércio, como no momento de fechar um orçamento, por exemplo. Além de agilizar o atendimento, as ferramentas tecnológicas evitam que erros oriundos de falhas humanas possam causar prejuízos para o seu negócio, pois tudo será automatizado. Existem no mercado softwares de gestão muito completos, que podem auxiliá-los em questões contábeis, no controle das horas trabalhadas pelos funcionários, na elaboração do fluxo de caixa, no controle de estoque, na emissão de notas fiscais etc. Se você seguir essas dicas para atuação no balcão de atendimento, realizar mais vendas em seu comércio varejista será uma consequência natural. Portanto, não deixe de aplicar tudo o que você aprendeu aqui. Mais informações interessantes como essas podem ser encontradas em nossas redes sociais. Estamos no YouTube, no Facebook e no LinkedIn. Não deixe de nos acompanhar e ficar sempre muito bem

Descubra como melhorar a organização de empresas

Você pratica a organização de empresas no seu negócio? Trata-se de um método importante para que os trabalhos sejam sempre muito bem desenvolvidos, sem que ocorram erros no momento de sua execução. Além disso, uma empresa organizada tem processos que levam menos tempo para serem desenvolvidos, pois tudo é otimizado, o que também colabora para que a lucratividade do negócio seja maior. Portanto, compreender a organização das empresas é algo que jamais deve ser deixado de lado pelas empresas, independentemente do porte do negócio. No comércio varejista, em que o atendimento ao cliente é direto e cotidiano, essa organização se faz ainda mais importante. A ideia deste artigo é mostrar para você como melhorar a organização de empresas. Para isso, vamos explicar quais são os benefícios da organização nas empresas, como mapear o que precisa ser organizado, os principais departamentos que devem fazer parte dessa organização, o papel dos funcionários no processo, cases de sucesso de organizações que implantaram esse método e as principais ferramentas que você pode utilizar para isso. Ficou interessado em obter todas essas informações e, assim, garantir a completa organização da sua empresa? Então continue a leitura e confira tudo isso agora mesmo. Vamos lá? Quais são os benefícios da organização de empresas? A chamada administração neoclássica surgiu no século XX, com modelos como o de Henri Fayol, autor da chamada Teoria Clássica, e Frederick Winslow Taylor, o fundador da administração e do modelo chamado de taylorismo. O fordismo, de Henry Ford, surgiu nos anos seguintes, quando a produção das empresas passou a ser em larga escala. A partir dos modelos implantados por esses teóricos e que, com as devidas alterações e atualizações, ainda são vistos nas organizações contemporâneas, foi percebida a necessidade de se investir na organização de empresas. Apenas com a organização das empresas é possível aplicar as técnicas de administração e, assim, aumentar a lucratividade e oferecer um melhor serviço ou desenvolver melhores produtos para os seus clientes. Listamos a seguir uma série de benefícios da organização nas empresas. Confira! Diminuição dos problemas É impossível que não ocorram problemas em uma empresa, mas eles podem ser diminuídos com os processos de organização. Isso porque boa parte dos erros cometidos nas empresas se justificam pela falta de informações organizadas ou pelas atividades serem feitas às pressas por conta da desorganização. Um software de gestão que permite a contabilidade na nuvem, por exemplo, faz com que documentos não sejam perdidos, arquivos apagados etc. Isso tudo evita uma série de problemas para o negócio. Aumento da produtividade Se os problemas diminuem, a produtividade dos colaboradores aumenta quando há a cultura da organização em uma empresa. Isso se justifica pelo fato de ser possível fazer mais coisas em menos tempo. Com a empresa organizada, cada funcionário saberá onde encontrar o que necessita para realizar o seu trabalho, precisando dedicar menos tempo para procurar objetos ou documentos, por exemplo. Cumprimento dos prazos Praticamente todas as empresas trabalham com prazos, como uma indústria que tem um limite de tempo para entregar uma demanda aos clientes, uma loja que precisa cumprir o prazo de pagamento de seus fornecedores etc. Tudo isso é feito com mais facilidade quando há a organização da empresa. Afinal, com um planejamento estratégico bem desenvolvido e os setores bem alinhados, ocorrerão menos imprevistos, fazendo com que haja organização do tempo e, assim, os prazos não deixem de ser cumpridos sob nenhuma hipótese. Diminuição de custos com estoque Se não for bem organizado, o estoque pode trazer sérios problemas e, até mesmo, prejuízo para as empresas. Imagine um supermercado, por exemplo: o que pode acontecer se os produtos vencerem no estoque antes de serem colocados à venda nas prateleiras? E o que aconteceria se as compras fossem feitas de maneira errada e o estabelecimento não tivesse em estoque um produto que é muito solicitado pelos clientes? A resposta para essas perguntas é simples: haveria prejuízo. Portanto, ter uma empresa organizada também gera o benefício da diminuição de custos com o estoque e tudo isso é muito positivo também por refletir em outras áreas, como a contabilidade. Melhor percepção dos clientes As empresas que são organizadas conseguem atuar com mais transparência e prestar um serviço com mais qualidade para os seus clientes. Essa melhor percepção da empresa perante os seus públicos certamente é algo extremamente positivo. Afinal, com clientes satisfeitos, a empresa será mais bem falada pelas pessoas, que indicarão os produtos e serviços do seu negócio para os seus amigos, falarão bem dele nas redes sociais, entre outras atividades que farão com que a imagem da empresa se desenvolva de maneira positiva. Esses são alguns dos principais benefícios que a organização traz para as empresas. Mas como saber o que deve ser organizado em um negócio? Para isso, é necessário fazer um mapeamento de processos. Como começar a mapear o que deve ser organizado na empresa? O mapeamento de processos é uma metodologia utilizada no meio empresarial para monitorar um conjunto de atividades desenvolvidas por uma empresa. De maneira geral, podemos dizer que trata-se de um processo que define, de maneira organizada, como o trabalho desenvolvido se transforma em produtos ou serviços de qualidade para os clientes. Esse procedimento deve contar com o apoio de todos os colaboradores da empresa, que poderão desenvolver uma espécie de relatório com todas as atividades que eles realizam em seu dia a dia profissional. O mapeamento pode ser dividido por setores. Por exemplo, a área de contabilidade faz um completo relatório de tudo o que faz em seu dia a dia, o setor de RH mapeia as atividades relacionadas à gestão de pessoas, os profissionais do marketing fazem o mapa das atividades relacionadas à publicidade e às estratégias de relacionamento com os públicos, a área de logística lista as atividades do controle de estoque e transporte de mercadorias etc. Após a realização desse mapeamento de processos, pode ser desenvolvida uma espécie de checklist na empresa. Assim, cada setor terá um cronograma de atividades que pode ser seguido para otimizar o trabalho em cada uma das áreas da empresa, de maneira muito mais organizada. Mas

7 práticas de sustentabilidade para aplicar na sua empresa

A questão ambiental já está presente na vida das empresas há alguns anos. Iniciativas como o lançamento da norma ISO 14000, em 1996, e o Protocolo de Kyoto, assinado em 1997 — que visa reduzir a emissão de carbono —, fez com que os executivos se voltassem para o tema em sua própria organização e passassem a implementar práticas de sustentabilidade na empresa. Não é à toa que vemos comerciais de cerveja abordando a economia de água. Em uma análise rápida, essas iniciativas parecem um investimento caro e que não trazem nenhuma vantagem econômica. Mas, além de cuidarmos da saúde do planeta em que vivemos, a adoção de algumas práticas apresentam benefícios tangíveis como redução de custos e conquista de clientes com preocupação socioambiental. Já que o assunto é importante, nos estenderemos um pouco mais em como sua micro ou pequena empresa já pode ser sustentável com algumas atitudes simples. Continue com a gente para conseguir transformar seu negócio em uma empresa mais verde. 1. Diminua o consumo de descartáveis Você sabia que para produzir um copo descartável são gastos 500 ml de água? Mais do que cabe no próprio copo. Vale mais a pena lavar o copo ou uma caneca, não acha? Na lavagem uma pessoa gasta somente 400 ml. E para beber os dois litros de água recomendável por dia seriam necessários 10 copos de 200 ml. Além de reduzir os resíduos que vão para a natureza e levam anos para se desfazer, diminuir o uso de descartáveis traz economia para a empresa. Em média, uma organização com 200 colaboradores usa 60 mil copos ao ano. Isso tudo é dinheiro que você não vai precisar mais desembolsar. E como mudar o hábito do consumo dos descartáveis? Simples, encoraje o uso de squeezes e canecas. Você pode até inventar um brinde para uma data comemorativa com a marca da empresa. 2. Evite o desperdício de água Alguns cientistas dizem que a água é um bem precioso e que ficará escasso nas próximas décadas. Para evitar essa possível realidade, temos que começar agora a mudar a forma como tratamos desse recurso. A primeira tarefa é checar se existem pequenos vazamentos ou torneiras defeituosas que estejam desperdiçando água. Em seguida, é preciso conscientizar os funcionários em relação ao uso da água, com dicas como: escovar os dentes com a torneira fechada. Outra opção é adotar torneiras com fechamento automático. Existem, ainda, formas de reutilizar a água que sai das pias, e a água da chuva, instalando sistemas e tubulações. Eles vão redirecionar essa água de reúso para sanitários onde a água pode ser reaproveitada sem problema. 3. Troque as lâmpadas incandescentes por LED As lâmpadas fluorescentes já levam vantagens sobre as incandescentes. Aquelas têm uma vida útil 10 vezes maior que as incandescentes, são mais econômicas e reduzem a emissão de gás carbônico na atmosfera. Mudar de uma para outra já diminui o consumo de energia elétrica em 60%. Novamente, uma economia considerável a longo prazo. Mas se você quer ousar na economia, o ideal é escolher as de LED. Podem ser mais caras, no entanto, duram 50 vezes mais que as incandescentes e trazem uma economia de até 80% na sua conta de luz. 4. Incentive a utilização de transporte alternativo Muitas instituições instalam bicicletários nas garagens. Dependendo de onde sua empresa esteja instalada essa iniciativa é mais difícil. Mas, basta um lugarzinho para guardar as bikes mesmo que suspensas e outro para que o usuário possa trocar de roupa para que a iniciativa possa ser adotada como um estilo de vida mais saudável. O plano de saúde empresarial também agradece. Se isso não for possível, muitas cidades já possuem aluguel de bicicletas por um preço bem razoável. Nesse caso, é só pesquisar e informar qual o lugar mais próximo. Outra ação, que pode ser incentivada, é a boa e velha carona. Facilite a adoção dessa prática flexibilizando horários para que funcionários que moram em bairros próximos possam ir e voltar juntos do trabalho. 5. Aposte em fontes de energias renováveis Painéis solares já não custam tanto quanto custavam no passado. Hoje em dia é possível pesquisar e achar opções que caibam no seu orçamento. Se você tem uma área de produção, é o local ideal para começar a instalação e reduzir custos. Algumas concessionárias de energia chegam a dar descontos ou reutilizar a produção extra para o bairro. Procure se informar. Além dessa dica, você pode estimular que as pessoas não fechem persianas ou janelas e deixem a luz natural entrar pela janela. Com ambientes iluminados naturalmente é possível diminuir o consumo de energia elétrica. E, quando for comprar equipamentos, busque opções que possuam o selo A concedido pelo Inmetro/Procel. Esses aparelhos gastam menos energia do que os outros. 6. Faça uma campanha de conscientização para clientes Além de funcionários conscientes, você pode ter clientes também mais preocupados com a questão ambiental. Algumas empresas disponibilizam pontos de coleta de materiais que não podem ser descartados na coleta normal de lixo como óleo de cozinha, pilhas e baterias. Se a sua empresa é fabricante de algum tipo de produto, escolha com cuidado as suas embalagens e pense em formatos como refil que são mais econômicos e menos poluentes. Essas atitudes também ajudam a ganhar a simpatia do cliente e aumentar a fidelização com a marca. 7. Procure fornecedores que também se preocupem com a sustentabilidade Se você entrou na onda verde, por que não procurar fornecedores que pensem igual a você e realizam esse mesmo esforço? Como falamos lá em cima, já existem normas e certificações em vários segmentos voltadas a quem adota essas iniciativas. As práticas de sustentabilidade na empresa são importantes para que tenhamos um meio ambiente mais limpo para as futuras gerações e para a nossa também. Mas, de nada adianta fazer campanhas se o exemplo não vier de cima. Como líder você deve ser o primeiro a mudar seus hábitos. Gostou do post? Para continuar acompanhando todas essas dicas para micro e pequenas empresas, assine

Descubra as vantagens de utilizar um ERP para emitir NFC-e

A internet transformou vários hábitos da nossa sociedade e um deles se refere à forma que são feitas as transações comerciais. Muitas pessoas têm comprado produtos no ambiente virtual e as empresas buscam formas de otimizar os seus serviços. Atualmente, existem vários tipos de notas fiscais. Dentre elas, está a NFCe (Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica), que faz referência ao documento entregue ao consumidor. Esses comprovantes facilitam as operações feitas no meio online. Os sistemas informatizados ainda auxiliam na tarefa de administração dos cupons. Todo esse cenário tem contribuído para que os documentos eletrônicos ganhem espaço. Por isso, neste post explicaremos o que é e como emitir a NFCe — uma das notas mais usadas no varejo — e quais são as vantagens de lançá-la usando um software de gestão integrado. Vamos lá? O que é a NFCe? Trata-se do documento que é entregue ao consumidor. A NFC-e (Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica) é bastante utilizada em comércios, farmácias, restaurantes, bares e outros estabelecimentos. A nota permite que o cliente veja o que comprou. Nesse documento, aparece o dia e o horário em que a mercadoria foi vendida, as condições de pagamento, a identificação da empresa e a descrição do produto. A NFC-e precisa ser impressa no ato da compra e, na sequência, entregue ao cliente. O papel tem a chave de acesso e o QR Code para que ele verifique a veracidade do documento. Isso pode ser feito por meio de uma consulta no portal estadual da Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica, onde vão ser usados esses dois dados para checar a autenticidade. Como emitir a NFCe? A Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica é emitida pela empresa por meio do programa emissor de sua preferência (a Secretaria da Fazenda não tem software próprio). Depois de ser preenchido e assinado eletronicamente, o documento é transmitido pela internet para a Sefaz do seu estado. E se a conexão cair? É um problema que ninguém quer enfrentar, mas que às vezes acontece. Isso até poderia gerar insatisfação dos clientes, pois eles ficariam esperando por muito tempo a emissão do comprovante. No caso de problemas técnicos ou operacionais, é possível emitir a NFCe pelo modo de contingência offline. Nesse método, não há a autorização prévia do Fisco e a nota precisa ser transmitido à Sefaz em, no máximo, 24 horas após a venda. É preciso guardar a nota? Apesar das várias mudanças que deixam muita gente perdida, um detalhe não foi alterado nos procedimentos envolvendo os documentos: você ainda é obrigado a armazenar o comprovante por 5 anos. Você deve estar se perguntando: com essas mudanças, como devo guardar esses arquivos? Fique tranquilo, pois não é necessário espaço físico para guardar os cupons, o que já representa economia de espaço e dinheiro para a sua empresa. As possibilidades mudaram com as novas tecnologias. Você pode armazenar os comprovantes em um disco ou pasta do seu computador, em algum sistema de backup ou em algum serviço de gestão integrada, como o ERP. O que é o ERP? Qual é o significado desse sistema? O ERP (Enterprise Resource Planning) ou Sistema Integrado de Gestão Empresarial é um software que melhora a administração das empresas, automatizando os procedimentos e integrando várias áreas da companhia. Podem ser, por exemplo, atividades ligadas a vendas, finanças, compras, contabilidade, recursos humanos, logística etc. Quais são as vantagens de contar com um sistema ERP? As mudanças tecnológicas têm facilitado a organização dos comprovantes e consequentemente, trazem vários benefícios às empresas. Grande parcela delas se relaciona com a diminuição dos gastos e a melhora na administração e na segurança. Veja abaixo como um sistema de gestão integrado pode ajudar o seu negócio. Otimização da gestão da empresa O ERP permite o conhecimento das rotinas de todas as atividades da empresa em apenas um lugar. Ele ainda facilita a sua tarefa de encontrar os comprovantes, pois não é necessário ficar procurando nota por nota até achar o que precisa. Redução de erros e otimização do tempo As novas tecnologias contribuem para a redução de erros nas empresas — o que resulta em redução de custos — e a otimização do tempo. Com apenas poucos cliques já é possível ver e administrar as entradas e saídas de recursos das atividades que envolvem o empreendimento. Muito prático, concorda? Por causa de suas funcionalidades e praticidades, você terá mais tempo para se dedicar às tarefas mais importantes que envolvem o seu negócio. Sem dúvida alguma, isso aumenta a produtividade e faz com que a sua empresa se torne mais competitiva no mercado. Armazenamento de dados O ERP facilita a sua tarefa de guardar os documentos obrigatórios. Realmente não é fácil armazenar, por exemplo, uma Nota Fiscal Eletrônica (NFe) por 5 anos, concorda? É muito importante ter organização, além de contar com tecnologias de automação na administração dessas questões. Assim, não há dependência dos arquivos físicos e você pode deixar os comprovantes digitalizados, seja no computador ou na nuvem. Facilidade no controle financeiro Por causa da praticidade de ver as receitas e os gastos, é possível analisar todas as escolhas feitas no mês. Você pode verificar, por exemplo, se as despesas foram necessárias ou se tinha algum item que poderia ser cortado ou reduzido. Fica mais fácil ter ideias de gerar outras fontes de renda para a empresa e ver o que está dando certo. Os sistemas também permitem a organização dos pagamentos, incluindo despesas com fornecedores e impostos. Dessa forma, evita-se o atraso deles e a empresa se livra das multas. Apesar dos vários termos técnicos, os sistemas de gestão integrada facilitam na administração dos negócios. A emissão dos comprovantes fiscais é uma das atividades que se tornaram mais simples. Isso ainda ajuda o seu cliente, pois ele terá acesso ao documento de forma rápida e prática. Caso precise trocar de produto, será possível fazer o procedimento tranquilamente. Está claro quais são as vantagens de usar um ERP para emitir a NFCe? Tem interesse em contar com o sistema? Caso tenha, entre em contato conosco e saiba o que

Conheça os relatórios gerenciais mais importantes para a empresa

Muitos conhecimentos são necessários no desenvolvimento de um negócio, e um deles é fazer os relatórios gerenciais, que nada mais são do que documentos que avaliam os diversos setores de um empreendimento. Assim, ajudam na tomada de decisões, pois permitem ter uma visão clara do que acontece na empresa, otimizar as atividades operacionais e permitir o planejamento, com o intuito de evitar dívidas e aumentar os lucros. Sabia que existem diversos tipos de relatórios? Por isso, neste post, explicaremos as principais formas de fazê-los, para que você possa ver quais são os que se aplicam ao seu empreendimento. Vamos lá? Fluxo de caixa Trata-se de um documento que mostra todo o dinheiro que entra e sai da empresa em um determinado período. Geralmente, ele é feito ao se pensar e projetar as decisões a serem tomadas nos próximos 30 dias. Na maioria dos casos, são colocadas três informações: os pagamentos que devem ser feitos (saída de capital), os recebimentos previstos e a previsão de venda, que é baseada no histórico da companhia. Dessa forma, se somadas as receitas e subtraídos os gastos, é obtido o saldo líquido da empresa. Esse relatório é fundamental aos negócios, pois os gestores ficam mais bem informados sobre a situação financeira do empreendimento. É possível saber se a companhia está dando lucro ou prejuízo, se precisa ter mais capital de giro e quais são os gastos. Por meio desses dados, pode-se planejar as ações que podem ser feitas com o intuito de otimizar a empresa — como mudar a estratégia de vendas ou realizar treinamentos. Contas a pagar Apesar de estar ligado ao modelo anterior, os setores de contas a pagar e a receber merecem atenção especial, pois possibilitam ver detalhadamente o que entrou e saiu no caixa de sua empresa. Para se manter ou produzir, qualquer negócio precisa pagar alguns compromissos. Por isso, é importante ter um controle detalhado de todos os itens gastos. Nesse relatório, é importante colocar as despesas fixas — como aluguel, salários, contas de água e luz, entre outras — e os gastos variáveis — as comissões e os gastos com matéria-prima são alguns exemplos. É recomendável ainda colocar o valor, o número de parcelas e a data de vencimento de cada conta. Por meio desse documento, é possível ver as contas que foram pagas dentro do prazo, a quantia gasta com multas e as faturas que ainda estão pendentes. Dessa forma, são comparadas as despesas e as receitas, com o objetivo de melhorar a gestão do fluxo de caixa. Além disso, esse documento possibilita a antecipação de custos, planejar as compras com segurança, pensar em fazer investimentos financeiros e preparar o caixa para que os gastos sejam pagos sem gerar problemas no saldo. Contas a receber Geralmente, esse relatório detalha informações sobre as datas e valores a serem recebidos, alguns descontos ofertados, a cobrança de juros, quais são os consumidores que pagam as contas em dia e o número de contatos feitos com cada cliente até o pagamento do serviço. Esse documento também ajuda no controle de caixa, na definição do planejamento de investimentos, na realização de contratações e em outros procedimentos necessários para a empresa. Ainda é possível analisar as possibilidades de melhorar a maneira como a empresa cobra seus clientes e as formas de pagamento, a fim de reduzir o número de inadimplentes. Relatório de vendas Qualquer empresa precisa vender produtos ou serviços para sobreviver. Por isso, sem dúvida alguma, esse é um dos relatórios gerenciais indispensáveis às companhias. Vale lembrar que, caso o número de vendas seja baixo, a continuação de um negócio fica inviável, pois, sem vendas, não há receita. Tendo isso em vista, por meio do relatório de vendas, é possível saber se um empreendimento está caminhando na direção certa dos seus objetivos, o que está dando certo ou não e quais são os próximos passos a serem tomados. Nesse documento, são apresentadas informações sobre o desempenho dos vendedores, o processo de vendas, o ticket médio (o valor de venda médio por cliente) e o comportamento dos consumidores — em que horário e com que frequência eles costumam comprar, quais são os canais usados para se obter informações sobre um produto e, na sequência, adquiri-lo etc. Satisfação dos clientes Sem dúvida alguma, é mais um relatório essencial ao seu empreendimento. Com ele, você consegue analisar o nível de satisfação e lealdade dos clientes. Quanto mais pessoas gostarem do seu produto ou serviço, maiores são as chances de elas voltarem a comprar, tornando-se fiéis, além de recomendarem a empresa aos amigos. Isso diminui o custo por venda e auxilia a aumentar os lucros de um negócio. Inclusive, esse relatório ajuda os administradores a observarem os pontos que podem ser melhorados nos produtos e serviços oferecidos, o que, consequentemente, contribui com o crescimento da companhia. Demonstração do Resultado do Exercício Trata-se de um documento contábil que, segundo a Lei 6404/76 — que rege sobre a contabilidade no país —, é obrigatório para todas as empresas de capital aberto (companhias que têm ações na bolsa de valores). O comprovante tem como objetivo demonstrar os resultados financeiros de um negócio. Isso é feito por meio da relação das receitas e despesas de um empreendimento. A DRE (Demonstração do Resultado do Exercício) permite saber se um negócio está dando lucro ou prejuízo e se será possível fazer tudo o que foi pensado. Esse controle financeiro auxilia os gestores a acertarem nas escolhas, fazerem previsões realistas e saberem quais são os investimentos viáveis para a empresa, ou seja, fica fácil verificar a relação custo-benefício de algo e, dessa forma, investir sem prejudicar os cofres da companhia. Realmente, existem vários tipos de relatórios gerenciais e isso pode demandar bastante esforço para fazê-los. Porém, todo o sacrifício vale a pena, porque esses documentos facilitam a administração e a integração das atividades de diversos setores dos negócios. Essas ferramentas ainda facilitam na identificação de ações a serem tomadas com a intenção de melhorar a competitividade do seu empreendimento. E então, conseguiu compreender

Gestão empresarial online: o guia absolutamente completo

Quando alguém resolve empreender e tocar o próprio negócio, precisa ter o entendimento de que não fará apenas a sua atividade-fim. O dono de uma padaria não deve só saber fazer pães e bolos, bem como o dono de um açougue não precisa entender apenas sobre cortes de carne, por exemplo. É preciso entender sobre planejamento estratégico e técnicas de administração para poder tocar o negócio. Nesse cenário, a gestão empresarial online pode contribuir de forma significativa, pois facilita o cumprimento dessas atividades. Ter uma boa gestão é o primeiro e essencial passo para ter uma empresa de sucesso e que gere resultados positivos para a organização. Inclusive, com a popularidade e as facilidades que a Internet nos proporciona hoje em dia, garantir que isso seja feito se torna ainda mais fácil. Para que você possa compreender o assunto em sua totalidade, desenvolvemos este post especial, que tem o objetivo de servir como um guia absolutamente completo sobre a gestão empresarial online. Siga conosco e tire as suas dúvidas nos tópicos a seguir! O que é a gestão empresarial online? Podemos definir a gestão empresarial como o conjunto de processos administrativos e burocráticos que fazem parte de uma empresa. De forma ainda mais direta, podemos dizer que a gestão empresarial é um modelo de trabalho que dita como os processos devem ser realizados dentro da empresa, por meio de sua estrutura hierárquica. No caso dos pequenos negócios, como um comércio varejista de bairro, o foco da gestão empresarial é a estruturação das atividades administrativas, de contabilidade e operacionais da organização. O planejamento de compras das mercadorias, o controle de estoque, as boas práticas para o fluxo de caixa, a contratação e controle dos horários e pagamentos dos funcionários são exemplos de ações práticas de gestão empresarial. Todas as ações citadas não estão relacionadas à execução das atividades-fim do negócio, como se pode observar, mas sim mais voltadas para a parte administrativa da empresa. A gestão empresarial online, portanto, é a execução de todas essas atividades por meio da Internet, fazendo o uso de softwares de gestão e outros programas que garantem mais facilidade para que as ações anteriormente descritas sejam feitas de forma correta. Entre as suas principais vantagens, está o fato de que o pequeno empresário poderá ter mais tempo para se dedicar às ações estratégicas e a atividades próprias do seu ramo de atuação. Automatizar a gestão empresarial faz com que o empresário possa transpor para o computador as atividades que antes eram feitas de forma manual. Isso evita que erros humanos sejam cometidos, como o erro de cálculos no fechamento do caixa, o que poderia resultar em um problema sério para a empresa. O funcionamento da gestão empresarial online será explicado com maior riqueza de detalhes no tópico a seguir. Continue conosco e entenda mais. Como funciona a gestão empresarial online? A gestão empresarial online funciona basicamente por meio da implantação de sistemas de gestão da empresa. Tais softwares têm o objetivo de otimizar as tarefas administrativas e burocráticas do dia a dia organizacional, proporcionando, assim, a automatização dos processos. De tal modo, as empresas podem contratar diferentes tipos de sistemas de gestão. Existem softwares específicos, como aqueles que são exclusivos para o controle de fluxo de caixa, ou apenas para a administração de estoque, entre outros focos. Em contrapartida, também há sistemas mais completos e que reúnem todas essas funções em um mesmo programa. Certamente, o uso de um software que reúne todas as necessidades em um mesmo local é a melhor opção para negócios de qualquer porte. Afinal, dessa forma, se evita o pagamento de mais de uma mensalidade para o uso, bem como todas as informações ficarão concentradas em um mesmo local, por exemplo. A gestão empresarial online, portanto, permite que o empresário possa ter duas visões do seu negócio: a visão departamental e a visão por segmento. Explicaremos brevemente cada uma delas. Visão departamental Como o próprio nome sugere, a visão departamental permite que o empresário observe todos os processos dos departamentos de sua empresa em uma tela única. Isso facilita o manuseio das informações, com a segurança necessária para os usuários do programa. Vale destacar que o empresário poderá limitar o acesso dos seus colaboradores de acordo com a necessidade. Assim, um funcionário responsável pelo estoque da empresa terá acesso apenas às informações relativas a esse departamento e não às informações do caixa, por exemplo. Essa separação por departamento é feita por meio da criação de usuários. Desse modo, ao instalar o programa, pode ser criada uma conta no programa para cada colaborador da empresa, limitando os acessos apenas às atividades que são de sua competência. Visão por segmento A visão por segmento, por sua vez, exige que sejam desenvolvidos programas próprios para a área de atuação da empresa, pois a gestão empresarial online pode ter particularidades para cada tipo de negócio. Nesse sentido, um consultório médico precisa de um software de gestão que permita que as secretárias façam o agendamento das consultas dos pacientes de forma digital. A mesma realidade não é vista em um supermercado, que tem outras necessidades, como controlar os produtos que tem disponível em estoque, controlar as entradas de valores no caixa, verificar os tipos de pagamentos que são feitos, em cartão de crédito ou dinheiro em espécie etc. Esses módulos específicos de cada segmento de mercado são chamados de software de gestão vertical, sendo a solução ideal para alguns ramos de negócios. Para o mercado varejista, no entanto, as particularidades são praticamente as mesmas, independentemente do segmento escolhido. Tendo isso em vista, uma loja de roupas tem as mesmas necessidades que um supermercado no que se refere às práticas administrativas de gestão. Ter o entendimento sobre o funcionamento da gestão online é necessário para também compreender sobre a importância da tecnologia da gestão empresarial, assunto que será debatido na sequência. Qual a importância da tecnologia na gestão empresarial? Praticar a gestão empresarial não é uma tarefa das mais fáceis e, conforme já explicado, exige conhecimentos que nem

5 vantagens de um sistema de gestão para microempresas

Se a tecnologia pode facilitar o controle dos seus processos na empresa e deixar seu tempo mais livre para pensar em melhorias, por que não a considerar como um investimento necessário e imprescindível? Esse certamente é o caso de um sistema de gestão para microempresas. Enquanto sua empresa não tem o sistema, você vai se virando. Mas quando você adota um, sua vida muda exponencialmente. Um sistema de gestão é uma ferramenta que permite um melhor controle dos processos do seu negócio, como na gestão financeira, no controle de estoque, nas vendas e no relacionamento com o seu cliente. Resumindo, tudo o que você fazia de forma separada, pode ser controlado em um só lugar. E até mesmo online. Percebeu como pode ser vantajoso? Então leia este post até o final para descobrir cinco benefícios que esse tipo de ferramenta pode trazer para o seu dia a dia. 1. Reduz os erros que ocorrem em controles manuais Ninguém está livre de erros enquanto os controles são feitos de forma manual. Eles acontecem. Com um sistema de gestão para microempresa, a possibilidade de eles ocorrerem é menor. Menos erros resultam em menos prejuízo e mais dinheiro para investir em outras coisas.  Imagine a seguinte situação: você faz uma promoção para liquidar o estoque de um determinado produto que não saiu muito. Com isso, as vendas passam a ir de vento em popa. Depois de uma semana, você descobre que ficaram 50 produtos ainda escondidos no estoque. Ou, então, faz as vendas e percebe que não tem a quantidade de produto suficiente para todo mundo. Essas situações provavelmente aconteceram porque na hora de controlar os números e dar baixa no estoque, alguém pode ter esquecido algo ou inserido números errados sem querer. Com um sistema de gestão, isso não acontece mais e você ainda consegue ter contato com os seus clientes posteriormente para oferecer novas promoções. 2. Aumenta a produtividade dos seus funcionários e do seu negócio Ter que abrir duas ou três planilhas para gerenciar as finanças, por exemplo, toma um tempo enorme. Além de ser extremamente exaustivo. Com uma ferramenta dessas, essa tarefa fica muito mais fácil, ágil e confiável. Com isso, você ganha tempo para tratar do que realmente importa, como expandir sua participação no mercado, aumentar o portfólio da empresa, encantar seus clientes com ações mais customizadas e aumentar a fidelização deles. É muito mais relevante para o seu negócio que você esteja voltado para assuntos estratégicos do que para tarefas operacionais. É com esse tempo livre que também é possível pensar e estimular a inovação na empresa. O que não precisa ser necessariamente uma invenção ou algo novo, mas pode ser voltado para melhorias de algo já existente, como o próprio uso do sistema. Inovação é o que diferencia você dos seus concorrentes e faz com que a sua empresa saia na frente na corrida por mais consumidores. 3. Integra os processos já existentes Mesmo em uma microempresa, alguns processos acontecem em setores ou são feitos por pessoas diferentes. Muitas vezes, é difícil visualizar o todo que abrange todas as etapas espalhadas. Um sistema de gestão para microempresa permite que você tenha essa visão macro que ajuda a entender onde estão as falhas ou os gargalos dos processos. Alguns sistemas chegam a ter versões para dispositivos móveis, o que facilita o acesso rápido a esse tipo de informação em casa ou em uma reunião fora da empresa, a qualquer momento do dia ou da noite.  Essa facilidade é importante para que você, que muitas vezes não fica na empresa o dia inteiro, possa fazer uma gestão mais próxima de tudo o que está acontecendo em tempo real. É você, enquanto microempresário, mais perto de tudo que lutou para construir. 4. Melhora a gestão das atividades da empresa Fluxo de caixa, controle de estoque, gestão de vendas, emissão de pedidos e notas. Quantas atividades acontecem dentro da sua microempresa todo dia? Quantos relatórios e planilhas você tem que olhar com frequência? E se você pudesse integrar tudo isso e olhar apenas para um sistema? O desafio de gerir um empreendimento, por menor que ele seja, não é fácil. Geralmente, exige muito esforço do dono para que tudo saia da melhor forma. Então, por que não adotar uma ferramenta que facilite essa gestão? E sabe quem é que sai mais satisfeito com isso? Seu cliente. Ele é quem ganha quando a gestão da sua empresa melhora. Hoje em dia, a competitividade entre concorrentes é muito grande. Basta um erro no pós-venda para que você perca clientes e credibilidade. Melhorias na gestão significam um cuidado maior com o seu negócio e o seu cliente, o que traz mais rentabilidade e lucros. 5. Ajuda na análise de resultados  Ninguém cria uma empresa para não dar certo. O sucesso também não vem de graça e ele é resultado de muito trabalho e cuidado com o seu consumidor. Um sistema de gestão para microempresa pode auxiliar na extração de relatórios de resultados e visualização de desempenho de algumas áreas ou produtos. Você vai saber quais produtos vendem mais e em quais épocas do ano. Poderá, ainda, fazer uma estimativa mais apurada para os anos seguintes e não gastar tanto com coisas que ficam paradas no estoque. Vai entender se as entregas dos fornecedores estão chegando com as quantidades desejadas e se não há atrasos. Todas essas informações podem ajudar na tomada de decisão ou em escolhas para que sua empresa seja cada vez mais eficiente. Você pode atingir seus objetivos de forma mais rápida e com mais assertividade olhando para os índices relatados pelo sistema.  Entendeu o quanto um sistema de gestão para microempresa pode ajudar? Pense nele como um aliado do seu negócio, que pode trazer mais competitividade e ajudar a obter lucros ainda maiores. Sem contar o desempenho que poderá ser atingido com uma gestão melhor.  E já que você está por aqui, aproveite para se aprofundar no assunto e conhecer cinco dicas para escolher bem o sistema de gestão para a sua empresa. Neste artigo, você encontra outras orientações sobre a ferramenta. Boa leitura!

Como montar e apresentar o DRE para o seu cliente microempreendedor

Lidar com números é uma das tarefas cotidianas dos empreendedores. Eles precisam analisar as métricas do seu negócio, ver as receitas, os gastos, etc. Além disso, ainda é importante se atentar aos documentos contábeis, como a DRE (Demonstração de Resultado de Exercício). Esse nome todo chique pode espantar muita gente, especialmente os iniciantes. Mas calma, neste post explicaremos detalhadamente o significado e quais são as informações que precisam aparecer nesse documento contábil. Ainda vamos dar dicas de como apresentar o relatório e quais são as ferramentas que podem auxiliar na criação da Demonstração de Resultado de Exercício. Confira! O que é a DRE? A elaboração desse documento contábil é obrigatória para todas as empresas de capital aberto (companhias que possuem ações na bolsa de valores), segundo a Lei 6.404/76, que trata sobre a contabilidade no Brasil. O comprovante visa demonstrar os resultados financeiros da empresa. Isso é feito por meio da confrontação dos ganhos e gastos de um negócio, levantados em um determinado período, que geralmente é de 12 meses. Resumidamente, esse registro demonstra o resumo financeiro de uma empresa. Quais são as informações que precisam aparecer em uma DRE? As leis que regem a área contábil deixam pouca margem de criação da Demonstração de Resultado de Exercício. Por isso, são necessárias algumas informações, são elas: Receita líquida: é preciso saber qual foi a sua receita total e subtrair pelos gastos oriundos de sua receita, como devoluções de vendas, impostos etc; Resultado bruto: basta descobrir a receita líquida e subtrair os custos relacionados às vendas (formado pelo gasto dos produtos vendidos, pelo preço das mercadorias e serviços prestados); Relação das despesas: coloque todos os gastos envolvidos com o seu empreendimento. Eles podem estar ligados aos custos de vendas, pagamento de salários e fornecedores e os impostos; Resultado líquido do exercício: trata-se do lucro que será distribuído entre os sócios ou acionistas, ou prejuízos abatidos futuramente. É o objetivo final da DRE. Os valores destacados acima fazem parte de uma composição de lançamentos contábeis que registram os acontecimentos de um negócio. Procure preencher o documento seguindo as leis vigentes. Por isso, é muito importante procurar um contador para obter orientações sobre a DRE e aplicá-las no cotidiano do seu empreendimento. Qual é a importância do relatório? A Demonstração do Resultado do Exercício é uma das principais ferramentas contábeis que auxiliam na verificação da saúde financeira de uma empresa. Por meio desse documento é possível ver se um negócio apresenta lucro ou prejuízo e se será possível realizar tudo o que foi planejado. Essa maneira de fazer o controle financeiro ajuda os gestores a tomarem melhores decisões, fazer previsões realistas e saber quais são os investimentos mais viáveis do ponto de vista econômico da empresa. A ferramenta ajuda, portanto, na observação da relação entre custo e benefício de algo. Fica mais fácil ver quais são os investimentos que valem a pena serem feitos sem sacrificar as finanças da companhia. Além disso, os bancos podem pedir essa demonstração contábil para verem como anda um negócio e decidirem se devem ou não conceder crédito ao empreendimento. Muitos investidores e o Fisco pedem esse registro para checar os lucros. O primeiro quer ter segurança na aplicação do seu dinheiro. Já o segundo define o valor dos tributos baseados nos lucros do seu negócio, caso opte pelo regime do lucro real. Como você percebeu, diversas pessoas podem pedir o documento. Por isso, é muito importante que ele seja simples e objetivo para que possam analisar o andamento e terem segurança para investir na sua empresa. Outro motivo é que a simplificação do relatório facilita a gestão financeira e contábil do seu empreendimento. Quais são as ferramentas que ajudam a fazer a DRE? Os sistemas integrados de gestão empresarial auxiliam na tarefa de fazer o documento contábil. O software ERP (Entreprise Resource Planning) ajuda no controle dos processos e obrigações da empresa, o que ajuda na produtividade dela. Esse programa também automatiza os procedimentos e integra diversas áreas de um negócio. Elas podem estar relacionadas às finanças, contabilidade, compras, logística, recursos humanos etc. Quais são os benefícios de usar um sistema de gestão? A informatização dos processos tem facilitado a elaboração de documentos e o cumprimento de diversas obrigações, e consequentemente, traz vários benefícios às empresas. Grande parte das vantagens se relacionam com a otimização da administração, economia de tempo e redução de gastos. Veja abaixo como os sistemas de gestão empresarial ajudam a fazer e apresentar a Demonstração do Resultado do Exercício. Melhora a administração da empresa As ferramentas permitem o conhecimento dos procedimentos de todas as atividades empresariais em apenas um lugar. Elas facilitam a tarefa de montar e elaborar a DRE, pois é fácil encontrar o registro dos ganhos e gastos, no período desejado, e utilizá-los na elaboração do documento. Armazenamento de dados Os sistemas de gestão empresarial ajudam a guardar os registros do negócio. Mas, qual é a relação disso com a elaboração da Demonstração do Resultado do Exercício? Você vai precisar de registros ou comprovantes para saber, exatamente, as suas despesas e receitas em um determinado tempo. Por isso, é fundamental ter organização e contar com ferramentas de automação e tecnologia ajuda nisso. Redução de erros e otimização do tempo As novas tecnologias contribuem para a redução de erros — o que ajuda em redução de custos aos negócios — e a otimização do tempo, que é um recurso valioso, concorda? Com apenas poucos cliques já é possível ver e administrar as entradas e saídas de recursos das atividades que envolvem o empreendimento. Isso facilita bastante a tarefa de montar e apresentar a DRE. Por causa das funcionalidades dos sistemas de gestão, você terá menos trabalho com questões burocráticas e ganhará tempo para se dedicar com as tarefas mais importantes do seu empreendimento. Isso otimiza a produtividade e contribui para que a sua empresa se torne mais competitiva no mercado. Gostou das dicas de como montar e apresentar a DRE? Está interessado em receber dicas de administração financeira e contábil? Caso

Contabilidade na nuvem: tudo o que você precisa saber

Pequenas e médias empresas estão buscando, cada vez mais, opções que deem o que elas precisam por um custo menor — e claro que não seria diferente em relação ao mercado contábil que precisa sempre trazer novidades, como a contabilidade na nuvem. Assim, a tecnologia tem ajudado gestores e funcionários de empresas, contadores e escritórios de contabilidade a lidar com a burocracia e a grande quantidade de dados que precisam ser gerenciados e estar sempre organizados. Afinal, com a contabilidade na nuvem, é possível acessar e gerenciar os dados dos clientes de forma mais prática a partir de qualquer lugar, tornando o papel do contador menos mecânico e mais estratégico. Sendo assim, se você quer se manter atualizado no mercado e agregar mais valor aos seus serviços, vale a pena continuar lendo este texto e entender o que é o sistema em nuvem, como ele funciona e quais as vantagens que ele pode trazer para o seu escritório de contabilidade. Vamos lá? O que é um sistema na nuvem? Imagine que você salvou uma foto no seu computador de mesa, que está na sua casa. Em um outro dia, você visita um amigo ao qual gostaria muito de mostrar essa mesma foto, mas isso não é viável, afinal, ela está guardada na sua máquina, certo? O que você precisa saber é que, se ela estivesse guardada em uma pasta, dentro de um sistema em nuvem, seria possível exibi-la para quem você quisesse, desde que houvesse acesso à Internet. Toda e qualquer informação armazenada em nuvem está disponível e pode ser acessada de qualquer lugar e por qualquer dispositivo que utilize Internet, sem a necessidade de instalação de um software específico. Ou seja, você vai precisar apenas de acesso à rede e de login e senha. Fácil, não? Com certeza, você já conhece alguns sistemas em nuvem, como o Google Drive, o Onedrive e o Dropbox, ferramentas utilizadas em lugar de pendrives e HDs externos para fazer o backup de informações ou simplesmente para guardar fotos, vídeos, textos e outros arquivos importantes ou interessantes. Além deles, você também pode considerar e-mails e as redes sociais como sistemas em nuvem, afinal, todas as informações colocadas lá, como fotos, vídeos, posts e mensagens, estão armazenadas em servidores espalhados pelo mundo, e você ainda pode acessar tudo isso, independentemente de onde estiver. Simples e prático. Todos esses exemplos estão encaixados no modelo SaaS (Software as a Service) de infraestrutura em nuvem — a versão final dessa tecnologia —, ou seja, é quando há um programa já desenvolvido, com várias funções e que já está pronto para ser usado por pessoas que não têm conhecimentos técnicos de programação. Um software na nuvem, então, é capaz de guardar diversos documentos e arquivos de forma organizada em um servidor remoto, ou seja, um servidor que não ocupa um espaço físico na sua empresa, além de contar com o fácil acesso por meio da Internet. Como funciona um sistema na nuvem? Esse tipo de sistema funciona a partir de vários computadores que podem estar em qualquer lugar do mundo. Eles estão o tempo inteiro ligados, recebendo e enviando informações. Todas essas máquinas em funcionamento estão guardadas de forma segura em vários locais, sendo esses espaços chamados de “Data Centers”. Esses ambientes são gerenciados por empresas especializadas nesse tipo de tecnologia e que priorizam a segurança dos equipamentos. Como você pode ver, é tudo muito profissional, seguro e fácil. Para simplificar, sempre que você adiciona ou retira uma informação do sistema em nuvem é a mesma coisa de que se estivesse criando ou deletando um arquivo em sua própria máquina, com a diferença de que esse computador está em algum lugar no planeta e você tem acesso às suas informações a partir de qualquer outro local, ao mesmo tempo em que as mantém seguras. Por que utilizar um sistema de contabilidade na nuvem? O sistema de contabilidade em nuvem é uma das ferramentas para escritório contábil mais eficientes atualmente. Com esse recurso, pode-se observar o impacto da inteligência artificial na contabilidade a partir da automatização de processos, o que facilita muito a organização de informações e documentos, e na gestão financeira, que é feita pelos clientes do escritório a partir de um sistema fiscal. Com a maior integração entre escritórios de contabilidade e clientes a partir da facilidade em acessar informações, é possível ser mais ágil nas atividades do dia a dia de trabalho e, assim, aumentar a produtividade da sua empresa. Quais as vantagens de armazenar documentos contábeis na nuvem? As vantagens da utilização desse tipo de tecnologia são muitas, tanto para um escritório de contabilidade quanto para os clientes. Esse sistema traz para os negócios: segurança; flexibilidade; integração; mobilidade; praticidade; organização; produtividade; rendimento; redução de custos; redução de espaço físico. Segurança Todas as empresas, independentemente do segmento em que atuam, precisam e querem a garantia de que todos os seus dados estão seguros, ou seja, de que suas informações confidenciais não serão roubadas e muito menos perdidas. Assim, existe um grande avanço na área da cibersegurança, que traz a inteligência artificial integrada ao sistema de segurança dos softwares. Ao mesmo tempo em que surgem melhorias nas partes físicas das máquinas, também existem modificações que são feitas constantemente nos softwares, que contam sempre com atualizações com otimizações e correções de bugs. Todas essas mudanças são feitas automaticamente por quem fornece o serviço, assim, o usuário não precisa se preocupar em baixar versões mais novas e passa a ganhar tempo. Outro benefício que você tem ao usar programas de contabilidade na nuvem é o fato de que é possível controlar quem tem acesso a qual tipo de informação, evitando, por exemplo, que funcionários possam vazar informações importantes da empresa, prejudicando, assim, o desenvolvimento do escritório contábil. Certamente, todos os dados contidos no sistema têm cópias salvas, que são feitas regularmente pelo fornecedor do programa. Todos esses recursos são essenciais para que acidentes que poderiam causar sérios danos sejam evitados. Dessa forma, a rotina da empresa vai continuar normalmente todos os dias e

4 dicas para melhorar a organização do tempo de microempresários

A velocidade da internet ajudou a deixar várias coisas do nosso dia mais rápidas e práticas, porém dominar as técnicas de organização do tempo do microempresário é crucial para conseguir executar todas as tarefas durante o período de trabalho. É comum ouvirmos alguém dizer que “está faltando horas no seu dia” e, por conta disso, muitas coisas importantes acabam ficando em segundo plano. Saber otimizar seu tempo poderá mudar consideravelmente a produtividade do seu negócio e sua qualidade de vida, e entender como pode fazer isso te ajudará a colocar em prática todos os pontos estabelecidos, seguindo as suas necessidades. Se você ficou interessado, confira o nosso post de hoje! Continue a leitura. 1. Tenha uma lista de tarefas diárias Antes de começar seu dia, separe alguns minutos para definir quais serão as tarefas que executará. O planejamento inicial é fundamental para um dia mais produtivo, sendo assim, alguns pontos devem ser considerados, como: quanto tempo tenho para as tarefas? o que preciso alcançar hoje? qual meu tempo de descanso? qual a média de tempo para realizar as tarefas? o que posso terceirizar? Faça uma lista com as prioridades Ao responder às perguntas básicas, você precisará definir quais serão as prioridades do dia. As metas devem estar alinhadas e todos os pontos da sua lista precisam seguir de acordo com a necessidade. Junto com a nova ordem de afazeres, busque predefinir o tempo gasto com a atividade, ao esgotar, vá para outra tarefa e foque em resolvê-la de maneira rápida e eficiente. Ao fim do dia, volte nas tarefas não concluídas e tente resolver mais uma vez e, se necessário, busque por outras pessoas que possam te ajudar a finalizar de maneira satisfatória. Separe um tempo para descanso Tão importante quanto trabalhar, o descanso merece uma atenção especial, pois sem uma mente tranquila e descansada, é impossível ter um bom rendimento. Quando temos uma lista do que precisamos fazer, é importante separar alguns períodos durante o dia que vão servir exatamente para desligar sua mente e relaxar. Cada pessoa sabe o tempo que precisa de descanso antes de voltar para sua atividade, por isso, é necessário analisar quais os momentos de mais tensão e quando mais sente falta de um café, por exemplo. Toda folga deve ser feita com responsabilidade, servindo como um momento de alívio antes de voltar e seguir com a programação do dia. 2. Mantenha o foco Conseguindo descansar de maneira periódica, manter o foco no que realmente precisa se torna uma tarefa muito simples. Nesse caso, é necessário que saiba exatamente em quais tarefas precisa gastar mais ou menos energia e, assim, conseguirá resolver os pontos cruciais sem grandes problemas. Técnica Pomodoro Hoje encontramos várias técnicas para ajudar a manter a concentração e, ao mesmo tempo, dar uma pausa de maneira saudável. Uma delas é a “Técnica Pomodoro”, que consiste basicamente em você analisar quanto tempo gasta para uma tarefa e acrescenta pausas.  Como praticar? Trabalhe em uma tarefa por 25 minutos, com foco total, sem nenhuma distração! Quando esse tempo acabar, faça uma pausa de 5 minutos para descanso. Nesse intervalado levante, tome água, vá ao banheiro, tome um café ou utilize para qualquer outra necessidade que tenha no momento. Ao finalizar o período de descanso, ative novamente o relógio para focar por mais 25 minutos na mesma tarefa ou em uma nova. Esse ciclo se repetirá por 4 vezes e, ao finalizar, aumente de 15 a 20 minutos seu período de descanso.  Resultados Você conseguirá organizar todas as suas tarefas, aumentando seu foco em todas as atividades que for fazer e conseguirá determinar qual o tempo médio gasto em cada uma delas. Por meio desse processo você consegue entender o que te distrai com mais facilidade, quais os pontos que precisa melhorar e, além disso, ajuda no estresse e ansiedade. 3. Utilize a tecnologia a seu favor Muitas vezes a tecnologia acaba se tornando a grande vilã da otimização do nosso tempo, pois podemos nos distrair com coisas irrelevantes. Porém, existem muitos pontos que se aplicados corretamente, se tornam extremamente valiosos no nosso dia a dia. O microempreendedor precisa sempre buscar por novas formas de ajudar o seu estabelecimento e conhecer os benefícios e quais tecnologias utilizar, deve ser um dos seus principais interesses. Conheça algumas das principais vantagens de ter a tecnologia como sua aliada: emita nota fiscal eletrônica; faça reuniões remotamente; cheque suas atividades e compromissos pelo celular; utilize aplicativos que te ajudarão na organização de tarefas; tenha um contato rápido e feche negócios com clientes e fornecedores por meio de aplicativos. 4. Aprenda a delegar Muitos microempresários tendem a cuidar de todos os processos do negócio e acabam tornando a função de delegar mais difícil, porém, saber dividir as funções e ter pessoas de confiança cuidando de pontos específicos, pode contribuir muito para o crescimento de sua empresa! Contratar um contador, por exemplo, te auxiliará na área contábil de sua empresa, fazendo com que tenha mais tempo livre para se dedicar a outras funções, além de que com um profissional especializado na área, você terá uma direção mais ampla de onde seguir com seu patrimônio. Mesmo sabendo que a maioria das pessoas que estão à frente de um negócio não gostam de delegar, é preciso entender que essa atitude pode se tornar um problema a longo prazo, pois você não consegue resolver tudo de forma tranquila, saudável e eficiente. É preciso contar com pessoas especializadas para encarregá-las de funções correspondentes e conseguir ter um tempo para se dedicar ao que realmente precisa. A organização do tempo do microempresário deve passar por todas essas etapas para ter um aperfeiçoamento do seu negócio. Aprender a dividir as tarefas de acordo com sua necessidade e metas estabelecidas pode ser o diferencial para solucionar todos os pontos do decorrer do dia, e quando aprendemos a resolver os problemas em menos de 24 horas, as metas a longo prazo tendem a seguir o mesmo preceito. Agora que conhece os principais pontos para melhorar a organização do seu tempo, baixe nosso e-book sobre Como criar um Planejamento Anual! Temos certeza de que ele será muito

Loja de produtos naturais aumentou suas vendas em 40% após a implementação do Myrp

Com o aumento da demanda foi necessário a automatização de todo processo bem como mais agilidade ao caixa, maior controle fiscal além de um gerenciamento rápido e simples.  Há 10 anos atuando na cidade de Marechal Cândido Rondon, no Paraná, a Reuter Produtos Naturais resolveu expandir seus negócios, de uma pequena loja para um comércio que é referência na região. Com o aumento da demanda, a empresa chegou até o MYRP, um sistema de gestão empresarial desenvolvido para apoiar o crescimento de micro e pequenas empresas com segurança. “A nossa necessidade nos levou até o MYRP. Estávamos procurando um sistema que trouxesse mais agilidade e suprisse a demanda que estava crescendo, de forma a facilitar as atividades diárias e simplificar os nossos processos. Depois de implementar o MYRP conseguimos aumentar a nossa receita em 40%”, comenta o sócio André Reuter. Hoje, a Reuter, emite uma média de 2 mil notas fiscais por mês e gerencia mais de 20 produtos diferentes diariamente. “Nós utilizávamos uma ferramenta que tinha dificuldade em fazer cálculos, por isso, acabávamos fazendo o controle de compras e notas manualmente. Esse processo levava certa de uma hora; com o MYRP levamos somente 10 minutos fazendo o lançamento da compra. As notas do fornecedor são automáticas. Sem o MYRP não teríamos crescido”, afirma o empresário. Cuidado com a saúde No mercado há mais de 10 anos, a Reuter oferece aos clientes diversos produtos naturais, suplementos, óleos essenciais, aromatizantes e chás. Na loja existe também o setor de suplementação e medicamentos naturais ou fitoterápicos criados pelo farmacêutico Valter Reuter, o dono e fundador do comércio. O Desafio e a escolha do MYRP Com o objetivo de promover uma vida mais saudável, a Reuter Produtos Naturais procura garantir o cuidado e o bem-estar das pessoas por meio de alimentos mais orgânicos e nutricionalmente mais ricos, que começaram a integrar o cardápio de muitas pessoas. Essa mudança de comportamento das pessoas se deu pela diminuição da crença de que estes são alimentos exclusivos para atletas ou praticantes de algum esporte. Prova disso é o estudo realizado pela agência Euromonitor International, em 2017, que indicou que nos últimos cinco anos o segmento de alimentos e bebidas saudáveis tem crescido 12,3% ao ano. Esse aumento foi sentido pela Reuter que resolveu expandir os negócios e aumentar a oferta de produtos aos seus clientes. Neste momento os sócios perceberam que o sistema utilizado não estava correspondendo as suas expectativas, pois era muito lento, tinha deficiências na hora de realizar a gestão e os cálculos tributários. Pesquisaram muito e descobriram o MYRP. “Com o aumento do número de clientes surgiu a necessidade de realizar as vendas de forma mais rápida e o antigo sistema nos fazia ter um atendimento muito demorado. Agora com o MYRP eu tenho uma visão mais ampla no negócio e consigo controlar a quantidade de produtos vendidos, qual o produto mais vendido e qual o preço mais atrativo das promoções”, explica Reuter. Para André Reuter, o MYRP se tornou essencial para o seu negócio, pois agilizou e simplificou os processos, ajudou a reduzir o tempo para realizar o inventário e o controle do estoque. “Agora eu possuo mais informações detalhadas sobre as vendas e elas são atualizadas em tempo real. Isso me deu mais tempo para focar em outros assuntos da loja. Agora toda essa mudança de gerenciamento nos tornou mais profissionais nos auxiliou muito no aumento das receitas que foi de 40%, mesmo na maior dificuldade financeira do país”, comenta. “Agora que conseguimos nos estruturar, estamos pensando no crescimento e evolução do nosso negócio. Nos próximos anos, por exemplo, queremos colocar mais um PDV rodando no caixa para dar mais fluxo nas vendas e também entrar no mercado online com a criação do nosso e-commerce e assim expandir para outras regiões”, comemora.

Como desenvolver as 5 características de um empreendedor de sucesso

Existem várias etapas para abrir um negócio e, por isso, o processo não é tão simples como muitos pensam. E se antes as pessoas acreditavam que para ser um empreendedor de sucesso o essencial era ter vocação, hoje já sabemos que para isso acontecer, ter bastante conhecimento na área que deseja atuar é o diferencial. O primeiro passo para conseguir abrir um negócio é ter uma boa ideia, mas se preparar para ele é um requisito indispensável na sua trajetória. Hoje temos vários cursos disponíveis de capacitação de profissionais, porém, algumas características são necessárias para ter um negócio de sucesso e elas precisam estar bem claras para que alcance seu objetivo. Portanto, continue a leitura e confira 5 dicas que farão com que você se torne um empreendedor de sucesso. Acompanhe! 1. Não desperdice as oportunidades Um empreendedor deve estar sempre atento às necessidades de seus clientes para conseguir atender sua demanda e, assim, crescer conforme as oportunidades aparecem. Poder ser capaz de tal feito está ligado diretamente em ser proativo: Tenha persistência É preciso ter em mente que momentos difíceis podem acontecer e algumas coisas podem dar errado ao decorrer do tempo, mas isso não quer dizer que precise desistir, pelo contrário, é nesse momento que deve persistir, aprender com seus erros e esperar pela próxima chance para acertar. Mesmo sabendo que algumas situações podem sair do nosso controle, a pessoa proativa está sempre em busca de uma nova chance para colocar seu serviço no mercado novamente, da melhor maneira possível. Um “não” deve servir como incentivo para buscar por novos caminhos e metodologias diferentes para ter o resultado planejado. Tenha comprometimento Ser comprometido, muitas vezes, pode te custar algumas horas a menos de sono ou um final de semana de descanso, pois as responsabilidades do sucesso ou fracasso sempre estarão ligadas ao empreendedor. Sendo assim, atingir um objetivo, entregar uma encomenda a tempo ou colocar as necessidades do seu cliente em primeiro lugar, pode ser um verdadeiro desafio, mas é neste momento que você deve provar o seu valor e diferencial. 2. Faça um planejamento Organizar suas tarefas de maneira objetiva pode ser o que faltava para levar seu negócio a um novo patamar. Todas as suas metas, sejam elas de curto, médio ou longo prazo, são o seu norte para um futuro promissor. Portanto, deixar uma data predefinida é uma ótima solução para perseguir seu objetivo e ter uma chance real de avaliação do que foi alcançado e o que precisará ser melhorado. Um empreendedor de sucesso sabe o que precisa cumprir para chegar no resultado estipulado, por exemplo: enfrenta desafios; se adequa ao mercado; leva em consideração os principais indicadores financeiros para tomar uma decisão. Todos esses pontos devem estar alinhados juntamente com o cálculo de riscos, afinal, todas as decisões e desafios aceitos devem passar por uma avaliação onde você saberá as suas chances de vitória. Tenha o hábito de começar seu dia fazendo uma lista dos principais pontos para se executar, pois te ajudará a manter a ordem em seu negócio e mostrará o que é prioridade. Quando você aprende a organizar seu dia, automaticamente, você começa a se planejar a médio e longo prazo, priorizando os melhores caminhos e soluções eficientes para seguir. 3. Busque por conhecimento Como dito no começo do artigo, para empreender você deve conhecer sua área de atuação e buscar sempre por melhorias. Com a rapidez da internet, hoje conseguimos obter mais informações em um clique e estar antenado com o que acontece no mercado, te ajudando a manter um negócio saudável. Um dos erros mais frequentes dos novos empresários é não separar o dinheiro que é da empresa, do dinheiro pessoal. Para deixar de lado equívocos, como este, que podem prejudicar seu negócio, é preciso conhecimento e disponibilidade para aprender algo novo. Além disso, você deve sempre atualizar as informações sobre seu público-alvo, clientes fiéis e os que podem se tornar, fornecedores e concorrentes. Essa busca por mais dados sobre o seu ramo te deixará sempre à frente no mercado. 4. Preze por qualidade e eficiência Sabemos que o pequeno e médio empreendedor não têm um alto capital para investimento como o dono de uma grande empresa, é por isso que todos os recursos devem ser aproveitados de maneira inteligente e funcional.  Mais do que saber separar suas finanças, o dono de uma empresa deve prezar pela eficiência em todos os setores e funcionários, pois é através de um setor bem estruturado e trabalhadores comprometidos que seu cliente se fidelizará. Priorize o seu relacionamento com os clientes, seja solícito e cumpra com os prazos combinados. O consumidor continuará utilizando o seu serviço quando perceber que você o coloca em primeiro lugar, ao fazer isso, a chance de indicação cresce, originando um resultado positivo para sua empresa. 5. Mantenha uma rede de contatos Ter um bom relacionamento com pessoas é a chave para a construção de um negócio forte! Um empreendedor sabe criar uma rede de contatos que fará a diferença para tirar suas estratégias do papel e coloca-las em prática! Uma pesquisa feita com 200 executivos de sete capitais brasileiras mostram que mais de 70% dos empreendedores priorizam por fornecedores que estão em sua rede de amigos e mais de 60% trocam informações de negócios com estes amigos. Ou seja, ter um network saudável pode garantir grandes acordos para ambas as partes. Não menospreze um convite para um café, uma feira ou um evento onde estarão os principais nomes do mercado, são nestes momentos que, muitas vezes, conseguimos o apoio de quem precisamos. Ter um bom relacionamento comercial é o diferencial na hora de fechar uma proposta ou expandir seu negócio, por isso busque sempre estar cercado de pessoas que te ajudarão a alcançar suas metas. O caminho para a conquista quase nunca é fácil e a persistência é o segredo para ser bem-sucedido, porém, as dicas citadas precisão ser trabalhadas em conjunto para que tudo ocorra conforme o planejado. Um empreendedor de sucesso sabe, principalmente, ouvir e praticar tudo aquilo que pode fazer sua empresa crescer! Agora que você conhece as 5 principais dicas para ter sucesso em seu

Como vender utilizando o Instagram Stories? 6 dicas práticas

As redes sociais são uma excelente ferramenta para os comerciantes do setor varejista que desejam impulsionar as vendas por meio do marketing digital. É por isso que saber como vender com o Instagram Stories é tão necessários nos dias atuais, pois essa é uma das ferramentas mais populares do momento. Os stories nada mais são do que momentos breves que as pessoas e empresas podem compartilhar com seus amigos nas redes sociais e que permanecem visíveis por apenas 24 horas, sendo excluídas automaticamente após o período. Essa ferramenta foi lançada pelo Snapchat e, em seguida, implantada também em outras mídias sociais, como o Instagram, Facebook e WhatsApp. Apesar disso, os stories do Instagram são as mais populares e que mais geram resultados para as empresas. Para que você saiba como aumentar as suas vendas, divulgando a sua loja por meio do Instagram Stories, listamos 6 dicas práticas que podem ser executadas facilmente. Acompanhe nos tópicos: 1. Faça transmissões ao vivo As transmissões ao vivo, ou lives, são pequenos vídeos que podem ser compartilhados em suas stories. A ideia é que você utilize esse recurso para compartilhar acontecimentos interessantes e que possam chamar público para o seu negócio. Uma ideia interessante é mostrar os bastidores da sua loja, como o momento em que se está organizando as vitrines ou decorando o ambiente para um evento de promoções especiais que será realizado. Todos esses momentos podem servir como mote para despertar a atenção das pessoas que o seguem nessa mídia, de modo que elas poderão ir até o seu estabelecimento para ver pessoalmente aquilo que está acontecendo. 2. Grave vídeos espontâneos Outra característica dos vídeos do Instagram Stories é o fato de eles serem espontâneos, ou seja, mostrar aquilo que está acontecendo naquele exato momento, para que não se perca nenhuma oportunidade de mostrar algo inusitado que aconteceu no estabelecimento comercial, por exemplo. Esses vídeos precisam parecer reais para os seguidores, de modo que não precisam ser muito produzidos e nem contar com recursos mirabolantes ou ferramentas de edição. A simplicidade e a espontaneidade são peças-chave para criar stories de sucesso, necessitando apenas de um celular com acesso à internet e boas ideias. 3. Mostre os seus produtos Os stories são uma excelente ferramenta para mostrar aos seus clientes um novo produto que chegou na loja ou comunicar promoções especiais que o comércio está realizando. Uma prática de vender com o Instagram Stories que costuma trazer muitos resultados nesse sentido é o unboxing. Trata-se de desembalar produtos em um vídeo ao vivo, de modo que as pessoas possam ver e ter essa experiência de forma virtual. Também podem ser criados pequenos cenários na loja e produzir fotos para que as pessoas visualizem os produtos dentro de um contexto, como uma modelo provando um vestido da moda, no caso de lojas de roupas, por exemplo. 4. Realize anúncios no stories Assim como acontece com os posts tradicionais do Facebook e do Instagram, também é possível que você faça anúncios pagos nas stories, ou seja, pagar para que a rede social mostra as suas publicações para uma maior quantidade de pessoas. Para fazer isso, é preciso acessar o seu “gerenciador de anúncios” no Facebook e escolher uma das três opções de resultados que os stories se enquadram: alcance, visualizações do vídeo ou conversões. Feito isso, dê um nome para a sua campanha e selecione a opção “editar o posicionamento”. Você escolherá a plataforma em que o anúncio deverá ser mostrado, optando pelo Facebook, Instagram ou ambos. Em seguida, você deverá escolher o local em que a publicação será mostrada, devendo optar pela opção histórias. Após esse procedimento, basta seguir os próximos passos, escolhendo a imagem do anúncio, perfil de público para o qual ele deve ser mostrado e o valor que você pretende pagar. Vale destacar que os valores pagos pelos anúncios afetam diretamente na quantidade de público que recebe o anúncio. Isso significa que mais pessoas serão impactadas pela sua publicação quanto mais você pagar. Por isso, quanto mais delimitado for o seu público, menos você gastará por anúncio. Caso a sua loja tenha clientes predominantemente do sexo feminino, por exemplo, de nada adianta que homens visualizem o seu anúncio, pois eles não são o seu público-alvo. Os stories pagos podem trazer muitos resultados positivos, mas precisam ser muito bem planejados para isso, observando sempre o mercado de nicho. 5. Faça a linkagem de produtos O Instagram já permite que sejam colocados links nas stories, e você não pode perder essa oportunidade de conquistar tráfego para outros canais da sua empresa, como site ou blog. Assim, se você fizer um sorteio ou promoção, por exemplo, em que os participantes precisam preencher um formulário para participar, pode compartilhar o link nas stories publicadas no seu Instagram. Desse modo, as pessoas que visualizarem as suas stories poderão clicar no link e serem direcionadas para o local desejado. 6. Não deixe de fazer publicações tradicionais Embora as stories sejam um sucesso e proporcionem boas oportunidades de negócio para o comércio varejista, lembre-se de que elas têm data de validade e que expiram depois de 24 horas da publicação. Por isso, anúncios que necessitam de maior duração ou fotos e registros que você gostaria que pudessem ser acessados em outras oportunidades, devem ser compartilhados como posts tradicionais na linha do tempo, e não no formato de stories. Uma outra observação importante para quem deseja vender com o Instagram Stories é que essa rede também pode servir como espécie de memorial da sua empresa, um local onde podem ficar armazenadas fotos e vídeos de acontecimentos que fazem parte da história do estabelecimento. Ao seguir essas dicas básicas, temos a certeza de que você conseguirá vender com o Instagram Stories e tirar bom proveito dessa ferramenta que caiu no gosto popular que se tornou uma grande oportunidade de negócio para os varejistas. E já que estamos falando em redes sociais, que tal acompanhar os nossos perfis? Assim, você poderá sempre acompanhar as nossas publicações e receber mais materiais úteis para o seu negócio. Nós estamos no YouTube,

Gestão de compras: entenda o que é e qual a sua importância

Entender o conceito de gestão de compras é fundamental para qualquer empresário do setor varejista. Tal afirmação se justifica pelo fato de que esse processo garante que possam ser controlados os suprimentos necessários para o trabalho na empresa, bem como o estoque dos produtos disponíveis para o público. A aplicação da gestão, na prática, precisa ser feita com muito cuidado e atenção, sendo um processo contínuo na organização. De tal modo, este post foi desenvolvido para que você obtenha mais informações sobre o assunto e saiba como desenvolver a administração de compras na sua empresa. Nos tópicos a seguir, vamos explicar o que é a gestão de compras, como ela funciona, qual a sua importância, como comprar de maneira adequada, os benefícios desse processo, entre outras informações relevantes sobre a temática. Ficou interessado? Então continue lendo e fique muito bem informado! O que é a gestão de compras e como ela funciona no setor varejista? Também chamada no meio como administração de compras, a gestão de compras pode ser definida como a atividade de adquirir matérias-primas que garantam o funcionamento interno de uma empresa. Desse modo, em uma empresa que produz móveis, por exemplo, a compra de madeira, metal, tecidos e outros materiais faz parte desse processo. No caso mais específico do comércio varejista, no entanto, esse conceito tem uma aplicação um pouco diferenciada, sendo utilizado também para que sejam comprados os produtos que são revendidos aos clientes. A ideia é que sejam feitos cálculos que envolvem os custos relacionados não apenas à compra, mas também às despesas que a empresa terá com estocagem e com depreciação dos produtos, de modo que se possa otimizar os gastos de forma estratégica, aumentando a rentabilidade da organização. Quais são os benefícios de uma gestão de compras bem-feita? A otimização dos custos e o potencial aumento da lucratividade sobre as vendas são os principais benefícios da gestão de compras para os empresários do setor varejista. No entanto, eles não se limitam a isso, também proporcionando vantagens em outras áreas e procedimentos. Entre os benefícios ocasionados, podemos destacar a organização do estoque, que será muito mais bem feita, de modo que a entrada e saída de mercadorias seja sempre controlada. Isso pode ajudar para que produtos que têm grande potencial de vendas não fiquem em falta na loja e, além disso, para que não sejam feitas compras desnecessárias, como de itens que têm pouca saída e já estão disponíveis no estoque. Como desenvolver a gestão de compras no setor varejista? Para que você saiba, na prática, como desenvolver a gestão de compras, desenvolvemos uma série de passos que devem ser seguidos para se obter sucesso nesse processo. Veja nos tópicos a seguir: Padronize os produtos e suas descrições Tudo precisa ser organizado no estoque do seu comércio, de modo que seja mais fácil identificar quando um produto está em falta, entre outras atividades. Para isso, devem ser criadas categorias para que os itens comercializados possam ser classificados. Uma loja de roupas, por exemplo, pode classificar seus produtos em linha masculina, linha feminina e linha infantil. O uso de código de barras individuais para cada produto ou de códigos gerais para cada tipo também pode ser útil para facilitar os processos e fazer com que confusões sejam evitadas. Programe as compras da empresa Não é adequado ficar recebendo vendedores ou representantes comerciais na empresa sem ter essa visita previamente agendada, pois você pode acabar comprando mercadorias por impulso e sem um estudo para saber se elas realmente têm potencial de venda na sua empresa. Por isso, as compras precisam ser sempre planejadas, com base em estudos e no perfil dos seus clientes, de modo que as visitas de fornecedores sempre sejam agendadas e que você possa tomar frente e ditar as regras da negociação. Tenha um bom relacionamento com fornecedores Ainda falando sobre os fornecedores, é essencial que se tenha um bom relacionamento com eles, criando laços fortes e que gerem uma relação de confiança mútua. Afinal, as empresas que fornecem produtos têm o interesse em manter o seu comércio como cliente e você também precisa deles para garantir a sobrevivência no mercado. A ideia é que você possa realizar um trabalho em conjunto com os fornecedores, apresentando a eles o seu planejamento de compras, podendo negociar prazos de entrega e pagamento, bem como ter a possibilidade de fazer pedidos urgentes, no caso de uma demanda inesperada por algum item em específico. Como controlar o registro de entradas e saídas de mercadorias? O principal passo para desenvolver a gestão de compras no setor varejista é o registro das entradas e saídas das mercadorias da empresa e por isso ele merece um item especial em nosso artigo. Para poder fazer as compras de forma estratégica e planejada é preciso ter uma noção de exatamente tudo o que está disponível no estoque, ou seja, ter um controle minucioso na entrada e saída de todos os produtos. Todas as mercadorias novas adquiridas dos fornecedores devem imediatamente ter a entrada no estoque, bem como tudo aquilo que é vendido aos clientes deve ser retirado. E, para que esse controle seja feito mais facilmente, recomenda-se muito o uso de um sistema de gestão. Como um sistema de gestão pode facilitar esse processo? Existem no mercado sistemas de gestão que são de fácil funcionamento e que ajudam muito os empresários a ter um estoque mais bem controlado. Esse tipo de programa garante que o estoque seja sempre coerente, com todas as entradas e saídas de produto sempre registradas no ato, o que permite mais qualidade no processo de compras. Além disso, os sistemas podem gerar relatórios com métricas para que você gerencia todos os processos desde o orçamento de um produto até a emissão das notas fiscais. Isso também possibilita que você faça estudos do que é mais ou menos vendido no seu comércio, podendo planejar compras futuras. Agora que você já entende um pouco mais sobre a gestão de compras, basta colocar os seus conhecimentos em prática e garantir mais sucesso e

Software para gestão: quais funcionalidades ajudam na contabilidade?

Para facilitar o dia a dia de empresários e contadores, é muito importante que as organizações contem com um bom software para gestão, que entre outras funções, ajude nas tarefas relacionadas à contabilidade, como os registros das vendas realizadas e a correta emissão de notas fiscais do estabelecimento. A contabilidade é parte essencial para o sucesso de um negócio e por isso os contadores também devem ter em mente que precisam ajudar os seus clientes, que muitas vezes têm pouco conhecimento de gestão, a encontrar um bom software para uso. Por isso, recomenda-se que o contador aja como um influenciador, indicando programas de qualidade e que realmente tragam resultados positivos para as empresas que atendem. Mas para fazer essa indicação é necessário ter uma série de cuidados, pois a reputação profissional também está em jogo, caso o sistema indicado não tenha boas funcionalidades ou funcionamento adequado. Para solucionar esse problema listamos as principais funcionalidades e fatores que devem ser levados em consideração ao escolher um software para gestão que ajude na contabilidade dos negócios. Confira! Suporte adequado É preciso que o software de gestão escolhido tenha um suporte técnico adequado, com diversas formas de atendimento ao consumidor. Desse modo, podem ser esclarecidas dúvidas, bem como solucionadas falhas técnicas com prontidão. No caso de um sistema não oferecer um suporte adequado aos clientes, um erro simples e que seria facilmente resolvido pode se transformar em uma “bola de neve”, criando outros erros e problemas para o pequeno empresário. O suporte pode ser feito via telefone, chat, e-mail, chamados abertos no próprio sistema, entre outras funcionalidades. Acessibilidade em qualquer local A tecnologia permite que os gestores tenham acesso às informações contábeis da empresa, como planilhas de custos, informações sobre o controle de estoque, relatórios de vendas, entre outros dados importantes, em qualquer local, sem que para isso seja necessário ocupar o espaço físico da organização. Para que isso aconteça, no entanto, é necessário que o sistema tenha os seus dados armazenados em nuvem, ou seja, ocupando um lugar no ciberespaço e não em computadores da empresa. Assim, por meio de notebooks, tablets e até mesmo smartphones, o gestor pode acessar as informações em qualquer local, desde que haja acesso à internet. Vale destacar que um sistema com os dados armazenados em nuvem também é mais seguro, pois fica mais difícil que hackers ou pessoas mal-intencionadas acessem informações sigilosas das empresas. Integração com outros departamentos da empresa Para os empresários não vale a pena investir em diversos sistema, de modo que outros departamentos da empresa precisam estar integrados com o programa de contabilidade. A ideia é ter um software que englobe todas as áreas da organização e não que seja feita a contratação de um sistema para relacionamento com clientes, outro para gestão fiscal, mais um para controle de estoque etc. A gestão financeira e fiscal, o controle das vendas, controle de estoque, a gestão de clientes e até mesmo a integração com o escritório contábil são funcionalidades que não podem faltar em um programa utilizado por empresas. Integração fiscal Conforme dito, é importante que os sistemas sejam integrados com o escritório de contabilidade, pois assim é possível que o profissional responsável possa ter acesso rapidamente aquilo que é feito pelos empresários e gestores. A revisão de documentos fiscais e notas pode ser feita pelo contador no ato em que os itens são emitidos pelos clientes, desde que a integração seja feita de maneira correta. Caso alguma irregularidade seja encontrada, o contador poderá avisar o seu cliente imediatamente, de modo que sejam tomadas as medidas cabíveis para a correção da atividade que foi realizada de maneira errada ou equivocada. Gestão de documentos É preciso que um software para gestão possibilite uma fácil gestão de documentos, ou seja, que o acesso a qualquer tabela, arquivo de texto, entre outros possa ser feito de forma rápida, prática e eficaz, otimizando a ação. Assim, o recomendado é que o software possa gerar todos os documentos da organização no formato XML. Isso possibilita que os dados sejam apresentados a clientes, fornecedores, funcionários, entre outros, em ocasiões com finalidades diversas. Adequação à legislação É preciso que os sistemas de gestão que também são utilizados para a contabilidade estejam adequados com a legislação vigente, possibilitando assim que todas as obrigações fiscais, como o sped, sejam registradas e feitas de maneira correta. Essa facilidade faz com que as empresas evitem penalidades, como as multas que são geradas caso as notas não sejam emitidas, ou sejam emitidas de forma errada, contendo erros ou a falta de itens que são obrigatórios por lei. Opinião de outros clientes Saber o que outras pessoas pensam de um sistema é sempre relevante antes de fazer a escolha por um programa ou outro. Desse modo, é recomendado que o contador converse com seus clientes sobre os softwares de gestão que eles utilizam, de modo que eles possam indicar as melhores opções para os seus outros clientes. O objetivo dessa breve pesquisa é entender como um sistema é útil ou não para as empresas, priorizando sempre a indicação daqueles que cumprem mais com as necessidades de cada tipo de negócio, bem como cumprem com os itens anteriormente descritos. O Myrp é um sistema de gestão empresarial totalmente online, que permite aos usuários a emissão de documentos que garantem uma completa gestão empresarial. Trata-se de um programa que cumpre muito bem as funções necessárias para que uma empresa desempenhe todas as suas funções, como controle de estoque, controle de vendas, gestão de vendas e gestão financeira. Além disso, nosso software para gestão pode ser totalmente integrado com os escritórios de contabilidade, de modo que os profissionais responsáveis por essa área da empresa possam ter um total controle sobre aquilo que os clientes estão realizando, o que ocasiona uma prestação de serviços mais eficaz. Quer saber mais sobre o Myrp? Então entre em contato conosco! Para nós é sempre uma satisfação cumprir mais uma vez a nossa missão, que é ajudar os empresários a obterem mais sucesso com os seus negócios.

Quando e como emitir nota fiscal de serviço? Entenda aqui!

Desde o ano de 2006, as empresas passaram a emitir nota fiscal de serviço, cujo objetivo é tornar mais moderno os processos de vendas, substituindo as notas em papel por arquivos digitais. Apesar de essa nova modalidade de emissão de notas de serviço já estar em uso vigente há mais de uma década, ainda existem muitas dúvidas acerca do tema, e foi pensando nisso que desenvolvemos este post. A ideia é que você possa utilizar o material como um guia, que pode ser consultado sempre que surgir uma dúvida sobre esse tema. Portanto, siga conosco e confira as respostas para os principais questionamentos sobre o assunto. Em que situações é necessária a emissão de nota fiscal de serviço? A emissão da nota fiscal de serviço deve ser feita sempre que uma empresa presta serviços a um contribuinte. Apesar disso, nem todos os municípios brasileiros já contam com o sistema para emissão da nota fiscal eletrônica. Em cidades menores, é ainda comum que sejam feitas as notas manuais, por meio de um talão, cuja numeração é fornecida pela Secretaria Municipal da Fazenda de cada localidade. Por isso, para saber exatamente em que situações é necessário fazer a emissão de uma nota fiscal de serviços, convém consultar as leis municipais ou os órgãos competentes na prefeitura de seu município. Qual é a diferença entre uma nota fiscal e uma nota fiscal de serviço? As notas fiscais servem para registrar a venda de mercadorias, como uma loja que comercializa roupas, por exemplo. Já a nota de serviços registram serviços cobrados, mas que não tem mercadorias envolvidas. Vale destacar que uma mesma empresa pode emitir notas de produto e de serviços. Ainda seguindo o exemplo da loja de roupas, pode ser cobrado o produto e, se a empresa disponibilizar, um serviço de consultoria para escolha de trajes elegantes. Qual é a importância de estar regularizado e cumprindo as obrigações fiscais da empresa? Quando você uma emite uma nota fiscal está comprovando que a sua empresa paga os tributos exigidos pelo governo de maneira correta. Isso mostra para os clientes e para os fornecedores que o seu negócio é sério e que faz todas as negociações de forma correta. Além disso, estar sempre regularizado com as áreas contábeis faz com que a empresa cumpra a legislação vigente, evitando, assim, receber multas ou penalidades. Vale lembrar que a não emissão das notas caracteriza crime de ordem econômica e tributária. Qual é o passo a passo para a emissão de uma nota fiscal de serviço eletrônica? Para emitir uma nota fiscal de serviço eletrônica é preciso seguir uma série de passos. Listamos e comentamos cada um deles para que você saiba como realizar esse trabalho. Credenciamento da empresa no órgão responsável O primeiro passo para emitir notas de serviço é preenchendo o formulário de credenciamento, que geralmente é disponibilizado nos sites das prefeituras locais. Conforme já dito, as exigências variam de uma cidade para outra, mas geralmente é necessário apresentar os seguintes documentos para fazer o cadastro: protocolo para solicitação de senha de acesso; CPF do proprietário da empresa; documentos que identifiquem o representante legal da pessoa jurídica. Após isso ser feito, o setor responsável da prefeitura analisará o formulário que você preencheu e os documentos apresentados. No caso de tudo estar correto, será liberada uma senha de acesso, para que possa ser acessado o sistema online para a emissão de notas. Acesso ao sistema Depois de ter o acesso liberado ao sistema da prefeitura, você deve fazer o acesso à área designada para a emissão de notas fiscais. Lá será solicitado que você preencha uma série de dados, com campos como o CNPJ ou o CPF. É importante que, no primeiro acesso ao sistema, também seja feita uma verificação rápida dos dados da empresa, como número do CNPJ, inscrição municipal, escrita da razão social, etc. Caso alguma dessas informações esteja errada, deve ser solicitado o ajuste antes de começar o trabalho e emissão das notas. Emissão das notas de serviço Depois de o sistema ser acessado e verificado, devem ser seguidas quatro etapas para, de fato, fazer a emissão das notas fiscais de serviço. Entenda melhor: Etapa 1 – Escolha do método A primeira etapa diz respeito à escolha do método de emissão da nota fiscal. O método de intermediação indica o CNPJ da empresa que está prestando o serviço. Já o de substituição deve apontar o CNPJ do tomador, para que o número da nota seja substituído automaticamente para conferência. Vale destacar que, no caso de nenhuma opção ser selecionada, a nota gerada será comum. Etapa 2 – Atividades Devem ser listadas todas as atividades que a empresa faz, sempre seguindo o acordo firmado com a prefeitura do município. Assim, quando for emitir a nota, o empresário deverá escolher a opção que mais se adéqua ao serviço que está sendo cobrado. Etapa 3 – Dedução No caso de serem deduzidos valores da nota, como a demonstração da baixa de materiais, deve ser feito o preenchimento nos campos específicos do sistema. Dessa forma, o valor total inserido será deduzido do documento que está sendo emitido. Etapa 4 – Detalhamento A última, e talvez mais importante etapa da emissão de notas de serviços, é a do detalhamento. Devem ser identificados todos os itens que fazem parte da nota de forma detalhada, como a descrição do trabalho realizado, a quantidade de horas que levou para ele ser realizado, o valor cobrado, etc. Após o cumprimento dessas quatro etapas, a nota será validada. Na sequência, ela é enviada por e-mail para você. Caso prefira, também é possível programar o sistema para que a nota seja enviada imediatamente para o e-mail do cliente. Saber como emitir nota fiscal de serviço é muito importante, bem como entender em que situações isso é necessário. E agora que você já tem esses conhecimentos, basta coloca-los em prática e atuar dentro da legalidade. Mas e a nota fiscal de produtos, como ela é emitida? Para que você entenda esse processo, recomendamos a leitura de nosso artigo

Saiba como cancelar uma NFe em 3 passos simples

Você sabe como e quando é possível cancelar uma NF-e (nota fiscal eletrônica)? É comum que surjam dúvidas e inseguranças na hora de usar essa alternativa, mas é importante ter muito cuidado e fazê-lo com o máximo de segurança possível. Ainda que a maioria das pessoas já tenha escutado falar dessa possibilidade, é comum surgir certa apreensão no momento da necessidade de se emitir uma nota fiscal eletrônica por parte de quem tem que preenchê-la. Toda essa preocupação busca evitar ao máximo ter de cancelar a NF-e, por não se saber exatamente como proceder, os prazos e as implicações. Se você precisa ou já precisou cancelar uma nota fiscal eletrônica e quer fazer de maneira segura e eficiente, leia nosso post e veja o passo a passo de tudo que envolve o cancelamento de NF-e! 1º passo: razões para o cancelamento Em primeiro lugar, devemos identificar se estamos diante de uma situação em que uma nota fiscal eletrônica pode ou deve ser cancelada. Por mais que tenhamos esse recurso, devemos ser hábeis na utilização do mesmo — isso porque é importantíssimo saber bem como e quando cancelar NF-e. Ainda que, ao substituir a papelada das antigas notas físicas, as eletrônicas tenham trazido agilidade, simplicidade e diminuído os riscos de erro na emissão, é comum que haja o receio de cometer erros que levem à necessidade de seu cancelamento por grande parte das pessoas quem precisam preenchê-las. Uma dúvida comum que surge é quando se deve cancelar NF-e e quais são os motivos mais comuns que nos obrigam a isso. Apesar da mudança do meio físico para o eletrônico e de diminuídas as chances de se errar ao preencher uma nota fiscal, equívocos continuam acontecendo. Os tipos de equívocos mais cometidos para o cancelamento de notas, são: erros de digitação; troca do nomes de fornecedor; troca de CNPJ; erros de cálculo; alteração de valores; desistência por parte do cliente; falta de mercadoria. Por essa razão, esse recurso se mostra como um importante aliado, ao corrigir pequenos erros de forma rápida e evitando transtornos para os envolvidos na operação, como, por exemplo, a geração de encargos e obrigações que não existiriam se não fosse o erro na emissão. 2º passo: atenção ao prazo Sendo o cancelamento de NF-e uma alternativa dada ao contribuinte para corrigir pequenos erros de lançamento de maneira rápida, o fisco não colocou grandes barreiras ou burocracias, a fim de limitar o acesso a esse recurso. São apenas dois os requisitos fundamentais para se saber se a NF-e poderá ou não ser cancelada. Veja! Circulação do produto O primeiro diz respeito à circulação do produto, já que, para se cancelar uma nota fiscal eletrônica, o produto ou serviço não podem ter entrado em circulação ou terem sido executados, respectivamente. Ou seja, o objeto da operação escriturado em nota fiscal não pode ter sido entregue ao cliente, concretizando o negócio. Prazo O segundo requisito a ser observado diz respeito exatamente ao prazo dado a quem emite, para, tendo observado o erro, agir de forma a consertá-lo. Ou seja, por se tratar de uma alternativa rápida que visa a corrigir um erro — na maioria das vezes material —, o responsável pela emissão da nota deve cancelá-la dentro do prazo de 24h. Importante destacar que ainda será possível cancelar a nota depois de expirado o prazo de 24h, desde que a mercadoria ou o serviço não tenham entrado em circulação. No entanto, expirado o prazo de 24h, o contribuinte não consegue mais fugir da burocracia — isso porque, além de ter que iniciar um processo de denúncia espontânea da nota, terá de pagar uma multa pelo atraso no cancelamento. 3º passo: cancelamento da NF-e Superadas as etapas de avaliação de quando devemos e quando podemos cancelar a nota fiscal eletrônica, chegamos ao ponto de maior dúvida e inquietação: como cancelo uma nota fiscal eletrônica. Assim como na sua emissão, é bem simples o procedimento para cancelar uma NF-e. O cancelamento é feito por meio do mesmo software que a emitiu, onde se deverá procurar pela opção “cancelar nota fiscal”, que provavelmente, a depender do software utilizado, estará em algum menu ou direto na tela de emissão de notas. Deve-se, então, escolher a nota fiscal a ser cancelada e, clicando nela, enviar a solicitação de cancelamento da nota para o órgão fazendário responsável. Este, por sua vez, analisará o pedido e, verificados todos os requisitos básicos já levantados, validará em seguida a solicitação feita, enviando uma mensagem e informando o efetivo cancelamento. Alternativas para corrigir um erro em NF-e Mas, agora, se você, por algum motivo, deixou de atender ao prazo de 24h para cancelamento da nota fiscal, ou se a mercadoria ou o serviço objeto da nota entrou em circulação antes de providenciado o cancelamento eletrônico da mesma, infelizmente não será mais possível cancelá-la. Quando ocorre de o cancelamento não ser mais possível e, ainda assim, precisar corrigir algum dado ou valor da NF-e, deve-se partir para análise de alternativas ao cancelamento, que basicamente se resumem à anulação dela. Ainda que exista a possibilidade de se proceder ao chamado cancelamento extemporâneo da NF-e, onde, mediante o pagamento de uma taxa, o contador consegue junto a Secretaria de Fazenda a liberação do cancelamento eletrônico, as alternativas mais usadas pelos contribuintes são: a inutilização da nota; a devolução da nota; a carta de correção (CC-e); o estorno da nota; o complemento da nota. Com todas essas possibilidades de correção, não tem o porquê hesitarmos tanto ao emitir uma NF-e, já que, na situação de se entregar alguma informação errada, basta que tenhamos atenção e busquemos informação para escolher o meio mais adequado de corrigi-la. Ninguém está livre de cometer erros, principalmente os agentes envolvidos na operação das empresas que tem de dividir essa função com inúmeras outras inerentes ao dia a dia empresarial. Por isso, cancelar NF-e não precisa nem deve ser um tabu. Importantíssimo também se ter em mente que, com o acompanhamento de um bom contador e a assessoria de uma contabilidade gerencial, você e sua empresa estarão

A importância da contabilidade bem-feita para PMEs

Ter sua própria empresa requer um plano de negócio bem estruturado. Apesar de sua importância, alguns empreendedores ainda não conhecem os benefícios de ter alguém que cuide da contabilidade para PME. Contar com um profissional capacitado ajudará consideravelmente na tomada de suas decisões mais importantes e dará a você uma visão mais ampla da direção que seu empreendimento poderá seguir. Quer conhecer as vantagens de ter alguém especializado cuidando da parte contábil da sua empresa? Confira o nosso post de hoje e saiba mais! Planejamento tributário Ninguém gosta de pagar mais impostos do que realmente precisa — isso também vale para as empresas. Afinal, não ter uma pessoa responsável, com conhecimento e experiência em planejamento tributário, pode fazer com que você precise pagar multas e juros desnecessários. Cuidando das demonstrações contábeis, o especialista conseguirá calcular as cargas tributárias e os encargos necessários para que a sua empresa cumpra suas obrigações e não passe por situações complicadas na área fiscal. Facilidade em empréstimos e financiamentos Uma contabilidade para PME bem organizada e transparente faz toda a diferença para quem busca crédito nos bancos. Os empréstimos e financiamentos são necessários para aumentar o capital de giro da sua firma, por exemplo, mas esses benefícios só serão concedidos caso você tenha demonstrações financeiras bem estruturadas. Alguns relatórios que costumam ser solicitados são: Balanço Patrimonial É uma demonstração financeira que ilustra a situação contábil, financeira e econômica. Esse documento precisa apresentar: ativos: bens e direitos; passivos: exigibilidades e obrigações; patrimônio líquido: a diferença entre ativos e passivos. Demonstração do Resultado do Exercício A DRE compila todas as informações financeiras — receitas, custos e despesas — para saber o lucro ou o prejuízo de uma operação. Esse tipo de documento ajuda os gestores na tomada de decisões que requerem planejamento estratégico. Com essa demonstração, alguns indicadores podem ajudar na análise de crédito, como: retorno sobre os ativos; margem líquida; retorno sobre o patrimônio líquido. Demonstração de Lucros ou Prejuízos Acumulados O DLPA utiliza as ações do lucro líquido entre o Balanço Patrimonial (BP) e a Demonstração de Resultados do Exercício (DRE) para mostrar a situação patrimonial do seu empreendimento. Por meio desse controle, o gestor tem uma visão concreta sobre as decisões tomadas. Ao entregar os demonstrativos fiscais ao banco, você passa a ideia de que há transparência e organização, revelando aos agentes de crédito que a sua empresa possui credibilidade e condições de pagar pelo empréstimo e honrar com seus compromissos financeiros. Melhora no controle financeiro e fiscal É comum encontrarmos empresas de pequeno ou médio porte sem nenhum controle financeiro — como acontece quando as contas pessoais são misturadas às contas do negócio. Nesses casos, o contador poderá ser bastante útil na organização e no controle financeiro e fiscal. Um técnico da área de finanças e contabilidade não trabalha apenas quando você precisa declarar seu imposto de renda ou quando a empresa precisa formalizar admissões e demissões de seu empreendimento. O contador pode elaborar relatórios mais complexos, que são fundamentais para o bom funcionamento de uma firma. Alguns deles são: Fluxo de Caixa Um dos primeiros relatórios para uma gestão eficiente é o fluxo de caixa. Ele é um controle financeiro de um determinado período de tempo e analisa todas as entradas e saídas de dinheiro. Para que o relatório seja conclusivo, é necessário que todos os gastos, por menores que sejam, fiquem registrados em relatórios periódicos. O tempo de análise varia de acordo com a necessidade da empresa em acompanhar as movimentações — elas podem ser feitas diariamente, toda semana, a cada quinze dias ou mensalmente. Livro Razão Contas a receber, a pagar, lucros, prejuízos e vários detalhes relacionados ao dinheiro são lançados nesse livro. Ele é necessário em qualquer ramo, pois permite controlar todos os movimentos de conta, conhecendo os saldos, as demonstrações, os balancetes e outras informações para que as obrigações fiscais sejam analisadas. Livro Diário O Livro Diário é um registro no qual todas as operações diárias da companhia precisam ser lançadas — isso é uma exigência legal. Assim, ele conta com exigências e formalidades, como na sua apresentação exterior e em como cada dado deve ser lançado dentro do livro. Auxílio de um profissional especializado Às vezes, é necessário abrir mão de algumas coisas e aprender a delegar! Nesse sentido, um profissional com experiência em contabilidade facilitará o lado financeiro do estabelecimento e conseguirá mostrar algumas coisas sobre o seu negócio que talvez você não conseguiria ver se estivesse cuidando de tudo sozinho. Além de todas as vantagens já apontadas, vale citar dois pontos que só quem tem um contador pode aproveitar: Alguém para tirar suas dúvidas Estamos em constante mudança e as leis do Estado relacionadas à parte fiscal das empresas também estão. Por isso, é normal que várias informações e obrigações estejam sempre em atualização. Garantir que sua empresa esteja sempre de acordo com essas exigências faz parte do trabalho do contador. Assim, poder contar com alguém com experiência e que esteja sempre por dentro das informações necessárias deixará você mais tranquilo para lidar com outras questões estratégicas do seu empreendimento. Economize tempo e dinheiro Com um escritório de contabilidade à sua disposição, você não precisará de um departamento específico para isso. Assim, você evita um custo elevado para manter esses profissionais. Mais do que economia financeira, ao terceirizar esse setor você pode voltar a cuidar de outras partes importantes do seu negócio, pois saberá que existe um escritório cuidando exclusivamente da parte fiscal da sua empresa. Ter disponibilidade para cuidar de sua companhia é mais do que centralizar tudo em suas mãos. Independente do porte da sua empresa, saber delegar e deixar algumas partes do seu negócio nas mãos de pessoas capacitadas são atitudes que podem ajudá-lo a aumentar sua área de atuação de forma saudável e sem correr riscos. Neste post nós mostramos a importância da contabilidade para PME e suas principais vantagens para que você tenha um empreendimento mais rentável e seguro. Para continuar aprendendo, baixe nosso Guia de Impostos para Micro e Pequenas Empresas!

Matriz BCG: entenda o que é e como aplicar na sua empresa

Em qualquer empresa, conhecer o potencial de seus produtos é um ponto fundamental para guiar investimentos e minimizar riscos. Se algum de seus serviços não gera receita suficiente, por exemplo, é melhor avaliá-lo e entender o que está errado. E uma boa ferramenta para isso é a Matriz BCG. De forma bem simples, essa matriz é um quadro de 2 colunas por 2 linhas, que classifica diferentes produtos com base em 4 categorias. Cada uma delas oferece uma noção geral do desempenho esperado daquele produto ou serviço, além de uma ideia de sua futura performance. Esse método de análise é bem simples e pode ser aplicado imediatamente em seu negócio. Basta que você entenda como ele funciona e como tirar proveito dele. Para te ajudar, vamos falar um pouco mais sobre o funcionamento dessa matriz, quais são seus benefícios e como aplicá-la em seu negócio. Acompanhe! Como a Matriz BCG funciona? Como mencionamos, trata-se de um quadro com 2 eixos. Um deles é o nível de envolvimento com o mercado, ou seja, quanto destaque sua empresa possui na venda daquele produto ou serviço. O segundo é o seu crescimento, ou seja, o quanto aquele produto ou serviço influencia na evolução do seu negócio. Com base nessas duas categorias, são criadas 4 classificações para os seus produtos: 1. O ponto de interrogação Quando um produto possui alta taxa de crescimento, mas baixa participação, ele ainda não tem um caminho definido no mercado. É o que costuma acontecer com produtos novos, que ainda não têm sua eficácia confirmada pelo público. Nesse caso, você vai precisar investir bastante em seu desenvolvimento, mas sem muito retorno. Dependendo do seu planejamento e das condições do mercado, pode ser que ele vingue, tornando-se uma estrela, ou se torne um peso morto em seu negócio, também chamado de ‘abacaxi’. 2. A estrela Se o produto está com alto crescimento e alta participação na sua matriz BCG, então seu ponto de interrogação foi um sucesso! Esse produto passa a ser uma estrela da sua empresa, a assinatura perfeita da sua evolução. Em geral, é a partir daqui que você recebe a maior parte dos seus reinvestimentos. Ao se tornar um líder de mercado, é a sua estrela que você deve exibir para o grande público, buscando atingir o auge do seu desenvolvimento. 3. A vaca leiteira Claro, nenhuma estrela brilha para sempre. Chega um ponto em que seu produto atingiu o topo e não possui mais uma projeção de crescimento. Porém, ele continua mantendo uma rentabilidade estável, já que é uma mercadoria reconhecida pelo público. Daí vem o termo ‘vaca leiteira’: a fonte de renda estável e segura com a qual seu negócio pode contar para manter o capital de giro. 4. O abacaxi Porém, mais uma vez, nenhuma vaca dá leite para sempre. Isso faz parte do desenvolvimento do mercado, no qual um produto cresce e depois se retrai de acordo com as mudanças externas. Algumas empresas não reconhecem isso, perdendo muito dinheiro. Quando a ‘vaca’ deixa de sustentar seu negócio, mas continua sendo alimentada, ela vira o que chamamos de ‘abacaxi’. Um peso morto dentro do negócio, que custa, para ser mantido, mais do que é capaz de gerar de lucro. Se houver algum produto assim, o ideal é barateá-lo para a empresa ou apenas aceitar o seu falecimento. Por que você deve usá-la? Conhecer seus produtos de maior potencial As estrelas são o foco de qualquer negócio. E a Matriz BCG pode ajudar você a encontrá-las. Com dois critérios bem simples, é mais fácil determinar quais serviços possuem maior potencial em seu negócio, tornando-se prioridade, e quais devem ser deixados de lado no momento. Há mais detalhes que devem ser observados nesse processo, até para que você possa classificar os produtos em cada categoria da matriz. Porém, independentemente disso, ter essa ferramenta para guiar sua análise já ajuda bastante. Entender o ciclo do mercado Como você já deve ter notado, essa matriz também mostra uma tendência do ciclo de vida de um produto. Primeiro, ele é uma interrogação. Quando sobrevive, tende a se tornar uma estrela. Ao atingir seu ponto de saturação, vira uma ‘vaca leiteira’. Por fim, quando o mercado se cansa dele, o produto se torna um ‘abacaxi’ que precisa ser descartado. Conhecer esse ciclo e identificar em qual estágio cada produto ou serviço se encontra vai auxiliar a descobrir onde investir em cada momento. Afinal, dificilmente um mesmo produto será sua fonte de crescimento para sempre. Como aplicar a Matriz BCG em seu negócio? Listar todos os produtos da empresa Antes de começar a distribuir tudo entre as diferentes categorias, seu trabalho é apenas listar todo tipo de produto ou serviço oferecido na sua empresa. Não exclua nenhum, mesmo os que não geram renda direta. Nunca se sabe o que você vai descobrir antes de começar a sua análise. Faça o desenho da matriz Essa parte é bem fácil. Basta pegar uma folha e dividi-la em quatro partes iguais com duas linhas perpendiculares, inicialmente. Depois, anote qual linha representa a participação no mercado e qual representa o crescimento do produto. Para adicionar mais informação, você também deve colocar uma escala em cada uma. Na taxa de crescimento, coloque uma régua de 0% a 20%, onde o 10% é a divisória entre o índice alto e o baixo. A participação é um pouco mais difícil. No ponto mais alto, você deve colocar x10 (vezes dez), que significa que você possui faturamento 10 vezes maior que seu concorrente mais próximo. Na outra ponta, coloque x0.1, ou seja, isso indica que sua participação é 10 vezes menor que a do seu concorrente mais próximo. E pronto: esta é sua Matriz BCG! Classifique os produtos na matriz Agora é hora de fazer suas contas! Com base nas escalas do tópico anterior, você deve determinar em qual quadrante cada produto ou serviço se encaixa. Após encontrar ambas as coordenadas do seu produto (em participação e crescimento), basta marcar o ponto e desenhar um círculo para representá-lo.

6 dicas para melhorar o controle do cadastro de clientes na empresa

É comum que as empresas queiram conquistar novos compradores para os produtos e serviços que oferecem ou, então, prospectar contatos para sua base. Em meio a esse processo, desenvolver ações para melhorar o controle do cadastro de clientes é algo muito importante, capaz de gerar benefícios para as organizações. Isso se justifica pelo fato de os cadastros bem organizados permitirem que o empreendimento entre em contato com os clientes para oferecer novos produtos e pratique o marketing de relacionamento — entre outras ações que possibilitem manter uma base de clientes ativa e que compre regularmente da organização. Pensando nisso, desenvolvemos uma série de dicas para que você possa aperfeiçoar a forma como os cadastros são realizados em sua empresa e tenha um maior controle sobre ele. Ficou interessado? Então, siga conosco e confira todas as nossas orientações agora mesmo! 1. Padronize sua base de dados É importante que você mantenha um padrão para toda a base de dados dos clientes cadastrados. Dessa forma, todas as informações estarão sempre bem organizadas, o que faz com que sejam facilmente encontradas quando alguma busca for realizada. Também não é relevante que se tenha um formulário muito grande a ser preenchido para cada cliente. Convém estudar para saber quais informações dessas pessoas são realmente úteis para a empresa e quais podem ser descartadas, otimizando o trabalho de busca e o preenchimento de campos. Informações como nome, telefone, e-mail, data de aniversário e endereço são, geralmente, as mais solicitadas. Os demais dados podem ser obtidos de outras maneiras, de acordo com a necessidade da organização. 2. Utilize um sistema de gestão que integre todos os setores da empresa Para otimizar o trabalho e fazer contato com os clientes mais rapidamente sempre que for necessário, convém ter um sistema de gestão que integre todos os setores da empresa no mesmo local. Assim, os dados podem ser compartilhados em todas as áreas. Desse modo, se a pessoa responsável pelo marketing tem o interesse de fazer uma abordagem do cliente, poderá acessar os dados registrados na mesma plataforma em que já realiza outras de suas atividades profissionais. Como consequência, seu tempo será otimizado. O mesmo ocorre com o setor financeiro. Por meio de um mesmo sistema, tal departamento pode controlar o fluxo de caixa da empresa e verificar os dados dos clientes inadimplentes para, assim, fazer cobranças de pagamentos atrasados. 3. Complete e atualize as informações essenciais de todos os clientes Conforme descrito no item 1 deste artigo, existem alguns dados que são relevantes para praticamente todas as organizações. Mas também é importante que tais dados sejam sempre completados e atualizados. É comum, por exemplo, que algumas pessoas utilizem seus e-mails de trabalho quando compram algo para a empresa em que desempenham suas funções. No entanto, quando esse funcionário troca de emprego, pode continuar seu cliente — e, para isso, é preciso atualizar o e-mail para o da nova companhia. O mesmo ocorre quando o cliente muda de endereço físico ou troca o número de seu telefone. Isso tudo precisa ser atualizado, e a melhor forma de fazer tal procedimento é solicitando uma breve atualização de cadastro sempre que uma nova compra é realizada. 4. Analise clientes inativos Você não precisa excluir os clientes inativos de sua base de contatos, mas pode verificar aqueles que não interagem com sua empresa por uma quantidade muito grande de tempo e realocá-los para um grupo específico. Ele pode ser denominado de “ex-clientes” ou “clientes inativos” em seu sistema. Desse modo, uma possibilidade é desenvolver estratégias para fazer com que tais pessoas voltem a ser clientes de seu negócio por meio de ações persuasivas. O envio de newsletters que convençam o contato a voltar a fazer compras em sua empresa é uma delas. Assim, após um período, você pode trazer de volta um cliente inativo para o grupo de ativos. E, por outro lado, deve excluir de vez aqueles que por qualquer motivo não demonstrem mais interesse em interagir com você. 5. Faça o acompanhamento dos contatos Ter um cadastro completo e com informações relevantes dos clientes é muito relevante para o acompanhamento dos contatos, estratégia muito conhecida pelos profissionais de vendas. Ela tem o objetivo de acompanhar, qualificar e alinhar as expectativas dos leads ou contatos da empresa, para que eles realmente se tornem consumidores assíduos. Vale destacar que, antigamente, era comum que as organizações comprassem listas com mailings contendo vários e-mails ou números de telefone de pessoas de uma determinada região. Mas essa já não é mais uma prática saudável, pois os indivíduos não dão atenção aos conteúdos aleatórios que recebem. Por isso, você precisa conquistar seus contatos por meio de estratégias bem planejadas, que podem envolver o marketing de conteúdo e o inbound marketing. Assim, as próprias pessoas interessadas disponibilizarão os seus e-mails — em formulários para fazer download de um e-book, por exemplo. 6. Proteja o seu cadastro de clientes Como você pode observar, construir um cadastro de clientes não é algo tão simples quanto parece. E, para não perder todo o resultado de um trabalho árduo, é importante que todas as informações coletadas sejam muito bem protegidas. Além disso, também deve ser levado em consideração que, ao disponibilizar dados pessoais para a sua empresa, o cliente está confiando que você não os fornecerá a ninguém. Portanto, sempre faça back-ups das informações coletadas e garanta que elas fiquem armazenadas em um local seguro. Verificar as condições com que o sistema de gestão que você utiliza lida com os cadastros armazenados também é algo a ser levado em conta para garantir dados protegidos e livres de perdas ou vazamentos. Temos certeza de que, se você seguir todas as nossas dicas, conseguirá melhorar o controle do cadastro de clientes em sua empresa. E, com isso, será possível potencializar suas vendas e as formas como a marca se relaciona com o público. E, por falar em relacionamento com os consumidores, temos um material que pode ser muito útil para você. Baixe o nosso e-book “Marketing de relacionamento para empresas” e compreenda como essa estratégia pode ser eficiente para seu negócio.

Entenda o que é e-social e como funciona em PMEs

O Governo Federal já começou a mudar alguns de seus processos — e estamos todos juntos rumo a um país menos burocrático e mais honesto. Mas vale lembrar que as empresas brasileiras estão atrasadas na preparação para aderir ao e-social. Tal fato é preocupante, considerando que a medida é obrigatória. Além disso, as multas em caso de não adesão imediata são salgadas. Sendo assim, preparamos este post especialmente para você que quer manter-se atualizado. A seguir, explicaremos o que é o e-social, quais os pontos principais deste novo sistema e quais serão as mudanças e principais vantagens para as pequenas e médias empresas. Continue a leitura para inteirar-se sobre o assunto e se preparar para as novidades que já chegaram! Afinal de contas, o que é o e-social? Simplificando, o e-social é um projeto do Governo Federal que busca unificar e simplificar a coleta e o envio de informações de cunho previdenciário, fiscal ou trabalhista das empresas para o governo. Atualmente, esses dados são passados por meio de diversas instituições. Ou seja: a partir de agora, haverá um sistema automatizado para postar as informações dos funcionários praticamente em tempo real, bastando atualizar os “status” dos colaboradores com eventos e novidades. Trata-se de praticamente um Facebook trabalhista, com postagens diretas para o governo. Esse novo formato, instituído como obrigatório pelo decreto 8373/2014, visa modernizar e agilizar o processo de prestação de informações referentes aos colaboradores, tornando-o menos burocrático e mais eficiente. Algumas delas são: dados das folhas de pagamento; contribuições previdenciárias; comunicações relacionadas a possíveis acidentes de trabalho; dados sobre o FGTS; aviso prévio. Além disso, há o intuito de viabilizar a garantia dos direitos trabalhistas e previdenciários dos trabalhadores, simplificar o cumprimento das obrigações por parte dos empregadores e reduzir fraudes e ilegalidades. A relação do que será incorporado ao novo sistema é a seguinte: CAGED — Cadastro Geral de Empregados e Desempregados. Ele visa monitorar as contratações e demissões dos funcionários do regime CLT; CAT — Comunicação de Acidente de Trabalho; CD — Comunicação de Dispensa; CTPS — Carteira de Trabalho e Previdência Social; DCTF — Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais; DIRF — Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte; Folha de pagamento; GFIP — Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social; GPS — Guia da Previdência Social; GRF — Guia de Recolhimento do FGTS; LRE — Livro de Registro de Empregados; MANAD — Manual Normativo de Arquivos Digitais; PPP — Perfil Profissiográfico Previdenciário; QHT — Quadro de Horário de Trabalho; RAIS — Relação Anual de Informações Sociais. Existe, obviamente, um prazo para que as empresas comecem a utilizar a plataforma em definitivo. A data final para que companhias com o faturamento maior do que R$78 milhões aderissem ao e-social foi 1º de janeiro de 2018. Já as demais precisam estar em sintonia com as modificações a partir do dia 1º de julho de 2018. Como funcionará a automatização na prática? Todas as informações pertinentes deverão ser enviadas periodicamente à plataforma do e-social. Ela também incluirá trabalhadores sem vínculo (TSV) — tais como estagiários e autônomos —, além daqueles com vínculo empregatício comum (empregados). Para que todos esses dados sejam encaixados perfeitamente no sistema, é preciso que o envio siga uma ordem específica de eventos. Eles são divididos da seguinte forma: eventos iniciais — cadastro básico, que inclui a estrutura administrativa e a situação dos empregados, bem como seus principais dados; eventos de tabelas — contêm todas as informações da empresa, dos colaboradores e dos eventos, como informações do empregador, rubricas, lotações tributárias, cargos, funções, horários, processos administrativos e judiciais, informações sobre o ambiente de trabalho e outros; eventos periódicos — trazem informações a respeito da folha de pagamento digital, dos rendimentos do trabalho (inclusive vale-transporte e vale-refeição) e da contratação de trabalhadores temporários, além de dados complementares aos eventos periódicos (como cestas básicas, premiações, planos de saúde) e contribuição sindical; eventos não periódicos — abrangem cadastramento inicial do vínculo, admissão do trabalhador, alterações de cadastro dos colaboradores e informações a respeito da situação dos empregados (como afastamento, monitoramento de saúde, condições do ambiente de trabalho, aviso prévio, desligamento, inclusão, encerramento e alteração de contratos). Além disso, nos eventos periódicos, em caso de alteração ou erro nas informações, será possível reabrir o evento em específico, alterar o que estiver inadequado e reenviá-lo. E não se preocupe se tudo pareceu muito complicado, pois o e-social disponibilizou uma plataforma para testes, como uma versão Beta. Assim, é possível iniciar o processo de adequação e adicionar as informações da empresa, aprendendo o funcionamento da plataforma na prática. A última versão já inclui a Reforma Trabalhista, publicada na lei nº 13.467. Para saber se os colaboradores podem ser inseridos na plataforma, é indicado o uso da ferramenta de consulta cadastral do governo. O que vai mudar para pequenas e médias empresas? O novo formato para a apresentação dos dados trará vantagens para as empresas e os empregados, mas demandará uma mudança significativa de postura. As empregadoras deverão priorizar o alinhamento e a comunicação entre os setores que gerenciam as informações dos colaboradores, tais como o financeiro e o RH. Antes de tudo, tais departamentos e eventuais empresas terceirizadas, as quais costumam prestar serviços para PMEs (como escritórios de contabilidade), deverão reunir-se, atualizar e alinhar as informações relacionadas aos funcionários. Assim, os dados ficarão adequados aos parâmetros do e-social. Para que essa sincronia continue, uma boa opção é adotar um software de gestão de documentos e informações da área de contabilidade que responda bem às exigências do programa. Dessa forma, os dados sempre serão recolhidos e enviados de forma correta e ágil. Afinal, o projeto demandará agilidade, pois nenhuma informação deverá ser lançada de forma retroativa. Assim que todos os dados estiverem disponíveis, verificados e corretos, é o momento de colocá-los no sistema. Eles serão inseridos apenas uma vez, pois outras eventuais informações serão colocadas como novos eventos, ou seja, alterações simples. Apesar das complicações, há diversos benefícios que o e-social trará para as empresas. Já na parte técnica, o e-social implicará em mudanças consistentes no FGTS e no INSS: FGTS — haverá um único modelo de guia, unificando todas as seis guias que eram emitidas;

Empresa de Pet Shop melhora sua gestão e economiza mais de 4 horas no seu dia com sistema Myrp

Com mais de 30 anos de história, empresa automatizou seus processos e agora, com a ajuda da plataforma online, ganha tempo na gestão do estoque.  O crescimento da demanda do mercado pet fez com que a AgroComercial Busatto, empresas de serviços pet e agropecuário, chegasse até o Myrp, um sistema de gestão empresarial desenvolvido para apoiar crescimento de micro e pequenas empresas com segurança, otimizando o tempo e os custos desses pequenos empresários. “Precisávamos de um sistema que nos ajudasse no controle do estoque e notas fiscais. Com o Myrp conseguimos melhorar e modernizar o trabalho, pois todos os dias temos solicitação de produto, entrada e saída de notas fiscais e, com isso, o controle de todos os produtos na loja e no depósito. Agora temos até tempo livre”, comenta o sócio da AgroComercial Busatto, Gilberto José Busatto. Hoje a AgroComercial Busatto, realiza a emissão de 200 a 400 notas por dia, aumentando o seu faturamento em 20%. “Agora eu me sinto mais profissional pois consigo criar o meu histórico de vendas e assim obter mais informações que me ajudem a gerir a empresa de forma clara e eficiente”, observa o empresário.  Tradição familiar No mercado há mais de 30 anos, Gilberto José Busatto e a sua esposa Edna Elisa de Antoni Busatto sempre foram apaixonados por animais. Essa paixão os motivou a abrir o seu próprio negócio e, inclusive, influenciou a filha a estudar veterinária – que hoje formada atua ao lado da loja da família. O Desafio Localizada no centro de Irati, no Paraná, a loja possui mais de 800 produtos ativos girando sendo comercializados e um total de 1.900 cadastrados. “Antes era tudo mais difícil, pois fazíamos pedidos manualmente, assim como o controle das notas fiscais. Para fazer o controle de estoque era preciso virar a noite contando e anotando em um caderninho”, lembra Busatto. O cuidado em garantir o conforto e o bem-estar dos animais de estimação tem gerado uma demanda cada vez mais alta dentro das lojas. Por isso, saber organizar e monitorar os processos da empresa virou sinônimo de sucesso. “Começamos a utilizar algumas planilhas manuais para fazer o controle dos pagamentos dos fornecedores e para controlar as vendas. Mas o trabalho era grande e se tornou insustentável com o crescimento da empresa”, comenta Busatto. A escolha do Myrp A solução para este desafio veio do contador da empresa. Pois, foi depois de um pedido de ajuda que os sócios da AgroComercial Busatto conheceram o Myrp. A implantação durou menos de um mês e o sistema já é utilizado pela empresa a um ano. Para Gilberto Busatto, o sistema simplificou os processos, reduzindo o tempo para realizar o inventário da loja, além de manter as informações em tempo real. “Hoje utilizamos o Myrp em toda nossa loja, pois temos muitos produtos e agora conseguimos fazer o trabalho de forma mais rápida e eficiente. Por meio do sistema eu recebo notas do meu fornecedor automaticamente e já cadastro os produtos na hora. Única coisa que preciso fazer é acrescentar os preços”, explica o proprietário que concluí. Além disso, a agilidade no processo deixou a empresa mais profissional e permitiu que a família tivesse mais tempo livre para realizar outras atividades. “Agora temos tempo de sobra e não precisamos mais passar a noite na loja, economizando assim mais de 4 horas de trabalho por dia”, comemora o empreendedor que tem planos de expandir o contrato para melhor, também, a parte financeira.

Saiba a importância de separar as finanças pessoais e da empresa

Você sabia que não separar finanças pessoais e da empresa pode trazer prejuízos tanto para o seu negócio como para a sua vida pessoal? Isso mesmo, essa atividade pode afetar o seu orçamento doméstico e também empresarial, pois prejudica o eficaz conhecimento sobre como os seus recursos estão sendo gastos. Pense na seguinte situação: uma pessoa faz o financiamento de um apartamento no banco e combina de pagar mensalmente mil reais até quitar a dívida. Porém, quando se vê sem dinheiro para despesas do dia a dia, como compras na padaria ou na farmácia,  tira o valor da quantia reservada para o pagamento ao banco. O que acontece em seguida? Essa pessoa, além de não ter controle do que gasta em seu cotidiano, também não terá o dinheiro para pagar o seu empréstimo ao final do mês. Esse cenário parece familiar para você? O mesmo pode acontecer na sua empresa? Então acompanhe o nosso post e veja como é importante realizar a separação desses orçamentos. Siga a leitura até o fim e fique bem informado sobre o assunto. Por que separar finanças pessoais e da empresa? Conforme dito anteriormente, separar as finanças pessoais e da empresa é relevante para não causar impactos negativos nos cofres da organização. Se você faz um curso de pós-graduação e tira o valor da mensalidade do dinheiro do caixa da empresa, por exemplo, poderá não ter os valores necessários para pagar despesas fixas da organização, como o salário dos colaboradores, os fornecedores, compra de produtos de limpeza, entre outras coisas. Engana-se quem acredita que esse erro é pouco comum, pois muitos empresários cometem essa falha. Em casos extremos, essa ausência de separação e controle pode causar até mesmo o fechamento da empresa. Por isso, se você tem esse hábito, procure parar com essa prática o quanto antes. Quais são os impactos de não fazer a separação? Não fazer a separação de finanças da empresa e dos gastos pessoais pode causar alguns danos graves para o seu negócio. Listamos as principais, para que você consiga analisar e perceber como pode estar se prejudicando.  Dificuldade em observar a lucratividade da empresa Se você não tiver uma visão clara da lucratividade do seu negócio, dificilmente saberá se a empresa dá lucro ou apenas gera dinheiro para pagar as contas. Isso pode dificultar na tomada de decisões estratégicas, como cortar gastos supérfluos para que sobre mais dinheiro ou fazer investimentos para ampliar o negócio. É preciso ter em mente que não basta trabalhar e fazer a sua empresa produzir em maior escala, mas sim ter um controle completo, com um relatório que demonstre todas as receitas e despesas do negócio. Fluxo de caixa insuficiente em períodos críticos É importante que a sua empresa tenha uma reserva no fluxo de caixa, ou seja, um valor que sirva para “apagar incêndios” nos meses em que a organização, por qualquer motivo, não apresentar a rentabilidade esperada. Lembre-se, alguns negócios são sazonais, ou seja, a demanda diminui ou aumenta conforme o período do ano. Além disso, diversos fatores políticos, econômicos e sociais podem interferir no poder de compra da sociedade, de modo que, em alguns momentos, a sua empresa pode ter menos lucro, porém as mesmas dívidas. Por isso, ter um valor reserva é muito importante. Se você tira dinheiro da empresa para pagar contas pessoais, poderá encontrar-se em um cenário de dificuldade para honrar os compromissos com fornecedores e colaboradores. Nessas situações, é provável que precise recorrer a um empréstimo bancário, com juros altos, que levará o seu negócio para uma bola de neve, que nem sempre é facilmente controlada. Inadimplência a funcionários e fornecedores Conforme citamos anteriormente, a ausência de controle de caixa poderá prejudicar o pagamento de funcionários e fornecedores. Assim, você pode ter a suspensão de serviços importantes para a sua empresa e também, problemas judiciais, que geram dívidas trabalhistas preocupantes para qualquer empresário. Agora que você já entendeu os impactos negativos de não fazer a separação entre as despesas pessoais e as da empresa, deve estar se perguntando sobre como fazer isso, não é mesmo? Então acompanhe a leitura. Como fazer a separação de maneira adequada? Para fazer a correta separação das finanças pessoais e da empresa, uma série de boas práticas podem ser realizadas. As principais, são as seguintes. Utilize um software de gestão financeira Você pode investir na contratação de um software de gestão financeira para ter maior controle do fluxo de caixa da sua empresa. Existem no mercado programas completos e que podem ser um grande aliado nesse processo. Além disso, esses softwares também podem ajudar a categorizar despesas e receitas. Assim você poderá saber exatamente o quanto gasta com o salário dos funcionários, com a energia elétrica, com os impostos etc. Isso facilita para identificar gastos exorbitantes e promover economias. Defina um salário para você O empreendedor precisa ter em mente que é mais um funcionário da empresa e por isso precisa de um salário fixo. Assim, deve-se estipular um valor mensal para suas despesas pessoais e o restante do montante deixar na empresa. Caso sobre dinheiro na empresa, ele deve ser investido em melhorias na própria organização ou ser guardado como um caixa reserva. Evite que esse valor sobressaliente seja visto como um lucro extra e passível a ser adicionado ao salário do empresário. Tenha contas bancárias separadas Para ter a separação mais organizada, é preciso que você também tenha contas bancárias separadas, sendo uma para uso pessoal e outra para a empresa. Desse modo, será mais fácil organizar as finanças e saber de onde tirar os valores quando for preciso fazer qualquer tipo de pagamento. E então, conseguiu entender a importância e como separar finanças pessoais e da empresa? Então coloque tudo o que aprendeu em prática e evite de cometer esse erro que pode ser fatal para o seu negócio. Aproveite a sua visita e continue aprendendo sobre o assunto, faça a leitura do nosso e-book “Como fazer um fluxo de caixa eficiente”. Ele traz excelentes dicas para melhorar a gestão financeira e aumentar os rendimentos do seu negócio.

PME e declaração de Imposto de Renda: o que você precisa saber

O Imposto Sobre a Renda das Pessoas Jurídicas, conhecido como IRPJ é obrigatório e sua declaração deve ser feita dentro de um prazo estipulado, assim como o Imposto sobre a Renda de Pessoas Físicas. Por gerar muitas dúvidas entre os empreendedores, principalmente aos donos de pequenas e médias empresas, é muito importante ter uma visão geral sobre PME e declaração de Imposto de Renda. A ausência de declaração ou erros no momento de preenchê-la podem trazer diversos problemas com a Receita Federal, por isso entender melhor sobre esse assunto e fundamental. Pensando nisso, elaboramos este post trazendo informações relevantes sobre esse tipo de Imposto de Renda. Confira! 1. O que é a declaração de Imposto de Renda? O Imposto de Renda se refere ao valor anual descontado do rendimento da empresa ou do trabalhador e entregue ao Governo Federal. O valor a ser descontado é definido pelo governo de cada país onde o imposto se aplica. O imposto pago pela pessoa jurídica no Brasil é chamado de Imposto Sobre a Renda das Pessoas Jurídicas (IRPJ) e a declaração anual que comprova os rendimentos é a Declaração de Ajuste Anual (DIRP). Todos os dados relativos a esses valores serão encaminhados para a Receita Federal por meio da declaração de Imposto de Renda. 1.1. Obrigatoriedade de fazer a declaração Inicialmente, todas as empresas que possuam o Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica, CNPJ, devem declarar o Imposto de Renda, mas apesar de ser obrigatório, nem todas as instituições sabem fazer. É muito comum os donos de empresas se sentirem inseguros quanto a quem deve fazer a declaração do IRPJ e mais a seguir vamos mostrar quem está isento de realizar essa declaração. 1.2. Tipos de declaração Existem dois tipos de declaração de Imposto Sobre a Renda das Pessoas Jurídicas. São elas: declaração de pessoas jurídicas inativas: pessoa jurídica inativa não deve ser confundida com empresas falidas ou fechadas, pois na verdade são empresas que não firmaram sua atividade operacional, financeira e patrimonial. São as empresas não atuantes; declaração de pessoas jurídicas ativas: são as declarações feitas pela pessoa jurídica que se encontra atuante, ou seja, que exercem sua atividade operacional. 2. Como funciona a declaração de imposto de renda para PMEs? Para entender melhor sobre a PME e declaração de Imposto de Renda, vamos explicar como funciona essa declaração. Quando a empresa possui um porte menor, adequar ao regime tributário do Simples Nacional pode ser bem interessante. Nesse tipo de regime o recolhimento costuma ser menor, o que facilita muito e o torna mais adequado para esse perfil de empresa. O Simples Nacional é conhecido como Regime Especial Unificado de Arrecadação de Tributos e Contribuições e é uma espécie de recolhimento de tributos possível para empresas que geram renda bruta de R$ 4,8 milhões ao ano. É facultativo e é preciso que o pedido de adesão para fazer parte seja formalizado. Nessa modalidade, os impostos de PME recolhidos são: ICMS, ISS, IRPJ, CSLL, IPI, PIS/Pasep, Cofins e a Contribuição para a Seguridade Social. Tudo isso por meio de um documento único de arrecadação (DAS) e, por este motivo, não é preciso fazer a declaração anual de IRPJ perante a Receita Federal. 2.1. Diferença no IRPJ dependendo do regime de tributação da empresa Caso o empreendedor não opte pelo Simples Nacional, existem outras modalidades de regime de tributação para a instituição. São eles: Lucro Presumido, Lucro Real, além do Lucro Arbitrado. Veja: 2.1.1. Lucro Presumido Nesse regime o IRPJ e o CSLL incidem sobre um percentual pré-definido pela Receita Federal. Para fazer parte dessa espécie é necessário que a empresa tenha faturamento de até R$ 48 milhões ao ano. 2.1.2. Lucro Real Os impostos, inclusive o IRPJ, são calculados conforme o lucro apurado (que é a diferença encontrada entre as receitas e as despesas atestadas pela empresa). É um regime obrigatório para as organizações que possuam um faturamento superior a R$ 48 milhões anuais e facultativo para as demais. 2.1.3. Lucro Arbitrado O Lucro Arbitrado se trata da apuração da base de cálculo do imposto de renda usado pela autoridade tributária ou pelo contribuinte. É aplicado quando a pessoa jurídica não cumpre as obrigações acessórias referentes a determinação do lucro real ou presumido, de acordo com cada caso. Entre eles: não escriturar o livro inventário, não tem o livro razão, entre outros. Quando identificada a receita bruta e desde que ocorrida alguma das hipóteses de arbitramento estabelecidas na norma fiscal, o contribuinte poderá realizar o pagamento do imposto de renda correspondente, embasado na regra do Lucro Arbitrado. 2.2 Alíquotas do Imposto sobre a Renda das Pessoas Jurídicas Como já falamos, as pessoas jurídicas podem ser tributadas pelos seguintes regimes: Simples Nacional, Lucro Presumido, Lucro Real e Lucro Arbitrado. A base de cálculo do imposto, definida por meio da lei vigente na data da ocorrência do fator gerador é o lucro presumido, real ou arbitrado. Constituem a base de cálculo todos os ganhos e rendimento de capital, de qualquer denominação dada, independentemente da natureza, espécie ou existência de título ou contrato escrito, sendo suficiente que transcorram de ato ou negócio, que pela sua finalidade, possua os mesmos efeitos do previsto na lei que versa sobre a incidência do imposto. 2.2.1. Com base no Lucro Real A pessoa jurídica, comercial ou civil, pagará de imposto o valor relativo à alíquota de 15% sobre o lucro real, avaliado conforme a lei. Esse valor inclui a pessoa jurídica que exerce atividade rural. A parcela do lucro real que ultrapassar o valor derivado da multiplicação de R$ 20.000,00 pelo número de meses do referido período de apuração, se submete a incidência adicional de imposto de uma alíquota de 10%. O adicional também se aplica nas situações de fusão, incorporação, extinção ou cisão de pessoa jurídica devido ao encerramento da liquidação. O adicional deve ser pago junto com o imposto de renda encontrado com a aplicação da alíquota geral de 15%. 2.2.2. Com base no Lucro Presumido ou Arbitrado Nas circunstâncias em que a pessoa jurídica é tributada com base do Lucro Presumido ou Arbitrado, poderá ser distribuído, a título

Pró-labore: saiba o que é e como implantar no seu cliente PME

Nas pequenas e microempresas é possível que os donos ou sócios recebam dinheiro de duas maneiras: pela divisão dos lucros ou por meio do pró-labore, que se trata de um tipo de remuneração pelos serviços prestados ao seu negócio. Muitos empresários não compreendem perfeitamente o conceito do pró-labore, sua importância, particularidades e o porquê da sua definição. Pensando nisso, elaboramos este texto para esclarecer algumas dúvidas frequentes sobre essa prática que pode trazer grandes vantagens para as empresas. Confira! O que pró-labore? O pró-labore é uma espécie de salário oferecido aos sócios de uma organização que exercem alguma atividade administrativa na empresa. Esse recebimento é facultativo, e é isso que o diferencia da divisão dos lucros, que são pagos a todos os sócios, independente do seu grau de participação. O valor que será pago a título de pró-labore é estabelecido entre os próprios sócios e, normalmente, se assemelha ao que seria pago a um funcionário que exerce o mesmo tipo de função. Lembrando que esse valor deve ser registrado no contrato social. O pró-labore não pode ser definido como um salário comum recebido por qualquer funcionário pelo fato de não incidir sobre ele os tributos trabalhistas, como o 13º salário, o FGTS, as férias e demais benefícios. Por esse motivo, o valor é conhecido como uma remuneração opcional pelo dono. Mas para que isso ocorra, deve ser pactuado entre ele e a organização. Como o pró-labore funciona? Como já foi dito, no contrato social da empresa deve estar expresso quem receberá o valor relativo ao pró-labore. No momento de fazer a contabilidade, o pró-labore é registrado como um custo opcional do negócio, ou seja, é uma quantia fornecida fora dos padrões normais. Por este motivo, alguns impostos incidem sobre ele, e vão depender do regime tributário adequado a empresa, seja o Lucro Presumido, Lucro Real ou Simples Nacional. Normalmente os valores retidos correspondem a 11% do INSS do pró-labore, podendo a taxa sofrer alterações devido ao regime tributário escolhido pela empresa ou se o sócio exerce alguma atividade formal em outra instituição, tanto como administrador, como empregado. Qual a importância do pró-labore para pequenas e microempresas? Quando as pequenas e as microempresas não determinam um valor fixo de pró-labore, os custos não ficam muito claros, pois a partir do momento em que o sócio desempenhou alguma atividade dentro da empresa, ele também acabou se tornando um tipo de despesa. Um outro problema que é muito comum de acontecer nas empresas de pequeno porte é o fato de os sócios não definirem um pró-labore e, assim, não possuírem dinheiro para pagar suas despesas pessoais, como IPVA, aluguel da casa, contas de água, luz e telefone. Como consequência, acabam retirando os valores do caixa da empresa para quitarem as suas dívidas. Quando acontece isso, o orçamento do negócio acaba misturado com o orçamento particular. E é nesse momento que a empresa começa a correr grandes riscos. Pois é a partir de então que se elevam as chances de o empreendedor perder o controle da gestão financeira e provocar um prejuízo no orçamento da empresa por tirar dele uma quantia para suprir suas necessidades pessoais. Manter o controle do fluxo de caixa diariamente e separar as contas auxilia na preservação da saúde financeira do negócio, o desenvolvimento e êxito da empresa, e estipular o pró-labore é uma ótima alternativa nesse processo. Definir um pró-labore também evita problemas com a contabilidade da instituição. Quando acontecem retiradas aleatórias do caixa da empresa os custos empresariais ficam confusos, ocasionando em trabalhos extras para os profissionais de contabilidade. Tendo em vista que o custo de cada produto ou prestação de serviços não fica claro, isso pode, ainda, requerer maior cessão do caixa. Como definir o valor ideal do pró-labore? Primeiramente, deve ser feita uma análise de quanto é possível a empresa pagar de pró-labore, pois, muitas vezes, o valor que o sócio precisa para suprir suas necessidades particulares não é comportado pelo orçamento do negócio. Em seguida, é preciso definir a quantia que cada administrador vai receber de acordo com as tarefas executadas e o valor investido, ou seja, o valor deve ser proporcional a função que exercem. Os sócios que não participarem de nenhuma atividade administrativa devem receber somente a participação nos lucros. A definição do valor será em conjunto entre todos os sócios, considerando a porcentagem do investimento de cada um. É importante realizar uma pesquisa no mercado referente ao segmento da empresa para compreender quanto ganha um profissional que realiza aquele tipo de tarefa desempenhado pelo sócio. Vamos dar um exemplo: se o administrador de um supermercado ganha R$ 5.000,00, o pró-labore deve ser semelhante a esse valor, além da distribuição dos lucros. Outros tipos de funções mais comuns exercidas pelos sócios são as de diretor geral ou financeiro. Esquematizando, ficaria da seguinte maneira: estabeleça as funções realizadas pelo sócio na organização; realize uma pesquisa e entenda a média de salários pagos no mercado de um profissional que executa o mesmo tipo de atividade do ramo do negócio; realize o pagamento do pró-labore mensalmente, assim como o salário dos outros colaboradores; formalize a prática desse ato no contrato social. Por se distinguir do salário dos funcionários, o sócio não recebe contracheque. Por isso, caso seja preciso comprovar a sua renda ou a sua contribuição para o INSS, será necessário solicitar ao contador a emissão de uma declaração de recebimento de pró-labore, que servirá como comprovante. Nesse e em outros casos é essencial contar com a assessoria de um profissional de contabilidade qualificado, afinal é ele quem vai ajudar em todo o processo, além de esclarecer as suas dúvidas referentes ao assunto. Agora que você já sabe o que é o pró-labore e toda a sua importância na saúde financeira do negócio, será mais fácil organizar a sua gestão, identificando as despesas reais e avaliando os resultados positivos ou negativos da empresa. Gostou deste conteúdo? Então siga agora mesmo as nossas redes sociais e fique por dentro de todas as nossas atualizações e compartilhamentos. Estamos no YouTube, no Facebook e no LinkedIn.

Como emitir nota fiscal: passo a passo definitivo

Sabe como emitir nota fiscal de maneira rápida e descomplicada? Usando o myrp! Nesse post, mostramos um passo a passo completo de como emitir a NF Para realizar qualquer operação de venda de produto ou serviços, você deve saber como emitir nota fiscal. Isso porque a nota fiscal serve como um registro da transação e é utilizada para o recolhimento de impostos. Por isso, a emissão de NF é obrigatória. Em 2006, surgiram as Notas Fiscais eletrônicas (NF-e), que automatizam todo o processo de emissão e envio de documentos contábeis para a Receita Federal. Aos poucos, o Governo Federal vai instituindo a obrigatoriedade de adesão ao sistema. Cada calendário, bem como regras e procedimentos são diferentes de estado para estado. Assim, em alguns lugares o calendário já foi concluído, enquanto em outros ainda está em andamento. Benefícios da NF-e  Como emitir nota fiscal costumava ser um processo inteiramente físico, a adoção de um sistema eletrônico trouxe uma série de vantagens, como:   Mais velocidade na transmissão de informações. Redução de custos com papel e transporte de documentação. Descontos no IPTU e ICMS para o Contribuinte Vendedor (em alguns casos). Menor incidência de erros no processo. Mais transparência no processo fiscal, aumentando sua credibilidade. Menos sonegação fiscal.   Como emitir nota fiscal: o que você precisa  Para completar o processo de como emitir nota fiscal de venda, você precisa ter todos os cadastros preenchidos corretamente:   Empresa Cliente Transação de Saída Produto Você também vai precisar ter o certificado digital da sua empresa instalado.    Saiba como emitir nota fiscal com o Certificado Digital  O Certificado Digital é o que garante que a NF-e emitida pela sua empresa é autêntica. Você pode adquiri-lo em uma Autoridade Certificadora. A SEFAZ aceita os tipos A1 (arquivo) ou A3 (cartão ou token). Veja com seu fornecedor qual o modelo mais adequado para a sua empresa. Como emitir nota fiscal com o myrp O myrp é a escolha certa para a emissão de todos os documentos fiscais eletrônicos com total agilidade. Ele é dividido em módulos, permitindo que você customize o sistema de acordo com as suas necessidades. O primeiro passo no processo de como emitir nota fiscal é clicar no ícone do Menu Clique em “Vendas”    E em “NF-e” Clique no botão contendo um mais, no canto inferior direito, para adicionar uma nova nota de saída.   Selecione o botão “Nota de Venda” No campo Cliente selecione o seu cliente, digite o número do CNPJ ou CPF ou o nome fantasia para buscá-lo. Aparecerá uma lista com clientes cadastrados com a informação digitada.   Se a sua operação for para consumidor final, coloque “Sim” no campo. Caso não seja para consumidor final, selecione a opção “Não” Se deseja vincular um vendedor nesta nota, selecione o mesmo no campo Vendedor Digite o código ou a descrição do seu produto na lista a baixo e selecione. A quantidade aparece sempre 1. Se você estiver vendendo mais quantidades, basta alterar a informação. No campo preço, virá um valor automático apenas se você cadastrar um preço no cadastro do produto. Se você precisar alterar o preço é só mudar o valor. Se o valor não aparecer automaticamente, você pode preenchê-lo. Transação é a tributação da sua nota, então selecione uma transação que define como sua nota será tributada. Se não souber esta informação, pergunte ao seu contador. A transação também pode aparecer automaticamente, desde que ela tenha sido informada no cadastro do produto. Para adicionar mais produtos e continuar o processo de como emitir nota fiscal, basta ir utilizando as linhas abaixo. Ou clique em “Adicionar” para adicionar mais linhas na NF-e. Se desejar adicionar informações adicionais de frete, seguro, desconto ou outros detalhes sobre os produtos acima identificados, selecione a opção abaixo. E preencha os dados. Após aplicar, verifique o valor no campo. Com os itens adicionados, defina como será feito o pagamento. Para isso, selecione uma das opções da forma de pagamento. Depois, defina a conta onde o valor irá entrar na empresa. A quantidade de parcelas, se houver. E se os títulos vão ser adicionados ao módulo financeiro. Se for necessário editar alguma informação como data do vencimento, valor ou espécie de título, basta clicar sobre ela e alterar. Continuando o processo de como emitir nota fiscal, defina a forma de envio da mercadoria, se houver necessidade, e informe o responsável pelo frete. Se tiver algum transportador que você queira que seja identificado na nota fiscal, deve selecioná-lo neste campo. Informações de volumes de carga normalmente são acrescentadas quando a mercadoria é enviada por transportadora. Se for o seu caso, basta clicar em “Possui Volumes” e preencher os campos de volumes necessários a esta nota. Se desejar passar alguma informação ao contribuinte ou ao fisco, você pode escrever a observação. Ou selecionar uma já cadastrada clicando em “Adicionar Descrição”. Pronto, agora clique em “Salvar”. Uma tela será exibida para você decidir se deseja salvar a nota e emiti-la em outro momento. Pré-visualizar o DANFE. Assim você garante que as informações estão digitadas conforme sua necessidade. Ou emitir a nota. Você passou por todo o processo de como emitir nota fiscal. Sua NF foi emitida. Agora é só aguardar alguns segundos para ter o retorno de nota autorizada pela SEFAZ. E imprimir a nota fiscal clicando em “Imprimir Agora”. Viu como emitir nota fiscal com o myrp é simples? As interfaces são fáceis de entender e o sistema possui alto desempenho. Então, aproveite para dar um up na gestão do seu negócio e fale conosco. Vamos crescer juntos!

Tagged Blog