Documentos fiscais na nuvem: quais as vantagens

Mesmo depois de muito tempo, esse assunto ainda é debatido com um certo receio por conta dos empreendedores, pois confiar as notas fiscais, XMLs, PDFs e demais documentos da sua empresa à um servidor online, não parece ser muito seguro.
Há muitas desvantagens no armazenamento em dispositivos como computadores, HDs, notebooks e tablets. Imagine as seguintes situações: todos os seus arquivos estão armazenados em algum desses aparelhos e acontece um incêndio, furto, queima de um desses aparelhos, extravio ou pane. Assustador não? Então, quem sabe não seja melhor você repensar a ideia de armazenar todos os seus documentos fiscais na nuvem.
Dê adeus aos backups e atualizações manuais dos computadores e notebook. Além disso, você poderá acessar seus documentos de qualquer lugar, através de qualquer dispositivo que tenha acesso à internet, em qualquer horário.

E a segurança?

Você poderá controlar o acesso de todos que precisarem desses documentos, como seus funcionários ou sócios, por exemplo. É possível estabelecer privilégios específicos para cada usuário, assim cada um terá acesso ao que você desejar que eles tenham.
Os arquivos armazenados possuem criptografia, ou seja, jamais serão visualizados por outros usuários, apenas por você através de uma senha pessoal.  Outro ponto que conquista quem tem receio de armazenar dados na nuvem, é o de que é impossível perder um documento lá, o que garante ainda mais segurança.
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Custos

O investimento vale tanto a pena, que a economia é percebida em pouco tempo. Você não gasta mais com a manutenção de dispositivos de armazenamento, nem perde tempo até que tudo passe por um backup ou processos rotineiros de segurança.
A taxa mensal de um armazenamento na nuvem não se compara com custos dos métodos tradicionais, muito menos com o amplo espaço que oferece.

Falando em espaço…

O espaço de armazenamento também é algo que chama muito a atenção dos empresários, pois você para de se preocupar com isso, diferente de um computador, pen drive, hd externo, que quando fica lotado, você tem que comprar outro ou apagar alguns arquivos.
Como na nuvem tudo fica online, não ocupa um espaço físico, certo? Imagine então que você não precisará mais fazer digitalizações ou impressões, muito menos guarda-los em várias pastas em armários de arquivos ou computadores. Poupe espaço físico na empresa e no seu computador.

Ferramentas

Você também pode usar softwares como os sistemas de gestão, que armazenam todos os seus arquivos, facilitando inclusive para o contador da empresa. Outra vantagem é poder acessar seus documentos de qualquer lugar e dispositivo, pois como eles estarão armazenados na nuvem, você poderá visualiza-los até no celular, se precisar.
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