Ter uma rotina contábil organizada é essencial para os contadores. Dessa forma, eles poderão ter os seus processos internos e a produtividade de seus escritórios otimizados. O mesmo ocorre com empresas de qualquer segmento, que precisam adotar boas práticas para definir rotinas produtivas.

Mas como aperfeiçoar a rotina contábil de uma empresa? Existem ações que podem ser colocadas em prática nesse sentido? A resposta para essa pergunta é sim, e nós temos algumas dicas para você.

Portanto, se você deseja ter uma rotina contábil otimizada no dia a dia da sua empresa, não deixe de acompanhar as nossas orientações nos tópicos a seguir. 

1. Separe as informações por setores

É preciso fazer uma departamentalização na sua empresa, ou seja, separar as informações por setores. Desse modo, é necessário que cada colaborador do escritório tenha uma função clara e específica, pois isso evita o retrabalho e os erros por esquecimento.

A separação de informações por setores não deve ser algo praticado apenas pelas grandes companhias. Empresas menores, como os escritórios de contabilidade de pequeno porte, também devem ter esse hábito.

Outro benefício gerado pela separação é o fato de que será mais fácil mensurar a produtividade de cada setor da empresa ou de um colaborador específico. Assim, se um funcionário produz muito mais do que o outro, por exemplo, é possível buscar formas de identificar por que isso está ocorrendo.

Em um escritório de contabilidade de pequeno ou médio porte, os setores podem ser divididos da seguinte forma: recursos humanos, financeiro, contabilidade, fiscal e arquivo.

2. Use tecnologias para facilitar a administração dos dados

A tecnologia deve ser vista como uma aliada das empresas. Desse modo, o uso de um software de gestão para contabilidade pode ser uma excelente alternativa para facilitar a administração dos dados de um escritório.

O ideal é que se encontre um programa que possa atender, em uma única plataforma, todos os setores do escritório, que foram separados na etapa anterior. Assim sendo, o setor fiscal pode utilizá-lo para fazer a emissão de notas fiscais eletrônicas, a título de exemplo.

A área de RH pode usar o programa para controlar os horários dos colaboradores e a folha de pagamento, já o setor de contabilidade pode utilizá-lo para aferir o fluxo de caixa do escritório. Essas são apenas algumas facilidades que o uso de um software pode proporcionar.

Tendo esse controle maior em cada área da sua empresa, fica mais difícil perder prazos e você terá mais facilidade para medir a qualidade e a eficiência da equipe.

Outro ponto importante é que esses programas podem gerar relatórios com dados reais sobre a sua empresa, que podem ser utilizados estrategicamente em seu planejamento semestral ou anual.

3. Contrate uma equipe especializada e tenha times colaborativos

Conforme já destacado anteriormente, é importante que a empresa tenha setores bem definidos. Porém, não é qualquer pessoa que pode ser contratada para cada departamento. O ideal é que seja feita a contratação de profissionais especializados em cada área.

A partir daí, poderão ser formados os chamados times colaborativos, de modo que uma área da empresa possa colaborar com a outra. A ideia é que a organização seja vista como uma máquina, em que cada setor é uma peça. Se uma peça para de funcionar, todo o equipamento será prejudicado. Por isso, é muito importante que os funcionários contribuam uns com os outros.

4. Utilize ferramentas que possam facilitar a administração da rotina contábil 

Existem diversas ferramentas que podem facilitar a administração de um escritório no dia a dia. Para ajudá-lo, fizemos um levantamento com as principais delas e as listamos nos tópicos a seguir. Confira.

4.1 Trello

O Trello é uma ferramenta utilizada para o gerenciamento de projetos no formato de lista. Ele é totalmente ajustável e pode ser adaptado de acordo com as necessidades de cada pessoa. Trata-se de uma plataforma em que os projetos são organizados por pastas, que podem ser compartilhadas entre as pessoas interessadas.

4.2 Todoist

Outra ferramenta que pode facilitar a administração no dia a dia de um escritório é o Todoist. Esse aplicativo é similar ao Trello e possibilita uma visão geral de tudo o que você tem para fazer, sem que o controle seja perdido. Listas podem ser criadas e alarmes podem ser programados para que você se lembre de alguma atividade específica do dia, do momento ou da semana. 

4.3 Dropbox

O armazenamento em nuvem dos arquivos de um escritório de contabilidade também é importante, pois você pode querer acessar a um documento em casa ou no hotel, durante uma viagem a trabalho, por exemplo.

Em casos assim, o Dropbox pode ser uma ferramenta interessante para armazenar arquivos em nuvem e poder acessá-los em qualquer local, desde que haja conexão com a internet.

4.4 Skype

O Skype é um programa que serve tanto para trocar mensagens de texto como para fazer chamadas de áudio e vídeo. Ele é excelente para as videoconferências com clientes que são de outra cidade, por exemplo. Isso contribui para que a rotina e os gastos do escritório de contabilidade sejam otimizados.

A comunicação interna também pode ser melhorada com o uso do Skype. Isso porque os funcionários podem ficar conectados ao mensageiro e trocar informações, sem precisar ocupar os ramais telefônicos e atrapalhar o colega quando não se trata de algo urgente.

4.5 Softwares de gestão para contabilidade

Os softwares de gestão para contabilidade reúnem diversas características que são fundamentais para a administração de uma boa rotina contábil, conforme já destacamos anteriormente. Esses programas são muito completos e, no mesmo local, reúnem recursos que podem ser utilizados por todas as áreas de um escritório de contabilidade.

Gostou do nosso artigo? Siga as nossas dicas e procure aperfeiçoar a rotina contábil do seu escritório. Assim, você conseguirá obter muito mais sucesso e prestar um atendimento de qualidade para os seus clientes.

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