Fechamento contábil: como agilizar o dos seus clientes

Final do mês é aquela loucura né? Inúmeros clientes para fazer o fechamento contábil, diversos papéis que não têm nem mais lugar pra ficar e já acabaram se perdendo e gerando dor de cabeça, e ainda ter que dar aquele suporte ao cliente na hora que ele precisa te enviar alguns dados.

Tudo isso acaba dificultando e muitas vezes atrasando o seu trabalho e o trabalho de quem tabalha com você na sua contabilidade.

No entanto, com o passar do anos e de uns tempos para cá, a tecnologia tem avançado em diversos setores, e essa pode ser uma notícia boa, mas uma nem tão boa assim. Calma, eu te explico.

Vamos começar com a parte nem tão boa assim, mas eu prometo que é só no comecinho mesmo!

Ao se adaptar às novas tecnologias, você vai precisar de um treinamento, ou se você já for um autodidata quando o assunto são computadores e sistemas, tudo pode ficar mais fácil.

Isso porque com os sistemas para contabilidade na era digital você consegue automatizar algumas funções e ainda, dependendo do sistema que você escolher, é possível integrar com seus clientes e ter outros benefícios.

Além de garantir a saúde financeira da sua contabilidade, você também precisa ficar atento aos pequenos detalhes do fechamento mensal das suas empresas clientes.

Os detalhes para um bom fechamento contábil

Sabemos que fazer a contabilidade e também o fechamento contábil é bastante trabalhoso, além de ser um trabalho minucioso e em conjunto.

Esse trabalho em conjunto é feito pelo departamento de contabilidade, o departamento financeiro e também a própria empresa cliente.

Se alguma dessas partes falharem na hora de enviar as notas, os valores ou até em algum processo até o fechamento contábil final, algum erro pode acontecer e você precisará reverter a situação.

Esses erros, mesmo que pequenos, podem implicar em perda de tempo, de dinheiro e até, nos casos mais graves, na perda de clientes da sua contabilidade.

A tarefa do setor financeiro se refere às notas fiscais emitidas e aos comprovantes de recebimento e pagamento. Esses documentos funcionam como um filtro para a contabilidade, reunindo todos os documentos para serem analisados no final do mês.

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Então, ao chegar no final do mês para fazer o fechamento contábil, o contador analisa todos esses documentos e dados, além de fazer a conferência para verificar qual é a validade das informações e também examinar a coerência deles, bem como se estão corretos ou não.

Ao fazer todos esses passos, é necessário lançar esses dados para que depois eles voltem para o setor financeiro e aos clientes.

Mas, você provavelmente já sabe sobre isso, no entanto, é sempre bom ressaltar a importância de um trabalho bem feito e em seus mínimos detalhes, com muita atenção.

Como agilizar o fechamento contábil

Para tornar o seu fechamento contábil mais ágil é necessário otimizar o seu serviço e gerenciar as suas rotinas de trabalho.

Ao fazer isso, você vai conseguir fazer com que sobre mais tempo para realizar todas as atividades necessárias da maneira mais rápida possível.

Agilizando os processos você consegue atender uma carta maior de clientes e consequentemente, fazer sua contabilidade crescer e lucrar mais.

E existem muitas formas de agilizar o fechamento contábil dos seus clientes, porque conforme você for crescendo, outras maneiras vão surgindo para te auxiliar no fechamento contábil.

1 – Organização

Com uma boa organização do time de colaboradores da sua contabilidade, o trabalho e as funções são vão sendo otimizadas automaticamente.

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Isso porque, quando você sabe exatamente o que precisa fazer as coisas fluem mais, e como falamos antes, o trabalho minucioso acaba se tornando prático.

2- Divisão

Então podemos considerar que a divisão entra na parte de organização, mas ao dividir de fato os departamentos na sua contabilidade as funções vão ficar mais claras e fáceis de seguir um processo.

Por isso, experimente dividir sua contabilidade em recursos humanos, fiscal, financeiro e arquivo, assim o fechamento contábil também pode se tornar mais eficiente.

3- Calendário Colaborativo

É gratuito e pode ser integrado com os seus e-mails corporativos, o que facilita e agiliza muito a vida em qualquer empresa.

Com um calendário corporativo fica muito mais fácil de todo mundo estar na mesma sintonia referente às datas de entrega de cada cliente ou de cada obrigatoriedade nova que a Sefaz (Secretaria do Estado da Fazenda) publica.

Além de claro, poder agendar reuniões e saídas da empresa.

Fechamento contábil com sistema de gestão

Além dessas três formas incríveis de agilizar o fechamento contábil que é um trabalho extremamente detalhista e minucioso que requer muita atenção, ainda existe uma outra forma muito mais fácil e rápida de reunir todos os documentos e tê-los em um só lugar.

Com a tecnologia avançando cada vez mais e as pessoas tendo cada vez menos tempo para realizar suas atividades por causa do grande volume de trabalho, quando o assunto é facilitar a vida na gestão e também das pessoas, os sistemas integrados estão dando uma mão enorme.

Os sistemas de gestão estão ajudando cada vez mais a vida de micro e pequenos empresários quando o assunto é gerir e otimizar a sua empresa e emitir documentos fiscais.

Sistema completo!

Mas, para que o sistema realmente emita os documentos fiscais, ele precisa ser mais completo do que ser apenas um sistema de gestão, ele precisa ser um ERP.

Por que ao ter um ERP, você que é contador consegue se conectar pelo próprio sistema com a empresa cliente que você realiza o serviço de fechamento contábil.

Quando você consegue esse acesso, fica muito mais fácil otimizar o trabalho que você tem dentro da sua contabilidade, agilizando todos os processos.

Assim, é possível ter acesso à todas as notas que foram emitidas e também ter um dashboard gerencial da sua contabilidade e da empresa que usa o mesmo sistema que você.

Isso vai facilitar tanto o seu trabalho na hora de fazer o fechamento contábil, quanto o do seu cliente na hora de enviar o material necessário para você.

Inclusive, fazendo essa integração, você economiza papel e também o tempo de checar nota por nota e também o tempo do cliente em ter que reunir todas as notas para enviar a você.

O Myrp é um desses sistemas, e ao se tornar um contador parceiro você consegue integrar o seu sistema com o dos seus clientes, agilizando muito o fechamento contábil deles e conseguindo otimizar o seu tempo.

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