Você está satisfeito com sua produtividade no trabalho? Se a sua resposta for negativa, talvez seja hora de rever alguns conceitos e analisar como você desempenha suas atividades. Ser produtivo é fundamental por diversos motivos, tanto no ambiente profissional quanto pessoal.

Produtividade se refere ao aumento da capacidade de realizar tarefas em menos tempo, mantendo a qualidade. Ela pode ser aplicada tanto no trabalho quanto nas atividades domésticas, por exemplo. Neste artigo, vamos nos concentrar na produtividade empresarial e explorar tudo o que você precisa saber para otimizar esse aspecto em seu negócio.

Quer melhorar sua produtividade? Continue lendo e descubra a importância da produtividade no trabalho, as principais técnicas para aumentá-la e como escolher a mais adequada para sua realidade!

1. Qual é a importância da produtividade no trabalho?

Ser produtivo significa alcançar resultados melhores em menos tempo, o que impacta diretamente a lucratividade de uma empresa. Por isso, a busca por mais produtividade deve ser incentivada em todos os níveis da organização, desde os colaboradores operacionais até a alta gestão.

A produtividade está fortemente ligada ao planejamento estratégico de uma empresa. Quanto mais eficientes forem os processos, mais tempo sobra para focar em ações que aprimoram o negócio. Assim, quanto menos burocratizada for uma empresa, mais produtiva ela tende a ser.

Manter o equilíbrio é essencial. As tarefas devem ser executadas dentro do prazo, sem comprometer a qualidade. O equilíbrio, nesse contexto, é o pilar de uma empresa produtiva.

A produtividade também está conectada à vida pessoal dos colaboradores. Problemas como noites mal dormidas, má alimentação ou questões emocionais afetam diretamente o desempenho no trabalho.

O papel dos gestores é criar um ambiente que favoreça a produtividade, por meio de técnicas e estratégias que alinhem os colaboradores às metas da empresa. O endomarketing pode ser um aliado poderoso nesse processo.

Outro ponto importante é diferenciar produtividade de ocupação. Estar sempre ocupado não significa ser produtivo. Imagine que você começa a preparar um relatório de estoque, mas é interrompido por telefonemas, visitas inesperadas e notificações de mensagens. Essas atividades podem manter você ocupado o dia todo, mas a sensação de “fazer muito” não reflete produtividade real. Ser produtivo é priorizar as tarefas importantes e realizá-las com qualidade, uma de cada vez.

2. Quais são os sinais de baixa produtividade na empresa?

Alguns indicadores podem apontar que sua empresa está com a produtividade comprometida. Confira os principais sinais:

Excesso de reuniões: Reuniões sem pauta clara e objetivo definido são um grande vilão da produtividade. Muitas vezes, um simples e-mail ou telefonema pode resolver questões que não necessitam de uma reunião.

Acúmulo de tarefas: Ser multitarefa não é sinônimo de ser produtivo. Ao tentar fazer muitas coisas ao mesmo tempo, você corre o risco de não concluir nenhuma delas de forma satisfatória. Priorize sempre as tarefas mais importantes.

Muitos “incêndios” para apagar: Se os problemas surgem constantemente e demandam soluções imediatas, é sinal de que o planejamento da empresa não está funcionando como deveria.

E-mails e mensagens durante todo o dia: Interrupções constantes para verificar e responder e-mails e mensagens prejudicam a produtividade. Estabeleça horários específicos para essas atividades.

Falta de suporte tecnológico: Investir em tecnologia é essencial para a produtividade. Realizar tarefas manuais que poderiam ser automatizadas, como controle de estoque e fluxo de caixa, é ineficiente e impede o crescimento.

3. Quais são as técnicas de produtividade?

Agora que você sabe identificar sinais de baixa produtividade, é hora de conhecer algumas técnicas eficazes para melhorar esse aspecto na sua empresa.

Planejamento estratégico: Planejar é fundamental. Crie um planejamento estratégico claro, com metas e prazos bem definidos para toda a equipe.

Checklists diários: Organize suas atividades em um checklist por ordem de importância. Essa prática garante que nenhuma tarefa importante seja esquecida.

Objetividade: Foque em uma tarefa por vez. A objetividade deve fazer parte da cultura da empresa.

Técnica Pomodoro: A técnica Pomodoro, criada nos anos 1980, é excelente para manter o foco. Divida suas atividades em blocos de 25 minutos, seguidos de pausas curtas. Após quatro ciclos, faça uma pausa maior. Isso ajuda a aumentar a concentração e a produtividade.

Evite a procrastinação: A procrastinação é inimiga da produtividade. Para combatê-la, use técnicas como o Pomodoro e estabeleça metas claras para cada dia.

Mantenha hábitos saudáveis: Uma rotina equilibrada, com boa alimentação, exercícios físicos e sono adequado, melhora seu desempenho no trabalho.

Priorize tarefas complexas: Tarefas mais difíceis devem ser realizadas no início do dia, quando você está mais descansado.

Identifique seus horários mais produtivos: Cada pessoa tem seu pico de produtividade em diferentes momentos do dia. Descubra qual é o seu e organize suas tarefas de acordo com ele.

Use ferramentas tecnológicas: A utilização de ferramentas tecnológicas é um fator crucial para melhorar a produtividade no ambiente de trabalho. Elas ajudam a automatizar processos, gerenciar informações e otimizar o tempo dos colaboradores.

Confira algumas opções úteis para sua empresa:

• AirDroid

O AirDroid é um aplicativo que facilita a integração entre seu smartphone e o computador, especialmente para quem usa dispositivos Android. Com ele, é possível acessar todas as funcionalidades do celular diretamente pelo computador, como enviar mensagens, fazer chamadas, transferir arquivos e até visualizar a tela do dispositivo. Isso é especialmente útil para quem precisa manter o foco no trabalho, evitando o uso constante do celular. Além disso, o AirDroid permite a transferência rápida de arquivos entre dispositivos, sem a necessidade de cabos, o que otimiza o fluxo de trabalho.

• Asana

O Asana é uma plataforma de gerenciamento de projetos que permite que equipes acompanhem o andamento de tarefas, cronogramas e prazos de maneira eficiente. Ele possibilita a criação de listas de tarefas, a designação de responsáveis por cada etapa de um projeto e o acompanhamento de metas. O Asana também oferece a função de calendário, onde as datas de entrega podem ser visualizadas de forma clara, ajudando a garantir que todos os colaboradores estejam alinhados. As interações entre os membros da equipe ficam registradas na plataforma, facilitando o acesso à comunicação.

• Bloco de Notas do Canva

O Bloco de Notas do Canva é uma ferramenta online que facilita o brainstorming e a organização de ideias em uma tela infinita, permitindo que equipes colaborem visualmente. Com recursos para criar notas personalizadas, desenhar setas e esboçar conceitos, ele torna o planejamento mais dinâmico e visual. A plataforma inclui uma ampla biblioteca de mídia, com vetores, imagens e vídeos, além de ferramentas para ajustar a aparência do texto e sua transparência. O conteúdo pode ser exportado em formatos como PDF, PNG e JPG, e o Canva ainda oferece a conversão de arquivos PPT para PDF, facilitando o compartilhamento de resultados.

• Dropbox

O Dropbox é uma ferramenta de armazenamento em nuvem que permite o acesso fácil e rápido a documentos importantes de qualquer lugar com conexão à internet. Diferente do Google Drive, o Dropbox é especializado em garantir segurança e praticidade para empresas que precisam manter arquivos organizados e acessíveis em múltiplos dispositivos. Ele facilita a colaboração entre equipes, permitindo que vários membros acessem e editem arquivos ao mesmo tempo. Planos corporativos oferecem mais espaço e ferramentas avançadas, como o controle de permissões de acesso, ajudando a manter a organização e produtividade em alta.

• Evernote

O Evernote é uma ferramenta muito útil para organização de ideias e armazenamento de informações. Ele permite que você crie notas e anote ideias de maneira rápida, além de armazenar conteúdos em diferentes formatos, como textos, fotos, vídeos e gravações de áudio. O Evernote é uma excelente opção para quem trabalha com projetos colaborativos, já que permite o compartilhamento de informações entre a equipe, o que facilita o trabalho em grupo e garante que todos estejam na mesma página. Além disso, o app sincroniza todas as suas anotações em diversos dispositivos.

• Google Drive

O Google Drive vai além do simples armazenamento em nuvem. Ele oferece uma suíte completa de ferramentas para criação e edição de documentos, planilhas e apresentações, diretamente na plataforma. Você pode trabalhar em tempo real com outros colaboradores, tornando-o ideal para projetos que exigem trabalho em equipe. Com seu sistema de compartilhamento e edição simultânea, o Google Drive facilita a colaboração, garantindo que todos os envolvidos possam visualizar e modificar arquivos sem a necessidade de enviar e-mails com anexos.

• Remember The Milk

O Remember The Milk é um aplicativo que atua como um lembrete digital. Ele foi desenvolvido para ajudar os usuários a não esquecerem de suas tarefas diárias, organizando-as de maneira eficiente em listas, com prazos e horários definidos. O diferencial dessa ferramenta é sua capacidade de integração com diversos outros aplicativos e plataformas, como o Google Calendar, Gmail, Outlook e até o Evernote, permitindo uma visão completa das tarefas pendentes. As notificações podem ser recebidas no celular ou no computador.

• Softwares de gestão

Softwares de gestão empresarial são essenciais para otimizar tarefas burocráticas e administrativas. Eles integram diversas áreas da empresa, como o controle de estoque, fluxo de caixa, gestão de pessoal e emissão de notas fiscais, em uma única plataforma. Isso permite uma visão mais clara dos processos e ajuda a evitar erros manuais. Empresas do setor varejista, por exemplo, podem usar esses sistemas para automatizar a gestão de produtos, horários de funcionários e fluxos financeiros, garantindo mais organização e eficiência no dia a dia.

4. Como escolher a melhor técnica para mim?

No tópico anterior, listamos diversas técnicas que podem ser adotadas para melhorar a produtividade em sua empresa. Embora todas possam ser aplicadas ao mesmo tempo, é natural que algumas sejam mais adequadas ao seu tipo de negócio.

O ideal é analisar cada técnica individualmente e avaliar sua aplicabilidade em sua empresa. A melhor abordagem é aquela que se adapta à realidade da sua equipe e processos. Por isso, faça testes e observe os resultados.

De maneira geral, seguir as dicas deste artigo certamente trará benefícios para sua produtividade e resultados. Não deixe de implementar essas estratégias no seu dia a dia.

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