Você sabe como e quando é possível cancelar uma NF-e (nota fiscal eletrônica)? É comum que surjam dúvidas e inseguranças na hora de usar essa alternativa, mas é importante ter muito cuidado e fazê-lo com o máximo de segurança possível.

Ainda que a maioria das pessoas já tenha escutado falar dessa possibilidade, é comum surgir certa apreensão no momento da necessidade de se emitir uma nota fiscal eletrônica por parte de quem tem que preenchê-la. Toda essa preocupação busca evitar ao máximo ter de cancelar a NF-e, por não se saber exatamente como proceder, os prazos e as implicações.

Se você precisa ou já precisou cancelar uma nota fiscal eletrônica e quer fazer de maneira segura e eficiente, leia nosso post e veja o passo a passo de tudo que envolve o cancelamento de NF-e!

1º passo: razões para o cancelamento

Em primeiro lugar, devemos identificar se estamos diante de uma situação em que uma nota fiscal eletrônica pode ou deve ser cancelada. Por mais que tenhamos esse recurso, devemos ser hábeis na utilização do mesmo — isso porque é importantíssimo saber bem como e quando cancelar NF-e.

Ainda que, ao substituir a papelada das antigas notas físicas, as eletrônicas tenham trazido agilidade, simplicidade e diminuído os riscos de erro na emissão, é comum que haja o receio de cometer erros que levem à necessidade de seu cancelamento por grande parte das pessoas quem precisam preenchê-las.

Uma dúvida comum que surge é quando se deve cancelar NF-e e quais são os motivos mais comuns que nos obrigam a isso. Apesar da mudança do meio físico para o eletrônico e de diminuídas as chances de se errar ao preencher uma nota fiscal, equívocos continuam acontecendo.

Os tipos de equívocos mais cometidos para o cancelamento de notas, são:

• erros de digitação;
• troca do nomes de fornecedor;
• troca de CNPJ;
• erros de cálculo;
• alteração de valores;
• desistência por parte do cliente;
• falta de mercadoria.

Por essa razão, esse recurso se mostra como um importante aliado, ao corrigir pequenos erros de forma rápida e evitando transtornos para os envolvidos na operação, como, por exemplo, a geração de encargos e obrigações que não existiriam se não fosse o erro na emissão.

2º passo: atenção ao prazo

Sendo o cancelamento de NF-e uma alternativa dada ao contribuinte para corrigir pequenos erros de lançamento de maneira rápida, o fisco não colocou grandes barreiras ou burocracias, a fim de limitar o acesso a esse recurso. São apenas dois os requisitos fundamentais para se saber se a NF-e poderá ou não ser cancelada. Veja!

Circulação do produto

O primeiro diz respeito à circulação do produto, já que, para se cancelar uma nota fiscal eletrônica, o produto ou serviço não podem ter entrado em circulação ou terem sido executados, respectivamente.

Ou seja, o objeto da operação escriturado em nota fiscal não pode ter sido entregue ao cliente, concretizando o negócio.

Prazo

O segundo requisito a ser observado diz respeito exatamente ao prazo dado a quem emite, para, tendo observado o erro, agir de forma a consertá-lo. Ou seja, por se tratar de uma alternativa rápida que visa a corrigir um erro — na maioria das vezes material —, o responsável pela emissão da nota deve cancelá-la dentro do prazo de 24h.

Importante destacar que ainda será possível cancelar a nota depois de expirado o prazo de 24h, desde que a mercadoria ou o serviço não tenham entrado em circulação. No entanto, expirado o prazo de 24h, o contribuinte não consegue mais fugir da burocracia — isso porque, além de ter que iniciar um processo de denúncia espontânea da nota, terá de pagar uma multa pelo atraso no cancelamento.

3º passo: cancelamento da NF-e

Superadas as etapas de avaliação de quando devemos e quando podemos cancelar a nota fiscal eletrônica, chegamos ao ponto de maior dúvida e inquietação: como cancelo uma nota fiscal eletrônica.

Assim como na sua emissão, é bem simples o procedimento para cancelar uma NF-e. O cancelamento é feito por meio do mesmo software que a emitiu, onde se deverá procurar pela opção “cancelar nota fiscal”, que provavelmente, a depender do software utilizado, estará em algum menu ou direto na tela de emissão de notas.

Deve-se, então, escolher a nota fiscal a ser cancelada e, clicando nela, enviar a solicitação de cancelamento da nota para o órgão fazendário responsável. Este, por sua vez, analisará o pedido e, verificados todos os requisitos básicos já levantados, validará em seguida a solicitação feita, enviando uma mensagem e informando o efetivo cancelamento.

Alternativas para corrigir um erro em NF-e

Mas, agora, se você, por algum motivo, deixou de atender ao prazo de 24h para cancelamento da nota fiscal, ou se a mercadoria ou o serviço objeto da nota entrou em circulação antes de providenciado o cancelamento eletrônico da mesma, infelizmente não será mais possível cancelá-la.

Quando ocorre de o cancelamento não ser mais possível e, ainda assim, precisar corrigir algum dado ou valor da NF-e, deve-se partir para análise de alternativas ao cancelamento, que basicamente se resumem à anulação dela.

Ainda que exista a possibilidade de se proceder ao chamado cancelamento extemporâneo da NF-e, onde, mediante o pagamento de uma taxa, o contador consegue junto a Secretaria de Fazenda a liberação do cancelamento eletrônico, as alternativas mais usadas pelos contribuintes são:

• a inutilização da nota;
• a devolução da nota;
• a carta de correção (CC-e);
• o estorno da nota;
• o complemento da nota.

Com todas essas possibilidades de correção, não tem o porquê hesitarmos tanto ao emitir uma NF-e, já que, na situação de se entregar alguma informação errada, basta que tenhamos atenção e busquemos informação para escolher o meio mais adequado de corrigi-la.

Ninguém está livre de cometer erros, principalmente os agentes envolvidos na operação das empresas que tem de dividir essa função com inúmeras outras inerentes ao dia a dia empresarial. Por isso, cancelar NF-e não precisa nem deve ser um tabu.

Importantíssimo também se ter em mente que, com o acompanhamento de um bom contador e a assessoria de uma contabilidade gerencial, você e sua empresa estarão sempre amparados, evitando maiores problemas.

Gostou deste conteúdo e quer mais? Assine nossa newsletter e receba tudo no seu e-mail!