A Escrituração Contábil Digital surgiu ainda em 2008. Apesar disso, 10 anos após o seu surgimento, muitas pessoas e profissionais da contabilidade ainda têm dúvidas acerca desse assunto. Compreender o que é ECD, no entanto, é mais simples do que parece em um primeiro momento e é isso que pretendemos explicar neste post.
Nos tópicos a seguir, vamos explicar o que é ECD, quem precisa entregá-lo e quais são as suas diferenças em relação ao EC, entre outras dúvidas comuns sobre esse item da contabilidade tributária.
Ficou interessado? Então siga conosco e fique bem informado sobre o que é ECD e outras questões relacionadas. Vamos lá?

O que é ECD?

A ECD é uma sigla para Escrituração Contábil Digital, que nada mais é do que a entrega dos livros contábeis da empresa para a Receita Federal, em formato digital. Vale destacar que a ECD substitui a entrega dos livros diários, da razão, dos auxiliares, do balanço e das demonstrações financeiras da empresa.
A modalidade surgiu ainda em 2008, conforme já explicado anteriormente, e aos poucos foi sendo adotada pelas empresas, que precisaram adaptar-se para o formato digital.
Quem regulamenta a ECD são os órgãos previdenciários e fiscais do Governo. O documento digital necessita contemplar os seguintes livros:

• livro diário e seus auxiliares;
• livro razão e seus auxiliares;
• livro de balancetes diários, balanços e fichas de lançamento comprobatórias.

Em todos os casos citados, cabe lembrar que só é necessário apresentar as documentações se elas forem da empresa, pois cada negócio tem especificações diferentes.

Como a ECD funciona?

A ECD exige que a autoria dos livros digitais seja comprovada por meio de uma assinatura com certificado de segurança. Essa assinatura deve ser emitida pela ICP Brasil, órgão nacional responsável por esse tipo de identificação.
Assim sendo, a ECD só é validada após a confirmação do recebimento desse arquivo, com todos os devidos registros por parte dos órgãos governamentais.

Quem e em quais situações é preciso entregar a ECD?

A legislação prevê que a Escrituração Contábil Digital precisa ser entregue periodicamente por empresas em determinadas condições. Os itens a seguir demonstram quem e em quais situações é preciso entregar a ECD:

• empresas que podem estar sujeitas a serem tributadas no Imposto sobre a Renda, com base no Lucro Real;
• empresas que já foram tributadas no Lucro Presumido, mas que não tiveram incidência no Imposto sobre a Renda Retido na Fonte;
• sociedades em conta de participação, de modo que a entrega deva ser feita sempre pelo sócio ostensivo;
• empresas que são imunes ou isentas, que foram obrigadas a isso com base nos termos na Instrução Normativa RFB 1.252/2012;
• empresas do Simples Nacional, cujo aporte financeiro tenha sido recebido a partir de 2017, por meio do chamado investimento anjo.

Além de todas essas situações, podemos destacar ainda que o fator contábil existe de qualquer maneira, mesmo quando há ausência de movimento na organização. Em resumo, pode-se dizer que a falta de movimentação durante o ano-calendário em uma empresa não significa que ela não seja obrigada a entregar a ECD.

Quais são as diferenças entre ECD e EC?

É preciso também ter o cuidado para não confundir  o que é ECD (escrituração contábil digital) com o que é EC, que é a escrituração contábil tradicional, feita em papel, antes de a migração para o digital ter sido totalmente implantada.
Os órgãos fiscalizadores veem as duas escriturações como documentos diferentes e, embora a versão tradicional não seja mais praticada, é preciso guardar documentos antigos, pois eles podem ser necessários. Um exemplo da utilização da EC de anos passados é o caso de a empresa precisar comprovar judicialmente alguma particularidade contábil da época.
São comuns casos de empresas que enfrentam processos judiciais sobre questões bastante antigas e que precisam recorrer ao EC para comprovar dados.

Quais são os principais cuidados que devem ser tidos em relação ao ECD?

Algumas boas práticas são necessárias para fazer a emissão do ECD. A principal delas é o armazenamento de todos os dados, desde o primeiro envio. Isso é relevante para que se possa utilizar desses materiais para fins de conferência e redução de riscos, sempre que necessário por qualquer motivo.
Os contadores, apesar de serem contratados e assumirem a responsabilidade por esse trabalho, também precisam solicitar que um responsável pela empresa assine o documento.
No caso das empresas que utilizam softwares de gestão para desenvolver os livros e dados da ECD, é necessário analisar se eles garantem a integridade dos dados e quais são as políticas da empresa desenvolvedora do programa para isso.
Outro cuidado importante deve ser tido quando há a troca de contador nas empresas. Portanto, se você assumir um trabalho que estava sendo feito por outro profissional, convém revisar todo o conteúdo do material anterior, para que possíveis erros cometidos não possam prejudicar o seu cliente.

Qual a relação entre o ECD e o SPED?

Muitos empresários também confundem ECD com SPED e é papel do contador explicar de que se tratam de conceitos distintos.
Na verdade, o ECD faz parte do projeto SPED, que foi lançado há mais de 10 anos, com a finalidade de substituir as escriturações em papel por arquivos digitais.

Que ferramentas podem ser utilizadas nessa modalidade?

Para garantir que todos os registros contábeis da empresa sejam feitos corretamente e que erros não sejam cometidos na declaração do ECD, convém que sejam utilizadas ferramentas tecnológicas para esse controle.
Os softwares de gestão com foco no setor contábil são exemplos de ferramentas digitais que podem ser utilizadas pelos profissionais da área. Porém, conforme explicado, é preciso escolher um programa que garante a integridade dos dados, pois, somente assim, será possível garantir a segurança e a confiabilidade.
Conseguimos esclarecer o que é ECD e outras dúvidas comuns sobre esse assunto? Então agora é só colocar tudo em prática e orientar os seus clientes sobre a importância da entrega dessa documentação e como isso deve ser feito.
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