Fazer um controle de estoque adequado pode ser fundamental para atingir resultados positivos nos negócios. E diversas ferramentas podem ser usadas para executar essa tarefa, desde as tradicionais planilhas até os mais modernos sistemas de gestão.

As planilhas ainda são as opções mais óbvias para os pequenos negócios. No entanto, mesmo no caso dos empreendedores que ainda estão começando seus projetos, vale a pena subir um degrau logo no início e partir para uma ferramenta que ofereça mais recursos e eficiência.

Mais integração

Um software de gestão pode, por exemplo, fazer a integração automática dos documentos fiscais eletrônicos com o Estoque. Já pensou como isso pode tornar seu dia a dia mais fácil? O fornecedor entrega a mercadoria e a Nota Fiscal eletrônica (NF-e) já é cadastrada no sistema e imediatamente a informação entra na área de estoque do programa. Essa mesma informação também é passada para o Financeiro, tudo em tempo real.
Com uma planilha, primeiro que seria difícil colocar todos os dados em um único arquivo. E depois seria preciso abastecer as informações em áreas separadas, sem o cruzamento imediato dos dados.
Por isso, a planilha é uma opção apenas para controles bem mais simples e isolados. Mas como ao fazer o controle de estoque é preciso integrar os dados com vários setores diferentes (Compras, Contas a Pagar, Vendas, Contar a Receber, etc), o ideal mesmo para conseguir esse resultado de maior sinergia é mesmo um sistema de gestão.

Mais segurança

Ao falarmos da questão da segurança do controle de estoque temos que levar em consideração pelo menos dois aspectos na escolha entre planilhas e softwares de gestão.
O primeiro deles é em relação à segurança e fidelidade das informações, pois ao usar uma planilha, o abastecimento dos dados será feito de forma manual, o que sempre permite falhas humanas com possíveis erros de digitação e informação.
Outro ponto a ser observado é a segurança no armazenamento das informações do controle de estoque.  Se todos os números do estoque da empresa estão registrados somente em planilhas armazenadas nos computadores da empresa, todas essas informações podem ficar suscetíveis a problemas como vírus, furtos e até mesmo desastres naturais como enchente ou um incidente como incêndio.
Ao optar por um sistema de gestão, o empreendedor pode se garantir melhor nesses dois aspectos. Afinal, com o sistema os controles são automatizados, o que evita erros de digitação, e as informações ficam disponíveis online e armazenadas em um servidor na internet.

Mais acessibilidade

E falando em informações disponíveis online, está aí mais um ponto positivo para o sistema de gestão na hora de fazer o controle de estoque. Um software com funcionamento na internet pode ser acessado a qualquer hora e de qualquer lugar. Já no caso das planilhas isso não é possível da mesma forma.
Pense, por exemplo, se você tiver uma loja ou uma fábrica com unidades em diferentes locais, como o sistema de gestão online pode facilitar o acesso a todas as informações de forma integrada e ao mesmo tempo. Sem ter que depender de envio de arquivos de dados por e-mail ou outros sistemas internos de comunicação.
Com um controle de estoque feito dentro de um sistema de gestão o acesso fica mais fácil e pode ser feito pelos diversos integrantes de um processo, como representantes comerciais, vendedores, que podem acessar os números de produtos disponíveis de qualquer ponto onde estiverem, seja por meio de um celular, tablet ou computador. 

Mais agilidade

A facilidade de acesso por qualquer meio conectado à internet e a integração automática dos dados do estoque com outros setores da empresa proporcionam ainda mais agilidade em todo o negócio.
Uma agilidade que pode ser fundamental na hora de tomada de decisões que podem trazer impactos positivos ou negativos para a empresa.
E essa rapidez só quem garante a ferramenta de gestão, com seus módulos integrados que já fazem o cruzamento imediato dos dados.
 
E você, como faz o controle do estoque de sua empresa? Ainda usa planilhas ou já partiu para um software de gestão?
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