Bloco K. O que é e quais empresas serão impactadas?

A obrigatoriedade de envio do Bloco K, o Livro de Registro de Controle da Produção e do Estoque (RCPE) entregue na forma digital, terá nova fase em Janeiro de 2019, E para lhe ajudar a entender melhor esta obrigação e estar preparado para ela, iremos trazer aqui algumas informações relevantes para você e sua empresa. Vamos entender o que é o Bloco K? Para podermos entender o que é o Bloco K, primeiramente precisamos entender o que é SPED. SPED é um sistema digital criado pela Receita Federal para que as empresas transmitam as obrigações exigidas para o fisco. Dentro do SPED temos várias obrigações e informações, entre elas, a EFD (Escrituração Fiscal Digital). A EFD é dividida em diversos blocos de informações, e um desses blocos, o bloco que trata do Registro de Controle de produção e estoque, é o chamado Bloco K. O Bloco K é a versão digital do Livro de Registro de Controle da Produção e Estoque, este bloco é composto por registros, onde constam as informações da produção, insumos da produção e estoque escriturado da sua empresa. Devendo ter campos com abertura e encerramento do arquivo, período inicial e final, saldo em estoque de cada produto no último dia do período de apuração, incluindo o código do produto, a quantidade em estoque, o indicador do tipo de estoque, e o código do participante (cliente/fornecedor), entre outras informações referente ao processo de produção. Quem precisa transmitir o Bloco K em 2019? Nesta fase da obrigação, o bloco K deve ser transmitido pelos estabelecimentos industriais classificados nas divisões 11, 12 e nos grupos 291, 292 e 293 da CNAE de forma completa. Os demais estabelecimentos industriais classificados nas divisões 10 a 32; estabelecimentos atacadistas classificados nos grupos 462 a 469 da CNAE e estabelecimentos equiparados a industrial, em 2019 deverão entregar os saldos de estoques escriturados nos Registros K200 e K280. Quais informações devem constar no arquivo? Estes estabelecimentos deverão informar as quantidades referentes aos produtos já prontos, produtos em produção, quantidade de estoque final, matéria prima utilizada, uma relação com os materiais utilizados no processo de produção além de outras informações. Ou seja, o Bloco K é uma obrigação muito importante que exige que o processo de produção da empresa esteja bem alinhado e com as informações corretas, diminuindo assim a possibilidade de fiscalização ou aplicação de multas e penalidades pelo fisco. O arquivo será composto pelas seguintes informações: Quantidade Produzida; Quantidade de materiais consumido; Quantidade produzida em terceiros; Quantidade de materiais consumida na produção em terceiros; Movimentações internas de estoque que não estejam diretamente relacionados à produção; Materiais de propriedade da empresa e em seu poder; Materiais de propriedade da empresa e em poder de terceiros; Materiais de propriedade de terceiros em poder da empresa; Lista de materiais de todos os produtos que são fabricados na produção própria e em terceiros.   Informações que não devem constar no arquivo:   Materiais adquiridos para uso e consumo da empresa; Materiais adquiridos para compor o ativo imobilizado da empresa; Serviços   Como o Bloco K é gerado? Como este bloco trata de informações de controle de estoque da empresa, ou seja, informações do processo interno, o arquivo deve ser gerado pela própria empresa através de um software preparado para coletar estas informações e gerar o arquivo. Por isso, é muito importante que as informações que constam no sistema estejam corretas e atualizadas conforme os processos que a empresa executa. Pois será necessário disponibilizar todas as informações do que aconteceu com o estoque do início ao final do processo produtivo da empresa no período. Em que formato o arquivo deve ser gerado? O Bloco K deve ser gerado no leiaute do SPED. Todas as informações referentes à estrutura do arquivo, ou seja, orientações de quais informações devem constar no arquivo e em que ordem, podem ser encontradas no Guia Prático EFD-ICMS/IPI. Qual o objetivo do fisco com a entrega do Bloco K? A Receita Federal é um órgão fiscalizador, ou seja, o órgão responsável por fiscalizar e garantir que a empresa esteja efetivamente pagando os impostos devidos. É também o responsável por investigar se o contribuinte está agindo de acordo com o que a legislação exige. Hoje, todas as informações enviadas por meio do Sped, Nota fiscal Eletrônica (NF-e), Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e), Nota fiscal de consumidor eletrônica (NFC-e), e outros documentos fiscais, bem como as obrigações eletrônicas exigidas pelo fisco, são recebidas pela Receita Federal, que efetua o cruzamento destas informações, com o objetivo de identificar possíveis sonegações ou fraudes. Então, para a Receita Federal, o principal objetivo é identificar sonegação fiscal, utilizando-se de meios totalmente eficazes para isso. Portanto, e entrega do Bloco K, é mais um meio de fiscalização, onde a Receita conseguirá cruzar as informações, analisar os dados de estoque da sua empresa, e assim, identificar se os impostos estão sendo recolhidos de forma correta. Penalidades referente ao Bloco K Levando em consideração que o Bloco K exige uma série de informações que precisam ser repassadas de forma precisa e sem erros, as empresas que não estiverem com seus processos bem alinhados e corretos, estão passíveis de multas e penalidades. O Bloco K tem previsão de aplicação de multas e penalidades em algumas situações: Ausência de informações: Caso a Receita identifique que a sua empresa não informou algum dado que deveria ter sido entregue, ou seja, deixou de informar alguma situação importante no Bloco K, ou até mesmo não tenha entregue o Bloco K, a multa aplicada pode chegar a 100% do valor devido, e ainda autuação por crime fiscal e sonegação. Incoerência nas informações: Se, ao enviar as informações do Bloco K, a empresa tiver informado alguma situação que não condiz com a realidade, ou que esteja incorreta, a multa pode ser de 3% sobre o valor das transações comerciais envolvidas, além de penalidades estabelecidas pelo fisco Estadual. Atrasos na entrega: Em casos de atrasos na entrega do Bloco K, a empresa fica passível de multa de 1% sobre o valor

Centro de Custos

Centro de Custos O centro de custos pode ser uma ferramenta poderosa para a organização e gestão da sua empresa. Implantar um centro de custo pode ser uma tarefa difícil para alguns empreendedores, confira algumas dicas de como aproveitar e utilizar os benefícios de um centro de custos. O que é um centro de custos? O centro de custos de uma empresa funciona através de divisões, segmentando as áreas em produtivas e administrativas. As áreas produtivas envolvem os custos referentes à produção da empresa, estando diretamente ligada aos processos com os setores, irá depender de como o gestor da empresa decidirá efetuar a segmentação. Os centros de custos que estão ligados às áreas de administração não possuem relação direta com a produção da empresa, mas sim com as atividades que envolvem questões essenciais para o desenvolvimento do negócio, como o RH e a parte da logística. Ou seja, os centros de custos são divisões que segmentam as áreas da empresa, dividindo os processos administrativos e de produção em setores, possibilitando assim uma análise isolada e mais complexa dos custos que envolvem os processos e serviços realizados pela empresa.   Implantando o centro de custos Para efetuar a implantação do centro de custos, é necessário que você conheça todos os custos presentes na sua empresa para que seja possível efetuar a divisão corretamente. Faça um levantamento profundo de tudo que ocorre dentro do cenário do seu negócio e que envolvem custos. Matéria-prima, energia, transporte, alimentação, embalagens, tudo o que envolve uma certa demanda financeira. Essa divisão específica permite que cada área da empresa seja analisada separadamente, permitindo encontrar erros de forma mais fácil e ágil, promovendo melhorias em diversos setores. É necessário que você tenha todos esses dados bem definidos e separados, para isso você precisa de uma gestão financeira impecável dentro da sua empresa. Essa gestão pode ser feita através de um software que facilite todo o processo organizando as informações. Alguns softwares possuem modelos de centros de custo prontos para uso, onde basta você utilizá-los e organizar as informações conforme manda o modelo, auxiliando no trabalho de criar e aplicar o centro de custo. Benefícios de aplicar um centro de Custos Ao aplicar um centro de custos dentro da sua empresa, você terá um maior controle sobre quanto cada setor ou processo gasta e gera de lucro, permitindo que você saiba onde sua empresa está ganhando mais e onde está com problemas. Implantar centros de custo permite que você obtenha uma análise geral de toda a parte financeira da sua empresa e ao mesmo tempo detalhada, podendo analisar a fundo cada área que foi dividida e inserida no centro de custo. Essa análise possibilita um maior desenvolvimento dentro da sua empresa, afinal você terá um controle enorme sobre toda a parte financeira e que envolve cada processo que ocorre dentro do seu negócio. Saber de forma completa e eficiente informações a respeito do financeiro é sempre um ponto forte para as empresas, quanto mais organização e conhecimento você tiver a respeito do seu próprio cenário comercial, partindo de dentro da sua empresa, mais vantagens você terá em relação à concorrência. Quem deve utilizar os centros de custo Os centros de custo podem ser utilizados tanto pelas grandes como pelas pequenas empresas e, em ambos os casos, é importante realizar a gestão financeira, pois o centro de custo é justamente para isso. No entanto, você deve analisar se a sua empresa está realmente preparada para utilizar esse recurso, que envolve uma maior organização e atenção. O ideal é utilizar o centro de custos quando sua empresa possui diversos setores que envolvem lucros e gastos, necessitando uma análise isolada de cada fator para conseguir interpretar e ter um panorama melhor do seu ambiente interno. Se utilizar o centro de custo for criar um problema e um elemento a mais que acabe por prejudicar o seu rendimento e gestão, é melhor esperar para que sua empresa esteja madura o suficiente para utilizar desse recurso. Apuração de gastos com o centro de custos Através dos centros de custo é possível realizar uma apuração precisa das questões financeiras da sua empresa, você pode seguir uma ordem para facilitar: Definir o centro de custo: A primeira etapa é definir separadamente os processos que a empresa realiza e os custos relacionados, é interessante fazer uma planilha para uma melhor visualização, organizando dos custos mais baixos até os mais altos. Classificar os custos: Realizar a categorização dos custos é essencial para a organização, separar entre gastos internos, externos, fixos e variáveis. Assim você terá melhor entendimento das finanças da empresa. Essas informações devem estar contidas em uma planilha ou algum sistema que tenha uma boa visualização, pois quanto mais organizado, melhor. Gastos e volume de produção: Verificar se os gastos estão coerentes com o volume de produção é essencial para saber se estão ocorrendo desperdícios nos processos. Separando os gastos, você será capaz de identificar o quanto cada setor produz e exige de verba. Se o resultado final estiver causando prejuízo à empresa, é necessário repensar e analisar em qual setor o investimento não está sendo feito de maneira correta. Carência e investimento interno: A sua empresa pode ter potencial para gerar muito mais receita, no entanto, isso não está ocorrendo por uma aplicação errada de investimentos nos setores. Você deve verificar se cada setor está recebendo a atenção necessária e se as expectativas estão sendo atendidas. Transferência de recursos: Uma grande vantagem do centro de custos é a possibilidade de analisar os setores e distribuir investimento de um para o outro, no caso, da área administrativa para a operacional, mas antes é preciso garantir que a área operacional precisa de investimento e de que a administrativa está apta a atender estas necessidades Controle do centro de custo: Deve ser definida uma estratégia para que o centro de custo seja analisado periodicamente através de como ele está inserido, seja uma planilha ou um sistema, será esse controle que permitirá a tomada de decisões que influenciará no

O que é ERP? Clique aqui para saber

Planejamento dos Recursos da Empresa é o significado, em português, da sigla ERP (Enterprise Resource Planning), que nada mais é do que um sistema que gerencia diariamente as tarefas da empresa. Cuida desde o administrativo ao operacional. Organiza o trabalho colocando em prática regras de negócio para compreender os processos e funções realizadas na empresa. Ao invés de usar vários softwares separados, torna-se mais eficiente o uso de um que você possa utilizar integrando todos os ramos da empresa, e é exatamente isso que a solução de ERP oferece. ERP é dividido em vários módulos onde cada um é responsável por um setor da empresa, se integrando naturalmente, senso assim um ciclo infinito de interações entre os módulos e com o meio externo através da entrada e saída de bens. Um exemplo de uso desse sistema é poder examinar como as vendas estão, podendo identificar quando algum produto não está se saindo muito bem no mercado, desenvolvendo assim um novo plano para melhorar essa situação. Benefícios e desvantagens Dentre os benefícios que as empresas que utilizam ERP estão: Redução de custos de TI. Redução de tempo de ciclo de ordens Maior rapidez no tempo de fechamento contábil. Diminuição de pessoal e estoques. Aumento de produtividade. Maiores lucros. Melhoria em processos de suprimentos, de gestão de caixas, de logística e manutenção.   Com as mudanças no mercado a modernização é fundamental. Porém queremos aqui apresentar a você não só as flores, mas também alguns possíveis espinhos, como: Grande custo para a implementação. Instalação demorada. Risco de erros inesperados do sistema e com isso possível queda de desempenho. Problemas com suporte caso o fornecedor seja vendido ou encerre suas atividades. Dependência, pois quando o sistema fica indisponível as atividades da empresa podem ser prejudicadas.   Por que ter ERP na sua empresa? Toda empresa preza pela organização e eficiência para seu melhor funcionamento e resultados. Não só para iniciar no mercado como também para continuar crescendo, é necessário se ter um gerenciamento adequado dos recursos e adotar a solução de ERP pode ser uma aliada nesse caminho. Esse sistema registra informações de compras, pagamentos, produtos, clientes, e outros dados, integrando todos os seguimentos a partir do que foi configurado pela instituição no software. Com o ERP sua empresa terá: Economia de tempo. Controle de resultados. Mais agilidade. Organização. Fácil gerenciamento de trabalho. Seguro armazenamento de dados e informações sobre o negócio. Trabalhar informações mais refinadas e precisas. Visão ampla dos negócios. Integração de áreas e tarefas empresariais. Evita retrabalho e falhas humanas. Fácil comunicação entre setores. Mais produtividade e menos gastos.   Como implementar essa solução? Cada companhia tem suas peculiaridades, tendo que levar em conta na hora da escolha do sistema suas atividades e estratégias operacionais, pois o software só irá funcionar de maneira efetiva se pelo menos as informações principais da empresa forem diagnosticadas. Além disso é preciso definir também qual o tipo de licenciamento, no intuito de controlar gastos, podendo a instalação ser em servidores próprios ou em servidores terceirizados (cloud computing).   Vantagens da instalação em servidores terceirizados: Menor custo. Sem preocupação com servidores ou atualizações. Sem manutenção. Acesso facilitado para quem está fora da empresa.   Desvantagens da instalação em servidores terceirizados: Gastos maiores em longo prazo. Pagamento periódico.   Questionamentos sobre o licenciamento a ser escolhido devem ser muito bem estudados antes de tomar uma decisão para a empresa não sofrer riscos e ser ter a melhor escolha para suas atividades. É importante lembrar que esses sistemas assim que implementados, não começam a atuar instantaneamente, podendo levar semanas ou meses. Conforme o tamanho da empresa os provedores precisam de mais ou menos tempo para adaptação do programa aos negócios e processos da empresa, além de ter que avaliar, migrar informações, integrar setores e fazer testes.   Para que serve? Já que todas as informações ficam contidas em apenas um lugar, integrando os departamentos e informações, controlando a economia e estratégias, isso pode fazer com que a empresa se torne mais competitiva no mercado apenas com os melhoramentos que o ERP traz, como: Facilita os processos operacionais da companhia, trazendo o benefício de uma empresa eficiente. Controle de estoque, prazos e custos. Traz segurança para as informações. Informações sólidas e confiáveis. Automatiza tarefas, aumentando a produtividade. Ter melhor coordenação, já que é integrada.   Minha empresa é de pequeno a médio porte, e agora?  Ao contrário do que muitos pensam, não são apenas grandes companhias que podem fazer uso dessa solução, pequenos e médios negócios também fazem parte desse meio, podendo fazer sua empresa crescer ainda mais rápido e com melhor qualidade. Em um negócio que tem poucos funcionários e com essa solução, quem comanda tem fácil alcance as informações como lista de clientes, pedidos, estoque, entre outros, agilizando tarefas que se tivesse que fazer manualmente como procurar em planilhas, cadernos e documentos, perderia muito tempo. Sistemas mais simples são implementados em empresas de pequeno e médio porte, tornando-os assim mais rápidos, e em muitos casos não é preciso nem instalar, o serviço funciona nas nuvens. Os softwares de ERP estão cada vez mais se preparando para atender pequenas e médias empresas, pois são as maiores criadoras de empregos no país, já que existem em grande quantidade, principalmente agora que as pessoas estão progressivamente abrindo negócios próprios. Para se manter no mercado é preciso empregar em tecnologia.

Como emitir nota fiscal eletrônica: confira o passo a passo

Você sabe como emitir nota fiscal eletrônica? Esse documento obrigatório que comprova a venda de produtos ou serviços é útil para a arrecadação de tributos por parte do governo, e por isso, as empresas que não emitem o comprovante cometem crime de sonegação fiscal — vale ressaltar que somente o MEI (Microempreendedor Individual) não é obrigado a efetuar o lançamento. Sem dúvida, as notas fiscais são fundamentais aos negócios. E você, está interessado em saber mais sobre o assunto? Neste post explicaremos com mais detalhes a importância de emitir o documento, como lançá-lo e por que você precisa começar o quanto antes a emiti-lo. Acompanhe a seguir! Qual é a importância de emitir a nota fiscal? Como já destacado neste artigo, as companhias que não lançam o comprovante cometem crime de sonegação fiscal. Vale lembrar que quem descumprir a norma, estará sujeito a ficar de seis meses a dois anos presos, e a multa varia entre duas e cinco vezes o valor do tributo. Dessa forma, a emissão do documento garante a legalidade da sua empresa. Além disso, há uma questão ética e de transparência com o seu cliente. Isso porque ele saberá o que comprou e, caso queira, poderá escolher entre trocar o produto, pedir a devolução da quantia paga ou redução de preço, caso tenha adquirido um item mais barato, por exemplo. Como emitir o documento? Para emitir o documento a sua empresa precisará seguir alguns passos. Explicaremos sobre cada um deles a seguir. Continue lendo! Saiba que tipo de nota fiscal a sua empresa deve emitir Existem vários tipos de notas fiscais e eles variam conforme a atividade da sua empresa. As principais formas do comprovante são: Nota Fiscal de Serviços (NFS-e): é usada por negócios ou pessoas jurídicas (profissionais liberais, autônomos etc) que prestam serviços; Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e): é emitida por empresas que fazem o transporte de cargas; Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e): trata-se do cupom entregue ao consumidor. Esse tipo de documento é muito usado no varejo; Nota Fiscal Eletrônica (NF-e): esse modelo costuma ser mais utilizado nas transações entre pessoas jurídicas e pode ser operado nas negociações comerciais de um produto ou serviço. Tenha um certificado digital Para emitir o documento é necessário ter um certificado digital, que se trata de uma assinatura utilizada por pessoas físicas ou jurídicas que valida a nota fiscal. Funciona, portanto, como uma identidade eletrônica, e ela é usada para fins de identificação no ambiente virtual. Credencie a sua empresa na Secretaria da Fazenda Trata-se de um dos detalhes mais importantes de como emitir nota fiscal eletrônica. Isso porque a empresa precisa ter a permissão e ser credenciada pela Secretaria da Fazenda do seu estado para emitir o documento. Procure por um programa de emissão de nota fiscal Após todas as etapas citadas, você precisa encontrar um programa que faça a emissão do documento. Os softwares facilitam o cotidiano dos negócios, tornando a contabilidade simples, prática e descomplicada. Existem várias opções disponíveis no mercado com diferentes preços. No momento da escolha, procure por características e componentes que sejam importantes no dia a dia do negócio, além de ter uma boa usabilidade, ou seja, ser fácil de usar. Qual é a importância de lançar as notas o quanto antes? As notas fiscais apresentam vários benefícios aos negócios, e por isso, apresentaremos abaixo os principais motivos para o seu negócio investir o quanto antes na emissão desse documento e pensar em alternativas sobre como emitir a versão eletrônica. Continue lendo! Profissionalizar o negócio Primeiramente, a emissão das notas fiscais eletrônicas profissionaliza o seu empreendimento. Isso ajuda a aumentar a credibilidade da empresa e facilita o fechamento de futuros negócios. Economia de custos Isso acontece porque não há necessidade de destinar um espaço para guardar os documentos. Os comprovantes fiscais ainda podem ser enviados por e-mail — ou seja, você não precisa gastar com Sedex e motoboy. A sua empresa também economizará papel, pois não haverá gastos com impressora, tinta e bobina. Esse detalhe também elimina uma série de custos relacionados ao empreendimento. Economia de tempo Você não precisará procurar de pasta em pasta para encontrar uma determinada nota fiscal antiga. Por meio do portal da Nota Fiscal Eletrônica é possível consultar o comprovante de qualquer lugar e quando desejar. Para isso, basta incluir a chave de acesso de 44 dígitos do Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANFE) e o código que aparece ao lado da área de acesso. Dessa forma, você economiza tempo, já que não será necessário passar horas e mais horas até encontrar os documentos antigos. Otimização do espaço Não será necessário destinar várias prateleiras ou gavetas para guardar as notas fiscais. Afinal de contas, tem muitos documentos que realmente precisam ser armazenados. Um comprovante eletrônico, por exemplo, precisa ser guardada por, no mínimo, 5 anos. Com o advento do comprovante eletrônico, esse problema acabou, pois, a partir de agora, é possível guardar os documentos no computador — muito prático isso, concorda? Redução de erros Como o sistema é todo informatizado, a nota fiscal eletrônica ainda tem a vantagem de reduzir erros e acabar com equívocos causados pela digitação incorreta. Isso evita o retrabalho de vários procedimentos da empresa, o que significa uma economia de dinheiro e tempo do seu negócio. Otimização do controle financeiro Como o acesso a esses documentos é rápido e prático, fica fácil para a sua empresa realizar o controle financeiro. Você consegue ver com mais clareza todas as receitas e despesas do seu empreendimento. A partir disso, pode-se analisar aquilo que está dando certo e desenvolver ações com intuito de melhorar os lucros. Essas informações ainda permitem que sejam feitas análises em relação aos possíveis custos que podem ser cortados. As notas fiscais eletrônicas são importantes para profissionalizar o negócio e oferecem vários benefícios às empresas. Entre eles estão a redução de custos, diminuição de erros, economia de tempo e utilização do controle financeiro. A emissão desses documentos, portanto, é indispensável aos negócios. Agora que você já sabe como emitir uma nota fiscal eletrônica, entre em

Escritório de contabilidade: Atraia novos clientes com marketing digital

Você sabia que 72% dos compradores B2B — empresas que fazem negócios com outras empresas – começam uma pesquisa para aquisição de um produto ou serviço pela internet? Esse dado pode não ser a maior novidade que você vai ler hoje, mas este pode ser mais relevante: desses compradores, 70% voltam a pesquisar duas ou três vezes antes da tomada de decisão e um escritório de contabilidade não é diferente. Os dados são da Pardot, uma plataforma de automação focada em vendas B2B criada pela Salesforce, empresa por trás de uma das plataformas de CRM (Gestão de Relacionamento com o Cliente) mais conceituadas do mundo. Diante destes números, pense bem: se as empresas aí da sua cidade ou região buscarem por um escritório de contabilidade, será que vão encontrar a sua empresa em uma dessas buscas na internet? E se encontrarem, qual é o conteúdo que você oferece a elas? O seu site está atualizado? Nele, existe um blog corporativo com informações importantes para o seu público? Na sequência, vou te mostrar como atrair novos clientes usando o marketing digital. Você entenderá melhor as estratégias de marketing digital e como aplicá-las no seu escritório de contabilidade. Veja o que vai encontrar: O que é uma estratégia de marketing digital e como ela pode ajudar a sua empresa a conquistar clientes? Como montar uma estratégia de marketing digital para a sua empresa? Crie conteúdos que ajudem seus clientes no dia a dia. Torne-se mais relevante para eles. O que muda para a sua empresa diante da ascensão da nova economia digital? O que é uma estratégia de marketing digital e como ela pode ajudar a seu escritório de contabilidade a conquistar novos clientes? O marketing digital, ao contrário do marketing tradicional, não fica restrito em somente “anunciar” produtos e serviços em comerciais de TV, anúncios em jornais, revistas e outdoors. Embora estas ferramentas ainda sejam usadas, uma estratégia de marketing digital bem definida vai além do anúncio e oferecendo chances maiores de captar novos clientes, de aumentar o relacionamento com os atuais e de entendimento profundo dos problemas e necessidades de todas essas empresas. Uma estratégia de marketing digital possibilita a definição de objetivos mais específicos, direciona as ações a um público bastante segmentado e consegue mensurar de forma consistente os resultados alcançados. Você pode saber exatamente quantos clientes novos o seu investimento gerou em um determinado mês, por exemplo. Por ter um volume imenso de tráfego diariamente, a internet possibilita a empresas de portes variados alcançarem resultados positivos fazendo investimentos condizentes com o seu tamanho. Investir em uma estratégia de marketing digital normalmente é mais barato do que em meios tradicionais. Além disso, como já citamos, as ações são direcionadas a quem interessa. Entre tantas vantagens de uma estratégia de marketing digital para o seu escritório de contabilidade, veja  algumas que podem ajudar a conquistar bons resultados e como consequência, novos clientes: Analisar e mensurar os resultados em cada ação; Criar autoridade perante o seu público; Conduzir seus leads (potenciais consumidores que demonstraram algum tipo de interesse na sua marca) pela jornada de compra; Interagir com clientes; Gerar oportunidades para venda mais preparadas e alinhadas com o seu negócio; Direcionar de campanhas para o público-alvo. Com uma estratégia de marketing digital bem definida, o escritório de contabilidade vai atrair clientes com o perfil ideal, sem “atirar para todos os lados”. As ações de venda são muito mais certeiras, pois os contatos serão realizados com os melhores possíveis clientes. Por exemplo, se o seu escritório de contabilidade é especialista em serviços para Cooperativas ou Hotéis, através de um trabalho de marketing digital você pode divulgar o trabalho da sua empresa para estes públicos específicos somente, pois a internet permite esse tipo de segmentação. Assim é possível atingir um público com perfil mais alinhado ao que você precisa atingir. Como montar uma estratégia de marketing digital para a sua empresa? Agora que você está mais familiarizado com o que é uma estratégia de marketing digital, chegou a hora de saber como montar uma estratégia na prática, usando as ferramentas disponíveis. Por onde começar? Primeiro, você precisa saber onde o seu escritório de contabilidade está, aonde quer chegar e quais serão os objetivos de usar o marketing digital. Conhece esse ditado popular: “para quem não sabe onde quer ir qualquer caminho serve”? Sem fazer um autodiagnósticoautodiagnostico, uma estratégia de marketing digital não será tão eficiente quanto poderia ser. Tenha em mente o que você quer! PS: da mesma forma que uma empresa precisa se planejar para crescer, no marketing não é diferente. Este é o ponto de partida, e é fundamental! Defina as propostas de valor da sua empresa Espera, não estamos falando em valor de mercado, do tipo: “quanto vale a sua empresa ou qual é o preço dos seus serviços”? Mas sim, o valor percebido por meio dos benefícios que você entrega para o seu cliente: Monte uma proposta de valor listando os seguintes itens: Qual é o problema que o seu escritório de contabilidade resolve; Quais benefícios o seu cliente tem; Qual é o seu diferencial no mercado; Como você faz para resolver o problema apresentado; Como você faz para gerar confiança; Esses são alguns exemplos do que você precisa ter na sua proposta de valor. Aqui, o grande desafio é fazer tudo isso em uma (ou duas) frase curta e objetiva, e ainda de fácil entendimento. Veja o exemplo abaixo, onde as principais soluções que a empresa oferece estão na primeira página do site. São duas frases objetivas, mensuráveis e específicas:   Conheça profundamente o perfil de seus atuais clientes e defina qual é o ideal para o seu escritório de contabilidade Seja sincero: você realmente conhece o perfil dos seus clientes? Possui bastante informações sobre as empresas que contam com o trabalho do seu escritório de contabilidade? Defina o perfil ideal de cliente que você quer atender. Pense no tamanho, ramo, estrutura ou tipo de cliente que você consegue entregar os melhores resultados, e foco neles! —

10 técnicas de vendas imprescindíveis para o varejo

A prática das técnicas de vendas é essencial para qualquer negócio. Afinal, se ele não vender, não conseguirá receitas e, consequentemente, não será sustentável. Em um cenário de crise e com um mercado bastante concorrido, esse assunto ganhou ainda mais importância no varejo. As técnicas de vendas ajudam o público a entender melhor as suas necessidades e a eliminar as principais objeções ou dúvidas sobre fazer a compra de algum produto ou serviço. Você está interessado no assunto? Neste post, abordaremos as principais práticas de vendas e explicaremos como elas ajudam a fidelizar o cliente. Acompanhe a seguir! 1. Conheça o seu produto ou serviço Vivemos uma era em que as pessoas têm cada vez mais acesso à informação. Uma simples pesquisa realizada em um site de busca fornece vários dados para os consumidores. Dessa forma, é fundamental que os vendedores saibam detalhadamente o que estão vendendo. O conhecimento de detalhes técnicos ajuda a esclarecer possíveis dúvidas que os clientes possam ter antes de fazer a compra. Isso garante mais segurança ao consumidor. Consequentemente, as chances de ele adquirir um produto ou serviço da sua empresa aumentam. 2. Valorize o que está oferecendo Além de conhecer o que está sendo vendido, é importante sempre valorizar o que está oferecendo. Caso contrário, será mais difícil da venda acontecer. Isso porque, para que os outros acreditem no seu serviço, você precisar acreditar nele primeiro. Procure mostrar o que a empresa tem de melhor em relação à concorrência e explique como o cliente se beneficiará com a compra do seu produto ou serviço. Algumas sentenças como “isso significa que”, “isso quer dizer que” ou “isso serve para” ajudam bastante nesse momento. 3. Entenda o motivo da compra Busque entender o motivo que faz o consumidor adquirir um produto ou serviço. Por exemplo, muitas pessoas que começam a fazer academia buscam melhorar o seu condicionamento físico ou ter uma vida saudável. Vários indivíduos que decidem estudar inglês querem aumentar as suas chances no mercado de trabalho (no Brasil ou no exterior). Compreender o que o cliente deseja é a melhor maneira de promover o produto. Você pode aproveitar esse conhecimento para destacar a sua solução como a mais apropriada para atender às expectativas das pessoas. 4. Ajude o cliente a entender o que ele precisa É comum uma pessoa não saber o que está procurando ou não ter certeza absoluta no momento da compra. Nessas situações, as chances de venda aumentam muito quando o vendedor consegue entender o desejo e solucionar o problema da pessoa. Portanto, é função desse profissional conversar com o consumidor e entender a sua necessidade. A partir disso, o vendedor poderá oferecer o produto adequado e o cliente poderá concretizar a transação, saindo satisfeito da loja. 5. Estabeleça uma relação de confiança com o consumidor Trata-se de uma das técnicas de vendas mais importantes no varejo — uma vez que a confiança é a base da venda. Vale lembrar que quando o indivíduo desconfia de alguma informação, ele pode hesitar e não fechar o negócio. Você deve estar se perguntando: como fazer o consumidor confiar em mim? Primeiramente, procure ser o mais claro possível na apresentação da oferta. Converse com o cliente, seja simpático e se disponha a ajudá-lo. 6. Seja flexível Os bons profissionais conseguem se adaptar a muitas situações diferentes. Caso você consiga moldar as suas atitudes de acordo com a personalidade do consumidor, tudo tende a ficar mais fácil na hora das negociações — e elas podem resultar em compra. 7. Crie estratégias novas Uma ótima ideia para atrair e conquistar clientes é criar estratégias de vendas. Elas podem ser elaboradas juntamente com outras pessoas, como amigos, colegas de trabalho ou familiares. Essa prática é conhecida como brainstorming, que significa “tempestade de ideias” em português. A partir da contribuição de cada um, é possível reunir as melhores experiências e usá-las como estratégias para criar uma cartilha de técnicas de vendas diferentes e inovadoras ao seu negócio. 8. Nunca subestime o cliente Não vale a pena tentar enganar o consumidor, porque ele tem acesso a um volume maior de informações sobre o produto que você vende e está mais consciente em relação aos seus direitos. Dessa forma, qualquer tentativa de fraude será identificada pelo consumidor. Nessa situação, ele não fechará negócio com você e a imagem da sua empresa poderá ser prejudicada no mercado. 9. Preocupe-se com o pós-venda Uma das principais dicas é nunca se esquecer do cliente, mesmo depois da venda concretizada. O pós-venda é a fase final para conquistar o consumidor, fazendo com que ele volte a fechar outros negócios com você e indique a sua empresa. Após a finalização da venda, entre em contato com o consumidor e pergunte o que ele achou sobre o produto ou serviço oferecido pela companhia. Veja se a pessoa tem alguma dica ou questionamento a fazer. Demonstre também que se importa com a experiência que a pessoa teve ao fazer a compra. 10. Invista em marketing Tenha um setor de vendas alinhado ao marketing do seu negócio. Produza campanhas que sejam efetivas e capazes de transmitir os valores e a mensagem da marca ao público. Isso contribui para que as pessoas tenham identificação e se lembrem mais da sua companhia. O marketing ajudará a sua empresa a desenvolver estratégias capazes de atrair o público, definir onde anunciar a sua marca (veículos tradicionais — como rádio, televisão, impressos etc — ou redes sociais — como Facebook, YouTube, entre outras), estipular preços e outras questões. As técnicas de vendas, portanto, ajudam os negócios a conquistar mais clientes. Isso acontece porque o vendedor faz uma boa apresentação e valoriza o produto ou serviço que está sendo vendido, entende os motivos que fazem as pessoas comprarem, estabelece uma relação de confiança e está sempre disposto a ajudar o consumidor. Essas práticas são imprescindíveis para a otimização dos resultados do varejo. Agora que você já conhece as principais técnicas para vender, leia nosso post com dicas para aumentar as vendas e saiba como fazer a sua empresa lucrar mais!

Contabilidade para não contadores: 5 dicas imperdíveis!

Entender sobre finanças, economia e outras áreas correlatas às atividades contábeis é essencial para as pessoas que desejam empreender ou então para quem já tem o próprio negócio. Apesar disso, muitas vezes, há falta desse tipo de conhecimento, o que gera muitos problemas para as organizações. Foi pensando nisso que elaboramos este post, que poderá servir como espécie de guia de contabilidade para não contadores. Siga conosco e veja 5 dicas imperdíveis para se dar bem nos negócios. 1. Entenda o que é patrimônio Chamamos de patrimônio todo o conjunto de bens, direitos e obrigações que uma pessoa, que pode ser física ou jurídica, possui. Além disso, também fazem parte do patrimônio de um indivíduo ou empresa as obrigações que ele deve, ou seja, as suas dívidas. Assim, os bens e direitos são chamados de ativos, enquanto as obrigações são chamadas de passivos. Veja um breve resumo de todos esses conceitos. 1.1 Bens Os bens são itens que têm valor econômico e que podem ser convertidos em dinheiro, caso seja da vontade de seu proprietário. 1.2 Direitos Tratam-se de valores ou recursos que uma pessoa física ou jurídica deve receber, mas que ainda não estão em sua posse. De maneira geral, são valores que, no futuro, gerarão fluxo de capital no sistema patrimonial da organização. 1.3 Obrigações Chamamos de obrigações os valores que precisam ser pagos para os credores da empresa ou indivíduo. Desse modo, fazem parte dos passivos da organização, pois quando há um acordo com devedores, por exemplo, a empresa tem uma obrigação de fazer pagamentos a outra pessoa física ou jurídica. 2. Conheça o conceito de balanço patrimonial Muitas pessoas fazem confusão e pensam que balanço patrimonial e patrimônio são a mesma coisa. Isso é uma inverdade, pois o balanço patrimonial é um documento que apresenta o levantamento de tudo o que a empresa tem. Assim, esse documento apresenta detalhadamente todos os ativos e passivos do negócio, deixando clara qual é a sua situação contábil em determinado momento. Ele pode ser muito útil para auxiliar o empresário na correta tomada de decisões em seu negócio. O balanço patrimonial também é importante para que a empresa conheça o seu patrimônio líquido. Por patrimônio líquido entende-se o valor de todos os ativos com os passivos já subtraídos. Esse cálculo só pode ser feito com a elaboração desse documento. 3. Analise o fluxo de caixa Uma das ferramentas contábeis mais importantes para as empresas é o fluxo de caixa, pois é ele que controla todas as movimentações financeiras de uma organização. Em palavras simples, o fluxo de caixa é o registro de todo o dinheiro que entra e todo o dinheiro que sai da empresa. É altamente recomendável que as empresas, principalmente os comércios, façam um resumo diário do seu fluxo de caixa, observando todas as entradas e saídas do dia, ao final do expediente. Além disso, também deve ser feito um controle semanal e mensal, para que seja possível ter uma visão real dos lucros da organização e, assim, obter mais renda. Se, ao realizar o fluxo diário do caixa, o dono de um restaurante perceber que recebe pouco dinheiro às segundas-feiras, por exemplo, ele pode criar promoções, como oferecer descontos a quem for ao estabelecimento nesse dia. Assim, mais pessoas terão interesse em almoçar no local e isso injetará mais dinheiro no caixa em um dia da semana que é problemático. Como podemos perceber, o fluxo de caixa é uma ferramenta estratégica e que está diretamente ligada aos lucros de uma empresa. 4. Saiba quais são os diferentes regimes tributários Os regimes tributários são uma parte muito importante da contabilidade para não contadores. Isso porque uma má opção feita, nesse sentido, pode gerar pagamentos de impostos e tributos de maneira inadequada. Isso acabará comprometendo a saúde financeira da organização e até mesmo causar problemas com a Receita Federal. A legislação vigente possibilita a adoção de três regimes tributários. Explicaremos cada um deles, brevemente, na sequência. 4.1 Lucro Real O regime chamado de Lucro Real obriga que seja feito um cálculo exato de quanto a empresa ganhou no período de um ano, com as despesas já descontadas. Assim, para saber o valor que deverá pagar em impostos, a empresa devera saber exatamente quanto foi a sua lucratividade. O valor do Lucro Real deverá ser utilizado como base para os cálculos de valores que serão pagos de Imposto de Renda (IR) e da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL). Também nesse regime, o Programa de Integração Social (PIS) e a Contribuição para Financiamento de Seguridade Social (COFINS) são determinados de acordo com um regime que não é cumulativo. 4.2 Lucro Presumido Esse tipo de regime é mais simples que o anterior e se baseia em um lucro que é estimado, de acordo com os padrões de percentuais que são aplicados na receita no momento em que a organização faz as suas tributações. Quem optar pelo Lucro Presumido, no entanto, não pode utilizar os valores gerados pelo PIS e COFINS, pois não há o enquadramento de forma cumulativa. Apesar disso, as alíquotas são mais baixas do que as do Lucro Real. 4.3 Simples Nacional O regime tributário chamado de Simples Nacional é o mais indicado para as empresas que podem se enquadrar nessa modalidade, que são as organizações que faturam menos de R$ 4.800.000,00 por ano. Nesse caso, são recolhidos os tributos de IR, CSLL, PIS, COFINS e outros em uma única guia, que precisa ser paga pela organização. 5. Pense na contabilidade como a linguagem dos negócios A contabilidade precisa ser vista nas empresas como a linguagem dos negócios, ou seja, é por meio de suas ferramentas que uma organização pode negociar dívidas, tomar decisões estratégicas e promover ações que visem o aumento de sua lucratividade. É por isso que, mesmo não sendo um profissional da área, é necessário que os empresários tenham conhecimento nessa área e assim consigam tocar os seus negócios de maneira correta e garantindo a sua sobrevivência e legalidade. Gostou de saber mais sobre os conceitos de contabilidade para

Por que a integração de processos é importante? Entenda

A integração dos processos contábeis e fiscais é extremamente relevante para as empresas e gera vantagens tanto para os contadores, quanto para os seus clientes, ou seja, os empresários. Nesse contexto, a tecnologia precisa ser uma aliada das organizações, pois é por meio de sistemas de gestão, e da chamada contabilidade em nuvem que se torna possível fazer a integração de processos nas empresas. Ter um sistema que possibilite que as tarefas sejam integradas só oferece vantagens para os negócios. Quer conhecer os os benefícios que fazem com que essa prática seja tão importante? Então, continue a leitura deste post e confira! Economia de tempo Vivemos em uma época em que tudo precisa ser resolvido de forma ágil e as pessoas precisam ser multitarefas. Por isso, o tempo é algo cada vez mais valorizado e a automatização das atividades é algo muito relevante, estando diretamente ligada à integração contábil. Além de demandar menos tempo para as operações contábeis na empresa e no escritório de contabilidade contratado, os resultados apresentados são mais efetivos e dão origem a relatórios que podem ser acompanhados por contadores e clientes, possibilitando maior qualidade de gestão. Agilidade nas entregas As empresas precisam entregar diversos documentos e itens fiscais para a Receita Federal e outros órgãos. Caso essas legislações não sejam cumpridas, a organização pode sofrer penalidades, como o pagamento de altas multas. Assim, ter agilidade nas entregas é algo extremamente relevante, e um sistema de gestão que garante a integração de processos é a ferramenta ideal para que isso realmente se efetive. Padronização dos históricos Os lançamentos contábeis de uma empresa não devem ser feitos de qualquer forma e, com uma grande diversidade de expressões, nem um mesmo procedimento. Por isso, é importante adotar um padrão. Ao fazer a integração contábil, os sistemas automaticamente salvarão históricos de lançamentos antigos, gerando assim, uma espécie de layout que pode garantir uma padronização de tudo o que é lançado. Organização Manter a empresa sempre muito bem organizada garante que os trabalhos sejam feitos com qualidade e eficiência. Além disso, com os documentos em ordem, o escritório contábil responsável pela organização fiscal da companhia também terá recursos para executar as suas funções com maestria. Isso fará, também, com que o contador tenha um papel mais estratégico e menos operacional ao desempenhar as suas atividades, atuando mais como um consultor empresarial do que como um mero prestador de serviços. Diminuição do retrabalho O retrabalho é algo muito comum no setor contábil quando não existe uma integração das atividades. Isso acontece porque calcular manualmente as horas trabalhadas pelos funcionários, ou a quantia de dinheiro que pode ser investida para a compra de novas mercadorias, costuma demandar um tempo excessivo. Além do tempo gasto, essas atividades realizadas no modo manual podem acabam causando erros graves, ou mesmo fatais, para a saúde financeira e para a organização de um negócio. Com um sistema integrado, é possível executar mais facilmente tarefas como controlar a jornada de trabalho dos colaboradores, o que traz muito mais facilidade ao momento de fechar a folha de pagamento mensal. O mesmo ocorre com as outras áreas da empresa que são integradas em um mesmo ambiente digital. Facilidade na elaboração do planejamento tributário O planejamento tributário é extremamente relevante para as empresas, pois é ele que garante o enquadramento do negócio de acordo com os regimes escolhidos, garantindo, assim, a legalidade do negócio. Esse documento também é importante para que a empresa possa buscar as menores alíquotas possíveis, além de obter mais transparência nas contas a pagar ou a receber. Com a integração de todas as áreas que envolvem dinheiro ou recursos contábeis, ficará muito mais fácil ter uma visão ampla do negócio e, assim, fazer um planejamento tributário completo e que realmente possa ser executado com eficácia. Auxílio na elaboração do balanço patrimonial Assim como o planejamento tributário, o balanço patrimonial é essencial para as empresas e deve ser realizado cotidianamente para que as organizações mantenham seus diversos setores em ordem e consigam cumprir com as exigências da legislação. Para fazer a elaboração do balanço patrimonial, é preciso ter ciência de tudo o que a empresa possui, como: a sua infraestrutura; o seu maquinário; as suas contas bancárias; os itens ;em estoque; os valores a receber ou as dívidas que precisa pagar. Desse modo, com a integração das atividades contábeis em um único sistema de gestão, fica muito mais fácil ter acesso a todas essas informações e fazer um balanço patrimonial ainda mais completo. Melhora da relação profissional entre empresa e contador A integração de processos também proporciona uma melhor relação profissional entre a empresa, o contador e os demais colaboradores do escritório contábil, já que o prestador de serviços contábeis e a direção da companhia poderão se reunir cotidianamente para pensar juntos em novas estratégias, aumentando a proximidade entre si. A qualidade dos serviços que a integração oferece também fará com que haja mais transparência no trabalho entre o escritório de contabilidade e a empresa contratante, gerando, assim, uma relação de confiança mútua. Satisfação do cliente Quando um contador indica um sistema de gestão que possibilita a integração de processos para os seus clientes, logo eles perceberão a eficácia desse tipo de programa. Afinal, os benefícios que eles terão serão muitos. Os resultados positivos, certamente, farão com que os seus clientes tenham mais satisfação pelo serviço prestado por você e poderão indicar o seu trabalho para outros empresários, o que pode fazer com que você aumente a sua cartela de parceiros. Como você pode perceber, ter um software de gestão é fundamental para a integração de processos no meio empresarial. Essa ferramenta fará com que todos os procedimentos sejam mais ágeis e produtivos, gerando todos os benefícios anteriormente citados, tanto para você, quanto para os seus clientes. O Myrp é um sistema de gestão que tem funcionalidades contábeis integradas e que pode ser muito relevante para que você indique aos seus clientes. Assine a nossa newsletter e receba em seu e-mail materiais interessantes como esse, sempre em primeira mão.

Como melhorar a produtividade? Tudo que você precisa para conseguir!

Você tem uma boa produtividade no trabalho? Caso a sua resposta não tenha sido positiva, é necessário que você reveja alguns conceitos e avalie a forma como desenvolve as suas atividades, pois ser produtivo é essencial por uma série de motivos. Quando falamos em produtividade, vale ressaltar que estamos nos referindo ao ato de aumentar o nível de produção — seja no âmbito profissional ou pessoal. Isso porque é possível ser produtivo tanto no trabalho quanto em casa (nas atividades domésticas, por exemplo). Neste post, vamos falar especificamente sobre a produtividade nas empresas, indicando tudo o que você precisa saber para conseguir melhorar esse quesito no seu negócio. Ficou interessado? Então, continue a leitura e entenda mais sobre a importância da produtividade no trabalho, as principais técnicas que podem ser adotadas para aumentá-la e como escolher a melhor delas para você! 1. Qual é a importância da produtividade no trabalho? Ser produtivo significa ter uma produção maior ou melhor, gastando menos tempo do que o habitual. Desse modo, uma empresa produtiva obtém mais lucratividade. É por isso que o objetivo de ser mais produtivo deve ser estimulado em todos os colaboradores, desde os cargos mais operacionais até os de alta gestão. A ideia da produtividade também está relacionada ao planejamento estratégico de cada negócio, uma vez que o conceito tem a ver com a diminuição do tempo gasto com o desenvolvimento de ações de cunho operacional, criando disponibilidade para pensar em ações para melhorar a organização da empresa, por exemplo. Quanto menos burocratizado um negócio for, melhor — e a produtividade está diretamente ligada a isso. De maneira geral, podemos dizer que ter produtividade significa ter equilíbrio, de modo que todas as tarefas e atividades realizadas em uma empresa sejam desenvolvidas no tempo adequado, porém, sem que a qualidade seja prejudicada. O fator equilíbrio, dentro desse contexto, é a peça-chave para uma companhia que deseja ser mais produtiva. Cabe destacar que esse equilíbrio sofre a influência de fatores relacionados à vida pessoal de cada colaborador. Se um funcionário está dormindo mal à noite, se está se alimentando de forma inadequada ou se está passando por problemas pessoais que interferem na sua concentração, é bem provável que ele seja pouco produtivo no trabalho. A produtividade só se efetiva, de fato, quando todos os funcionários estão alinhados com as necessidades relacionadas às funções que desempenham. Por isso, é papel do gestor desenvolver técnicas para que o ambiente de trabalho seja propício para o desenvolvimento de ações produtivas. Portanto, o estímulo à produtividade pode ser considerado um elemento a ser desenvolvido pelo endomarketing da organização. Também é importante entender a diferença entre ser produtivo e ter muitas ocupações na empresa. Imagine a seguinte situação: você começa a desenvolver uma tarefa importante no seu trabalho, como a elaboração de um relatório de estoque. No decorrer dessa atividade, o telefone toca e você precisa resolver uma demanda originada por um cliente. Em seguida, um fornecedor chega na empresa sem avisar e precisa ser atendido. Depois, você pega o seu celular, vê várias mensagens que precisam ser respondidas e resolve focar sua atenção nelas. Todas essas tarefas fazem com que você se mantenha sempre ocupado, mas não necessariamente que você seja produtivo. Desse modo, se você costuma iniciar várias atividades durante o dia de trabalho, mas consegue finalizar poucas delas de forma satisfatória, é bem provável que esteja cometendo erros e sendo pouco produtivo. Ter produtividade no trabalho, portanto, não significa ser multitarefa e executar muitas atividades ao mesmo tempo, mas sim saber priorizar as que são importantes e desenvolvê-las com qualidade, uma de cada vez. Para que você entenda melhor, listamos os sinais de que a produtividade está prejudicada na sua empresa. 2. Quais são os sinais de que a sua empresa está sendo pouco produtiva? Existem alguns indicadores que demonstram que uma empresa é pouco produtiva e precisa desenvolver ações para reverter essa situação. Veja, a seguir, os principais deles e faça um diagnóstico do seu negócio. 2.1 Excesso de reuniões Algumas empresas têm o péssimo hábito de fazer reuniões para discutir coisas banais, que poderiam ser solucionadas por meio do envio de um simples e-mail, por exemplo. As reuniões são importantes, mas devem ser guiadas por pautas coerentes. Antes de fazer uma reunião, pense se uma simples ligação telefônica ou emissão de um comunicado é suficiente para resolver a situação. Assim, você evita que você e seus colaboradores precisem parar o trabalho para debater sobre um assunto que pode ser resolvido facilmente e sem comprometer o tempo das equipes. 2.2 Acúmulo de tarefas Conforme explicamos, ser multitarefa não é sinônimo de ser produtivo — ao executar várias atividades ao mesmo tempo, você corre o risco de não atingir resultados satisfatórios. Por isso, evite que as tarefas se acumulem. Analise o impacto de cada uma e dê prioridade sempre para aquela que for mais importante para o negócio naquele determinado momento. Para ter mais foco, convém fechar as redes sociais e a caixa de entrada de e-mails durante a execução de tarefas importantes. Em caso de atividades muito complexas e que exigem alto nível de concentração, pode-se até mesmo desligar o celular e tirar o telefone do gancho para evitar interrupções. 2.3 Muitos “incêndios” para serem apagados Quando a sua empresa apresenta muitos “incêndios” para serem apagados diariamente, com problemas surgindo a todo instante, significa que o planejamento das ações não foi feito de forma adequada. Um dos fundamentos básicos da produtividade é manter tudo sempre muito bem estruturado e organizado para evitar que erros apareçam a todo instante. 2.4 E-mails e mensagens respondidos durante o dia todo Parar tudo o que você está fazendo para resolver problemas que surgem a todo instante na sua caixa de e-mails ou nos aplicativos de troca de mensagens prejudica — e muito! — a sua produtividade. Por isso, convém ter um horário específico para atender essas demandas. Você pode, por exemplo, reservar um momento da manhã e outro da tarde para focar nesse tipo de atividade.

Entenda por que é importante ter agilidade nas operações contábeis

Que as operações contábeis têm um papel fundamental nas empresas, ninguém pode negar. No entanto, é preciso ter ciência de que elas devem ser feitas com agilidade, pois hoje em dia tudo acontece muito rápido e é necessário estar sempre com tudo em ordem para evitar processos burocráticos delongados ou problemas com a Receita Federal, por exemplo. Desse modo, os empresários precisam compreender mais sobre a importância da agilidade nas operações contábeis e colocar em prática ações que garantam que isso aconteça. Por conta disso, este post traz dicas para que os processos sejam conduzidos com mais eficiência. Confira algumas orientações interessantes a seguir! Registre todas as operações contábeis da empresa As operações contábeis da empresa, ou seja, o fluxo de caixa, a emissão de notas fiscais, os pagamentos realizados para fornecedores e funcionários, entre tantas outras devem ser devidamente registradas. Os registros são importantes tanto para o controle interno, quanto para a correta declaração de valores para a Receita Federal, bem como o pagamento de todos os impostos. Quando tudo é registrado e armazenado em sistema de contabilidade em nuvem, por exemplo, é fácil de encontrar um determinado documento, como uma nota fiscal que foi emitida há bastante tempo, todas as vezes em que isso for necessário. Adote soluções de gestão para as rotinas contábeis Para otimizar as rotinas contábeis e ganhar mais agilidade na execução dessas tarefas, ter boas soluções de gestão é algo essencial. A seguir, apresentaremos uma série de atividades da contabilidade, seguidas das soluções de gestão que podem ser adotadas para que todas tenham mais agilidade. Organização de documentos Conforme já destacamos, todos os documentos da empresa, como contratos, notas fiscais tomadas e emitidas, entre outros devem ser guardados em um espaço de acesso facilitado a quem pertence ao escritório. Para que isso seja feito, recomenda-se que a organização ocorra em nuvem, pois além de não ocupar o espaço físico, tudo pode ser localizado muito mais facilmente. Desenvolvimento de lista de tarefas Para que nada seja esquecido ou negligenciado nas questões contábeis da empresa, convém fazer o desenvolvimento de listas de tarefas. Essas podem ser diárias ou semanais, contendo tudo o que deve ser realizado em determinado período. Faça um correto fluxo de caixa O fluxo de caixa é uma das principais ferramentas contábeis de uma empresa, pois registra todo o balanço financeiro, ou seja, os valores que entram e que saem da organização. Por isso, é válido fazer esse trabalho muito bem-feito e evitar que erros, os chamados “furos” de caixa ocorram. Também é relevante que o fluxo de caixa seja analisado tanto diariamente, quanto semanalmente e mensalmente. Invista em capacitação profissional É perfeitamente normal que empreendedores tenham dúvidas sobre a área contábil quando essa não for a sua área de formação. Por isso, é importante investir em capacitação profissional, ou seja, em cursos e treinamentos para aprender o básico sobre o assunto e assim garantir que tudo seja feito de maneira correta na empresa e a incidência de erros seja diminuída. Identifique falhas e erros comuns Quando um erro começa a acontecer muitas vezes na empresa e isso afeta a sua contabilidade, como muitos “furos” no caixa, geralmente significa que algo de errado está acontecendo nela. Talvez, se a empresa ainda utiliza papel e caneta para controlar o caixa, o erro possa estar aí, uma vez que é perfeitamente normal que os seres humanos cometam falhas ao realizar uma operação matemática. Para os computadores isso não é admissível, de modo que o controle das atividades é muito mais preciso e evita o retrabalho. Controle os prazos de seus pagamentos Os pagamentos de juros e multas pode ser fatal para o caixa de uma empresa quando não há um controle rigoroso sobre eles. Por isso, é fundamental que as empresas estejam sempre atentas para que todas as dívidas sejam pagas em dia, evitando problemas como a necessidade de ter que indenizar credores com revisões nos pagamentos. Além disso, atrasar pagamentos de funcionários pode desmotivá-los e atrasar pagamentos de fornecedores pode fazer com que eles percam a confiança depositada na sua empresa. Essas são algumas soluções de gestão que podem ser adotadas para agilizar os processos no dia a dia. Todas elas têm relevância e devem ser incorporadas ao cotidiano da sua empresa. Terceirize a contabilidade No caso de você não ter uma demanda tão alta de serviços contábeis que justifique ter um departamento interno para isso na empresa, convém terceirizar esses serviços ao contratar um bom escritório de contabilidade. Ao realizar essa contratação, você contará com profissionais especializados e que poderão lhe prestar consultoria na área contábil, bem como ajudar no desenvolvimento de pequenas questões do dia a dia, como as citadas no tópico anterior. É importante destacar que ao terceirizar a contabilidade, uma empresa não está isentando a sua responsabilidade sobre as suas contribuições contábeis, por exemplo, mas sim contando com profissionais especializados nessa área para ter um melhor suporte na gestão. Todo o trabalho realizado pelo escritório contratado, portanto, deve ser acompanhado de perto para que se avalie as suas atividades e para que as decisões possam ser tomadas em conjunto. Aposte na tecnologia A tecnologia deve estar presente nas empresas em todos os segmentos e, na área contábil, não é diferente. É necessário apostar em softwares de gestão que facilitem o trabalho do empresário e do contador no dia a dia. Esses sistemas podem contribuir com o fluxo de caixa, movimentações de modo geral, emissão de notas fiscais, emissão de relatórios de gestão, entre outras atividades. Tudo isso fará com que o trabalho seja mais ágil e, o melhor de tudo, sem erros. Agora você já entende porque as operações contábeis devem ser otimizadas e ter mais agilidade nas empresas. Portanto, não deixe de continuar se informando sobre o assunto e buscando meios para que isso seja realizado. Ter um software de gestão pode auxiliar nesse sentido. Para saber mais a respeito disso, recomendamos a leitura de nosso artigo sobre como o software de gestão empresarial facilita a vida do contador.

NFC-e 4.0: entenda o impacto para o pequeno empresário!

A partir de 01 de Outubro de 2018, é obrigatório para os varejistas a emissão da NFC-e 4.0. Trata-se de uma nova modalidade da nota fiscal de consumidor eletrônica, que busca trazer mais segurança para os contribuintes. Foram feitas algumas mudanças no layout, trazendo mais modernidade no padrão de URL de consulta da nota e disposição do QR Code. Porém, o assunto ainda gera muitas dúvidas a empresários e até contadores — que ainda não se atualizaram sobre a novidade. Para você entender o que muda na emissão das notas fiscais de consumidor com o surgimento da NFC-e 4.0, listamos as principais questões sobre o tema e as respondemos, nos tópicos a seguir. Confira agora mesmo! O que é a NFC-e 4.0 e quais são as principais alterações? A NFC-e 4.0 surgiu para substituir a NFC-e 3.10, sendo o novo documento eletrônico para ser emitido na venda de produtos do varejo. Esse modelo apresenta regras específicas e diferentes do anterior. Veja, na sequência, as principais mudanças que foram colocadas em vigor. Adição do campo troco Esse campo informa quando um pagamento for em dinheiro e gerar um valor de troco à devolver ao comprador, esta informação também deverá ser enviada ao governo, assim o valor total da venda sempre deverá ser igual ao valor entregue ao caixa descontado o troco. Fundo de combate à pobreza Em alguns estados do Brasil, é necessário informar o valor designado ao fundo de combate à pobreza nos documentos fiscais, nos casos de venda com Substituição Tributária, esta informação não tinha campos para preencher, então a partir da NFC-e 4.0 foram adicionados esses campos. Campo de Código do Benefício Fiscal Alguns estados dão benefícios fiscais em certos tipos de vendas, estes benefícios normalmente diminuem a quantidade de impostos pagos e tem sempre um código vinculado para identificá-lo, a partir desta versão este código deve ser informado em campo próprio. Obs: Não são todos os estados que aderiram a utilização deste campo, é importante saber se o seu está obrigado, o Paraná por exemplo, está exigindo o preenchimento desta informação. Informações referentes a venda de combustíveis mais detalhadas Na versão anterior foi obrigado conter a informação do código da ANP, a partir desta versão passa a ser obrigada também a descrição do produto pela ANP e a informação detalhada dos percentuais de GLP. Referente ao GLP, será necessário informar qual o percentual de GLP derivado do Petróleo, qual o percentual de GLP Natural Nacional e qual o percentual de GLP Natural Internacional, a soma dos três campos deverá ser 100% Outra informação pertinente ainda ao GLP é referente ao campo contendo as quantidades em quilogramas do valor de partida, que passa a ser exigido. Campos de ICMS Efetivo quando utilizada a CST 60 ou a CSOSN 500 Os campos de ICMS Efetivo também são bem importantes e tem gerado bastante dúvidas, então vamos explicar de maneira bem simples o que é o ICMS Efetivo: Sempre que o ICMS-ST é pago na compra, ele não deve ser pago novamente na venda, porém como o valor de compra é sempre menor que o de venda, a receita entende que deve ser recolhido um imposto sobre esta diferença de valores, e este imposto é chamado de ICMS Efetivo. Obs: Este campo deverá ser preenchido apenas quando for determinado pela UF, os estados de São Paulo e do Rio Grande do Sul já se posicionaram solicitando o preenchimento do mesmo. Informações de pagamento mais detalhadas Nas informações de pagamento passaram a ser aceitas mais opções de bandeiras de cartões de crédito e débito, como: Diners Club, Elo, Hipercard, Aura e Cabal. Também foi adicionada uma nova modalidade de meio de pagamento, o Boleto Bancário, pois a opção de Duplicata Mercantil foi excluída. Qual é o prazo para se adaptar? Homologação da versão 4.0 do XML: 04 de junho de 2018 Produção da versão 4.0 e início da concomitância com a versão 1.0 do QR Code: 02 de julho de 2018   Desativação da versão 3.10: 01 de outubro de 2018 Fim da concomitância com a versão 1.0 do QR Code (a versão 4.00 do XML da NFC-e aceitará somente a versão 2.0 do QR Code): 01 de outubro de 2018 Portanto, é obrigatório que todas as empresas varejistas se adaptem à nova nota fiscal, até o mês de outubro de 2018. O que é preciso para emitir a nota? Para emitir a NFC-e 4.0, é preciso atualizar o seu sistema ERP emissor de notas fiscais. Para isso, você deve entrar em contato com a empresa que administra o seu sistema de emissão. Ressaltamos que o myrp atualizou automaticamente para o novo layout e modelo de nota fiscal. Dessa forma, todos os usuários do nosso software de gestão não precisam se preocupar com a mudança, pois a atualização já está em vigor. Esperamos que tenhamos conseguido explicar as modificações na emissão de notas fiscais trazidas pela NFC-e 4.0. É importante estar com tudo em dia, para evitar problemas por conta dessa atualização. Gostou do conteúdo? Agora que você já entendeu o que muda com a NFC-e 4.0, compartilhe este post nas suas redes sociais para que mais pessoas saibam como proceder ao emitir notas fiscais de consumidor!

Aprenda como elaborar uma proposta de serviços contábeis irrecusável

Os contadores autônomos ou proprietários de empresas que prestam serviços na área de contabilidade precisam saber como desenvolver uma proposta de serviços contábeis. Afinal, é preciso que os clientes conheçam os serviços prestados e os valores cobrados para decidirem o que contratar para suas empresas. Mas como desenvolver uma proposta de serviços contábeis irrecusável? Foi pensando em responder a essa pergunta que desenvolvemos este post, que apresentará uma série de dicas para que você possa desenvolver uma boa proposta e assim conquistar mais clientes para o seu escritório de contabilidade. Quer saber quais são as nossas dicas? Então continue a leitura e confira! Dê atenção especial para a parte gráfica É importante que a sua proposta seja de alto impacto, para que realmente impressione os prospects que a receberem. Por isso, dê uma atenção especial para a parte gráfica, desenvolvendo um material caprichado. Se o seu escritório tem uma identidade visual, utilize-a na capa e contracapa, bem como nos textos internos. As cores, a tipografia e os outros elementos visuais devem estar presentes. Assim, você passará para o cliente uma ideia de organização. Apresente o seu escritório contábil As primeiras páginas da sua proposta de serviços contábeis devem contar uma breve apresentação do seu escritório contábil. Nesse texto introdutório, podem ser abordadas questões como o nicho de empresas que você costuma atender, os seus principais diferenciais, as empresas bem-sucedidas e reconhecidas no mercado para as quais você presta serviço, entre outros tópicos. Também é importante que você apresente a equipe do escritório. Para isso, pode ser feito um breve currículo de cada colaborador ou responsável por cada setor do escritório, informando a formação acadêmica e as principais experiências profissionais. Fale sobre os serviços que você oferece Em seguida, é chegado o momento de falar sobre cada um dos serviços que você presta, como consultoria para abertura de empresas, auxílio nas questões contábeis de modo geral, emissão de notas fiscais, pontos que envolvem contratação de colaboradores e pagamentos dos salários, declaração de impostos etc. Tudo isso precisa ser bem detalhado, com se você estivesse explicando o passo a passo para executar cada uma dessas ações. Lembre-se que o cliente não é contador, de modo que termos mais técnicos precisam ser explicados. Além disso, também convém que você faça adaptações exclusivas para cada proposta que enviar, detalhando mais as questões que são de interesse daquele prospect em específico. Demonstre os seus planos de trabalho e honorários A seguinte parte da proposta de serviços contábeis deve apresentar os planos de trabalho que você oferece, bem como o preço que cobra em honorários para executá-los. Nessa etapa, é importante que você seja transparente e mostre para os clientes porque os valores são cobrados. Você pode demonstrar que segue uma tabela referencial da área, que tem uma equipe especializada, que conta com uma boa infraestrutura etc. Todo esse detalhamento é importante para que os clientes percebam no que estão investindo o seu dinheiro. Ao demonstrar tudo o que você oferece e a maneira como se envolve com cada empresa que atende, o cliente pode se sentir mais à vontade para fechar negócio com você do que com um concorrente que cobra menos, mas que não faz um detalhamento dos trabalhos que realiza. Você também pode oferecer diferentes planos ou pacotes de serviços para que o cliente possa escolher aquele que é mais adequado para a sua empresa. Todos esses planos — o que eles incluem e o que não incluem — devem ser explicados. Fale sobre a possibilidade de realizar serviços extraordinários Outro ponto importante é deixar claro para o cliente que você pode realizar serviços extraordinários, além daqueles descritos anteriormente. Assim, ele entenderá que nem tudo está incluso nos planos que você ofereceu inicialmente. Explique que serviços extras, como alterações societárias, certidões negativas e homologações sindicais, por exemplo, podem ser feitos e que os valores são cobrados separadamente, de acordo com a demanda. Também deixe claro que esses trabalhos têm um contrato adicional e que são cobrados separadamente — e não na mensalidade fixa que o cliente já pagará. Oriente sobre o uso de ferramentas de apoio Na apresentação, você também pode abordar a importância do uso de ferramentas de apoio nas atividades contábeis. Além disso, pode indicar sistemas de gestão e outras plataformas para que tudo seja mais bem controlado na empresa. Fale sobre a importância desses softwares para controlar o fluxo de caixa, organizar o estoque, acompanhar as cobranças, realizar escriturações contábeis etc. Também comente sobre a relevância de ter ferramentas que façam o armazenamento de documentos na nuvem. Demonstrar esses conhecimentos logo na sua proposta de serviços demonstra para os possíveis clientes que você domina esse assunto. Eles também entenderão que você é um profissional engajado, que pensa no melhor para os seus clientes e que tem a expertise necessária para indicar e acompanhar a implantação de modernos sistemas de gestão. Determine um prazo de validade para a sua proposta de serviços contábeis É importante que a sua proposta tenha um prazo de validade, que pode ser de até um mês. Isso evita que o cliente fique postergando a contratação dos seus serviços e que já o procure em um curto espaço de tempo para fechar a parceria. Também deve ser destacado que, caso ele solicite uma nova proposta após o período de validade expirar, esses valores podem sofrer alterações. Faça uma revisão geral da sua proposta Antes de enviar a proposta para o cliente, é recomendado que você faça uma revisão geral que considere a estrutura do documento e a qualidade do texto — para evitar enviar um documento com erros, o que é bastante desagradável. Se você seguir a essas nossas dicas práticas, conseguirá elaborar uma proposta de serviços contábeis irrecusável e certamente conquistará uma maior clientela para o seu escritório. Como você percebeu, ter o domínio de ferramentas tecnológicas para o setor de contabilidade é relevante para convencer os clientes de que você é apto para assumir as responsabilidades contábeis de suas empresas. Por isso, recomendamos que você leia o nosso artigo “6 ferramentas para o seu escritório contábil

8 problemas de contabilidade mais comuns nas pequenas empresas

Existem alguns problemas de contabilidade que são muito comuns e ocorrem nas pequenas empresas. Principalmente, no setor de varejo, em que são feitas muitas vendas em um único dia. Assim, é papel do contador desse tipo de estabelecimento se ater a esses erros e orientar o seu cliente para que não os cometa. Muitos empresários têm o hábito de ouvir os contadores e ver neles uma espécie de orientador sobre o negócio. É por isso que você deve ter ciência da importância das suas atividades também como consultoria e não apenas em serviços burocráticos. Pensando em auxiliá-lo nesse sentido, listamos uma série de problemas de contabilidade mais comuns nas pequenas empresas e traremos dicas sobre como evitá-los. Continue conosco e confira! 1. Falta de comprovantes de pagamentos de despesas Muitos microempreendedores têm o hábito de descartar comprovantes de pagamentos de despesas, por não os julgarem importantes, muitas vezes pelo baixo valor. Porém, a falta desses documentos pode fazer com que a empresa pague, equivocadamente, menos impostos ou cometa erros no fluxo de caixa. Quando os comprovantes de pagamentos de despesas não forem corretamente debitados do fluxo de caixa, o empresário gerará relatórios gerenciais incorretos. Isso pode atrapalhar nas questões contábeis e também dar uma falsa ideia de que o negócio tem lucros maiores. Por isso, é preciso manter todos os registros de pagamentos de despesas, por mais que eles pareçam insignificantes ou pouco relevantes para o fluxo de caixa da organização. 2. Contas bancárias não lançadas Outro problema bastante comum entre os pequenos empresários são as contas bancárias não lançadas. Assim, quando o empreendedor não comunica o contador de que possui conta corrente em um determinado banco, poderá estar cometendo um erro contábil grave. Isso porque, por mais que uma conta bancária seja pouco movimentada, podem ser feitos pagamentos, transferências via TED ou outras modalidades para esse endereço bancário. Assim, ao não informar o contador sobre todas as contas bancárias da empresa, o pequeno empreendedor poderá estar, mesmo sem que essa seja sua intenção, negligenciado valores. Isso pode causar problemas com fiscalizações da Receita Federal. 3. Entradas não identificadas Também é comum que alguns microempreendedores não identifiquem todas as suas entradas de dinheiro no fluxo de caixa. Isso é grave, pois torna os relatórios incompletos e impossibilita o total controle das finanças da empresa. Digamos que o empresário está esperando pelo pagamento de dois clientes que fizeram compras no mesmo valor, por exemplo. Se um deles pagar e o outro não, não será possível saber quem é o inadimplente, caso as entradas não sejam identificadas. 4. Violação dos princípios de contabilidade Quando alguém abre uma empresa, caso não tenha vivência na área, é comum que não conheça todos os princípios da contabilidade. Assim, por falta de experiência, o empresário pode esquecer de pagar impostos, pagar impostos que não são necessários etc. Tudo isso pode gerar prejuízos, como o pagamento de multas. É por isso que o contador precisa atuar como uma espécie de consultor para os donos dos negócios. Deve-se conquistar a confiança dessas pessoas e orientá-las para que elas não cometam violação dos princípios de contabilidade. 5. Descuidos na emissão de notas fiscais Os descuidos na emissão de notas fiscais podem trazer grandes problemas para os negócios. Afinal, ao não emitir esses documentos, a empresa pode ser multada em valores altos, que comprometem até mesmo toda a sua saúde financeira. É preciso conscientizar os lojistas e outros empresários do setor varejista que não existe venda sem nota fiscal. Por mais que o valor vendido tenha sido pequeno, é preciso emitir as notas sempre e não apenas quando o cliente solicitar. Por isso, ter um software de gestão para a emissão de notas fiscais é algo tão importante, de modo que tudo possa ser feito de forma rápida e prática, sempre que uma venda for realizada. 6. Presunção de lucros sem considerar os custos de um projeto Por impulso ou ânsia de conquistar lucros maiores, alguns empresários podem assumir riscos, como fazer uma grande reforma na infraestrutura da loja ou se tornar franqueado exclusivo de uma marca, por exemplo. No entanto, antes de tomar uma decisão importante, é preciso colocar tudo na ponta do lápis e avaliar se o negócio realmente vale a pena. Deve-se analisar quais serão os custos do projeto e se as previsões de lucro realmente têm grandes chances de acontecer. Além disso, não é recomendado que sejam assumidos riscos sem que haja dinheiro suficiente em caixa para cobrir os seus gastos, caso a lucratividade não seja a esperada. 7. Cometer falhas nas contratações As empresas pecam ao não cumprir todas as exigências necessárias ao contratar funcionários. É preciso ter em mente que o fato de uma empresa ser pequena não significa que ela possa ter colaboradores trabalhando sem carteira assinada. É preciso orientar os seus clientes principalmente de pequenas empresas sobre a importância de contratar os seus funcionários nos regimes de CLT ou PJ, bem como as consequências contábeis que elas geram. Entre outros, o valor pago de INSS, férias e décimo terceiro salário precisa ser levado em consideração e sai bem mais em conta do que pagar indenizações, devido a processos trabalhistas gerados por funcionários insatisfeitos. 8. Falta de um software de gestão Por mais que um negócio não seja muito grande, é difícil controlar o fluxo de caixa, a emissão de notas fiscais, o estoque, entre outras questões que refletem no setor contábil, sem ter um software de gestão adequado. Assim, investir nesse tipo de programa traz muitos benefícios para os empreendedores e é papel do contador orientá-los sobre essa necessidade, uma vez que eles podem não ter consciência sobre a relevância dos softwares. Esses são alguns dos principais problemas de contabilidade mais comuns nas pequenas empresas. Por isso, preste atenção e oriente os seus clientes para que não os cometam em seus negócios. Gostou do nosso artigo e quer receber mais dicas e informações interessantes como essas em seu e-mail? Então, não deixe de assinar a nossa newsletter! Assim, sempre enviaremos nossos conteúdos para que você fique bem-informado.

7 dicas de como fazer promoção sem perder a lucratividade

Saber como fazer promoção sem perder a lucratividade é muito importante para os empresários e donos de comércios varejistas que desejam aumentar as vendas ou queimar o estoque. Dentro desse contexto, atentar para algumas questões, como o planejamento da promoção, é relevante para que o maior proveito possível seja tirado dessa situação. Para ajudar nesse sentido, desenvolvemos uma série com as melhores dicas de como fazer promoção sem perder a lucratividade. Acompanhe nos tópicos a seguir. 1. Faça promoções para o público certo É preciso destinar as suas promoções para o público certo, ou seja, fazer um estudo para compreender quem são as pessoas que podem se interessar por comprar do seu negócio. As redes sociais podem ajudar nisso, uma vez que você pode analisar os perfis de seus seguidores e compreender um pouco mais sobre as suas preferências. Conhecer os gostos do seu público é muito importante para que você possa criar peças publicitárias que atinjam exatamente o alvo que você deseja, seja em ações de marketing digital ou em mídias tradicionais. 2. Monte combos de produtos Para estimular a compra de produtos que talvez estejam parados no estoque, montar combos pode ser importante. Por isso, monte kits para que as pessoas possam comprar mais de um item, levando algo grátis, por exemplo. Também é possível oferecer descontos na compra da segunda unidade ou um valor reduzido para um produto X, quando também for comprado um produto Y. 3. Escolha a promoção adequada Existem diversos tipos de promoções que podem ser feitas nas empresas. Por isso, é preciso escolher a mais indicada para o seu negócio e que gere boas possibilidades de lucro para o seu estabelecimento. Veja alguns exemplos de promoções que você pode aplicar na sua empresa, a seguir: Descontos Os descontos são muito populares e atraem bastante as pessoas para um estabelecimento. Afinal, todos gostam de comprar artigos por um preço melhor. Assim, é possível criar descontos para que eles sirvam como chamariz para também vender outros produtos da sua loja. Brindes Oferecer brindes também pode atrair mais pessoas para a sua loja, embora essa prática seja menos comum que os descontos. Você pode fazer promoções ou oferecer os combos, como anteriormente citados, ou então permitir ao cliente a escolha de um produto grátis na compra de outro. Programas de fidelização Os programas de fidelização são interessantes pelo fato de fazer com que os clientes voltem a comprar da sua loja em outras situações. Assim, você lucra não apenas em um dia, mas sim por um longo período. Você pode criar um cartão de fidelidade, por exemplo, em que o cliente recebe um carimbo cada vez que faz uma compra. Assim, ao comprar uma quantidade X de vendas, o cliente receberá um brinde ou produto grátis. Frete grátis No caso de e-commerces ou até mesmo estabelecimentos físicos que fazem o serviço de tele-entrega, oferecer o frete grátis pode ser um fator motivacional para fechar mais vendas. Ao não pagar pelo frete, o cliente poderá comprar mais unidades do produto em sua loja, pois lhe sobrará esse valor que seria pago pela entrega. Para isso, convém uma parceria com uma empresa que preste esse serviço com um preço mais acessível. 4. Tenha um objetivo definido Qual é o objetivo da sua promoção? Aumentar a quantidade de vendas e assim ter um fluxo de caixa mais movimentado em um período sazonal? Ou então potencializar as vendas em uma data comemorativa como o Dia dos Pais, Dia dos Namorados, o Natal, a Páscoa, entre outros? Esses fatores precisam ser levados em consideração no momento de elaborar uma promoção, para que você possa traçar estratégias com objetivos claros e que possam ser cumpridos. Assim, você terá mais facilidade em saber se uma promoção obteve sucesso ou não. 5. Defina um prazo para a promoção Um erro bastante grave e comum de ser cometido por empresário do setor varejista é não definir prazos de validade para a promoção. Ao não incentivar nos clientes o fator da escassez, eles certamente deixarão para comprar em outra oportunidade, pois sabem que a promoção será sempre oferecida. No caso de você deixar claro que as ofertas valem apenas até tal dia, as pessoas sabem que após essa data os preços subirão e que elas precisam aproveitar o momento para pagar menos por aquilo que desejam adquirir. 6. Deixe os produtos em evidência em sua loja A promoção precisa ser bem exposta em seu estabelecimento físico, para que as pessoas que estiverem no local saibam que terão benefícios ou descontos ao comprar um determinado produto. Utilizar etiquetas que destaquem o preço com desconto e o preço original são uma ideia interessante para chamar a atenção dos clientes. Outra ação que pode ser realizada são as técnicas de vitrinismo, com adesivos ou cartazes colados em sua vitrine ou fachada para chamar a atenção das pessoas que passam pela rua. 7. Escolha bem os produtos colocados em oferta Não são todos os produtos que podem ser oferecidos em promoção sem que a loja sofra impactos negativos em seu site. Por isso, convém saber quais produtos podem ou não podem ser colocados em promoção. Nossa dica é fazer promoções com os itens mais vendidos, aqueles que você pode comprar em grande quantidade e assim negociar preços com os seus fornecedores. Também podem ser dados descontos para os produtos mais rentáveis, que são os que não vendem tanto, mas têm um valor elevado e geram uma boa lucratividade. As promoções também podem ser úteis para movimentar o estoque e vender rapidamente produtos que estão parados e perderão a validade em breve, por exemplo. E então, gostou das nossas dicas de como fazer promoção sem perder a lucratividade? Agora é só utilizar a criatividade e colocar em prática as nossas orientações para aumentar ainda mais os rendimentos do seu negócio ou queimar aquele estoque que já está parado há bastante tempo. Mais dicas interessantes como essas podem ser enviadas para o seu e-mail! Não deixe de assinar a nossa newsletter e ter sempre novidades

Software de gestão empresarial: como ele facilita a vida do contador?

O software de gestão empresarial ou ERP (Enterprise Resource Planning ou Sistema Integrado de Gestão Empresarial, do inglês) é um programa de computador que ajuda a cuidar de diversos departamentos e de atividades que se relacionam ao cotidiano de uma empresa. Entre as principais áreas estão vendas, marketing, finanças etc. A plataforma ainda apresenta a facilidade de recuperar as informações de um determinado setor e permite a automatização de procedimentos ligados ao negócio. As suas praticidades proporcionam vários benefícios aos negócios. Agora, você deve estar perguntando: será que o sistema também facilita a vida do contador? Com certeza! É sobre isso que falaremos neste post. Destacaremos os principais benefícios dos sistemas de gestão empresariais para a área da contabilidade. Vamos lá? Redução de erros e otimização de tempo As novas tecnologias contribuem para a redução do número de erros — o que resulta em diminuição de custos — e a otimização do tempo do contador. Isso porque ele evitará o retrabalho de fazer alguns procedimentos corriqueiros da contabilidade. O profissional também não precisará ficar procurando por vários documentos físicos e planilhas com o objetivo de encontrar os dados referentes às empresas, o que também ajuda na otimização de tempo do contador. Vale lembrar ainda que pelo fato de otimizar a eficiência nas operações, o contador ou o escritório de contabilidade poderá focar mais no relacionamento com seus clientes. O conhecimento das necessidades pode ser usado com a intenção de otimizar o atendimento, desenvolver novos serviços e gerar insights que possam contribuir para o crescimento do escritório. Todos os benefícios citados fazem com que os profissionais possam atender mais clientes com eficiência e em menos tempo. Dessa maneira, as chances de fidelizá-los só tende a crescer junto com as receitas no escritório de contabilidade. Parte dos ganhos ainda pode ser utilizada como capital de giro, ou seja, reinvestindo em procedimentos que vão contribuir para a melhora dos serviços contábeis e do atendimento ao consumidor. Organização das informações Com apenas poucos cliques é possível ver e administrar todas as entradas e saídas de recursos das atividades que envolvem várias áreas do empreendimento. Muito prático, concorda? A centralização das informações facilita a análise delas, o acompanhamento do histórico das empresas e a produção de relatórios. Além disso, o software de gestão empresarial permite a fácil recuperação de dados, pois o backup é automático. Dessa forma, o contador tem acesso aos documentos quando ele quiser, independentemente de imprevistos. Portanto, não há necessidade de procurar dados em várias planilhas eletrônicas e documentos físicos. O acúmulo de papel dificulta análise dos dados, porque muitos deles podem se perder com o passar do tempo. Armazenamento de dados Como não há dependência de arquivos físicos, os sistemas de gestão facilitam a tarefa de guardar os documentos. Isso porque não há necessidade de ter um local destinado a armazená-los. Assim, você sai na vantagem, economizando espaço e dinheiro na sua empresa. Além disso, você tem a opção de digitalizar os arquivos que forem físicos e pode guardá-los no computador ou na nuvem. Confiabilidade dos dados O trabalho manual não é totalmente seguro. Uma simples distração ou erro de digitação já pode comprometer a confiabilidade das informações, o que prejudica o escritório contábil e os clientes. As consequências disso são muitas. Um prazo pagamento atrasado, por exemplo, gera multas. Um tributo recolhido de maneira errada gera juros e taxas. Uma informação esquecida pode ser configurada como sonegação. Por outro lado, com o ERP, os riscos de acontecer esses tipos de erros são praticamente nulos. O sistema é feito seguindo as leis vigentes, faz cálculos e lança dados de forma automática. Tudo isso traz maior segurança ao contador w contribui para maior confiança e satisfação das pessoas em relação aos serviços do profissional. Mais uma vez, as chances de fidelizar clientes disparam. Maior controle de prazos Devido ao mercado competitivo, muitas empresas operam praticamente no limite para arcar com as despesas. Assim, o pagamento de juros e multas representa um aumento de gastos da companhia. As muitas contas podem gerar consequências nada desejáveis. Entre elas estão o pagamento de fornecedores, empréstimos, impostos, etc. Outra despesa importante para as empresas é o pagamento dos salários dos funcionários. O atraso deles, principalmente se for frequente e por vários dias, pode deixar muitos colaboradores desmotivados. Com isso, você poderá correr o risco da companhia perder os seus principais talentos. O controle de prazos é muito importante para os negócios. Por isso, com os softwares, o contador terá mais facilidade para fazer esse monitoramento. Como o ERP possibilita a criação de alertas sobre vencimentos e rendimentos (pagamento dos clientes), não haverá o risco do profissional esquecer essas informações. Dessa forma, será possível controlar as entradas e saídas e entender melhor o fluxo de caixa do escritório. Além disso, o contador terá mais eficiência para ajudar as empresas com relação ao pagamento e recolhimento de impostos, evitando que o seu cliente pague juros e multas. Redução de custos Como já mencionado, a automação de tarefas permite a redução de falhas. A prevenção de erros do contador evita gastos com multas e juros que podem ser cobrados direta ou indiretamente pelos clientes. A automatização também permite cortar gastos com o pessoal, ou seja, não haverá necessidade de contar com tantos colaboradores, tornando a estrutura do escritório enxuta. Por mais que muita gente critique a redução do número de profissionais, as empresas que apresentam uma estrutura reduzida e eficiente, tendem a ser mais lucrativas. Além disso, a informatização dos procedimentos possibilita que alguns colaboradores do escritório possam trabalhar de maneira remota (total ou parcial). Quando os trabalhos são feitos em casa, a companhia não precisa gastar com transporte e tem menos despesas com luz, equipamentos, estrutura, etc. O software de gestão empresarial conta com várias facilidades e praticidades que facilitam a vida dos contadores. Eles poderão monitorar melhor os prazos, atender mais clientes e menos tempo, acessando dados confiáveis e facilmente recuperáveis. Está interessado em implementar um software de gestão empresarial no seu escritório de contabilidade? Entre já em contato com a gente.

6 benefícios de oferecer treinamento em vendas para a sua equipe

O treinamento em vendas é essencial para qualquer empresa. Afinal de contas, se ela não conseguir vender, não terá receitas nem lucrará. Como consequência, será inviável manter o negócio funcionando. Os vendedores precisam conhecer os produtos oferecidos pela companhia a fim de convencer os clientes sobre o porquê de eles comprarem algo, ou seja, é importante falar sobre os benefícios partindo do ponto de vista do consumidor. Está interessado em iniciar essa prática na sua empresa? Neste post, daremos dicas de como você pode fazer uma preparação em vendas e apresentaremos os benefícios dessa estratégia. Acompanhe a seguir. Os 6 principais benefícios para a empresa O treinamento em vendas é um investimento com alto potencial de retorno às companhias. Apresentaremos, na sequência, os principais benefícios. 1. Funcionários motivados Caso tenha escolhido um bom instrutor, o time de vendas estará capacitado para lidar com diversas situações cotidianas e se mostrará motivado na companhia. Vale lembrar, ainda, que, quando você ensina um funcionário, ele pode se tornar fonte de conhecimento de um determinado assunto. Alguns colaboradores transmitem o que aprenderam aos seus colegas, replicando, portanto, o treinamento para os outros colaboradores, principalmente aos novatos da empresa. 2. Aproximação entre novos e antigos colaboradores Nem sempre os novos funcionários se integram facilmente dentro da equipe, e alguns colaboradores antigos podem ser resistentes às mudanças. Além de proporcionarem o desenvolvimento de novas habilidades e a atualização com as demandas e novas tendências dos mercados, os treinamentos são úteis para unirem novos e antigos funcionários. Você pode otimizar esse relacionamento fazendo dinâmicas de integração a fim de eles se conhecerem, criarem afinidades e sentirem que fazem parte do mesmo time, de algo maior e de um propósito. 3. Clientes satisfeitos Com os funcionários mais motivados e capacitados, os clientes serão mais bem atendidos. Devido ao atendimento eficiente e claro, eles valorizarão ainda mais empresa e os produtos ou serviços de sua marca. Isso ocorrerá devido às dúvidas esclarecidas, proporcionando que as compras aconteçam com mais tranquilidade, reduzindo ou desaparecendo as objeções. 4. Vendas eficientes O treinamento direciona a forma como o vendedor deve se relacionar com o cliente. A sua equipe precisa ter uma base teórica e prática para apresentar os serviços da empresa de uma maneira persuasiva. Isso significa que o colaborador deve conhecer detalhadamente seus produtos com a finalidade de convencer o cliente a comprar algo. Quando a preparação é bem-feita, o profissional fica preparado para lidar com diversas situações cotidianas, oferecendo o suporte adequado ao consumidor e, consequentemente, alcançando um melhor desempenho nas vendas. 5. Melhor retenção de colaboradores Um funcionário que recebe treinamento fica mais motivado a continuar na companhia, porque ele se sente valorizado. Dessa forma, você conseguirá manter os seus principais talentos (o que não é fácil para várias empresas) e continuará com bons resultados. Caso o profissional não seja desenvolvido e fique estagnado, ele poderá se sentir desmotivado e, por isso, procurar outra empresa que invista em treinamento. 6. Resultados melhores Além de manter os funcionários engajados e por mais tempo na empresa, os treinamentos também deixam os vendedores mais preparados para o dia a dia em vendas. Quando isso acontece, a tendência é de eles venderem mais e melhor, otimizando os resultados da sua companhia. Como fazer um treinamento em vendas? Os treinamentos são essenciais aos negócios. Isso porque, se as empresas ensinarem bem sobre como vender os seus produtos, terão mais receitas. E se elas forem bem administradas poderão, por exemplo, pensar em oferecer outros serviços, ampliar os investimentos no próprio empreendimento, abrir novas franquias ou filiais. Apresentaremos, abaixo, algumas dicas para ajudar você fazer uma boa preparação nessa área. Continue lendo! Defina os objetivos É necessário estabelecer prioridades e determinar objetivos antes de implementar um treinamento em vendas. A preparação pode visar, por exemplo, transmitir conteúdo com a intenção de gerar conhecimento, o desenvolvimento de novas habilidades ou incentivar uma mudança de atitude dos funcionários. Se o seu time, por exemplo, está com dificuldades para vender é necessário priorizar um treinamento com técnicas de vendas. Caso algum produto específico tenha sido pouco comercializado, em um determinado período, pode ser necessário fazer um treinamento técnico do produto, pois, dessa forma, os vendedores conhecerão mais sobre ele e terão mais facilidade para convencer os clientes de comprá-lo. Divida o treinamento Procure determinar os temas e dividi-los de acordo com cada objetivo da empresa. Isso evitará a realização de atividades muito abrangentes e que não promovem os resultados desejados. Portanto, é necessário entender os fatores que são relevantes nas vendas do seu negócio e, a partir disso, montar o curso. Observe como anda o processo de vendas em todas as etapas da cadeia. Elas vão desde a prospecção, passando pelo fechamento e até o pós-venda. Veja quais são as fases que a equipe apresenta baixo rendimento, priorizando esses temas. Alguns deles podem estar relacionados a maneira que os vendedores prospectam clientes, se a equipe conhece e sabe apresentar as características e benefícios do produto etc. Escolha o instrutor Trata-se de um elemento fundamental na preparação, pois os instrutores serão responsáveis pela transmissão de conhecimento e por estimular os seus funcionários a aproveitar melhor as atividades e melhorar a produtividade. Esse papel pode ser exercido por um líder de vendas, ainda mais se ele já tiver proximidade com os funcionários e conhecer profundamente companhia, ou por um instrutor externo, que tenha experiência na área e saiba adaptar o treinamento ao contexto da sua empresa. Avalie os resultados É muito importante avaliar desempenho do time constantemente. Observe quais são os principais problemas e dificuldades da equipe, variações muito grandes nos resultados e pense em possíveis melhorias para resolver essas questões. A preparação ajuda os vendedores apresentem bons resultados e a empresa consiga vender os produtos. A área de vendas é fundamental aos negócios, pois ela é responsável pelas receitas dos empreendimentos. Por isso, é muito importante investir na preparação dos funcionários. As dicas sobre como fazer treinamento em vendas foram úteis? Está interessado em ler outros artigos sobre a gestão da sua empresa? Veja este post sobre gestão

Software de gestão: conheça os principais tipos e como escolher o ideal

As novas tecnologias têm transformado rapidamente os hábitos dos clientes, e os negócios tiveram que se adaptar a isso. A rapidez e a eficiência no atendimento, por exemplo, é uma das demandas dos consumidores. Uma ferramenta que auxilia nisso é o software de gestão. Esse sistema tem diversas utilidades e ele ajuda na administração, e consequentemente, a melhorar a organização da empresa. Ficou interessado no assunto? Neste post, explicaremos o que é um sistema de gestão, como ele funciona, quais são as principais funções e tipos, por que usá-lo e daremos dicas que vão ajudar na escolha do software para a sua empresa. Continue lendo! O que é um software de gestão? Trata-se de um programa de computador que auxilia a cuidar de diversos departamentos de uma empresa. Ele é um software inteligente que objetiva a cuidar de diversas atividades que são relacionadas ao cotidiano do negócio, procurando automatizar ao máximo os procedimentos da companhia. As suas praticidades proporcionam vários benefícios aos empreendimentos. Entre eles, estão o aumento da produtividade, a redução do número de erros da empresa, a segurança para os funcionários, o maior controle financeiro (porque o gestor conhecerá, com mais facilidade, as receitas e os gastos do negócio), a gestão dos documentos, entre outros. Como funciona um software de gestão? Os sistemas de administração integrada ajudam o empresário a controlar diversos setores da empresa. O programa, portanto, é informatizado, e as informações podem ser armazenadas no computador ou na nuvem. A estrutura dele é organizada de acordo com as seguintes categorias: administração: permite o conhecimento do andamento de diversos setores do negócio, como as questões financeiras, de vendas, entre outras; avaliação do desempenho: as praticidades oferecidas pelo sistema permitem que o gestor avalie como está a performance de cada setor relacionado ao negócio; planejamento estratégico: devido à facilidade de acompanhar os diversos departamentos, fica mais fácil observar quais são os pontos fortes e fracos, pensar em estratégias e definir as ações que possam melhorar os resultados da companhia; implantação e execução: a avaliação do que está dando certo ou errado e a definição de estratégias guiam para uma execução acertada das práticas da empresa. É claro que existem diversos tipos de sistemas e eles têm funcionalidades específicas (explicaremos mais sobre isso ainda neste post). Porém, as quatro categorias destacadas acima são comuns a todos eles e são tomadas como referência para a integração de procedimento. Quais são as principais funções de um software de gestão? Esse sistema automatiza e facilita os processos de gestão empresarial. Dessa forma, as informações relacionadas a, por exemplo, fabricação de um produto, questões de logística, de finanças e de recursos humanos tornam-se acessíveis e sempre disponíveis. Confira abaixo as principais funções dos softwares. controle financeiro: permite que você veja com mais facilidade as receitas e os gastos da sua empresa, facilitando a administração financeira; emissão de nota fiscal: os softwares possibilitam o lançamento de notas fiscais eletrônicas; controle de estoque: com poucos cliques, você pode saber como andam os estoques do negócio e verificar se há sobras ou se é necessário fazer mais compras para abastecê-lo; vendas: é possível acompanhar o andamento das vendas e analisar quais são os pontos de melhoria com a intenção de otimizar o setor; emissão de boletos: o lançamento desse documento torna-se facilitado. Portanto, o tempo gasto com questões burocráticas é menor. Isso possibilita que o gestor foque mais as atividades diretamente relacionadas ao negócio; backup 24 horas: outra vantagem é a facilidade na recuperação de documentos, pois ela acontece de forma automática e sempre quando você precisar. Quais são os tipos de software de gestão? Existem vários tipos de sistemas de gestão. Eles têm funções variadas e diversas utilidades para as empresas. Apresentaremos abaixo os softwares mais utilizados. Confira! Gestão financeira Esse tipo de programa permite o controle do dinheiro que entra e sai na empresa. Por meio desse sistema, é possível emitir notas fiscais eletrônicas e boletos, fazer o controle do fluxo de caixa, administrar as contas a pagar e receber, elaborar relatórios gerenciais e financeiros, e outras funções. As empresas que gerenciam todas as contas a partir de um software de gestão financeira têm mais facilidade para identificar a origem das receitas e as despesas do negócio e, assim, projetar a situação futura do seu caixa. Caso sejam identificados problemas, o gestor pode pensar em ações, com a intenção de otimizar os ganhos da companhia e cortar os gastos que forem considerados desnecessários. Vale lembrar ainda que os sistemas de administração das finanças empresariais permitem um melhor monitoramento dos prazos de pagamento e recebimento das contas do seu negócio. Isso ajuda no controle da inadimplência dos clientes e evita o acúmulo de dívidas na sua empresa. Gestão contábil O sistema de gestão de contabilidade permite a melhora da produtividade das empresas, pois gasta-se menos tempo com as rotinas burocráticas. Dessa forma, você terá mais tempo para lidar com as atividades cotidianas que se relacionam com o seu negócio. É importante destacar também que, devido às suas funcionalidades, o software contábil também possibilita a redução do número de erros na empresa. Isso evita o retrabalho nos procedimentos de contabilidade, como elaborar relatórios contábeis (a Demonstração do Resultado de Exercício ou DRE é um exemplo e esse documento permite saber se um negócio está dando lucro ou prejuízo), calcular os tributos a serem pagos, fazer o controle da folha de pagamento dos funcionários e avaliar o patrimônio da companhia. PoS para o varejo Esse sistema ajuda a melhorar a eficiência e o sucesso do negócio. Trata-se de uma solução para lidar com as vendas e ainda permite que seja feita a gestão de compras e de estoques do seu empreendimento. Isso porque é possível saber quais foram os produtos mais vendidos e, a partir disso, determinar o que é necessário comprar, com o objetivo de manter o estoque abastecido e sem muitas sobras, evitando desperdícios e gastos desnecessários. O software PoS (Point of Sale ou Ponto de Venda) é utilizado para vender mercadorias aos clientes.

A importância de fazer uma gestão de documentos eficiente na empresa

Você já ouviu falar em gestão de documentos nas empresas? Trata-se de uma prática muito importante, uma vez que é necessário ter os documentos sempre com fácil acessibilidade. Além disso, esse processo também oferece uma série de outras vantagens para as organizações. Isso evita que se perca muito tempo para localizar contratos de venda e de trabalho, comprovantes de pagamentos, guia de impostos, relatórios gerenciais, de estoque ou de fluxo de caixa etc. Além de otimizar o tempo, a gestão de documentos também garante o correto arquivamento e controle de todos esses itens. Apesar da importância da gestão de documentos, são comuns as dúvidas sobre o assunto. Foi pensando nisso que desenvolvemos este post, cujo objetivo é esclarecer tais questões. Confira! O que é a gestão de documentos e por que ela é importante? A gestão de documentos nada mais é do que um método organizacional, composto por um conjunto de boas práticas, que fazem com que os materiais da empresa fiquem melhor organizados. A ideia é que sejam administrados tanto os arquivos digitais, em espaços para o armazenamento de dados em nuvem, por exemplo, como os arquivos físicos, que ficam guardados em fichários ou pastas. Se você tiver todos os documentos da empresa bem arquivados, evitará de esquecer de fazer pagamentos ou então pagar uma multa alta no caso de a Receita Federal ou outro órgão solicitar uma nota fiscal de produto vendido, por exemplo. Quais são as melhores práticas para fazer a gestão de documentos? De maneira geral, existem três pilares que embasam esse tipo de procedimento: o tempo, os recursos e a produtividade. Assim, a empresa fará um investimento para reduzir os seus custos, ter mais organização e realizar tarefas burocráticas mais facilmente. No que se refere ao tempo, falamos sobre o período necessário que cada documento deve ser guardado. Já os recursos são as ferramentas necessárias para a prática e a produtividade é o resultado dos procedimentos. Existe uma série de boas práticas que podem ser levadas em consideração e colocadas em prática para fazer a gestão de documentos. Veja as principais delas, nos tópicos a seguir: Separe os arquivos em categorias O primeiro passo para fazer a gestão de documentos é organizar os arquivos em categorias, sejam eles físicos ou digitais. Assim, você pode ter uma pasta para notas fiscais, outra para contratos etc. A ideia é que você saiba exatamente em que local procurar quando necessitar de um desses documentos, por qualquer motivo. Considere a temporalidade Nem todos os documentos necessitam ser guardados para sempre. Por isso, convém que você analise o tempo que cada um deles precisa ser arquivado. Extratos bancários e comprovantes de pagamento de IPTU e IPVA, por exemplo, precisam ser guardados por até 5 anos. Já notas fiscais de saída precisam ser guardadas por 10 anos. Outros períodos também podem ser consultados para cada tipo de documento, que são descartados de tempos em tempos, abrindo espaço para novos. Tenha um software de gestão Ter um sistema de gestão para a emissão de notas fiscais, por exemplo, é importante para que você consiga ter mais praticidade para realizar esse trabalho, bem como armazenar as notas corretamente. Também é relevante observar se o software contratado conta com o serviço de armazenamento de dados em nuvem, pois somente assim os arquivos ficarão guardados em um espaço digital. O armazenamento de dados em nuvem é uma das formas mais seguras de guardar documentos, pois eles ficam localizados em um local do ciberespaço, em um sistema de hospedagem, e não em um local físico. Assim, se os computadores da empresa estragarem ou forem contaminados com vírus, por exemplo, os arquivos que estiverem na nuvem ficam intactos. Outro benefício é que você pode acessar esses itens em qualquer lugar em que estiver, sem necessariamente ocupar o espaço físico da empresa. Crie uma rotina de digitalização É claro que os documentos impressos ainda podem existir e que algumas pessoas até mesmo os prefiram. No entanto, recomenda-se que você crie uma rotina de digitalização na sua empresa. Incentive e oriente os colaboradores para que eles imprimam apenas os documentos que são necessários e que deem preferência para os arquivos digitalizados. Hoje em dia, até mesmo as assinaturas de contratos podem ser feitas à distância, por meio de certificados digitais. Esses são os principais passos que devem ser seguidos para desenvolver a gestão de documentos. Recomenda-se que isso seja repassado para todos os funcionários da empresa, uma vez que a organização dos documentos é uma responsabilidade de todos e, por isso, deve ser enraizada na cultura organizacional. Quais são os benefícios da gestão de documentos? Os benefícios trazidos pela gestão de documentos para as empresas são diversos, indo muito além da otimização do tempo. A seguir, confira os principais deles: menos espaço físico utilizado para arquivamento de documentos; diminuição dos custos operacionais; ganhos em segurança da informação; gerenciamento de recursos financeiros; descarte de documentos obsoletos; e melhora da gestão organizacional como um todo. Que ferramentas são indicadas para a gestão de documentos? Quando falamos em ferramentas para gestão de documentos, a principal delas é o sistema de gestão, conforme já citado. Esses programas são excelentes para que você consiga organizar os documentos na sua empresa e permitir que todos os colaboradores possam fazer o mesmo. Além disso, o investimento em um software de gestão vale a pena porque ele conta com variadas funcionalidades e não apenas o armazenamento de dados em nuvem. Se você fosse contratar todas essas ferramentas de maneira separada, o valor investido seria muito maior. Agora você já sabe mais sobre a importância de fazer uma gestão de documentos eficiente na sua empresa e assim garantir mais organização, praticidade e um ambiente de trabalho propício para o desenvolvimento. Você também já sabe que ter um sistema de gestão é muito importante para que isso se realize. Por isso, recomendamos que agora você conheça o Myrp, um sistema de gestão empresarial online que poderá trazer muitos resultados positivos para a sua empresa. Entre em contato conosco e saiba mais!

O que é ECD? Quem precisa entregar? Quais as diferenças para EC?

A Escrituração Contábil Digital surgiu ainda em 2008. Apesar disso, 10 anos após o seu surgimento, muitas pessoas e profissionais da contabilidade ainda têm dúvidas acerca desse assunto. Compreender o que é ECD, no entanto, é mais simples do que parece em um primeiro momento e é isso que pretendemos explicar neste post. Nos tópicos a seguir, vamos explicar o que é ECD, quem precisa entregá-lo e quais são as suas diferenças em relação ao EC, entre outras dúvidas comuns sobre esse item da contabilidade tributária. Ficou interessado? Então siga conosco e fique bem informado sobre o que é ECD e outras questões relacionadas. Vamos lá? O que é ECD? A ECD é uma sigla para Escrituração Contábil Digital, que nada mais é do que a entrega dos livros contábeis da empresa para a Receita Federal, em formato digital. Vale destacar que a ECD substitui a entrega dos livros diários, da razão, dos auxiliares, do balanço e das demonstrações financeiras da empresa. A modalidade surgiu ainda em 2008, conforme já explicado anteriormente, e aos poucos foi sendo adotada pelas empresas, que precisaram adaptar-se para o formato digital. Quem regulamenta a ECD são os órgãos previdenciários e fiscais do Governo. O documento digital necessita contemplar os seguintes livros: livro diário e seus auxiliares; livro razão e seus auxiliares; livro de balancetes diários, balanços e fichas de lançamento comprobatórias. Em todos os casos citados, cabe lembrar que só é necessário apresentar as documentações se elas forem da empresa, pois cada negócio tem especificações diferentes. Como a ECD funciona? A ECD exige que a autoria dos livros digitais seja comprovada por meio de uma assinatura com certificado de segurança. Essa assinatura deve ser emitida pela ICP Brasil, órgão nacional responsável por esse tipo de identificação. Assim sendo, a ECD só é validada após a confirmação do recebimento desse arquivo, com todos os devidos registros por parte dos órgãos governamentais. Quem e em quais situações é preciso entregar a ECD? A legislação prevê que a Escrituração Contábil Digital precisa ser entregue periodicamente por empresas em determinadas condições. Os itens a seguir demonstram quem e em quais situações é preciso entregar a ECD: empresas que podem estar sujeitas a serem tributadas no Imposto sobre a Renda, com base no Lucro Real; empresas que já foram tributadas no Lucro Presumido, mas que não tiveram incidência no Imposto sobre a Renda Retido na Fonte; sociedades em conta de participação, de modo que a entrega deva ser feita sempre pelo sócio ostensivo; empresas que são imunes ou isentas, que foram obrigadas a isso com base nos termos na Instrução Normativa RFB 1.252/2012; empresas do Simples Nacional, cujo aporte financeiro tenha sido recebido a partir de 2017, por meio do chamado investimento anjo. Além de todas essas situações, podemos destacar ainda que o fator contábil existe de qualquer maneira, mesmo quando há ausência de movimento na organização. Em resumo, pode-se dizer que a falta de movimentação durante o ano-calendário em uma empresa não significa que ela não seja obrigada a entregar a ECD. Quais são as diferenças entre ECD e EC? É preciso também ter o cuidado para não confundir  o que é ECD (escrituração contábil digital) com o que é EC, que é a escrituração contábil tradicional, feita em papel, antes de a migração para o digital ter sido totalmente implantada. Os órgãos fiscalizadores veem as duas escriturações como documentos diferentes e, embora a versão tradicional não seja mais praticada, é preciso guardar documentos antigos, pois eles podem ser necessários. Um exemplo da utilização da EC de anos passados é o caso de a empresa precisar comprovar judicialmente alguma particularidade contábil da época. São comuns casos de empresas que enfrentam processos judiciais sobre questões bastante antigas e que precisam recorrer ao EC para comprovar dados. Quais são os principais cuidados que devem ser tidos em relação ao ECD? Algumas boas práticas são necessárias para fazer a emissão do ECD. A principal delas é o armazenamento de todos os dados, desde o primeiro envio. Isso é relevante para que se possa utilizar desses materiais para fins de conferência e redução de riscos, sempre que necessário por qualquer motivo. Os contadores, apesar de serem contratados e assumirem a responsabilidade por esse trabalho, também precisam solicitar que um responsável pela empresa assine o documento. No caso das empresas que utilizam softwares de gestão para desenvolver os livros e dados da ECD, é necessário analisar se eles garantem a integridade dos dados e quais são as políticas da empresa desenvolvedora do programa para isso. Outro cuidado importante deve ser tido quando há a troca de contador nas empresas. Portanto, se você assumir um trabalho que estava sendo feito por outro profissional, convém revisar todo o conteúdo do material anterior, para que possíveis erros cometidos não possam prejudicar o seu cliente. Qual a relação entre o ECD e o SPED? Muitos empresários também confundem ECD com SPED e é papel do contador explicar de que se tratam de conceitos distintos. Na verdade, o ECD faz parte do projeto SPED, que foi lançado há mais de 10 anos, com a finalidade de substituir as escriturações em papel por arquivos digitais. Que ferramentas podem ser utilizadas nessa modalidade? Para garantir que todos os registros contábeis da empresa sejam feitos corretamente e que erros não sejam cometidos na declaração do ECD, convém que sejam utilizadas ferramentas tecnológicas para esse controle. Os softwares de gestão com foco no setor contábil são exemplos de ferramentas digitais que podem ser utilizadas pelos profissionais da área. Porém, conforme explicado, é preciso escolher um programa que garante a integridade dos dados, pois, somente assim, será possível garantir a segurança e a confiabilidade. Conseguimos esclarecer o que é ECD e outras dúvidas comuns sobre esse assunto? Então agora é só colocar tudo em prática e orientar os seus clientes sobre a importância da entrega dessa documentação e como isso deve ser feito. Se você gostou deste conteúdo, assine a nossa newsletter! Assim você receberá os nossos materiais ricos sempre em primeira mão. Não perca essa oportunidade de ganhar mais

4 Dicas para aperfeiçoar a rotina contábil

Ter uma rotina contábil organizada é essencial para os contadores. Dessa forma, eles poderão ter os seus processos internos e a produtividade de seus escritórios otimizados. O mesmo ocorre com empresas de qualquer segmento, que precisam adotar boas práticas para definir rotinas produtivas. Mas como aperfeiçoar a rotina contábil de uma empresa? Existem ações que podem ser colocadas em prática nesse sentido? A resposta para essa pergunta é sim, e nós temos algumas dicas para você. Portanto, se você deseja ter uma rotina contábil otimizada no dia a dia da sua empresa, não deixe de acompanhar as nossas orientações nos tópicos a seguir.  1. Separe as informações por setores É preciso fazer uma departamentalização na sua empresa, ou seja, separar as informações por setores. Desse modo, é necessário que cada colaborador do escritório tenha uma função clara e específica, pois isso evita o retrabalho e os erros por esquecimento. A separação de informações por setores não deve ser algo praticado apenas pelas grandes companhias. Empresas menores, como os escritórios de contabilidade de pequeno porte, também devem ter esse hábito. Outro benefício gerado pela separação é o fato de que será mais fácil mensurar a produtividade de cada setor da empresa ou de um colaborador específico. Assim, se um funcionário produz muito mais do que o outro, por exemplo, é possível buscar formas de identificar por que isso está ocorrendo. Em um escritório de contabilidade de pequeno ou médio porte, os setores podem ser divididos da seguinte forma: recursos humanos, financeiro, contabilidade, fiscal e arquivo. 2. Use tecnologias para facilitar a administração dos dados A tecnologia deve ser vista como uma aliada das empresas. Desse modo, o uso de um software de gestão para contabilidade pode ser uma excelente alternativa para facilitar a administração dos dados de um escritório. O ideal é que se encontre um programa que possa atender, em uma única plataforma, todos os setores do escritório, que foram separados na etapa anterior. Assim sendo, o setor fiscal pode utilizá-lo para fazer a emissão de notas fiscais eletrônicas, a título de exemplo. A área de RH pode usar o programa para controlar os horários dos colaboradores e a folha de pagamento, já o setor de contabilidade pode utilizá-lo para aferir o fluxo de caixa do escritório. Essas são apenas algumas facilidades que o uso de um software pode proporcionar. Tendo esse controle maior em cada área da sua empresa, fica mais difícil perder prazos e você terá mais facilidade para medir a qualidade e a eficiência da equipe. Outro ponto importante é que esses programas podem gerar relatórios com dados reais sobre a sua empresa, que podem ser utilizados estrategicamente em seu planejamento semestral ou anual. 3. Contrate uma equipe especializada e tenha times colaborativos Conforme já destacado anteriormente, é importante que a empresa tenha setores bem definidos. Porém, não é qualquer pessoa que pode ser contratada para cada departamento. O ideal é que seja feita a contratação de profissionais especializados em cada área. A partir daí, poderão ser formados os chamados times colaborativos, de modo que uma área da empresa possa colaborar com a outra. A ideia é que a organização seja vista como uma máquina, em que cada setor é uma peça. Se uma peça para de funcionar, todo o equipamento será prejudicado. Por isso, é muito importante que os funcionários contribuam uns com os outros. 4. Utilize ferramentas que possam facilitar a administração da rotina contábil  Existem diversas ferramentas que podem facilitar a administração de um escritório no dia a dia. Para ajudá-lo, fizemos um levantamento com as principais delas e as listamos nos tópicos a seguir. Confira. 4.1 Trello O Trello é uma ferramenta utilizada para o gerenciamento de projetos no formato de lista. Ele é totalmente ajustável e pode ser adaptado de acordo com as necessidades de cada pessoa. Trata-se de uma plataforma em que os projetos são organizados por pastas, que podem ser compartilhadas entre as pessoas interessadas. 4.2 Todoist Outra ferramenta que pode facilitar a administração no dia a dia de um escritório é o Todoist. Esse aplicativo é similar ao Trello e possibilita uma visão geral de tudo o que você tem para fazer, sem que o controle seja perdido. Listas podem ser criadas e alarmes podem ser programados para que você se lembre de alguma atividade específica do dia, do momento ou da semana.  4.3 Dropbox O armazenamento em nuvem dos arquivos de um escritório de contabilidade também é importante, pois você pode querer acessar a um documento em casa ou no hotel, durante uma viagem a trabalho, por exemplo. Em casos assim, o Dropbox pode ser uma ferramenta interessante para armazenar arquivos em nuvem e poder acessá-los em qualquer local, desde que haja conexão com a internet. 4.4 Skype O Skype é um programa que serve tanto para trocar mensagens de texto como para fazer chamadas de áudio e vídeo. Ele é excelente para as videoconferências com clientes que são de outra cidade, por exemplo. Isso contribui para que a rotina e os gastos do escritório de contabilidade sejam otimizados. A comunicação interna também pode ser melhorada com o uso do Skype. Isso porque os funcionários podem ficar conectados ao mensageiro e trocar informações, sem precisar ocupar os ramais telefônicos e atrapalhar o colega quando não se trata de algo urgente. 4.5 Softwares de gestão para contabilidade Os softwares de gestão para contabilidade reúnem diversas características que são fundamentais para a administração de uma boa rotina contábil, conforme já destacamos anteriormente. Esses programas são muito completos e, no mesmo local, reúnem recursos que podem ser utilizados por todas as áreas de um escritório de contabilidade. Gostou do nosso artigo? Siga as nossas dicas e procure aperfeiçoar a rotina contábil do seu escritório. Assim, você conseguirá obter muito mais sucesso e prestar um atendimento de qualidade para os seus clientes. Quer ter contato com outras informações interessantes como essas? Siga-nos nas redes sociais, acompanhe as nossas publicações e fique sempre bem informado! Estamos no YouTube, no Facebook e no LinkedIn. 

Saiba como captar clientes para o seu escritório de contabilidade

Os escritórios de contabilidade passam por uma árdua tarefa: captar clientes. Nesse setor, o trabalho fica ainda mais complicado, pois é necessário estabelecer uma relação de confiança com eles, afinal de contas, é a administração de questões contábeis — como providenciar alvarás e licenças e fazer o cálculo de taxas e impostos — da empresa dele que está em jogo. Mas tenha calma, pois nem tudo está perdido. Existem várias formas de divulgação alternativas à propaganda tradicional boca a boca ou aos anúncios feitos nos jornais, o que acabaria ficando caro para o escritório. Neste post, daremos dicas que vão ajudar na divulgação e na geração de autoridade do negócio. Confira! Defina nichos de atuação Sem dúvida alguma, o primeiro passo na tarefa de captar clientes é definir o nicho de atuação, porque sem foco não é possível saber qual é o caminho adequado para o escritório. Realmente existem muitas áreas a serem seguidas no setor contábil, mas como saber qual ou quais são as ideais para o seu negócio? Analise os potenciais clientes e conheça as motivações, os interesses e as principais dificuldades deles. Feito isso, você poderá direcionar os serviços e atender aos anseios das pessoas e, consequentemente, conseguirá gerar valor ao seu público. Busque um diferencial Em um mercado tão concorrido como o da área contábil, é sempre muito importante inovar e procurar algo para se diferenciar, especialmente em serviços ou praticidades que são difíceis de serem copiadas pelos concorrentes. Diante desse cenário, alguns detalhes podem fazer a diferença, como a agilidade no envio de informações e documentos, a busca por capacitações e atualização, o atendimento personalizado de acordo com cada nicho, a localização privilegiada, a utilização de softwares especializados e uma rede de filiais, pois elas possibilitam que mais pessoas sejam atendidas. Use as redes sociais Uma das principais dicas que vão ajudar a captar clientes é usar as redes sociais, afinal de contas, muita gente que pode precisar do seu serviço está nesse ambiente virtual. Com o advento da internet, essas páginas se tornaram um dos canais que as pessoas usam com o intuito de procurar e descobrir um produto ou serviço. Por se tratar de uma rede voltada a negócios e ter um caráter profissional, o LinkedIn é essencial aos escritórios contábeis. Hoje, portanto, é um elemento obrigatório, porque quem não considera usar essa página tende a perder oportunidades de fazer ou reforçar contatos, divulgar a empresa e, consequentemente, tende a ficar defasada no mercado. Além disso, você pode contar ainda com o YouTube, Instagram e Facebook. Porém, conheça os seus recursos estruturais (se há condições de gravar um vídeo, por exemplo) e financeiros, analise o perfil da sua clientela e na sequência escolha quais serão os canais com os quais o negócio vai se comunicar com o público. Crie um site ou blog Outro meio online que ajuda no crescimento do seu escritório é a criação de um site ou blog. Essas ferramentas ajudam você a ficar mais conhecido e ganhar autoridade na sua área, e contribuem na prospecção de clientes. Para que as suas estratégias funcionem, em primeiro lugar, procure divulgar conteúdo de valor, ou seja, algo que vai ajudar a resolver algum problema ou post que atenderá a algum interesse do seu potencial consumidor. Depois, é preciso usar ferramentas na internet com o objetivo de saber quais são as buscas frequentes e as palavras-chave mais procuradas no Google relacionadas a sua área. Após a sua pesquisa, elabore um artigo sobre os assuntos com maior interesse do público. E por motivos de SEO (Search Engine Optimization) ou otimização de mecanismos de busca, não se esqueça de colocar a palavra-chave ao menos três vezes nos textos. Vá a palestras e eventos Na tarefa de captação de sua clientela, é muito importante frequentar palestras e eventos, especialmente aqueles que se relacionam com a sua área de atuação. Nesse tipo de encontro, você tem uma ótima oportunidade de fazer contatos, ser visto e aumentar o seu networking. Tudo isso, portanto, pode contribuir para que um negócio seja fechado durante o evento ou permitir que algumas pessoas presentes no local sejam os seus futuros clientes. Ainda há a possibilidade de você ou de outra pessoa da sua empresa, que tem mais conhecimento sobre um assunto, oferecer uma palestra e convidar pessoas para assisti-la. É uma boa oportunidade de compartilhar os conhecimentos, mostrar autoridade no assunto e ganhar a confiança dos clientes, contribuindo para que eles acreditem no trabalho do escritório contábil. Incentive a indicação de novos clientes Sem dúvida alguma, as indicações encurtam os caminhos. Para aumentá-las, em primeiro lugar, é importante saber atrair consumidores por meio de conteúdo de valor em blogs e eventos relacionados com a sua área. Depois, é necessário mostrar um bom trabalho e atender aos interesses dos consumidores com o intuito de deixá-los satisfeitos com os serviços prestados. Dessa forma, você valoriza a sua base de clientes e contribui para que eles recomendem aos seus amigos a sua empresa, os quais, quem sabe, também podem virar seu cliente. Isso ajuda a diminuir o custo médio para adquirir um consumidor, o que aumenta os lucros do escritório contábil. Outro caminho que ajuda a ter mais indicações é oferecer alguma forma de bonificação. Elas podem ir desde a um brinde até a concessão de descontos ou isenção de mensalidade ao seu cliente. Repare que todos ganham. Você vai conseguir mais indicações e reduzir o custo por venda; os seus consumidores vão economizar com os serviços de sua empresa. Um dos principais detalhes para o desenvolvimento dos escritórios de contabilidade é a construção da marca, pois ela auxilia a conquistar clientes. Atualmente, existem inúmeras formas de divulgação e elas vão desde a presença em canais online — como redes sociais e blogs — até eventos presenciais. Portanto, a atenção devida a esse processo é um dos diferenciais para o sucesso do negócio. O que você achou das dicas de como captar clientes? Gostou delas e quer aplicá-las imediatamente? Então baixe nosso e-book e

Por que é importante e como fazer a sustentabilidade na empresa?

Todo mundo sabe que muitos dos recursos naturais que usamos diariamente são finitos, ou seja, vão acabar um dia. Usar esses recursos sem responsabilidade e de forma desenfreada pode trazer muitos problemas para o planeta e para nós mesmos. É justamente por isso que o tema da sustentabilidade está tão em alta. Quando ganhamos a consciência da real importância disso, passamos a tentar levar uma vida mais sustentável, mas como aplicar a sustentabilidade na empresa? Como fazer com que os funcionários ajudem? O que, de fato, pode ser mudado? O que pode ser melhorado? Como manter essas mudanças? Para entender melhor o que realmente é a sustentabilidade em uma empresa, qual a sua importância e como colocá-la em prática, leia os próximos parágrafos deste texto. O que é a sustentabilidade nas empresas? A sustentabilidade nas empresas está baseada em três pilares: social, econômico e ambiental. Ao contrário do que muita gente pensa, a sustentabilidade não tem a ver só com o meio ambiente, mas sim com ser sustentável por si mesmo, seja uma pessoa, uma casa, uma empresa ou uma sociedade. O termo “sustentável” tem a ver com “sustentar”, ou seja, manter funcionando, manter vivo. Uma sociedade que usa exageradamente os recursos naturais não conseguirá se sustentar para sempre. Por exemplo, como a humanidade poderá sustentar-se com facilidade se não houver água potável disponível para todo mundo consumir? Se continuarmos contaminando rios e reservatórios de água doce, pode-se dizer que um cenário como esse não está longe de se tornar realidade. A sustentabilidade tem o foco em manter o bom funcionamento da vida, e isso inclui manter a saúde da sociedade e dos indivíduos em si. Social No quesito “social’, a empresa precisa cuidar de como influencia as pessoas e a sociedade. Priorizar um ambiente de trabalho saudável, dar condições para que as pessoas se desenvolvam, trazer coisas positivas para a sociedade com seus produtos ou serviços são algumas das medidas socialmente sustentáveis. Afinal, um ambiente estressante, que deixa as pessoas doentes, não pode compactuar com a saúde da população e, portanto, com a sustentabilidade. Uma empresa em que os funcionários não conseguem trabalhar direito não sobrevive e não se sustenta. Econômico O sucesso econômico de qualquer empresa não pode se basear no prejuízo social ou do meio ambiente. De que adianta explorar o trabalho escravo? Como boicotar concorrentes e não ter ética pode ser positivo? Além disso, o público cobra das empresas que façam as coisas de forma consciente: um escândalo pode colocar tudo a perder. A melhor forma de ter um bom desenvolvimento econômico é agindo de forma justa e ética. Ambiental Criar ações que ajudem a reconstruir ou proteger o meio ambiente são muito válidas, mas, primeiro, é preciso “limpar a casa”. O que a sua empresa está fazendo que pode ser melhorado para gerar menos lixo e causar menos impacto no meio ambiente? Essa é a verdadeira essência da parte “ambiental” da sustentabilidade nas empresas. Quais são os primeiros passos para ser sustentável? Primeiramente, é preciso saber se você, que é dono da empresa, tem isso como um verdadeiro valor. Para fazer qualquer transformação, é necessário ter perseverança e vontade. Tenha em mente que isso precisa ser importante na sua vida pessoal. Se você não sabe se está convicto o suficiente, medite um pouco sobre o assunto e conheça a si mesmo. Quando você estiver com a ideia firme e a vontade de transformar, é hora de contaminar os seus funcionários para contar com um verdadeiro trabalho em equipe. As pessoas precisam entender que isso é, de fato, algo relevante. Leve dados concretos, explique, faça uma pesquisa sobre os impactos que empresas como a sua têm no meio ambiente. Se você já está convencido, será mais fácil convencer os outros. Além de saberem o porquê dessa transformação ser importante, seus colaboradores devem entender a importância do papel de cada um deles para que as coisas funcionem. O que qualquer empresa pode fazer? Se a parte emocional e de conscientização estiver plenamente resolvida, comece a pensar em como colocar a mão na massa. Faça uma análise de todos os processos da empresa procurando pontas soltas. Por exemplo, sempre que alguém desenvolve uma forma de fazer algo de rotina e fizer uma espécie de manual, isso precisa ser impresso, ou pode ser arquivado em um servidor? Ou então, se alguém gerar um documento, isso precisa estar na empresa fisicamente em papel, ou pode ser organizado em um software de gestão empresarial em nuvem? Outras perguntas que você pode fazer a si mesmo para encontrar pontos de mudanças: no dia a dia da empresa, todo o lixo que é gerado é separado? quem recolhe o lixo leva para a reciclagem? há desperdício de energia ou água? luzes ficam acesas? que tipos de lâmpadas estão instaladas? Fluorescentes? Modelos de LED? as paredes são pintadas de branco para refletir melhor a luz? a empresa conta com sensores de presença em locais que passam poucas pessoas? existem equipamentos antigos que podem ser trocados por novos que gastem menos energia? a descarga dos vasos sanitários tem botões diferentes para fezes e urina? você dá preferência para fornecedores sustentáveis e próximos ao seu local de trabalho? você adota programas que permitem um gerenciamento de documentação eletrônica para gerar menos documentos em papel? Como engajar os colaboradores? Mesmo que os seus funcionários não “entrem de cabeça” na ideia da sustentabilidade, você pode criar outras formas de fazer com que eles queiram ajudar. Por exemplo, no volume de gasto de papel: suponha que, em um ano, a empresa gaste R$ 20.000,00 na compra de papel. Proponha para os seus colaboradores que, ao final do ano, se houver uma diminuição no gasto, metade do que foi economizado seja dividido pela equipe. Se a economia for de R$ 6.000,00, e você tiver 6 funcionários, cada um ganhará, ao fim do ano, R$ 500,00 e a consciência mais limpa. Busque formas de dar alguma bonificação para seus colaboradores com a economia que eles ajudarão a conseguir. Isso também vai ajudar a manter as mudanças e implantar a

Confira 6 boas práticas de gestão para microempresas

Manter um negócio não é uma tarefa fácil e só quem empreende tem o entendimento disso. É por esse motivo que é necessário buscar conhecimentos e informações sobre boas práticas de gestão para microempresa. Tratam-se de ações que, se desenvolvidas corretamente, podem orientar o pequeno empresário a manter o seu negócio sempre bem administrado e preparado para crescer cada vez mais — o que é essencial para se destacar no mercado. Quer saber quais são as principais práticas que você precisa colocar em ação na sua empresa? Então veja os tópicos a seguir e fique muito bem informado sobre esse assunto! 1. Definir as metas e os objetivos da empresa As empresas precisam ter metas e objetivos claros que possam servir como diretrizes para o direcionamento de suas principais atividades. Vale destacar ainda que essas metas precisam ser quantificadas numericamente. Assim sendo, um supermercado pode ter como meta aumentar X% da quantidade de vendas no período de um ano, por exemplo. Essa meta deve servir como um fator motivacional para que todos os esforços se voltem em fazer com que ela seja cumprida. É importante, no entanto, ter cuidado para que as metas e objetivos sejam alcançáveis, o que não significa que eles precisam ser fáceis. O que acontece é que se uma meta for impossível de ser cumprida, poderá desmotivar em vez de motivar você e seus colaboradores. Também é preciso compreender se as metas e objetivos estão de acordo com os preceitos das diretrizes da cultura organizacional da empresa. Afinal, os objetivos precisam colaborar para o cumprimento dos valores que a organização acredita. 2. Manter o controle centralizado É importante que você centralize todas as informações e processos da sua microempresa em um mesmo local, sendo recomendado o uso de sistemas de gestão para isso. Caso contrário, será mais difícil ter o controle de todos os dados e áreas de forma ampla, pois cada setor da microempresa terá informações disponibilizadas em um local diferente. A ideia é que você mantenha o fluxo financeiro, o controle de estoque, o registro das entradas e saídas dos colaboradores, entre outros serviços centralizados no mesmo local. Desse modo, consegue evitar a necessidade de pagar mensalidades de vários sistemas ou ter que acessar diversos programas para encontrar diferentes informações. 3. Definir os indicadores de performance Outro ponto importante entre as práticas de gestão para microempresas é a definição de indicadores de performance. Tratam-se de métricas como a quantidade de vendas em um período, o valor arrecadado em dinheiro por dia, o retorno sobre o investimento (ROI), ticket médio, entre outros. Assim como as metas, esses indicadores sempre devem ser numéricos, para fins comparativos em longo prazo. Com base nos dados obtidos, você poderá verificar o que está gerando resultados e o que está dando errado na empresa, direcionando os seus esforços para corrigir possíveis erros e adaptar as estratégias. 4. Fazer uma matriz SWOT A matriz SWOT é responsável pela geração de estratégias que garantem a sobrevivência de uma microempresa no mercado. Trata-se de uma ferramenta de gestão muito completa e ampla, que abrange todos os setores da organização. Esse método divide-se em quatro fases: Strengths (forças) Nessa etapa deve-se analisar os pontos fortes da empresa em relação aos seus produtos e serviços oferecidos. O objetivo é desenvolver estratégias que reforcem esses aspectos positivos para o público. Weaknesses (fraquezas) Assim como as forças, também é preciso identificar as fraquezas, ou seja, aspectos internos que precisam ser melhorados na empresa. É preciso reconhecer esses pontos fracos e, em seguida, desenvolver estratégias para corrigi-los. Opportunities (oportunidades) Saber quais são as oportunidades oferecidas pelo mercado e a comunidade em que a microempresa está inserida também é importante para as organizações. Uma loja de roupas, por exemplo, pode ficar sempre atenta às tendências da moda, pois elas criam oportunidade para vender produtos que estão em alta e que geram muita busca entre as pessoas. Threats (ameaças) Assim como o mercado e a sociedade geram oportunidades, também podem gerar ameaças. Uma crise financeira, a título de exemplo, pode fazer com que o consumidor diminua o poder de compra e, por consequência disso, seu negócio tenha uma queda nas vendas. Reconhecer essas ameaças, portanto, é necessário para se prevenir em longo prazo. 5. Atentar-se ao equilíbrio financeiro Se você quer garantir bons resultados para o seu negócio, é extremamente relevante ter atenção especial ao equilíbrio financeiro. Para isso, é preciso controlar principalmente o fluxo de caixa. É necessário ter o registro completo de todas as entradas e saídas de dinheiro da empresa, mas apenas isso não é suficiente para garantir o equilíbrio financeiro. Devem ser categorizadas todas as receitas e despesas, de modo que se possa identificar gargalos e cortar gastos que estejam comprometendo o bom faturamento, por exemplo. 6. Utilizar ferramentas tecnológicas Todas as etapas citadas podem ser executadas de forma melhor com o auxílio de ferramentas tecnológicas, como os sistemas de gestão. Esse tipo de programa é bastante completo e pode contribuir para diversas áreas, como a gestão financeira, controle de estoque, controle de vendas e gestão fiscal de pequenos negócios. Existem ainda programas que comercializam diferentes tipos de planos, ou seja, você pode escolher uma solução e moldar de acordo com a sua necessidade. De tal modo, você pode acelerar as suas atividades (que serão automatizadas) e ter uma quantidade muito inferior de erros cometidos por causa humana. Os sistemas ainda permitem a análise de todos os processos da empresa de um modo geral, por meio da geração de relatórios que podem ser acompanhados e aplicados na matriz SWOT, na definição de indicadores de performance, criação de metas e objetivos, entre outras estratégias anteriormente comentadas. Conhecer boas práticas de gestão para microempresa é essencial para que você consiga tocar o seu pequeno negócio da melhor maneira possível e, assim, garanta o sucesso e o crescimento constante. Gostou do nosso artigo e quer receber mais informações e dicas para microempresas no seu e-mail? Então assine a nossa newsletter! Assim você terá acesso aos nossos conteúdos sempre

7 dicas para a melhoria de processos e organização

Otimizar as atividades e conquistar a melhoria de processos na empresa é uma estratégia que pode trazer resultados surpreendentes. Isso porque, com as tarefas mais organizadas, os colaboradores podem atuar de maneira mais elaborada, com objetivos alinhados e em prol de um objetivo em comum. Todos os processos de uma companhia devem estar sob o controle do gestor, pois isso facilita as tomadas de decisão por parte da administração e as torna mais eficientes. Apesar disso, a responsabilidade pela busca de melhorias é de todos e o gestor deve deixar isso claro aos colaboradores. Com base nessa realidade, desenvolvemos este post. Ele apresenta uma série de dicas para a melhoria de processos e organização na empresa. Ficou interessado? Então, siga conosco e confira! 1. Faça um planejamento estratégico A empresa só vai conseguir atingir um bom nível de organização se tiver um planejamento estratégico adequado. E engana-se quem pensa que apenas as grandes corporações precisam dele. Todos os empreendimentos, de microempreendedores individuais (MEIs) a grandes multinacionais, precisam ter um planejamento bem estruturado. Para fazê-lo, o primeiro passo é definir as diretrizes organizacionais do negócio, ou seja, sua missão, sua visão e os valores em que ele acredita. Esses dados compõem a cultura organizacional e servem como base para tudo que for feito na companhia. Em seguida, deve-se escolher uma ferramenta de planejamento. Uma boa opção é a análise de forças, fraquezas, oportunidades e ameaças (Strengths, Weaknesses, Opportunities and Threats – SWOT). No Brasil, ela é conhecida também como FOFA. Seu conceito principal é de que as estratégias do negócio devem ter como base o cruzamento das forças e das fraquezas da organização com as ameaças e as oportunidades do ambiente em que ela está inserida. 2. Estabeleça metas a serem cumpridas Todas as estratégias que forem definidas no processo de planejamento precisam ter metas, que devem ser cumpridas pelos gestores e pelos colaboradores. É essencial, ainda, que elas sejam quantificáveis. Assim, se uma das estratégias for produzir mais, por exemplo, a meta pode ser aumentar a produção em X% em período de tempo Y. Além disso, é importante que as metas sejam possíveis de cumprir. Isso não quer dizer que elas precisem ser fáceis, mas, caso sejam muito irreais, pode haver falta de interesse ou de estímulo na equipe. 3. Tenha uma boa comunicação interna Para melhorar os processos da empresa, é importante também que se tenha uma boa comunicação interna. Isso quer dizer que é preciso investir em métodos e ferramentas para que o bom relacionamento entre os colaboradores, bem como o deles com a chefia sejam estimulados. A comunicação precisa ser vista como uma via de mão dupla, ou seja, para toda demanda levantada, é preciso que seja dada uma resposta. Assim, os funcionários poderão ter mais confiança nos gestores e mais liberdade para reportar situações irregulares, por exemplo. 4. Promova o treinamento de pessoal As pessoas são a alma de uma empresa. Por isso, é necessário que sejam feitos investimentos nos colaboradores. É preciso investir em sua educação e estimulá-los para que sigam sempre com os estudos e se aprimorem em suas áreas de atuação. A empresa pode oferecer cursos, palestras e workshops aos colaboradores em diversas situações. Assim, um supermercado, por exemplo, pode convidar um especialista para falar sobre boas práticas na manipulação de alimentos ou sobre como organizar as gôndolas com mais eficiência. Ainda nesse aspecto, as empresas podem firmar parcerias com escolas técnicas e faculdades. Dessa forma, é possível oferecer bolsas de estudos, subsídios ou descontos para os funcionários da companhia. 5. Fique sempre bem informado sobre o segmento Os empresários e seus funcionários precisam estar sempre informados sobre as principais novidades da área de atuação da companhia. Assinar revistas da área, participar de eventos, acompanhar redes sociais, sites, blogs e páginas sobre assuntos interessantes, entre outros, são boas práticas nesse sentido. Ainda no exemplo do supermercado, é possível, entre outros, buscar informações sobre novidades no atendimento, novas formas de fazer publicidade, dicas para organizar os itens nas prateleiras, boas práticas para o controle de estoque e assim por diante. Existem ainda áreas que são de interesse de empresas de todos os segmentos, como a economia, a política e outros fatores que interferem no meio empresarial. Por isso, até mesmo acompanhar os noticiários é relevante para ter uma empresa mais organizada, e saber, por exemplo, de novidades na legislação. 6. Organize as tarefas no quadro de funcionários Um erro grave cometido por muitas empresas é deixar um único profissional com muitas funções e atribuições ou não ter uma divisão clara de cargos. No caso do supermercado, a pessoa que atende no açougue não pode ser responsável também pela padaria, por exemplo. Por isso, é preciso organizar a equipe e deixar claras as funções de cada um. Isso não impede, obviamente, que um colega que está ocioso ajude outro em uma atividade específica, mas não significa que ele deva se responsabilizar por algo que não é de sua incumbência. A hierarquia pode até mesmo ser desenhada em uma espécie de fluxograma. E esse material pode ficar exposto em um local de fácil acesso a todos os colaboradores, como os vestiários. 7. Invista em um sistema de gestão Todas essas dicas podem ser mais bem executadas se for utilizado um sistema de gestão adequado. Existem, disponíveis no mercado, diversos tipos de programas: alguns deles são muito completos e ideais para empresas do segmento varejista. Eles permitem fazer toda a gestão on-line. Afinal, com eles, é possível controlar a área fiscal da empresa, verificar o fluxo de vendas, administrar o estoque, ter um controle mais apurado de entradas e saídas de dinheiro e outros. Portanto, para conquistar a melhoria de processos e organização da empresa, investir em um sistema de gestão completo é uma das melhores práticas que podem ser adotadas. Uma boa alternativa é o Myrp: um software muito completo e que pode fazer a diferença para organizar as atividades da companhia. Quer saber mais sobre ele? Entre em contato conosco, conheça o sistema e

7 dicas de como conciliar trabalho e família

“Liberdade é uma palavra que o sonho humano alimenta, não há ninguém que explique e ninguém que não entenda”. Este texto começa com as sábias palavras de Cecília Meireles para lembrar que a liberdade é sempre bem-vinda na vida de todo mundo, mas que precisa ser bem usada para trazer a verdadeira felicidade. E um dos motivos de maior alegria para um cidadão comum hoje em dia é conseguir ter sucesso profissional ao mesmo tempo em que consegue manter uma vida em família tranquila e saudável. Claro, todo mundo quer isso, mas todos sempre se deparam com uma questão muito difícil: como conciliar trabalho e família? Se você é uma pessoa que tem uma pequena empresa, saiba que está na vantagem, mesmo com o dia a dia corrido. Quem tem o poder de fazer seus próprios horários e as suas próprias regras tem o queijo e a faca na mão. Quer saber quais truques podem ser feitos para dividir bem seu tempo entre trabalho e família e não deixar a peteca cair? Continue lendo este texto e acompanhe nossas dicas. Com certeza você será capaz de colocar algumas em prática! 1. Mantenha seus horários sempre organizados Mesmo sendo empreendedor, procure não levar trabalho para casa ou preocupações de casa para o trabalho. Sempre que for possível, volte para casa no horário que terminar o expediente e chegue ao trabalho na hora pré-estabelecida. Ter horários definidos vai fazer com que você e a sua família possam contar com a presença uns dos outros naquele determinado horário e, assim, possam programar passeios com facilidade. Além disso, como você é o chefe, faça o seu horário. Procure ter tempo para fazer as refeições em casa, tome café da manhã com a família, jantar com eles, e se você trabalhar perto de casa, almoçar no conforto do seu lar. 2. Divida as tarefas de casa com todos Quando voltar para casa, com certeza você terá tarefas domésticas para fazer. O ideal é que esses afazeres sejam divididos entre todos. Se todos fizerem juntos, o serviço termina mais rápido. Por exemplo, se você é recém-casado e tem uma esposa, não deixe que ela faça o jantar sozinha. Procure ajudá-la para que a refeição fique pronta e a cozinha fique limpa mais rápido. Mesmo que, no fim das contas, vocês dois estejam cansados, terão mais tempo para aproveitar a companhia um do outro. Se vocês fizerem tudo juntos, melhor ainda! 3. Aproveite o seu tempo livre Não cometa o erro de ficar bitolado com o trabalho, mesmo no seu tempo livre. Esqueça os compromissos profissionais e preste atenção na sua família. Se tiver filhos e puder deixá-los com avós ou tios durante um tempo para curtir sua companheira ou companheiro, faça isso. Claro, reserve um tempo para os pequenos também. É possível conciliar esse tempo em todos os finais de semana. 4. Traga seus filhos para perto Se você tem filhos pequenos, sabe que eles precisam de mais atenção do que as outras pessoas. Para se fazer presente na vida deles, tente passar o maior tempo possível com eles, mesmo durante a semana. Um bom começo é levá-los para o colégio. Se você trabalha longe de casa, tente colocá-los em uma escola perto de casa ou do trabalho. Caso opte pela segunda opção e se forem crianças muito novas, tente vê-las na hora do almoço. Quando voltar para casa, você poderá voltar com o seu filho e, mesmo que fique muito tempo no trânsito, estará com ele. Claro, se os seus filhos já forem mais velhos, você pode levá-los para o trabalho alguns dias, apresentar a sua rotina e, dependendo da idade, eles podem até começar a trabalhar com você. 5. Negocie os horários com os funcionários Se você tem uma loja, por exemplo, pode ser que precise que ela esteja aberta todos os dias. Para ter mais tempo com a família, é possível fazer um “bem bolado” com os seus funcionários, afinal, se você quer mais tempo livre, eles também querem. Quantas pessoas precisam estar na loja todos os dias? É possível ajustar os horários de todo mundo para que, às vezes, alguns deles fiquem até mais tarde e em outros dias possam sair um pouco mais cedo, para que você também possa sair mais cedo alguns dias? Veja a possibilidade de criar um banco de horas, mesmo que com certas regras. Pense que você pode se comprometer a trabalhar em um sábado e domingo para não ter de ir à empresa em uma quinta e sexta e, assim, poder viajar com a família. Lembre-se que viajar fora de temporada é muito mais barato. Procure possibilidades para facilitar a vida de seus funcionários nesse sentido também, é uma forma de bonificação para mantê-los motivados. Todos saem ganhando e ninguém ficará com uma má impressão sua como “chefe que faz o que quer e não pensa nos funcionários”. Se você tiver um sócio, isso fica ainda mais fácil, pois quando ele estiver na empresa, você pode conseguir um dia livre, e vice-versa. 6. Terceirize alguns serviços da empresa Cuidar da parte operacional, conferir estoque, falar com clientes, fornecedores e observar o trabalho dos funcionários são algumas das funções que o dono de um negócio acaba assumindo, e claro que isso fica muito pesado para uma pessoa só. Por isso, pense na possibilidade de terceirizar alguns serviços da empresa para que você tenha menos trabalho. Contratar um escritório de contabilidade é uma boa opção para se livrar dessa parte burocrática. Contratar uma transportadora para levar e trazer produtos em vez de você precisar fazer isso ou ter de dispensar um funcionário para que ele faça esse trabalho também pode ser uma saída inteligente para esse tipo de situação. Quanto menos coisas para fazer, menos chances de levar trabalho para casa, menos preocupações e, assim, você consegue aproveitar mais tempo com a família. 7. Utilize ferramentas tecnológicas Mesmo contratando um escritório de contabilidade, você ainda vai precisar cuidar de uma parte da burocracia da empresa, como emitir notas fiscais. Para manter tudo organizado e fazer uma ótima gestão

NF-e 4.0: entenda o que muda na emissão de notas fiscais!

A partir de 02 de Agosto de 2018, é obrigatória para as empresas a emissão da NF-e 4.0. Trata-se de uma nova modalidade da nota fiscal eletrônica, que deverá ser emitida tanto pelas empresas que vendem produtos quanto para as que comercializam serviços. Foram feitas alterações no layout, entre outras mudanças estratégicas desenvolvidas pela Secretaria da Fazenda. Porém, o assunto ainda gera muitas dúvidas a empresários e até contadores — que ainda não se atualizaram sobre a novidade. Para que você entenda o que muda na emissão de notas fiscais com o surgimento da NF-e 4.0, listamos as principais questões sobre o tema e as respondemos, nos tópicos a seguir. Confira agora mesmo! O que é a NF-e 4.0 e quais são as principais alterações que ela traz? A chamada NF-e 4.0 surgiu para substituir a NF-e 3.10, sendo o novo documento eletrônico para ser emitido na compra e venda de produtos. Esse modelo apresenta regras específicas e diferentes do anterior. O arquivo XML da nota, por exemplo, passou a ser organizado de uma nova forma e o sistema emissor precisa ser preparado para isso. Veja, na sequência, as principais mudanças que foram colocadas em vigor. Campo indicador de presença Esse campo da nova nota fiscal eletrônica deverá ser utilizado pelas vendas ambulantes. Assim, as vendas feitas nas ruas ou em feiras, por exemplo, poderão ser indicadas. Rastreabilidade de produto Agora, também existe esse novo campo, que foi criado para os produtos que precisam de regulações sanitárias, como itens voltados para uso odontológico, medicamentos, produtos veterinários, bebidas e alimentos etc. Valor total do IPI O valor total do IPI é um campo que precisa deixar claro qual é o Imposto sobre Produtos Industrializados daquela venda. Novas modalidades de frete A NF-e 4.0 também oferece um campo em que é disponibilizado um grupo de informações sobre o transporte dos produtos que foram vendidos. Formas de pagamento O campo que recebia esse nome agora é chamado de “Informações de pagamento”. A novidade é que, agora, também há um espaço para que seja preenchido o valor do troco dado ao cliente em uma venda. Também podem ser preenchidos os meios de pagamento, como cartão de crédito ou débito, dinheiro, cheque, entre outros. Protocolo TLS 1.2 Uma das principais novidades da NF-e 4.0 é a adoção do protocolo TLS 1.2, de modo que foi proibido o uso do protocolo SSL como padrão de comunicação, como acontecia nas versões anteriores. Isso foi feito para garantir mais segurança a esse processo. Fundo de combate à pobreza Também é importante ressaltar que a NF-e 4.0 agora conta com um fundo de combate à pobreza. O chamado FCP é previsto pela Consideração Federal e possibilita o recebimento de recursos provenientes da chamada Circulação de Mercadorias e Serviços. Motivo de desoneração do ICMS A NF-e 4.0 também apresenta agora um novo “Motivo de desoneração do ICMS”. Assim, essa nova opção vale para a chamada tributação isenta, não tributa ou suspensão. Indicador de escala relevante Esse novo indicador demonstra os bens e mercadorias que podem ser submetidos ao Regime de Substituição Tributária. Isso foi instituído pelo Convênio ICMS 52/2017, cujo ponto mais relevante é a cláusula 23ª. A cláusula fala sobre as considerações fabricadas em escala industrial não relevante. Porém, para saber se o produto que você comercializa é passível ou não dessa identificação, é preciso consultar a versão atualizada da Tabela CEST. Caso tenha dúvidas, consulte o seu contador. Qual é o prazo para fazer a mudança? Desde 2017, a NF-e 4.0 já podia ser emitida, em uma fase de testes. Porém, em 2 de agosto de 2018, a antiga versão será desativada e a nova versão se tornará obrigatória. Portanto, como logo estará em vigor, é preciso que você compreenda todas as novidades desse tipo de nota, para que faça as emissões conforme prevê a legislação vigente. Cabe ressaltar que, de período em período, novas versões da nota fiscal eletrônica são criadas. Por isso, é preciso sempre estar atento às novas tecnologias e atualizações para nunca ficar para trás e prejudicar o seu negócio. Na prática, as datas referentes às mudanças para a NF-e 4.0 são as seguintes: 20 de novembro de 2017: iniciaram-se os testes nos programas que emitem notas fiscais; 2 de julho de 2018: teve início o funcionamento, bem como a validação da NF-e 4.0. Porém, nesse período, tanto a NF-e 4.0 quanto a NF-e 3.10 são aceitas; 2 de agosto de 2018: esse é o prazo máximo para que as empresas façam a migração para a NF-e 4.0. A partir de então, a versão 3.10 não será mais aceita pelo governo. É obrigatório que todas as empresas se adaptem, portanto, à nova nota fiscal, até o mês de agosto de 2018. Que norma técnica traz as alterações da NF-e 4.0? Grande parte das alterações aplicadas por conta da NF-e 4.0 consta na Norma Técnica 2016.002. O documento traz todas as pontualidades que foram alteradas na nova versão das notas fiscais eletrônicas. Caso você tenha alguma dúvida pontual sobre o novo tipo de nota, pode consultar a norma e, assim, obter todas as informações relatadas pelo governo, na íntegra. O que é preciso para emitir a nota? Para emitir a NF-e 4.0, é preciso atualizar o seu sistema ERP emissor de notas fiscais. Para isso, você deve entrar em contato com a prefeitura da sua cidade ou, então, com a empresa que administra o seu sistema de emissão. Ressaltamos que o Myrp atualizou automaticamente para o novo layout e modelo de nota fiscal. Dessa forma, todos os usuários do nosso software de gestão não precisam se preocupar com a mudança, pois a atualização já está em vigor. Esperamos que tenhamos conseguido explicar as modificações na emissão de notas fiscais trazidas pela NF-e 4.0. É importante estar com tudo em dia, para evitar problemas por conta dessa atualização. Gostou do conteúdo? Agora que você já entendeu o que muda com a NF-e 4.0, compartilhe este post nas suas redes sociais para que mais pessoas saibam como proceder ao emitir notas fiscais! Até a próxima!

Dicas de gestão de pequenas empresas varejistas

O comércio varejista precisa sempre se reinventar e adotar boas práticas para atender a todos os clientes da melhor maneira possível. A concorrência é bastante grande nessa área, e são os pequenos detalhes que conseguem atrair e fidelizar clientes no processo de gestão de pequenas empresas. Com base nessa realidade, desenvolvemos este post cujo objetivo é elencar uma série de dicas de gestão para pequenos empresários. Tratam-se de orientações gerais que vão desde fatores financeiros até o marketing. Ficou interessado e quer conhecer todas essas dicas? Então confira os tópicos a seguir! Administre corretamente os tributos da empresa É preciso que a sua empresa tenha um planejamento tributário muito bem organizado, pois somente assim é possível otimizar os valores pagos em impostos. O ideal é concentrar todos os tributos e incluí-los no planejamento da empresa para que não ocorram surpresas, como a necessidade de pagar juros e multas. Para desenvolver a administração dos tributos da empresa, convém que você tenha um sistema de gestão financeiro que organize as receitas e despesas do fluxo de caixa por categorias. Desse modo, fica mais fácil identificar e organizar os impostos que devem ser pagos por data, por exemplo. Faça adesão ao Simples Nacional O Simples Nacional é um regime de arrecadação, cobrança e fiscalização compartilhado. Com abrangência em todo território nacional, esse sistema é o mais indicado para empresas de pequeno porte, pois prevê uma série de vantagens no que se refere à arrecadação fiscal. Tributos como o IRPJ, o CSLL, o PIS/Pasep, o Cofins, o IPI, o ICMS, o ISS e a CPP são incluídos no Simples Nacional. Desse modo, há uma unificação de todos esses impostos e contribuições em um único valor que deve ser pago periodicamente pela empresa. Para saber como aderir ao Simples Nacional, convém que você converse com o seu contador e faça as adequações necessárias para obter essas vantagens. Preste um bom atendimento ao cliente Quando vão a um supermercado, por exemplo, as pessoas não estão pensando em adquirir apenas alimentos, produtos de limpeza, artigos de higiene pessoal e outros itens comercializados nesse tipo de estabelecimento. Elas querem ter uma experiência agradável, encontrar o que elas procuram com facilidade e, assim, concluírem as suas compras com tranquilidade. Em situações em que isso não acontece e um atendente trata mal um cliente, é natural que essa pessoa não retorne para fazer compras no local em ocasiões futuras. O bom atendimento é fundamental e deve ser prestado por todos os colaboradores do comércio varejista, mesmo que sua função não seja vender ou prestar atendimento ao público. Para que isso se efetive, é preciso que o gestor da empresa desenvolva treinamentos com os seus colaboradores. Tenha um ambiente agradável O ambiente da empresa é uma parte importante do bom atendimento, pois as pessoas não se sentem confortáveis em locais que não são limpos e organizados, certo? Por isso, uma dica importante para a gestão de pequenas empresas varejistas é proporcionar um excelente ambiente para os seus colaboradores. Ainda seguindo o exemplo do supermercado, além de tudo precisar ser muito limpo e arrumado, as prateleiras e gôndolas também precisam ser muito bem organizadas. Para facilitar a vida do cliente, os produtos precisam ser divididos por seções corretamente sinalizadas. Outro ponto importante é que a organização e limpeza dos ambientes deve ser um hábito em toda a empresa, até mesmo nas áreas em que não se recebe clientes, como o escritório ou o estoque. Afinal, os funcionários também produzem mais e melhor quanto trabalham em um ambiente agradável. Disponibilize o serviço de delivery O dia a dia das pessoas é cada vez mais corrido e, muitas vezes, elas não têm tempo de ir às compras. É por isso que os serviços de delivery, ou seja, de tele entrega, estão cada vez mais populares, não apenas para restaurantes e lanchonetes, mas também para o comércio varejista. Prestar esse atendimento delivery pode ser um grande diferencial para o seu negócio. Os pedidos podem ser feitos via telefone, e-mail, redes sociais ou aplicativos para troca de mensagens, como o WhatsApp. Para evitar gastos exagerados, como contratar um profissional apenas para fazer as entregas, você pode fazer parcerias com transportadoras ou contar com os serviços de um motoboy ou entregador freelancer que cobre por demanda. Tenha um planejamento de marketing Engana-se quem pensa que apenas as grandes empresas devem investir em um planejamento de marketing. Os pequenos negócios também devem saber planejar as formas como divulgam os seus produtos e serviços e, assim, atrair mais clientes. Com a ascensão da internet ficou mais barato para fazer marketing digital. Uma campanha segmentada em redes sociais, como o Facebook e o Instagram, além de ser mais direcionada, é bem mais barata que anúncios em mídias massivas, como a televisão e o rádio. Para utilizar essas mídias você precisa ter um planejamento bem estruturado, como um calendário de posts que deve ser seguido. Também é importante definir o público-alvo e a quantidade de dinheiro que pode ser investida nas redes para alcançar um número maior de pessoas. Trabalhe com promoções e ofertas em datas especiais As datas especiais são uma excelente oportunidade para impulsionar as vendas em um comércio. Afinal, as pessoas têm o hábito de presentear umas às outras em dias de celebração, como o Natal, a Páscoa, o Dia das Mães, Dia dos Pais, aniversário, entre outras. Você deve desenvolver campanhas especiais nessas datas, como dar descontos ou então criar promoções especiais para que o cliente que comprar na sua loja concorra a brindes, por exemplo. Gostou das nossas dicas? Então coloque todas elas em ação o quanto antes e faça uma excelente gestão de pequenas empresas. Lembre-se, ainda, que todas essas ações podem ser melhor desenvolvidas com o uso de um sistema de gestão. Como falamos anteriormente, aproveitar as datas especiais é muito importante para impulsionar as vendas. Você pode saber mais sobre esse assunto lendo o nosso e-book “5 estratégias para vender mais em datas comemorativas”, que traz diversas orientações para desenvolver campanhas nesses

7 dicas de como fazer vendas em balcão de atendimento

O balcão de atendimento é o local em que a maior parte das vendas são fechadas em um comércio varejista tradicional, e é por isso que saber as principais boas práticas para que isso se efetive é fundamental para os empresários do setor. É preciso adotar uma postura que faça com que os clientes sintam confiança naquilo que você está oferecendo e assim não tenham dúvidas sobre adquirir ou não o produto em que têm interesse. Foi pensando em ajudá-lo nesse sentido que desenvolvemos este post, que apresenta uma série de dicas de como fazer vendas em balcão de atendimento. Ficou interessado? Então basta seguir lendo este post. 1. Seja cortês É preciso ser cortês ao receber os clientes em um comércio varejista, atendendo bem a toda e qualquer pessoa que chegar até o estabelecimento. Jamais é permitido ter preconceito de qualquer tipo, como de raça ou identidade de gênero, por exemplo. Todas as pessoas merecem respeito ao serem atendidas, pois são elas que movimentam o seu negócio e fazem com que ele dê lucro. A cordialidade também está presente na forma como os clientes devem ser tratados. É preciso manter um padrão de atendimento baseado no respeito, de modo que o tratamento por pronomes como “senhor” e “senhora” deve ser usado até mesmo para se referir a pessoas mais jovens. Utilize o “você” apenas se o cliente autorizar. Ter um sorriso no rosto e se mostrar receptivo sempre que alguém chega na sua loja também são pontos positivos no que se refere à cordialidade. Peça o nome do cliente e chame-o por ele, evitando sempre a pronúncia incorreta no caso de nomes mais difíceis. 2. Aja com rapidez É preciso agir com rapidez e jamais deixar um cliente esperando para ser atendido, pois isso pode fazer com que ele perca a paciência e saia do local sem comprar nada. Pior que isso, ele não voltará ao local em outras oportunidades e ainda pode falar mal da loja para as pessoas de sua rede de relações. Obviamente, existem casos em que a loja está muito cheia ou que o telefone toca bem no momento em que um cliente está fechando uma compra no balcão. Em casos assim, o recomendado é pedir paciência e avisar os clientes que estão aguardando de que eles serão atendidos em breve. Isso faz com que as pessoas não se sintam rejeitadas e tenham mais paciência para aguardar o seu atendimento. 3. Tenha uma estrutura agradável A estrutura do seu estabelecimento também precisa ser agradável para que os clientes se sintam bem ao fazerem uma compra. A manutenção precisa ser diária e tudo precisa ser sempre muito limpo e organizado. Você também deve deixar sempre à mão os objetos que utiliza no atendimento, como bloco de papel, canetas, calculadoras etc. Isso evita que você perca muito tempo procurando por esses itens e faça com que o cliente tenha que ficar esperando você encontrá-los para passar um orçamento, por exemplo. 4. Explore os seus diferenciais Quais são os diferenciais do seu estabelecimento? É impossível que você não tenha pelo menos um item que se destaque em relação à concorrência. Por isso, é preciso compreender quais são os seus diferenciais e explorá-los, desde as vendas no balcão até as estratégias de marketing. Um supermercado ou farmácia que têm convênio com um banco para receber contas de luz, água, telefone e outros títulos, por exemplo, pode atrair pessoas que desejam pagar boletos, mas acabam, por comodidade, comprando produtos que são comercializados no local. Uma padaria que se destaca pelos saborosos pãezinhos também pode utilizá-los como chamariz para que os clientes adquiram outros produtos. Enfim, todas as empresas têm um diferencial que pode ser explorado no atendimento, então encontre o seu e aumente a satisfação dos seus clientes. 5. Explore o seu ponto de venda O balcão do seu comércio é o seu principal ponto de venda. Por isso, ele precisa ser explorado, trabalhado para que o cliente possa conhecer novos produtos e assim comprar mais. Em supermercados, os itens de conveniência como chicletes, lâminas de barbear, balas, preservativos, entre outros, são colocados estrategicamente próximos ao caixa, por exemplo. Assim, as pessoas que forem fazer uma compra no açougue ou na padaria podem lembrar da necessidade de comprar um desses produtos e assim fazer uma compra maior. Essa técnica, popularizada pelos supermercados, pode ser aplicada em empresas varejistas de qualquer segmento, como farmácias, lojas de roupas, comércios de variedades, entre tantos outros. 6. Terceirize serviços de contabilidade A preocupação com os serviços de contabilidade tributária, como a emissão de relatórios e controle do pagamento de impostos, por exemplo, pode fazer com que o gestor de um estabelecimento comercial deixe de lado as questões voltadas ao bom atendimento. Por isso, é interessante que esses serviços sejam terceirizados e destinados a pessoas que têm plena competência para realizá-los. Assim, é possível deixar essas atividades mais burocráticas nas mãos de pessoas de confiança e pensar mais estrategicamente nas técnicas de atendimento do seu negócio. 7. Utilize ferramentas tecnológicas A tecnologia deve ser uma aliada no que se refere ao atendimento do seu negócio. Por isso, sempre busque por soluções que possam agilizar os processos no seu comércio, como no momento de fechar um orçamento, por exemplo. Além de agilizar o atendimento, as ferramentas tecnológicas evitam que erros oriundos de falhas humanas possam causar prejuízos para o seu negócio, pois tudo será automatizado. Existem no mercado softwares de gestão muito completos, que podem auxiliá-los em questões contábeis, no controle das horas trabalhadas pelos funcionários, na elaboração do fluxo de caixa, no controle de estoque, na emissão de notas fiscais etc. Se você seguir essas dicas para atuação no balcão de atendimento, realizar mais vendas em seu comércio varejista será uma consequência natural. Portanto, não deixe de aplicar tudo o que você aprendeu aqui. Mais informações interessantes como essas podem ser encontradas em nossas redes sociais. Estamos no YouTube, no Facebook e no LinkedIn. Não deixe de nos acompanhar e ficar sempre muito bem

Descubra como melhorar a organização de empresas

Você pratica a organização de empresas no seu negócio? Trata-se de um método importante para que os trabalhos sejam sempre muito bem desenvolvidos, sem que ocorram erros no momento de sua execução. Além disso, uma empresa organizada tem processos que levam menos tempo para serem desenvolvidos, pois tudo é otimizado, o que também colabora para que a lucratividade do negócio seja maior. Portanto, compreender a organização das empresas é algo que jamais deve ser deixado de lado pelas empresas, independentemente do porte do negócio. No comércio varejista, em que o atendimento ao cliente é direto e cotidiano, essa organização se faz ainda mais importante. A ideia deste artigo é mostrar para você como melhorar a organização de empresas. Para isso, vamos explicar quais são os benefícios da organização nas empresas, como mapear o que precisa ser organizado, os principais departamentos que devem fazer parte dessa organização, o papel dos funcionários no processo, cases de sucesso de organizações que implantaram esse método e as principais ferramentas que você pode utilizar para isso. Ficou interessado em obter todas essas informações e, assim, garantir a completa organização da sua empresa? Então continue a leitura e confira tudo isso agora mesmo. Vamos lá? Quais são os benefícios da organização de empresas? A chamada administração neoclássica surgiu no século XX, com modelos como o de Henri Fayol, autor da chamada Teoria Clássica, e Frederick Winslow Taylor, o fundador da administração e do modelo chamado de taylorismo. O fordismo, de Henry Ford, surgiu nos anos seguintes, quando a produção das empresas passou a ser em larga escala. A partir dos modelos implantados por esses teóricos e que, com as devidas alterações e atualizações, ainda são vistos nas organizações contemporâneas, foi percebida a necessidade de se investir na organização de empresas. Apenas com a organização das empresas é possível aplicar as técnicas de administração e, assim, aumentar a lucratividade e oferecer um melhor serviço ou desenvolver melhores produtos para os seus clientes. Listamos a seguir uma série de benefícios da organização nas empresas. Confira! Diminuição dos problemas É impossível que não ocorram problemas em uma empresa, mas eles podem ser diminuídos com os processos de organização. Isso porque boa parte dos erros cometidos nas empresas se justificam pela falta de informações organizadas ou pelas atividades serem feitas às pressas por conta da desorganização. Um software de gestão que permite a contabilidade na nuvem, por exemplo, faz com que documentos não sejam perdidos, arquivos apagados etc. Isso tudo evita uma série de problemas para o negócio. Aumento da produtividade Se os problemas diminuem, a produtividade dos colaboradores aumenta quando há a cultura da organização em uma empresa. Isso se justifica pelo fato de ser possível fazer mais coisas em menos tempo. Com a empresa organizada, cada funcionário saberá onde encontrar o que necessita para realizar o seu trabalho, precisando dedicar menos tempo para procurar objetos ou documentos, por exemplo. Cumprimento dos prazos Praticamente todas as empresas trabalham com prazos, como uma indústria que tem um limite de tempo para entregar uma demanda aos clientes, uma loja que precisa cumprir o prazo de pagamento de seus fornecedores etc. Tudo isso é feito com mais facilidade quando há a organização da empresa. Afinal, com um planejamento estratégico bem desenvolvido e os setores bem alinhados, ocorrerão menos imprevistos, fazendo com que haja organização do tempo e, assim, os prazos não deixem de ser cumpridos sob nenhuma hipótese. Diminuição de custos com estoque Se não for bem organizado, o estoque pode trazer sérios problemas e, até mesmo, prejuízo para as empresas. Imagine um supermercado, por exemplo: o que pode acontecer se os produtos vencerem no estoque antes de serem colocados à venda nas prateleiras? E o que aconteceria se as compras fossem feitas de maneira errada e o estabelecimento não tivesse em estoque um produto que é muito solicitado pelos clientes? A resposta para essas perguntas é simples: haveria prejuízo. Portanto, ter uma empresa organizada também gera o benefício da diminuição de custos com o estoque e tudo isso é muito positivo também por refletir em outras áreas, como a contabilidade. Melhor percepção dos clientes As empresas que são organizadas conseguem atuar com mais transparência e prestar um serviço com mais qualidade para os seus clientes. Essa melhor percepção da empresa perante os seus públicos certamente é algo extremamente positivo. Afinal, com clientes satisfeitos, a empresa será mais bem falada pelas pessoas, que indicarão os produtos e serviços do seu negócio para os seus amigos, falarão bem dele nas redes sociais, entre outras atividades que farão com que a imagem da empresa se desenvolva de maneira positiva. Esses são alguns dos principais benefícios que a organização traz para as empresas. Mas como saber o que deve ser organizado em um negócio? Para isso, é necessário fazer um mapeamento de processos. Como começar a mapear o que deve ser organizado na empresa? O mapeamento de processos é uma metodologia utilizada no meio empresarial para monitorar um conjunto de atividades desenvolvidas por uma empresa. De maneira geral, podemos dizer que trata-se de um processo que define, de maneira organizada, como o trabalho desenvolvido se transforma em produtos ou serviços de qualidade para os clientes. Esse procedimento deve contar com o apoio de todos os colaboradores da empresa, que poderão desenvolver uma espécie de relatório com todas as atividades que eles realizam em seu dia a dia profissional. O mapeamento pode ser dividido por setores. Por exemplo, a área de contabilidade faz um completo relatório de tudo o que faz em seu dia a dia, o setor de RH mapeia as atividades relacionadas à gestão de pessoas, os profissionais do marketing fazem o mapa das atividades relacionadas à publicidade e às estratégias de relacionamento com os públicos, a área de logística lista as atividades do controle de estoque e transporte de mercadorias etc. Após a realização desse mapeamento de processos, pode ser desenvolvida uma espécie de checklist na empresa. Assim, cada setor terá um cronograma de atividades que pode ser seguido para otimizar o trabalho em cada uma das áreas da empresa, de maneira muito mais organizada. Mas

7 práticas de sustentabilidade para aplicar na sua empresa

A questão ambiental já está presente na vida das empresas há alguns anos. Iniciativas como o lançamento da norma ISO 14000, em 1996, e o Protocolo de Kyoto, assinado em 1997 — que visa reduzir a emissão de carbono —, fez com que os executivos se voltassem para o tema em sua própria organização e passassem a implementar práticas de sustentabilidade na empresa. Não é à toa que vemos comerciais de cerveja abordando a economia de água. Em uma análise rápida, essas iniciativas parecem um investimento caro e que não trazem nenhuma vantagem econômica. Mas, além de cuidarmos da saúde do planeta em que vivemos, a adoção de algumas práticas apresentam benefícios tangíveis como redução de custos e conquista de clientes com preocupação socioambiental. Já que o assunto é importante, nos estenderemos um pouco mais em como sua micro ou pequena empresa já pode ser sustentável com algumas atitudes simples. Continue com a gente para conseguir transformar seu negócio em uma empresa mais verde. 1. Diminua o consumo de descartáveis Você sabia que para produzir um copo descartável são gastos 500 ml de água? Mais do que cabe no próprio copo. Vale mais a pena lavar o copo ou uma caneca, não acha? Na lavagem uma pessoa gasta somente 400 ml. E para beber os dois litros de água recomendável por dia seriam necessários 10 copos de 200 ml. Além de reduzir os resíduos que vão para a natureza e levam anos para se desfazer, diminuir o uso de descartáveis traz economia para a empresa. Em média, uma organização com 200 colaboradores usa 60 mil copos ao ano. Isso tudo é dinheiro que você não vai precisar mais desembolsar. E como mudar o hábito do consumo dos descartáveis? Simples, encoraje o uso de squeezes e canecas. Você pode até inventar um brinde para uma data comemorativa com a marca da empresa. 2. Evite o desperdício de água Alguns cientistas dizem que a água é um bem precioso e que ficará escasso nas próximas décadas. Para evitar essa possível realidade, temos que começar agora a mudar a forma como tratamos desse recurso. A primeira tarefa é checar se existem pequenos vazamentos ou torneiras defeituosas que estejam desperdiçando água. Em seguida, é preciso conscientizar os funcionários em relação ao uso da água, com dicas como: escovar os dentes com a torneira fechada. Outra opção é adotar torneiras com fechamento automático. Existem, ainda, formas de reutilizar a água que sai das pias, e a água da chuva, instalando sistemas e tubulações. Eles vão redirecionar essa água de reúso para sanitários onde a água pode ser reaproveitada sem problema. 3. Troque as lâmpadas incandescentes por LED As lâmpadas fluorescentes já levam vantagens sobre as incandescentes. Aquelas têm uma vida útil 10 vezes maior que as incandescentes, são mais econômicas e reduzem a emissão de gás carbônico na atmosfera. Mudar de uma para outra já diminui o consumo de energia elétrica em 60%. Novamente, uma economia considerável a longo prazo. Mas se você quer ousar na economia, o ideal é escolher as de LED. Podem ser mais caras, no entanto, duram 50 vezes mais que as incandescentes e trazem uma economia de até 80% na sua conta de luz. 4. Incentive a utilização de transporte alternativo Muitas instituições instalam bicicletários nas garagens. Dependendo de onde sua empresa esteja instalada essa iniciativa é mais difícil. Mas, basta um lugarzinho para guardar as bikes mesmo que suspensas e outro para que o usuário possa trocar de roupa para que a iniciativa possa ser adotada como um estilo de vida mais saudável. O plano de saúde empresarial também agradece. Se isso não for possível, muitas cidades já possuem aluguel de bicicletas por um preço bem razoável. Nesse caso, é só pesquisar e informar qual o lugar mais próximo. Outra ação, que pode ser incentivada, é a boa e velha carona. Facilite a adoção dessa prática flexibilizando horários para que funcionários que moram em bairros próximos possam ir e voltar juntos do trabalho. 5. Aposte em fontes de energias renováveis Painéis solares já não custam tanto quanto custavam no passado. Hoje em dia é possível pesquisar e achar opções que caibam no seu orçamento. Se você tem uma área de produção, é o local ideal para começar a instalação e reduzir custos. Algumas concessionárias de energia chegam a dar descontos ou reutilizar a produção extra para o bairro. Procure se informar. Além dessa dica, você pode estimular que as pessoas não fechem persianas ou janelas e deixem a luz natural entrar pela janela. Com ambientes iluminados naturalmente é possível diminuir o consumo de energia elétrica. E, quando for comprar equipamentos, busque opções que possuam o selo A concedido pelo Inmetro/Procel. Esses aparelhos gastam menos energia do que os outros. 6. Faça uma campanha de conscientização para clientes Além de funcionários conscientes, você pode ter clientes também mais preocupados com a questão ambiental. Algumas empresas disponibilizam pontos de coleta de materiais que não podem ser descartados na coleta normal de lixo como óleo de cozinha, pilhas e baterias. Se a sua empresa é fabricante de algum tipo de produto, escolha com cuidado as suas embalagens e pense em formatos como refil que são mais econômicos e menos poluentes. Essas atitudes também ajudam a ganhar a simpatia do cliente e aumentar a fidelização com a marca. 7. Procure fornecedores que também se preocupem com a sustentabilidade Se você entrou na onda verde, por que não procurar fornecedores que pensem igual a você e realizam esse mesmo esforço? Como falamos lá em cima, já existem normas e certificações em vários segmentos voltadas a quem adota essas iniciativas. As práticas de sustentabilidade na empresa são importantes para que tenhamos um meio ambiente mais limpo para as futuras gerações e para a nossa também. Mas, de nada adianta fazer campanhas se o exemplo não vier de cima. Como líder você deve ser o primeiro a mudar seus hábitos. Gostou do post? Para continuar acompanhando todas essas dicas para micro e pequenas empresas, assine

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