O grande objetivo de toda empresa é a venda de seus produtos e/ou serviços. Assim, ela obtém lucro e é capaz de se manter ativa no mercado, gerando empregos, investimentos e fazendo o dinheiro circular. Uma ferramenta estratégica para que isso seja possível é a planilha para controle de vendas.
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Por isso, engana-se quem pensa que a estratégia para que se obtenha êxito nessa área é apenas vender, sem seguir um planejamento. Para que o crescimento da empresa se dê de forma sustentável, e assim aumentar a rentabilidade do seu negócio, é importante que os números relacionados a venda, compras e demais transações que ocorrem na empresa sejam acompanhados de perto, adicionados em um banco de dados e muito bem analisados.
Para que isso seja possível, é necessário que o empreendedor tenha sempre controles muito bem definidos de todas as informações importantes para a empresa. Fluxo de caixa, vendas, compras e estoque, são alguns exemplos de dados que precisam ser coletados e armazenados muito bem para que as decisões sobre a empresa sejam tomadas.
Um bom controle de vendas, por exemplo, é indispensável para criar previsões de resultados, saber como a empresa tem performado, como seus empregados têm trabalhado e como deve ser o planejamento com os fornecedores.

O que é um controle de vendas?

Um controle de vendas é caracterizado por um processo, composto por algumas etapas, que fiscaliza as etapas relacionadas às vendas que já foram realizadas, estão em andamento e/ou estão engatilhadas no seu público consumidor.
Essas etapas compreendem informações importantes e análises que ajudam a estimular melhorias na forma de compra de mercadorias, armazenagem, abordagem e demais ações relacionadas ao processo de compra de um produto ou serviço.
Como você já pode perceber, o controle de vendas vai além das informações sobre venda, mas permite também observar como está o atendimento e desempenho de funcionários, a rotação de estoque e também indicativos da situação financeira da empresa. Com esses dados, traçar novas estratégias, aprimorar as já existentes e buscar mais resultados fica muito mais fácil.

Como funciona o controle de vendas?

Por meio de um programa específico ou uma planilha propriamente estruturada para isso, você é capaz de alimentar o banco de dados, cruzar informações e retirar insights de como gerir a empresa da melhor forma possível para ter mais resultados.
Com os dados devidamente categorizados e atualizados, é possível identificar colaboradores que se destacam ou deixam a desejar na performance, produtos ou serviços que são mais procurados, aqueles que trazem mais lucro, ou até clientes que têm maior incidência de compras.
Com dados concretos sobre produtos, por exemplo, você deve traçar estratégias que foquem nas deficiências da sua empresa, ou potencializar forças. Sabendo aquilo que mais sai, fica muito mais fácil pensar em campanhas promocionais. O mesmo pode ocorrer com aquilo que tem pouco apelo com os clientes.
Já ao saber os volumes de vendas dos colaboradores, a empresa pode analisar quais os problemas que atingem aqueles que tiverem o pior desempenho, ou os motivos que levam alguém ter mais sucesso do que os outros. Assim, buscar soluções em conjunto se torna viável e muito mais saudável para que a empresa possa aprimorar seus processos em todos os sentidos.
Não existem modelos fixos e absolutos de controle de vendas, é sempre ideal procurar uma base e adaptar para que ele supra melhor as suas necessidades e as da sua empresa, provendo informações concretas e atualizadas sobre a situação do momento.

Por onde começar esse processo?

Se a sua empresa ainda não possui uma boa forma de fazer o controle de vendas, um bom início é trabalhar com planilhas que possam receber os dados e já combinar as informações do seu negócio.
Para ajudá-lo, criamos um documento que servirá de start para suas principais análises. Nele, você adiciona as informações disponíveis na sua empresa, observa os dados gerados e já pode começar a traçar novas estratégias para melhorar seus resultados.
Planilhas de controle são ideais para micro e pequenos empresários que querem garantir que seu negócio se mantenha saudável para crescer cada vez mais.

O que é possível fazer?

Para fazer um bom controle de vendas, recomendamos que sejam seguidos os passos listados nos tópicos a seguir. Confira!

Mapear as vendas

Com os dados registrados em uma planilha, é muito mais fácil observar o comportamento dos consumidores em determinadas épocas, e identificar quais são os produtos ou serviços da sua empresa que mais têm saída nesses períodos.
Sabendo quais são os mais procurados em datas como Natal, Dia dos Namorados e Dia das Mães, por exemplo, é possível estabelecer estratégias e práticas mais eficientes para aumentar as vendas nas próximas datas comemorativas ou impulsioná-las nos períodos entre elas.
Já em um restaurante, por exemplo, é possível identificar os dias da semana em que o movimento é maior e quais as tendências dos consumidores durante o mês.

Criar banco de dados sobre clientes

Com um bom controle de vendas é possível estabelecer um banco de dados com as informações dos clientes e, dessa forma, oferecer melhores condições, manter o pós-venda e proporcionar uma melhor experiência de compra. Estabelecer um relacionamento mais próximo com o cliente poderá gerar fidelização e mais vendas para a sua empresa.

Melhorar o controle do orçamento

O controle de vendas é essencial para a planilha de orçamento da empresa. Ela mostra o que tem entrado de capital, o que tem saído de produtos/serviços e permite visualizar a situação do estoque (não diminuindo a necessidade de um Controle de Estoque eficiente). Com ela você tem informações muito importantes para serem levadas em conta na hora de verificar a saúde financeira da empresa, por isso deve estar sempre atualizada e com os dados dispostos de forma clara.

Quais são os prós e contras de usar uma planilha de controle de vendas?

De acordo com estudiosos da área e informações colhidas com usuários de planilhas de controle de vendas, elas podem apresentar prós e contras no uso. Listamos esses pontos para que você tenha um entendimento maior sobre o tema.

Prós

Ideal para quem está começando

A planilha é uma forma básica e simples, mas muito eficiente para dar os primeiros passos com o seu empreendimento. Ela é ótima para micro e pequenos empresários que procuram formas de controlar suas empresas e se munir de informações para buscar melhores resultados no mercado;

É grátis

Sem custo algum para o usuário, ela pode ser baixada e usada por qualquer pessoa e compartilhada entre colegas.

É simples de usar

A planilha tem um funcionamento simples, ideal para quem está começando a trabalhar com dados. Ela exige apenas sua alimentação com dados da empresa e proporciona análises básicas para que as primeiras medidas estratégicas sejam tomadas.

Contras

Você pode precisar de mais

Com o crescimento de sua empresa, o uso de uma planilha pode se tornar insuficiente. O ideal, a partir de então, é optar por sistemas de controle de vendas, finanças e fluxo de caixa integrados e que forneçam maiores possibilidades de armazenamento de dados e de análise para a sua empresa. Uma simples planilha não pode concentrar toda a informação sobre a sua empresa para sempre.

Funcionalidades limitadas

Uma planilha traz menos possibilidades de cruzamento de dados e menos funcionalidades que podem ajudar e ser vitais para a sua empresa.

Programas podem fazer o mesmo de forma mais cômoda

Sistemas de gestão são capazes de processar as mesmas (e muitas outras) informações de uma planilha e gerar gráficos e relatórios mais complexos e completos sobre a situação da empresa, tornando o processo de análise muito mais fácil e ágil. Além disso, sistemas de gestão já possuem integração para emissão e cadastro de notas fiscais, dando muito mais possibilidades e controles para o empreendedor.
Realizar um controle de vendas é essencial para ter a garantia de um bom banco de dados para análise e tomada de decisão. Somente assim você pode ver os direcionamentos e resultados da sua empresa para estabelecer estratégias para aumentar seu crescimento e conquistar novos objetivos.

Quais informações fundamentais devem constar em uma planilha de controle de vendas?

Uma planilha de vendas deve conter pelo menos 5 informações básicas, que podem servir como base para a geração de gráficos e relatórios. Esses dados são a data de que uma venda foi realizada, o nome do cliente, o produto comercializado, a quantidade de itens que foram vendidos e o valor total gasto pelo cliente.
Outras informações adicionais também podem ser acrescentadas de acordo com a necessidade de cada empresa. Dados como o CNPJ ou CPF do cliente, a condição de pagamento e o nome do vendedor que realizou a operação podem ser acrescentados ao documento, caso se julgue útil ou necessário.
Essa planilha deve ser preenchida no ato após a venda, para que as informações não sejam esquecidas e registradas de forma errada, por exemplo. Outro ponto importante é a escolha da ferramenta utilizada para a criação dessa planilha.
O Excel ou outros programas similares podem servir como instrumento para a criação da planilha, pois esses softwares têm a capacidade de fazer relatórios mensais e gerar gráficos que podem dar um aspecto mais visual e fácil de compreender do trabalho de vendas da empresa.
Além das informações já citadas, convém que a planilha também tenha uma aba com as metas de venda de cada mês, para que se possa analisar se elas foram cumpridas ou não.

Qual a importância de utilizar esse tipo de planilha?

Utilizando uma planilha de controle de vendas, você terá em suas mãos todos os registros dos negócios feitos pela sua equipe. Essas informações são muito importantes, pois podem ser verificados dados que podem ser relevantes para o planejamento estratégico das empresas.
Se você perceber que um produto tem muita procura, por exemplo, pode negociar com os seus fornecedores para que ele nunca fique em falta. Já itens que são pouco comercializados podem ser analisados para que se saiba se vale a pena continuar os oferecendo ou não.

Como automatizar esse controle de vendas?

Para que os processos sejam ainda mais rápidos e práticos de serem realizados, recomenda-se que, em vez de uma planilha, seja utilizado um software de gestão empresarial. A ideia é que as atividades feitas com a planilha sejam migradas para um sistema mais completo, que traga mais opções para que o empreendedor consiga tocar o seu negócio de forma mais ampla e dinâmica.
Esses softwares possibilitam que sejam feitos balanços mais aprofundados, de modo que o registro das vendas seja apenas uma função, que é complementada pelo fluxo de caixa e outros dados para que sejam controladas as receitas e despesas da empresa.
Isso também pode ser feito com o uso de planilhas, mas para isso é preciso ter um documento para cada uma das atividades. Desse modo, seria necessário ter uma planilha para controle de vendas, uma planilha para o fluxo de caixa, outra para fazer o controle de estoque etc.
Tudo isso pode ser centralizado em um mesmo local, se for utilizado um sistema de gestão, que permita fazer o controle total das vendas. Além disso, esses programas também têm a função de fazer a emissão de notas fiscais e boletos bancários.
Outro ponto positivo é a gestão em nuvem, ou seja, você poderá acessar as suas informações em qualquer local, sem ter a necessidade de ocupar o espaço físico da empresa. É possível acessar o sistema por meio de computadores, tablets e até mesmo celulares, em qualquer local, desde que se tenha acesso à internet.

Quais são as vantagens de utilizar um software de gestão integrada para otimizar o controle de vendas?

Utilizar um software de gestão integrada para otimizar o controle de vendas, além de todos os recursos operacionais já descritos anteriormente, também garante uma série de vantagens para a sua empresa. Listamos algumas das principais.

Controle de comissões de vendedores

Se todas as vendas da empresa forem registradas corretamente, você poderá saber qual foi o vendedor que realizou cada uma das operações. Isso fará com que seja mais fácil entender a produtividade de cada colaborador, podendo premiá-los com comissões individuais.
Isso é muito importante para a gestão de equipes, pois também pode ser feito um trabalho para entender o que está acontecendo com um vendedor que produz pouco.

Comparação de desempenho em períodos

O controle de vendas é um processo cíclico, ou seja, que não pode parar nunca por ter uma continuidade. Com um sistema de gestão, você terá um controle total de tudo o que se passa em diversas áreas da empresa e isso permite que possa ser feita a comparação de desempenho de diferentes períodos.
Se um mês sazonal apresentar muitas vendas e outro não, por exemplo, pode-se fazer um estudo para entender o que levou isso a acontecer e quais foram os fatores que fizeram um mês ter mais vendas o que o outro.

Previsão de vendas

Assim como podem ser feitas comparações de resultados, outro benefício dos sistemas de gestão é a previsão de vendas. Monitorando dados como a frequência de compra, a quantidade de pessoas que passam pela loja e a quantidade de itens disponíveis em estoque, por exemplo, podem ser traçadas previsões de vendas para um determinado período.
Essa previsão pode servir para que sejam estipuladas metas, que também podem servir como um fator motivacional para que os vendedores intensifiquem os seus trabalhos.
Se você chegou até aqui nessa leitura, deve ter percebido como é importante ter uma planilha para controle de vendas na sua empresa, seja ela feita no Excel ou integrada a um sistema de gestão, não é mesmo? Por isso, nós da Myrp temos um presente para você.
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