Para começar a falar sobre esse assunto, precisamos entender primeiro o que é a Ordem de Serviço. Se trata de um documento que a sua empresa emite declarando ao consumidor todos os serviços que serão prestados a ele, contendo o preço individual de cada detalhe da contratação. É como uma nota fiscal, porém destinada apenas a serviços, e não produtos.
As empresas que precisam utilizar esse documento precisam trabalhar com algum tipo de serviço, como mecânica ou concerto em geral, ou seja, as empresas que trabalham com produtos não palpáveis e que geralmente acontecem longe do cliente.
A ordem de serviço é muito importante, pois deixa o consumidor informado sobre tudo o que ele está comprando, gerando um conforto maior na parte do pagamento, pois ali é detalhado cada parte do serviço a ser prestado. A integridade da empresa se torna muito positiva emitindo esse tipo de nota, pois é uma confirmação e garantia fornecida ao comprador.
 

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Como emitir uma ordem de serviço?

Uma das ferramentas que podemos utilizar para emitir esse tipo de documento atualmente são as planilhas. Existem muitas empresas que fornecem essa ferramenta, desde modelos pagos (como o Microsoft Excel) até gratuitos (como o Google Planilhas). As planilhas auxiliam muito no gerenciamento de uma empresa e a ordem de serviço pode se tornar muito mais fácil de ser criada com o auxílio desses softwares.
Veja essa postagem que nós fizemos anteriormente sobre as planilhas de cadastro de clientes, pois você também vai precisar dela. As informações dos clientes serão cruciais para o andamento do processo de emissão da ordem de serviço, para tornar o documento válido e muito mais íntegro.
 
Coloque as informações coletadas no cadastro dos seus clientes em uma primeira aba da planilha de ordem de serviço. Após isso, você deve adicionar as seguintes informações:

Nome do atendente

É muito importante colocar o nome do funcionário que atendeu o cliente, pois a partir dessa informação será possível manter contato para sanar quaisquer dúvidas vindas, tanto do consumidor, quanto dos outros funcionários da sua empresa.

Local de prestação do serviço

O endereço do local onde o serviço será prestado deve constar na planilha, pois é uma informação muito importante para o controle de vendas da empresa e para o cliente que a contratou. Qualquer problema futuro que o serviço possa apresentar, deve ser resolvido no local onde foi prestado.

Data e hora do atendimento

Essas duas informações auxiliam no controle e na garantia do serviço, tanto para o cliente, quanto para a empresa, pois demonstra o momento em que o serviço foi contratado, evitando qualquer tipo de informação errônea vinda por ambas as partes posteriormente.

Descrição do serviço

Descrever detalhadamente todo o serviço que foi contratado gera garantia, tanto para o cliente quanto para a empresa, pois demonstra toda a gama de coisas que a empresa se propôs a fazer e evita possíveis maus entendimentos por parte do cliente. Assim, se houver algum tipo de problema após a prestação do serviço, a empresa e o cliente estarão cientes do que pode ter acontecido e se foi ou não culpa da empresa.

Código do serviço

Estabeleça códigos para cada tipo de serviço que a sua empresa oferece. Isso auxilia na organização e no monitoramento de vendas. Além disso, facilita no momento de descrever para o cliente o que envolve cada tipo de serviço contratado.

Quantidade de itens ou horas

Tenha documentado o número de itens deixados na empresa pelo cliente ou quantas horas o serviço dura para ser finalizado. Esse tipo de informação é essencial para um melhor monitoramento da situação e para evitar possíveis desentendimentos.

Serviço prestado

Além de fornecer o código do serviço, é importante mencionar o nome de cada contratação feita pelo cliente, pois isso deixa mais claro para o contratante sobre o que ele está pagando, além de não gerar confusões ligadas ao código após o término do serviço.

Preço unitário/hora

Forneça o preço de cada serviço contratado pelo cliente, individualmente, para que ele tenha clareza sobre tudo o que ele estiver contratando. Isso ajuda na hora de gerenciar o fluxo de caixa da empresa no final do mês também.

Preço total

Indique a soma do preço de todos os serviços contratados para o cliente, ajudando no momento do pagamento e no monitoramento de finanças ao final do mês.

Assinatura do cliente e do atendente

Deixe um espaço para a assinatura do cliente e do atendente no momento da contratação do serviço, pois essa é a garantia que a empresa terá de que o consumidor está ciente de todas as informações que constam no documento.
 

Quando atualizar a planilha?

O documento deve ser atualizado toda vez que um cliente contratar um novo serviço. Além disso, a ordem de serviço deve ser impressa em duas vias e enviada para o e-mail do cliente. Assim, você garante que o consumidor estará ciente de todas as informações constadas no documento, não se responsabilizando por possíveis desentendimentos vindos por parte do contratante. Sendo assim, a ordem de serviço evitará possíveis problemas futuros, vindos de reclamações ou falta de informação.
 

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