Controle de vendas: aprenda a se organizar

No dia a dia das empresas, informação e dados são de extrema importância para que qualquer tipo de tomada de decisão seja possível. Estratégias reais e assertivas só são possíveis com base em análises de números e conhecimentos concretos que são criados no dia a dia da empresa.
Possuir um bom banco de dados é imprescindível para que se possa estipular melhorias e identificar os pontos fortes e fracos da organização. Com base em cenários reais e estudados é que as mudanças são possíveis, e mais resultados podem ser alcançados e buscados.
Entretanto, possuir um bom armazenamento de informações não é tarefa simples e exige muita organização, cuidado e comprometimento. É necessária constante atualização de dados, alimentação de sistemas e documentos e bastante atenção com a validade e qualidade dos inputs feitos.
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O controle de vendas, por exemplo, é uma das ferramentas mais importantes para uma empresa, pois indica a saúde financeira e administrativa do negócio. Ele é o conjunto de práticas e técnicas usadas para registrar, administrar e gerenciar todas as transações de vendas realizadas pela organização. Ele apura não somente o que ela está vendendo, mas também quantidades e destinatários. Com essas informações é possível, por exemplo, entender mais sobre o seu cliente, sua carteira de produtos e como anda o fluxo de caixa da empresa.

Por que fazer um bom controle de vendas?

Apesar de não ser simples manter um banco de informações e fonte de dados para análise, isso não é uma tarefa que foge das dificuldades normais da gerência de um negócio. Trabalhar com planilhas, sistemas de gestão e arquivos digitais é básico e suficiente dependendo da sua empresa. Além disso, algumas dicas podem auxiliar na hora de criar um bom controle de vendas para começar a gerenciar melhor a empresa.

Mantenha registros

Tudo que acontece de venda precisa ser registrado, tanto para ocasiões fiscais, quanto para controle interno e análise. O nível de informações que serão necessárias varia com o tamanho e o ramo da empresa, podendo ir desde registro de notas básico até algo mais avançado como tipo de serviço prestado.
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O imprescindível é identificar quais informações são indispensáveis para a empresa e criar um padrão de cadastramento.

Crie um mapa de vendas para a sua empresa

Busque identificar, em períodos de tempo específicos, quais produtos foram vendidos, para qual público e como foi a entrada do caixa. Isso cria um mapa de vendas que permite aprender muito sobre o comportamento do seu público principalmente no que afeta a sua empresa. Períodos com datas comemorativas, por exemplo, são excelentes para arrancar muita informação. Datas como o Dia dos Namorados, Dia das Crianças, Dia dos Pais e Dia das Mães são termômetros que devem ser vistos como oportunidade de aprendizado e não apenas lucro.
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Saber o comportamento de vendas de sua empresa ao longo do ano permite que novas estratégias de vendas, marketing e produção sejam possíveis. É mais fácil focar em produtos que não têm bom desempenho, ou apostar ainda mais naqueles que têm boa saída.

Conheça seus clientes e personalize o atendimento

Mantendo um bom registro de clientes e hábitos de compra é possível criar propostas específicas e customizadas para cada um ou para grupos específicos que apresentem mesmo comportamento.
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O controle de vendas também pode apontar quais produtos os clientes costumam comprar em conjunto e isso pode favorecer promoções, ações e ofertas exclusivas para seus públicos.

Controle de documentos

Manter o controle das vendas, além de favorecer todas as análises e estudos para buscar melhorias para a empresa, também é uma forma de ter um controle documental sobre a saída de produtos, mantendo as informações sobre estoque e produtos sempre atualizadas.
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O controle de vendas precisa estar sempre em conformidade com o controle de estoque, pois divergências podem significar grandes perdas e erros na gerência. Compras desnecessárias, falta de produtos vendidos e produtos passando da validade são alguns dos problemas que podem acabar ocorrendo por causa da má organização de informações.

Controle orçamentário

Obviamente que o controle de vendas tem grandes efeitos no orçamento da empresa. Pois, com uma boa analise de como andam as vendas é possível identificar como anda o livro-caixa e os fluxos financeiros da organização. Além disso, é assim que são pensados novos investimentos, cortes e todas as decisões relacionadas aos lucros da empresa.
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As vendas são o principal objetivo da empresa, ter um bom controle delas é vital para que todos os resultados esperados possam ser buscados, alcançados e avaliados.

Diminua as preocupações

Com um controle de vendas bem feito, as preocupações diminuem, pois você tem informações e dados atualizados e confiáveis acerca da saúde do seu negócio. Crises e problemas financeiros ficam muito mais distantes e você é capaz de planejar um ano já contando altos e baixos, não sendo surpreendido por situações surpresa.
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Programas de gestão trazem ainda mais tranquilidade e assertividade. Eles automatizam processos, reúnem e cruzam informações com precisão e ainda produzem relatórios específicos que ajudam nas tomadas de decisão da organização. As preocupações com a situação da empresa são trocadas por preocupações com novos cenários, investimentos e estratégias por mais resultados.
Se a sua empresa tem o objetivo de crescer e trazer cada vez mais resultados, é imprescindível que um bom controle de vendas seja feito. É com ele que você terá dados e informações pertinentes para realizar as tomadas de decisão e buscar melhores resultados.
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