Gestão de Projetos: qual a importância e como aplicar na sua empresa

    Todas as ações realizadas na empresa, quando bem planejadas e executadas, resultam em melhores resultados do que aquelas decisões e estratégias precipitadas ou pouco estudadas. A coordenação e acompanhamento de um negócio equivale a compreender todas as diferentes áreas e esferas de atuação, desde a gestão financeira, de vendas, de marketing e, também, de projetos.
    Um projeto é uma ação realizada com o intuito de criar ou elaborar uma ideia, produto ou serviço e obter os melhores resultados que ele pode oferecer, por isso etapas como aprofundamento do conhecimento, compartilhamento de ideias e definição de roteiros são partes integrantes de uma boa gestão.

    Ainda é possível caracterizar um projeto quanto ao seu tempo de duração, que é curto. Ou seja, os projetos são ações pontuais, desenvolvidas em um período de tempo determinado.
    Envolvendo diferentes profissionais e áreas de conhecimento, incorporando novos saberes ou setores da empresa, os projetos precisam de planejamento, acompanhamento e mensuração de resultados para compreender uma gestão completa e eficiente.

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    Pontos que devem ser considerados na hora de fazer a gestão de projeto

    Para uma boa gestão é necessário compreender um projeto na esfera geral, olhando os objetivos a serem alcançados, mas trabalhar com pontos específicos das etapas. Ao segmentar as ações e o planejamento, fica mais simples e fácil aplicar ou ajustar ações.

    1.Integração

    O planejamento consiste em identificar as demandas do projeto e analisar a capacidade de atendê-las da melhor maneira possível. A integração é fundamental ao idealizar um projeto, pois é através de diferentes possibilidades, opiniões e colaborações que se consolida planejamento e execução fortes.

    2.Escopo

    O escopo compreende as metas e objetivos do projeto, representando o rumo que as ações irão tomar. Um projeto bem executado deve seguir o escopo e traças estratégias para realizar as melhores ações no decorrer do projeto.

    3.Custos

    Ao considerar o poder financeiro aplicado ao projeto, é fundamental ter uma base realística da empresa. Ou seja, considerar o real potencial de investimento para cada projeto considerando os resultados que irá trazer. É importante dar margens para possíveis alterações de custos, evitando que os projetos sejam prejudicados por falta de recursos financeiros.
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    4.Qualidade com uma gestão de projetos

    Mais do que implementar diversas ações e estruturar muitos projetos, é essencial ter foco e qualidade nas ações. Muitas vezes é mais viável e mais vantajoso investir em ações isoladas e bem estruturadas do que investir em diferentes estratégias. A qualidade das ações é muito controlada também pelos gestores e pessoas que estão fora da execução. Por exemplo, é mais fácil para alguém que está fora da rotina de vendas identificar problemas na rotina de atendimento do que os próprios vendedores.

    5. Comunicação

    Qualquer boa estratégia necessita de uma comunicação eficaz entre os cooperadores e envolvidos. Mudanças de cronograma, atualização de estratégias e informações relevantes devem sempre ser compartilhadas entre os envolvidos. A comunicação eficaz também fortalece os laços de equipe e resulta em melhores conquistas.

    6.Risco na hora de fazer a gestão de projetos

    Os riscos fazem parte de qualquer ação em diferentes graus. Ao gerenciar um projeto, é necessário que se esteja preparado para eventuais necessidades de mudar as ações ou aplicar novas técnicas.

     

    Dicas para a execução dos projetos

    Um planejamento bem estruturado garante a melhor execução, trazendo ações pontuadas e um cronograma previamente estabelecido. A execução é efetivamente mais simples e facilitada quando há cooperação, organização e respeitos às ações planejadas.

    1.Integração na gestão de projetos

    Toda a equipe envolvida no projeto deve estar comprometida com os bons resultados, buscando executar da melhor maneira possível as estratégias. Tanto nos quesitos individuais quanto nos coletivos, todas as práticas influenciam e determinam os resultados finais.

    2.Rotinas nas ações

    Determinar procedimentos padrões e rotinas de atuação geram mais facilidade para lidar com diferentes possibilidades. Tanto na otimização de tempo no dia a dia quanto em situações excepcionais, estabelecer os modos de atuação uniformiza o modo de lidar com problemas e ocasiões.

    3.Avaliar e considerar

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    O acompanhamento das ações e dos resultados fornece a possibilidade de avaliar o desempenho dos projetos. Uma boa gestão de projetos envolve ter um olhar crítico sobre a execução, diagnosticando os pontos positivos e negativos, ajustando os caminhos e registrando resultados para compor uma análise eficaz após a finalização do projeto.

    4.Registro

    Registrar resultados, métodos e ações de modo pontual e preciso, compõe um processo importante da execução, pois quanto mais informações forem obtidas e registradas, melhores serão as compreensões dos resultados obtidos, fornecendo base para avaliar e construir ações futuras.

    5.Compreensão do envolvidos

    É essencial que todos os envolvidos no planejamento e execução estejam efetivamente envolvidos com o projeto e compreendam seus impactos na empresa. Bons planejamentos contemplam os funcionários e devem significar melhorias para a empresa, cooperadores e clientes.

    Se as ações trouxerem melhorias para a rotina dos funcionários e visarem atuações que sejam bem desenvolvidas no dia a dia, trazendo melhores condições de trabalho, elas serão incorporadas com mais facilidade e irão gerar mais engajamento em todos os setores. Portanto, é importante que todos os envolvidos compreendam a importância que o projeto trará para a empresa.

    Uma gestão ótima

    A gestão de projetos, assim como de qualquer outra área, deve ser um processo integrador, alinhando uma visão ampla e conhecimentos diversos, como administração, comunicação e recursos humanos. Por isso essas áreas são fundamentais para delegar tarefas através dos perfis mais adequados, gerir pessoas e suas competências, além de assegurar adequado fluxo de informações e controles.

    Também é fundamental analisar todos os processos e seus resultados. Sejam resultados numéricos, como o aumento de vendas, ou resultados qualitativos, como a otimização de tempo em rotinas operacionais, todas as ações devem ser avaliadas.
    O planejamento é o ponto chave para iniciar um projeto, sendo que a execução e a análise crítica de um gestor são fundamentais para o sucesso empresarial. As ações demandam planejar, analisar, acompanhar e possibilitar mudanças, resultando na melhoria do ambiente de trabalho, crescimento empresarial e consolidação de mercado.

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