Emitir nota fiscal eletrônica: informações práticas sobre a NF-e

    A emissão de NF-e, a nota fiscal eletrônica, garante uma forma ainda mais eficiente de regulamentação e controle tanto do governo como da emissão e manuseio por parte das empresas.
    Como um processo gradativo que começou em 2006, a NF-e foi se tornando obrigatória entre alguns tipos de empresas e passou a ser o método amplamente utilizado de emissão, substituindo as notas fiscais de papel, usadas anteriormente.
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    A opção torna o uso de papel menor e o processo mais inteligente e preciso, facilitando ações entre todas as empresas que utilizam o serviço.
    Mas para aproveitar todas essas vantagens e atualizar a forma de emissão da sua empresa, é preciso estar por dentro de todas as informações que envolvem o processo da Nota Fiscal Eletrônica, desde sua implantação até o uso apropriado.

    Autorização

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    Para poder usufruir das vantagens da NF-e, é preciso receber autorização dos órgãos da receita, dependendo do tipo de empresa e atividade, que até mesmo obriga o uso do método.
    Mesmo em caso de não obrigatoriedade do uso, a empresa pode solicitar voluntariamente o uso da Nota Fiscal Eletrônica, habilitada junto aos órgãos responsáveis.

    Software

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    Após receber a autorização para o uso da NF-e, é preciso optar por um software para preenchimento e envio da nota fiscal.
    Existem diversas opções para uso das empresas, dentre elas uma gratuita disponibilizada pela Receita Federal e muitas outras pagas, que tornam a gestão financeira mais intuitiva e prática por meio de diferentes funcionalidades.
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    A opção gratuita para emissão de Notas Fiscais Eletrônicas não é recomendada para empresas que necessitam da geração de muitas notas fiscais, já que exige que algumas delas sejam digitadas novamente dentro de um campo próprio, o que pode gerar retrabalho.
    Outra informação interessante é que, para possuir validade jurídica, a NF-e precisa possuir uma assinatura digital, ou seja, um certificado que comprove que a empresa emitiu a nota. Esse certificado pode ser adquirido a uma Autoridade Certificadora credenciada pela ICP, a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira.

    A NF-e

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    A Nota Fiscal Eletrônica, para ser validada, deve conter os dados do emissor e do destinatário, além das informações de produto/serviço, valores e outros dados como o de frete, por exemplo.
    Outras ações recomendadas têm relação com os impostos, que precisam estar de acordo com o regime tributário da empresa e a validação dos dados dentro do próprio sistema com a finalização do certificado digital.
    Caso a NF-e esteja correta, o órgão da receita autoriza a impressão e o envio do DANFE, o Documento Auxiliar de Nota Fiscal, que possui uma chave de acesso que serve como confirmação para autentificar a Nota Fiscal no site da Fazenda.
    Dessa forma, o registro da saída do produto é registrado por meio da própria nota fiscal e o produto já pode circular acompanhado do DANFE.

    Vantagens do uso da NF-e

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    A NF-e traz inúmeras vantagens para as empresas e órgãos regulamentadores, entre as já citadas e muitas outras. Confira e entenda como a emissão da nota fiscal pode te ajudar ainda mais:

    • Redução de custos de impressão e aquisição de papel como é feito na Nota Fiscal impressa, diminuindo o impacto ambiental;
    • Redução de custos com armazenagem de documentos;
    • Aumento da confiança e credibilidade nos documentos fiscais;
    • Facilidade e praticidade no preenchimento de informações por meio de base de dados, que armazena informações e insere-as na nota fiscal diretamente;
    • Incentivo ao comércio eletrônico e à tecnologia;
    • Melhora do tempo de entrega de mercadorias que, com uma fiscalização mais prática, torna o tempo de parada dos veículos de transporte menor;
    • Possibilidade de troca de informações entre os fiscos, tornando o controle fiscal ainda mais eficiente.

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