4 dicas para melhorar a organização fiscal da sua empresa

    Com o acúmulo de funções que o empreendedor executa na empresa, organizar as finanças e a contabilidade da empresa se torna uma tarefa complicada, comprometendo o resultado de outras tarefas ou de outras equipes. Para evitar problemas, neste texto iremos te ajudar a organizar a gestão fiscal do seu negócio.

    A importância da organização de notas fiscais

    Segundo o Ministério da Fazenda, “a empresa é obrigada a guardar a NF-e pelo período previsto na legislação. A manutenção das informações em banco de dados é decisão do contribuinte. Esses bancos de dados são importantes para as questões operacionais da empresa, mas não substituem a obrigação da guarda do XML da NF-e”.
    O tempo de armazenamento varia de um documento para outro, mas em média, livros e documentos fiscais precisam ser guardados por no mínimo de 5 a 10 anos, ou permanentemente.

    1.      Armazene corretamente suas notas

    Separe um local para guardar todas as notas fiscais da empresa. Você poderá organizá-las como achar conveniente, dividindo-as em categorias, por data ou por tipo, e separar também por entradas e saídas. Já para os documentos digitais – o que é o caso de grande parte das empresas -, opte pelo armazenamento online, que é mais prático, muito mais seguro e você poderá acessar de onde quiser.

    2.      Estabeleça rotinas para a emissão das suas notas

    Na maioria das empresas existe um processo repetitivo para as notas: preenchimento, emissão e, então, o armazenamento. Para otimizar este processo, a fim de diminuir o tempo, o ideal é que exista um modelo prático e rápido para seus funcionários seguirem.

    1. Agrupe as tarefas parecidas para a mesma equipe de trabalho. Assim, a equipe que já tem afinidade com uma determinada etapa, gasta menos tempo para a execução.
    2. Caso não tenha a possibilidade de separar por setor ou pessoa, invista em processos que visem diminuir o tempo de execução. Quando o trabalho é feito da mesma forma, há tendência de automatizar e diminuir os erros.
    3. Esteja aberto às conversas com sua equipe e ouça o que eles têm a te dizer. Nada melhor do que ouvir quem está diariamente executando este serviço.

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    3.      Deixe as planilhas para trás

    Embora muito utilizado até anos atrás, planilhas e servidores oferecem muitas desvantagens e riscos ao seu trabalho e, principalmente, à sua empresa.

    • Risco de perda;
    • Ocupam espaço no computador e servidor;
    • Vão se desatualizando com o passar do tempo.
    • As informações ficam em locais separados, dificultando o acesso e o controle unificado.

     

    4.      Invista em um software online

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    Investir em um software online não é mais luxo, é obrigação para qualquer empresa seja de pequeno ou de médio porte, que deseje melhorar sua organização e sua produtividade.
    Os softwares de gestão são indicados para simplificar e automatizar processos e, principalmente, organizar a gestão fiscal da empresa.
    Com um software de gestão online você irá agrupar todas as informações necessárias em um só lugar, sem o acúmulo de papéis. Além disso, você também terá acessos a relatórios, controle de finanças e fiscais, fluxo de caixa, pagamentos. Tenha eficiência operacional e, com isso, aumente a produtividade, reduza prejuízos e aumente seu faturamento.
     
    Como você faz a organização fiscal da sua empresa? Conte pra gente nos comentários.
     

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