Software de gestão empresarial: como ele facilita a vida do contador?

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    O software de gestão empresarial ou ERP (Enterprise Resource Planning ou Sistema Integrado de Gestão Empresarial, do inglês) é um programa de computador que ajuda a cuidar de diversos departamentos e de atividades que se relacionam ao cotidiano de uma empresa. Entre as principais áreas estão vendas, marketing, finanças etc.

    A plataforma ainda apresenta a facilidade de recuperar as informações de um determinado setor e permite a automatização de procedimentos ligados ao negócio.

    As suas praticidades proporcionam vários benefícios aos negócios. Agora, você deve estar perguntando: será que o sistema também facilita a vida do contador? Com certeza!

    É sobre isso que falaremos neste post. Destacaremos os principais benefícios dos sistemas de gestão empresariais para a área da contabilidade. Vamos lá?

    Redução de erros e otimização de tempo

    As novas tecnologias contribuem para a redução do número de erros — o que resulta em diminuição de custos — e a otimização do tempo do contador. Isso porque ele evitará o retrabalho de fazer alguns procedimentos corriqueiros da contabilidade.

    O profissional também não precisará ficar procurando por vários documentos físicos e planilhas com o objetivo de encontrar os dados referentes às empresas, o que também ajuda na otimização de tempo do contador.

    Vale lembrar ainda que pelo fato de otimizar a eficiência nas operações, o contador ou o escritório de contabilidade poderá focar mais no relacionamento com seus clientes.

    O conhecimento das necessidades pode ser usado com a intenção de otimizar o atendimento, desenvolver novos serviços e gerar insights que possam contribuir para o crescimento do escritório.

    Todos os benefícios citados fazem com que os profissionais possam atender mais clientes com eficiência e em menos tempo. Dessa maneira, as chances de fidelizá-los só tende a crescer junto com as receitas no escritório de contabilidade.

    Parte dos ganhos ainda pode ser utilizada como capital de giro, ou seja, reinvestindo em procedimentos que vão contribuir para a melhora dos serviços contábeis e do atendimento ao consumidor.

    Organização das informações

    Com apenas poucos cliques é possível ver e administrar todas as entradas e saídas de recursos das atividades que envolvem várias áreas do empreendimento. Muito prático, concorda?

    A centralização das informações facilita a análise delas, o acompanhamento do histórico das empresas e a produção de relatórios. Além disso, o software de gestão empresarial permite a fácil recuperação de dados, pois o backup é automático.

    Dessa forma, o contador tem acesso aos documentos quando ele quiser, independentemente de imprevistos. Portanto, não há necessidade de procurar dados em várias planilhas eletrônicas e documentos físicos.

    O acúmulo de papel dificulta análise dos dados, porque muitos deles podem se perder com o passar do tempo.

    Armazenamento de dados

    Como não há dependência de arquivos físicos, os sistemas de gestão facilitam a tarefa de guardar os documentos. Isso porque não há necessidade de ter um local destinado a armazená-los. Assim, você sai na vantagem, economizando espaço e dinheiro na sua empresa.

    Além disso, você tem a opção de digitalizar os arquivos que forem físicos e pode guardá-los no computador ou na nuvem.

    Confiabilidade dos dados

    O trabalho manual não é totalmente seguro. Uma simples distração ou erro de digitação já pode comprometer a confiabilidade das informações, o que prejudica o escritório contábil e os clientes.

    As consequências disso são muitas. Um prazo pagamento atrasado, por exemplo, gera multas. Um tributo recolhido de maneira errada gera juros e taxas. Uma informação esquecida pode ser configurada como sonegação.

    Por outro lado, com o ERP, os riscos de acontecer esses tipos de erros são praticamente nulos. O sistema é feito seguindo as leis vigentes, faz cálculos e lança dados de forma automática.

    Tudo isso traz maior segurança ao contador w contribui para maior confiança e satisfação das pessoas em relação aos serviços do profissional. Mais uma vez, as chances de fidelizar clientes disparam.

    Maior controle de prazos

    Devido ao mercado competitivo, muitas empresas operam praticamente no limite para arcar com as despesas. Assim, o pagamento de juros e multas representa um aumento de gastos da companhia.

    As muitas contas podem gerar consequências nada desejáveis. Entre elas estão o pagamento de fornecedores, empréstimos, impostos, etc.

    Outra despesa importante para as empresas é o pagamento dos salários dos funcionários. O atraso deles, principalmente se for frequente e por vários dias, pode deixar muitos colaboradores desmotivados. Com isso, você poderá correr o risco da companhia perder os seus principais talentos.

    O controle de prazos é muito importante para os negócios. Por isso, com os softwares, o contador terá mais facilidade para fazer esse monitoramento. Como o ERP possibilita a criação de alertas sobre vencimentos e rendimentos (pagamento dos clientes), não haverá o risco do profissional esquecer essas informações.

    Dessa forma, será possível controlar as entradas e saídas e entender melhor o fluxo de caixa do escritório. Além disso, o contador terá mais eficiência para ajudar as empresas com relação ao pagamento e recolhimento de impostos, evitando que o seu cliente pague juros e multas.

    Redução de custos

    Como já mencionado, a automação de tarefas permite a redução de falhas. A prevenção de erros do contador evita gastos com multas e juros que podem ser cobrados direta ou indiretamente pelos clientes.

    A automatização também permite cortar gastos com o pessoal, ou seja, não haverá necessidade de contar com tantos colaboradores, tornando a estrutura do escritório enxuta.

    Por mais que muita gente critique a redução do número de profissionais, as empresas que apresentam uma estrutura reduzida e eficiente, tendem a ser mais lucrativas.

    Além disso, a informatização dos procedimentos possibilita que alguns colaboradores do escritório possam trabalhar de maneira remota (total ou parcial).

    Quando os trabalhos são feitos em casa, a companhia não precisa gastar com transporte e tem menos despesas com luz, equipamentos, estrutura, etc.

    O software de gestão empresarial conta com várias facilidades e praticidades que facilitam a vida dos contadores. Eles poderão monitorar melhor os prazos, atender mais clientes e menos tempo, acessando dados confiáveis e facilmente recuperáveis.

    Está interessado em implementar um software de gestão empresarial no seu escritório de contabilidade? Entre já em contato com a gente.

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