Uma das dificuldades mais comum na gerência da empresa é o controle financeiro, e a área financeira é estratégica em qualquer organização. Uma ferramenta que facilita esse trabalho é o fluxo caixa, pois, possibilita a visualização e compreensão das movimentações financeiras num período preestabelecido. Seu objetivo é organizar os gastos da empresa, criando uma base de dados que ajude o empresário a administrar com mais segurança os períodos em que vai precisar captar ou aplicar seu dinheiro.
A composição do Fluxo de Caixa pode variar muito, porém as informações devem estar estruturadas diariamente e de forma acumulada, informando os pagamentos, recebimentos e o saldo, ao longo do tempo. O resultado acumulado do fluxo de caixa, quando negativo, pode significar o óbvio: a empresa está gastando mais que a sua receita permite. E as causas podem ser:
• Os prazos para pagamentos, oferecidos aos consumidores são maiores que os prazos que os fornecedores oferecem à sua empresa;
• O valor das parcelas das compras realizadas em datas sazonais, como por exemplo, Natal e Dia das Mães, são mais altos que o saldo de caixa;
• As compras para a composição de estoque estão muito elevadas, em relação ao giro de estoque efetivo da empresa;
• As retiradas de pró-labore estão além das possibilidades da empresa;
• Os juros bancários estão crescendo, em virtude da constante operação de descontos de cheques pré-datados, duplicatas, e ainda, adiantamento dos cartões de crédito.
Porém, se o saldo do Fluxo de Caixa está positivo, a empresa está conseguindo cumprir as suas obrigações, realizando o oposto dos itens citados acima.
Um fluxo de caixa perfeito é aquele que leva dedicação e disciplina dos empresários. O primeiro passo é separar as saídas de dinheiro em pelo menos três categorias: fornecedores, despesas e outras saídas. Dentro dos pagamentos com despesas, os especialistas sugerem a divisão em outras três categorias. “As despesas podem ser administrativas, como papelaria, correio, telefone, internet e salários, comerciais, onde entram gastos com marketing e comissões de vendedores, e financeiras, como juros, multas e IOF”, explica Gomes. Em “outras saídas”, coloque o que a empresa pagou para amortização de empréstimos, pagamento de tributos e investimentos.