Uma das situações pelas quais os Contadores passam rotineiramente é a falta de tempo para realizar todas as tarefas pensadas para o dia. Muitas vezes parece ser impossível se programar para fazer um bom gerenciamento da sua jornada de trabalho.
Otimizar o tempo de trabalho é possível sim, como também é bem mais fácil do que parece. Porém, exige um maior esforço de planejamento e observação, para saber exatamente o número de tarefas que se pode fazer em uma carga horária, priorizando tudo o que é mais importante e pode estar em uma situação crítica.
Uma jornada de trabalho otimizada ajuda a melhorar fatores como a própria sobrecarga de alguns funcionários e na grande diminuição do número de tarefas atrasadas pelas quais a sua empresa pode passar. Assim, a produção, lucro e sucesso do seu escritório tende apenas a crescer, bem como a tranquilidade e menor pressão exigida em cada momento de trabalho.
 

Como otimizar o tempo na minha empresa?

Antes de começar a agir, é necessário analisar como está a sua empresa atualmente. Observe o número de tarefas realizadas diariamente e se atente a aquelas que demandam mais tempo, atrasando a realização das demais. Anote tudo o que julgar importante e converse com seus colaboradores, a fim de ouvir deles o que impede a produção de certas tarefas naquele dia.
Após uma análise bem feita da atual situação do seu escritório, siga os seguintes passos atento às melhorias, para observar se as medidas tomadas realmente estão surtindo efeito. E não se esqueça de sempre adaptar todas as etapas visando a resolução dos problemas que você encontrou enquanto analisava a empresa.
 
1- Fixe metas realistas
Um ponto de partida ideal é observar a análise feita, o que ouviu dos seus funcionários e propor metas diárias, desde que sejam realistas. Entenda corretamente o número e o tipo de tarefas que seus colaboradores conseguem realizar no dia. Não sobrecarregue ninguém, tenha a sensibilidade de ver se todos estão trabalhando com o mesmo número de intensidade. A sua jornada de trabalho será otimizada se tiver colaboradores trabalhando de forma igual e tranquila.
2- Organize a hierarquia das tarefas
Organize as tarefas que necessitam de maior urgência, colocando-as no topo da sua lista de prioridades. Encaixe, sempre que possível, as tarefas de maior importância para que sejam realizadas antes das outras. Isso evita que seus clientes se frustrem e que a demanda de trabalho aumente, deixando o número de trabalhos a serem feitos sempre em dia, diminuindo ou até acabando com atrasos sem necessidade.
3- Tenha uma boa relação com os funcionários
Estabeleça uma melhor relação com todos os funcionários da sua empresa, demonstrando uma maior preocupação com eles. Entregue uma amizade e receba respeito e dedicação. Assim, você evita que eles percam tempo com tarefas que não têm relação com o escritório, como entrar em redes sociais ou sites de vídeo no momento do trabalho. Além disso, o ambiente do escritório ficará muito melhor e você irá conquistar colaboradores que desejam levar a empresa ao crescimento junto com você.
4- Estabeleça datas e horários específicos
Deixe por escrito datas e horários específicos para o cumprimento das tarefas. Assim, você não perde a sua atenção para outras coisas e se mantém focado em finalizar o trabalho o mais rápido possível. É importante que você chegue à conclusão desse prazo junto com seus colaboradores e clientes, pois assim você evita a sobrecarga do seu escritório e mantém a empresa que o contratou ciente do seu prazo.
5- Agrupe trabalhos parecidos
Quando estiver estipulando as tarefas a serem realizadas no dia, tente manter aquelas que têm um formato parecido, para que nem você e nem seus colaboradores percam o foco. Colocar tarefas parecidas juntas aumenta a atenção e concentração, aumentando a velocidade com a qual esses trabalhos são finalizados. Tarefas muito distintas para se fazer de forma seguida diminuem a concentração e, até que você entre no ritmo da nova tarefa, algum tempo já foi perdido.
6- Programe suas pausas
Todo trabalhador precisa de momentos de descanso para poder fazer seu trabalho sem problemas. Acontece que muitas vezes o tempo que você leva sem trabalhar pode se tornar um grande inimigo. Administre esses momentos para que se tornem um tipo de recompensa pelas tarefas realizadas em um dia. Assim, além de se programar corretamente para tudo o que você estipulou para o dia, você ainda cria um tipo de motivo para completar a tarefa rapidamente.
7- Avalie além de currículos
Na hora de fazer entrevistas de emprego para contratar novos contadores, avalie, além do currículo do pretendente, como ele gerencia o tempo de trabalho. É essencial que a sua empresa tenha profissionais que saibam como administrar o tempo e entendam a complexidade e demanda de dentro de um escritório contábil.
8- Utilize a tecnologia
Hoje em dia, temos uma maior facilidade para gerenciar a empresa. Você pode utilizar a tecnologia ao seu favor para realizar uma melhor administração das suas tarefas junto com seus funcionários. Existem várias formas de realizar esse gerenciamento, porém há softwares no mercado, como o que o myrp proporciona, que automatizam todo o processo de tarefas, financeiro e todos os outros departamentos do seu escritório, facilitando a visualização da atual situação da sua empresa e diminuindo o tempo gasto com a parte de gestão.
Com a tecnologia, além de facilitar a realização das suas tarefas, ainda as torna mais confiáveis, pois as contas terão resoluções mais precisas e com um menor risco de erro. Muitas empresas são atraídas a contratar escritórios contábeis que possuem uso da tecnologia, pois sabem que esse tipo de software auxilia no crescimento e experiência da contabilidade.
 

Otimizei o tempo da empresa. E agora?

Depois de ter seguido as dicas acima, basta que você administre sempre para que seu escritório siga esse modelo. É necessário que você contrate empresas de gerenciamento em que possa confiar, para que ao invés de fornecedores de software, você consiga parceiros que o ajudem a sempre crescer profissionalmente.
É válido dizer que você não deve se ater apenas às dicas acima, um bom escritório contábil utiliza a criatividade para solucionar esses pequenos problemas que podem gerar graves situações para a empresa. Não tenha medo de criar novos métodos para otimizar ainda mais o seu tempo de trabalho.
 
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