Após três anos, ocorrerá uma mudança no layout da nota fiscal eletrônica (NF-e), segundo Nota Técnica 2016.002, divulgada em novembro de 2016 pela Encat (Coordenação Técnica do Encontro Nacional de Coordenadores e Administradores Tributários Estaduais), que estabeleceu um novo visual da NF-e 4.0 destinado ao documento fiscal, emitido em operações que envolvem produtos. Resumidamente, isso significa uma nova versão da forma de como serão organizadas as informações no arquivo XML da nota fiscal.
A nota fiscal eletrônica é um documento que só existe digitalmente, ou seja, é um arquivo eletrônico no formato XML, que carrega as informações de uma operação organizadas de forma estruturada. Essa estrutura de um arquivo XML recebe o nome de layout (ou leiaute).
A versão atualizada do documento fiscal é derivada da mais significativa mudança promovida na NF-e nos últimos anos e obedece a uma política do Encat de só mexer no layout da nota quando há reais necessidades de alterações acumuladas.
A principal razão para isso é de simples compreensão.  Cada modificação acaba exigindo ajustes tanto nos sistemas emissores quanto nas secretarias estaduais da Fazenda e nas próprias empresas que a utilizam no dia a dia como o documento em operações de compra e venda de mercadorias.
 

Confira as mudanças que a atualização proporcionou

• Alteração do nome do grupo “Formas de pagamento” para “Informações de pagamento” com a inclusão do campo valor do troco (id: YA09). O preenchimento deste grupo passa a ser obrigatório também para NF-e, modelo 55.
• Campo indicador de presença, incluída a opção 5 (operação presencial, fora do estabelecimento, utilizada no caso de venda ambulante).
• Criação de campos relativos ao FCP para operações internas ou interestaduais com ST.
• Inclusão de campo no grupo total da NF-e para informar o valor total do IPI no caso de devolução de mercadoria por estabelecimento não contribuinte desse imposto.
• Alterado Grupo X-informações do transporte da NF-e com a criação de novas modalidades de frete.
• Validação do percentual informado para FCP.
• Validação do somatório dos campos FCP, FCP-ST, IPI desenvolvido, quando informado nos itens.
• Inclusão do valor total do IPI devolvido, quando ocorrer, e do valor do Fundo de Combate à Pobreza ST no valor total da NF-e.
• Validação para vedar o preenchimento de campos relativos a transporte quando forem operações interestaduais. Podendo, a critério de cada UF, a validação ser aplicada às operações internas.
• Validação do preenchimento do Grupo “Informações de Pagamento” para NFC-e e NF-e, a critério de cada UF.
• Criação de novo grupo “Rastreabilidade de produto” para permitir a rastreabilidade de qualquer produto sujeito a regulações sanitárias, casos de recolhimento/recall, além de defensivos agrícolas, produtos veterinários odontológicos, medicamentos, águas envasadas, bebidas, embalagens, etc. A partir da indicação de informações, número de lote, data de produção/fabricação.
• Validação para verificar o preenchimento dos campos relativos a volume e peso da mercadoria quando informado a contratação do frete no campo modalidade de frete.
• Retirado o campo indicador da Forma de Pagamento do Grupo B (id: B05).

Principais motivos da mudança

Segundo o diretor técnico do sistema myrp, Tibério César Valcanaia, “Uma ferramenta mais completa garante a emissão correta dos documentos fiscais, sem problemas com Fisco e ainda soma outras vantagens para o dia a dia dos empreendedores, proporcionando uma visão mais ampla da empresa e um planejamento mais eficiente”.
Assim, com novas versões dos documentos ficais em vigor, os estabelecimentos devem buscar soluções mais concretas, as quais façam a emissão dos documentos eletrônicos, além de proporcionarem outros benefícios à empresa, como por exemplo, funcionalidades de gestão e controle.
Fora as novidades da NF-e 4.0 citadas acima, destaca-se a adoção do protocolo TLS 1.2 ou superior, ficando proibido o uso do protocolo SSL como padrão de comunicação.
Dessa maneira, pode-se afirmar que o principal motivo da mudança é basicamente garantir uma maior segurança no processo, evitando, na medida do possível, futuras manutenções nos mais diversos sistemas de nota fiscal eletrônica. Isso torna os processos fiscais mais viáveis, tanto para as empresas quanto para a Secretaria de Fazenda.
 

Prazo para as mudanças em 2017

O ambiente de homologação terá início a partir de primeiro de junho de 2017 e, dois meses depois, chegará a vez do ambiente de produção com uma nova versão. Porém, a desativação completa, que estava prevista para ocorrer ainda em 2017, foi adiada para abril de 2018. Para entender melhor, observe o processo na prática.
Ambiente de Homologação para testes por sistema e por emissores: 01/06/2017 (prazo mantido)
Início dos testes dos programas que emitem a nota. As notas na versão 3.10 ainda serão válidas.
Ambiente de Produção para emitir notas no novo layout: 01/08/2017 (prazo mantido)
O funcionamento na prática da emissão e validação das notas terá início. Serão aceitas as notas tanto na versão 3.10 quanto na 4.0.
Desativação da versão 3.10 do layout anterior da nota: 06/11/2017 (prazo adiado, original era 06/11/2017)
Prazo máximo para a migração à versão NF-e 4.0. A partir desse momento, a versão 3.10 não será mais aceita pelo governo.
Pode se dizer que o adiamento no prazo de migração para a nova versão foi, em partes, benéfico aos donos de negócio s que não se informaram a respeito da emissão de notas fiscais. Como a versão 3.10 só será desativada daqui a alguns meses, nenhuma empresa será obrigada a dotar a NF-e 4.0 antes disso, embora seja recomendado para se habituar às novidades.
Apesar disso, não há nada que impeça que as notas já sejam geradas por fornecedores contra o seu CNPJ a partir de agosto, adotando o novo layout. Nesse caso, o recebimento do arquivo XML da nota fiscal já deverá atender ao formato atualizado.
 

Devo me preocupar com a mudança?

A maioria das mudanças na emissão são técnicas, portanto,  não devem gerar preocupações aos proprietários do negócio s (isso se já estiverem utilizando um sistema de emissão de notas confiável). Isso ocorre porque os responsáveis pelas mudanças e atualização das soluções para a nova versão são empresas as que fornecem a tecnologia  da nota fiscal, são eles que devem se preocupar com a atualização.
Quem usar tecnologias ultrapassadas e não migrar para a NF-e até o prazo limite estabelecido, não poderá mais emitir os documentos fiscais. Na prática, isso significaria ficar irregular em caso de uma venda ou compra descoberta de nota fiscal.
É importante ficar atento com a mudança. É indicado procurar soluções especializadas que façam essas atualizações de versão de maneira automática, seguindo os conceitos da legislação e que possam oferecer recursos que facilitem a gestão dos empreendedores, a fim de evitar problemas com a emissão.
 
 
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