Otimizar as atividades e conquistar a melhoria de processos na empresa é uma estratégia que pode trazer resultados surpreendentes. Isso porque, com as tarefas mais organizadas, os colaboradores podem atuar de maneira mais elaborada, com objetivos alinhados e em prol de um objetivo em comum.

Todos os processos de uma companhia devem estar sob o controle do gestor, pois isso facilita as tomadas de decisão por parte da administração e as torna mais eficientes. Apesar disso, a responsabilidade pela busca de melhorias é de todos e o gestor deve deixar isso claro aos colaboradores.

Com base nessa realidade, desenvolvemos este post. Ele apresenta uma série de dicas para a melhoria de processos e organização na empresa. Ficou interessado? Então, siga conosco e confira!

1. Faça um planejamento estratégico

A empresa só vai conseguir atingir um bom nível de organização se tiver um planejamento estratégico adequado. E engana-se quem pensa que apenas as grandes corporações precisam dele. Todos os empreendimentos, de microempreendedores individuais (MEIs) a grandes multinacionais, precisam ter um planejamento bem estruturado.

Para fazê-lo, o primeiro passo é definir as diretrizes organizacionais do negócio, ou seja, sua missão, sua visão e os valores em que ele acredita. Esses dados compõem a cultura organizacional e servem como base para tudo que for feito na companhia.

Em seguida, deve-se escolher uma ferramenta de planejamento. Uma boa opção é a análise de forças, fraquezas, oportunidades e ameaças (Strengths, Weaknesses, Opportunities and Threats – SWOT).

No Brasil, ela é conhecida também como FOFA. Seu conceito principal é de que as estratégias do negócio devem ter como base o cruzamento das forças e das fraquezas da organização com as ameaças e as oportunidades do ambiente em que ela está inserida.

2. Estabeleça metas a serem cumpridas

Todas as estratégias que forem definidas no processo de planejamento precisam ter metas, que devem ser cumpridas pelos gestores e pelos colaboradores. É essencial, ainda, que elas sejam quantificáveis. Assim, se uma das estratégias for produzir mais, por exemplo, a meta pode ser aumentar a produção em X% em período de tempo Y.

Além disso, é importante que as metas sejam possíveis de cumprir. Isso não quer dizer que elas precisem ser fáceis, mas, caso sejam muito irreais, pode haver falta de interesse ou de estímulo na equipe.

3. Tenha uma boa comunicação interna

Para melhorar os processos da empresa, é importante também que se tenha uma boa comunicação interna. Isso quer dizer que é preciso investir em métodos e ferramentas para que o bom relacionamento entre os colaboradores, bem como o deles com a chefia sejam estimulados.

A comunicação precisa ser vista como uma via de mão dupla, ou seja, para toda demanda levantada, é preciso que seja dada uma resposta. Assim, os funcionários poderão ter mais confiança nos gestores e mais liberdade para reportar situações irregulares, por exemplo.

4. Promova o treinamento de pessoal

As pessoas são a alma de uma empresa. Por isso, é necessário que sejam feitos investimentos nos colaboradores. É preciso investir em sua educação e estimulá-los para que sigam sempre com os estudos e se aprimorem em suas áreas de atuação.

A empresa pode oferecer cursos, palestras e workshops aos colaboradores em diversas situações. Assim, um supermercado, por exemplo, pode convidar um especialista para falar sobre boas práticas na manipulação de alimentos ou sobre como organizar as gôndolas com mais eficiência.

Ainda nesse aspecto, as empresas podem firmar parcerias com escolas técnicas e faculdades. Dessa forma, é possível oferecer bolsas de estudos, subsídios ou descontos para os funcionários da companhia.

5. Fique sempre bem informado sobre o segmento

Os empresários e seus funcionários precisam estar sempre informados sobre as principais novidades da área de atuação da companhia. Assinar revistas da área, participar de eventos, acompanhar redes sociais, sites, blogs e páginas sobre assuntos interessantes, entre outros, são boas práticas nesse sentido.

Ainda no exemplo do supermercado, é possível, entre outros, buscar informações sobre novidades no atendimento, novas formas de fazer publicidade, dicas para organizar os itens nas prateleiras, boas práticas para o controle de estoque e assim por diante.

Existem ainda áreas que são de interesse de empresas de todos os segmentos, como a economia, a política e outros fatores que interferem no meio empresarial. Por isso, até mesmo acompanhar os noticiários é relevante para ter uma empresa mais organizada, e saber, por exemplo, de novidades na legislação.

6. Organize as tarefas no quadro de funcionários

Um erro grave cometido por muitas empresas é deixar um único profissional com muitas funções e atribuições ou não ter uma divisão clara de cargos. No caso do supermercado, a pessoa que atende no açougue não pode ser responsável também pela padaria, por exemplo.

Por isso, é preciso organizar a equipe e deixar claras as funções de cada um. Isso não impede, obviamente, que um colega que está ocioso ajude outro em uma atividade específica, mas não significa que ele deva se responsabilizar por algo que não é de sua incumbência.

A hierarquia pode até mesmo ser desenhada em uma espécie de fluxograma. E esse material pode ficar exposto em um local de fácil acesso a todos os colaboradores, como os vestiários.

7. Invista em um sistema de gestão

Todas essas dicas podem ser mais bem executadas se for utilizado um sistema de gestão adequado. Existem, disponíveis no mercado, diversos tipos de programas: alguns deles são muito completos e ideais para empresas do segmento varejista.

Eles permitem fazer toda a gestão on-line. Afinal, com eles, é possível controlar a área fiscal da empresa, verificar o fluxo de vendas, administrar o estoque, ter um controle mais apurado de entradas e saídas de dinheiro e outros.

Portanto, para conquistar a melhoria de processos e organização da empresa, investir em um sistema de gestão completo é uma das melhores práticas que podem ser adotadas. Uma boa alternativa é o Myrp: um software muito completo e que pode fazer a diferença para organizar as atividades da companhia.

Quer saber mais sobre ele? Entre em contato conosco, conheça o sistema e saiba como ele pode ajudar a sua organização.