A organização dos documentos fiscais é parte fundamental da gestão de uma empresa e de um Contador, os documentos precisam estar arquivados principalmente por questões legais e também, claro, para o controle da empresa. Confira como você pode realizar esse arquivamento de maneira funcional através de um método simples.
 

Documentos fiscais eletrônicos

Você já deve saber que muitos documentos fiscais são obrigatórios, por lei, a serem emitidos de forma digital. Com essas mudanças que o desenvolvimento da tecnologia trouxe, é necessário estar atento e perceber que novas soluções precisam ser tomadas. Afinal, assim como os documentos emitidos em papel antigamente precisavam, os arquivos eletrônicos também necessitam de organização.
Com uma grande ou pequena demanda de documentos fiscais, é necessário ter toda essa documentação arquivada e à sua disposição, por isso é possível realizar a organização de forma simples e com baixo custo. Você pode optar por uma opção tecnológica que trará inúmeros benefícios para os seus serviços e para os seus clientes.
 

Organização de arquivos eletrônicos

Você pode organizar os seus arquivos através de pastas, criando uma área especial para cada cliente e para cada tipo de arquivo, assim os seus arquivos não ficam soltos e você tem uma maior organização da documentação.
Outra opção é realizar o processo de organização de documentos através de planilhas, você pode criar a sua própria planilha ou utilizar uma já pronta. Existem vários modelos na internet que podem funcionar muito bem para você e seu cliente.
A organização dos documentos eletrônicos através desses métodos possui a vantagem de ser um processo sem custo, pois é necessário ter apenas um computador à disposição. No entanto, não são as opções mais eficientes e seguras.
A chamada gestão de documentos fiscais eletrônicos (GDE) realiza esse processo de forma praticamente automática, o que facilita o trabalho do Contador e gera resultados extremamente positivos para os seus clientes, beneficiando ambas as partes. Melhora o uso do tempo, a agilidade nos processos, a transparência entre Contador e cliente, além de outros benefícios que o bom uso da tecnologia traz.
 

Vantagens de utilizar um software

São inúmeros os benefícios de contratar um sistema de gestão de documentos fiscais eletrônicos, você terá à sua disposição um sistema que fará toda a parte manual do arquivamento, tendo de maneira simplificada e automática a organização da sua documentação, isso resultará em várias possibilidades de aproveitamento da tecnologia. A resistência a mudanças só prejudicará e jogará você para trás na concorrência.
 

Praticidade

Contratar uma gestão de documentos eletrônicos possibilita deixar todos os arquivos disponíveis através de um sistema de nuvem, prontos para a hora que você precisar utilizá-los, evitando problemas como perder documentos, não os encontrar ou não conseguir a documentação necessária no prazo em que você precisa. Além disso, esse tempo extra que o software possibilita pode ser direcionado para outros problemas ou funções, seja para o cliente ou para o Contador.

Desempenho

A gestão de documentos eletrônicas se atualiza constantemente no mesmo ritmo que a tecnologia, ou seja, o caminho é os softwares se tornarem cada vez mais ágeis e funcionais, resultando em um melhor desempenho e performance no trabalho do cliente e do Contador. Esse melhor desempenho consequentemente resultará em agilidade, e agilidade resulta em disponibilidade, ou seja, o tempo que você perderia na organização dos documentos manualmente, pode ser utilizado para dar maior atenção aos seus clientes, pensar em soluções para os problemas que estão acontecendo, ou até mesmo realizar um serviço de consultoria.

Visão geral

Com a GDE, você tem uma visão geral de como andam os seus clientes, como está a questão da documentação e como andam os negócios, isso facilita no acompanhamento e no aconselhamento, melhorando o seu relacionamento com o cliente e fortalecendo o seu trabalho. Esse sistema permite que você trabalhe com um número maior de pessoas, o colocando à frente da concorrência, já que seu trabalho será mais efetivo.

Redução de custos

Quando você contrata um software, a dependência do cliente no seu dia a dia diminui, você não precisa ficar esperando que ele envie a documentação necessária, pois como ela fica disponível online, você pode acessar os arquivos a qualquer momento, de qualquer lugar, além de que as chances das informações estarem incorretas, são muito menores, evitando desperdício de tempo com problemas que não deveriam ocorrer. O caminho é evitar o maior número de riscos possíveis.

Dentro da lei

Existe um formato padrão exigido por lei para cada tipo de documentação e esses formatos são constantemente atualizados, alguns softwares de gestão de documentos fiscais geram esses arquivos no formato correto e em XML, prontos para uso, além de manter a documentação atualizada conforme a lei.

Concorrência

Pense, dois escritórios de contabilidade estão disputando entre si, ambos oferecem os mesmos serviços, mas um utiliza um software de GDE e outro realiza a organização de documentos manualmente. A diferença entre a velocidade de serviços e do suporte disponível é gigantesca, qual você escolheria? Utilizando de uma ferramenta que oferece recursos positivos para você, pode te colocar na frente da concorrência que opta por não aproveita do que a tecnologia proporciona.
 

Escolha a melhor opção

Analise as vantagens de contratar uma solução pronta e converse com os seus clientes, muitas vezes vocês não estão alcançando o desempenho máximo que o seu potencial pode alcançar por conta de fatores que podem ser resolvidos através de uma simples solução. Basta uma boa análise de como andam os seus serviços e o que poderia melhorar.
Talvez a organização dos documentos fiscais seja um ponto que você possa utilizar de recursos para dobrar a eficiência dos seus serviços, liberando tempo, melhorando o desempenho, o tornando mais próximo do cliente e disparando na frente da concorrência.
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