Para facilitar o dia a dia de empresários e contadores, é muito importante que as organizações contem com um bom software para gestão, que entre outras funções, ajude nas tarefas relacionadas à contabilidade, como os registros das vendas realizadas e a correta emissão de notas fiscais do estabelecimento.

A contabilidade é parte essencial para o sucesso de um negócio e por isso os contadores também devem ter em mente que precisam ajudar os seus clientes, que muitas vezes têm pouco conhecimento de gestão, a encontrar um bom software para uso.

Por isso, recomenda-se que o contador aja como um influenciador, indicando programas de qualidade e que realmente tragam resultados positivos para as empresas que atendem. Mas para fazer essa indicação é necessário ter uma série de cuidados, pois a reputação profissional também está em jogo, caso o sistema indicado não tenha boas funcionalidades ou funcionamento adequado.

Para solucionar esse problema listamos as principais funcionalidades e fatores que devem ser levados em consideração ao escolher um software para gestão que ajude na contabilidade dos negócios. Confira!

Suporte adequado

É preciso que o software de gestão escolhido tenha um suporte técnico adequado, com diversas formas de atendimento ao consumidor. Desse modo, podem ser esclarecidas dúvidas, bem como solucionadas falhas técnicas com prontidão.

No caso de um sistema não oferecer um suporte adequado aos clientes, um erro simples e que seria facilmente resolvido pode se transformar em uma “bola de neve”, criando outros erros e problemas para o pequeno empresário.

O suporte pode ser feito via telefone, chat, e-mail, chamados abertos no próprio sistema, entre outras funcionalidades.

Acessibilidade em qualquer local

A tecnologia permite que os gestores tenham acesso às informações contábeis da empresa, como planilhas de custos, informações sobre o controle de estoque, relatórios de vendas, entre outros dados importantes, em qualquer local, sem que para isso seja necessário ocupar o espaço físico da organização.

Para que isso aconteça, no entanto, é necessário que o sistema tenha os seus dados armazenados em nuvem, ou seja, ocupando um lugar no ciberespaço e não em computadores da empresa. Assim, por meio de notebooks, tablets e até mesmo smartphones, o gestor pode acessar as informações em qualquer local, desde que haja acesso à internet.

Vale destacar que um sistema com os dados armazenados em nuvem também é mais seguro, pois fica mais difícil que hackers ou pessoas mal-intencionadas acessem informações sigilosas das empresas.

Integração com outros departamentos da empresa

Para os empresários não vale a pena investir em diversos sistema, de modo que outros departamentos da empresa precisam estar integrados com o programa de contabilidade. A ideia é ter um software que englobe todas as áreas da organização e não que seja feita a contratação de um sistema para relacionamento com clientes, outro para gestão fiscal, mais um para controle de estoque etc.

A gestão financeira e fiscal, o controle das vendas, controle de estoque, a gestão de clientes e até mesmo a integração com o escritório contábil são funcionalidades que não podem faltar em um programa utilizado por empresas.

Integração fiscal

Conforme dito, é importante que os sistemas sejam integrados com o escritório de contabilidade, pois assim é possível que o profissional responsável possa ter acesso rapidamente aquilo que é feito pelos empresários e gestores.

A revisão de documentos fiscais e notas pode ser feita pelo contador no ato em que os itens são emitidos pelos clientes, desde que a integração seja feita de maneira correta. Caso alguma irregularidade seja encontrada, o contador poderá avisar o seu cliente imediatamente, de modo que sejam tomadas as medidas cabíveis para a correção da atividade que foi realizada de maneira errada ou equivocada.

Gestão de documentos

É preciso que um software para gestão possibilite uma fácil gestão de documentos, ou seja, que o acesso a qualquer tabela, arquivo de texto, entre outros possa ser feito de forma rápida, prática e eficaz, otimizando a ação.

Assim, o recomendado é que o software possa gerar todos os documentos da organização no formato XML. Isso possibilita que os dados sejam apresentados a clientes, fornecedores, funcionários, entre outros, em ocasiões com finalidades diversas.

Adequação à legislação

É preciso que os sistemas de gestão que também são utilizados para a contabilidade estejam adequados com a legislação vigente, possibilitando assim que todas as obrigações fiscais, como o sped, sejam registradas e feitas de maneira correta.

Essa facilidade faz com que as empresas evitem penalidades, como as multas que são geradas caso as notas não sejam emitidas, ou sejam emitidas de forma errada, contendo erros ou a falta de itens que são obrigatórios por lei.

Opinião de outros clientes

Saber o que outras pessoas pensam de um sistema é sempre relevante antes de fazer a escolha por um programa ou outro. Desse modo, é recomendado que o contador converse com seus clientes sobre os softwares de gestão que eles utilizam, de modo que eles possam indicar as melhores opções para os seus outros clientes.

O objetivo dessa breve pesquisa é entender como um sistema é útil ou não para as empresas, priorizando sempre a indicação daqueles que cumprem mais com as necessidades de cada tipo de negócio, bem como cumprem com os itens anteriormente descritos.

O Myrp é um sistema de gestão empresarial totalmente online, que permite aos usuários a emissão de documentos que garantem uma completa gestão empresarial. Trata-se de um programa que cumpre muito bem as funções necessárias para que uma empresa desempenhe todas as suas funções, como controle de estoque, controle de vendas, gestão de vendas e gestão financeira.

Além disso, nosso software para gestão pode ser totalmente integrado com os escritórios de contabilidade, de modo que os profissionais responsáveis por essa área da empresa possam ter um total controle sobre aquilo que os clientes estão realizando, o que ocasiona uma prestação de serviços mais eficaz.

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