Desde o ano de 2006, as empresas passaram a emitir nota fiscal de serviço, cujo objetivo é tornar mais moderno os processos de vendas, substituindo as notas em papel por arquivos digitais.

Apesar de essa nova modalidade de emissão de notas de serviço já estar em uso vigente há mais de uma década, ainda existem muitas dúvidas acerca do tema, e foi pensando nisso que desenvolvemos este post.

A ideia é que você possa utilizar o material como um guia, que pode ser consultado sempre que surgir uma dúvida sobre esse tema. Portanto, siga conosco e confira as respostas para os principais questionamentos sobre o assunto.

Em que situações é necessária a emissão de nota fiscal de serviço?

A emissão da nota fiscal de serviço deve ser feita sempre que uma empresa presta serviços a um contribuinte. Apesar disso, nem todos os municípios brasileiros já contam com o sistema para emissão da nota fiscal eletrônica.

Em cidades menores, é ainda comum que sejam feitas as notas manuais, por meio de um talão, cuja numeração é fornecida pela Secretaria Municipal da Fazenda de cada localidade.

Por isso, para saber exatamente em que situações é necessário fazer a emissão de uma nota fiscal de serviços, convém consultar as leis municipais ou os órgãos competentes na prefeitura de seu município.

Qual é a diferença entre uma nota fiscal e uma nota fiscal de serviço?

As notas fiscais servem para registrar a venda de mercadorias, como uma loja que comercializa roupas, por exemplo. Já a nota de serviços registram serviços cobrados, mas que não tem mercadorias envolvidas.

Vale destacar que uma mesma empresa pode emitir notas de produto e de serviços. Ainda seguindo o exemplo da loja de roupas, pode ser cobrado o produto e, se a empresa disponibilizar, um serviço de consultoria para escolha de trajes elegantes.

Qual é a importância de estar regularizado e cumprindo as obrigações fiscais da empresa?

Quando você uma emite uma nota fiscal está comprovando que a sua empresa paga os tributos exigidos pelo governo de maneira correta. Isso mostra para os clientes e para os fornecedores que o seu negócio é sério e que faz todas as negociações de forma correta.

Além disso, estar sempre regularizado com as áreas contábeis faz com que a empresa cumpra a legislação vigente, evitando, assim, receber multas ou penalidades. Vale lembrar que a não emissão das notas caracteriza crime de ordem econômica e tributária.

Qual é o passo a passo para a emissão de uma nota fiscal de serviço eletrônica?

Para emitir uma nota fiscal de serviço eletrônica é preciso seguir uma série de passos. Listamos e comentamos cada um deles para que você saiba como realizar esse trabalho.

Credenciamento da empresa no órgão responsável

O primeiro passo para emitir notas de serviço é preenchendo o formulário de credenciamento, que geralmente é disponibilizado nos sites das prefeituras locais. Conforme já dito, as exigências variam de uma cidade para outra, mas geralmente é necessário apresentar os seguintes documentos para fazer o cadastro:

• protocolo para solicitação de senha de acesso;
• CPF do proprietário da empresa;
• documentos que identifiquem o representante legal da pessoa jurídica.

Após isso ser feito, o setor responsável da prefeitura analisará o formulário que você preencheu e os documentos apresentados. No caso de tudo estar correto, será liberada uma senha de acesso, para que possa ser acessado o sistema online para a emissão de notas.

Acesso ao sistema

Depois de ter o acesso liberado ao sistema da prefeitura, você deve fazer o acesso à área designada para a emissão de notas fiscais. Lá será solicitado que você preencha uma série de dados, com campos como o CNPJ ou o CPF.

É importante que, no primeiro acesso ao sistema, também seja feita uma verificação rápida dos dados da empresa, como número do CNPJ, inscrição municipal, escrita da razão social, etc. Caso alguma dessas informações esteja errada, deve ser solicitado o ajuste antes de começar o trabalho e emissão das notas.

Emissão das notas de serviço

Depois de o sistema ser acessado e verificado, devem ser seguidas quatro etapas para, de fato, fazer a emissão das notas fiscais de serviço. Entenda melhor:

Etapa 1 – Escolha do método

A primeira etapa diz respeito à escolha do método de emissão da nota fiscal. O método de intermediação indica o CNPJ da empresa que está prestando o serviço. Já o de substituição deve apontar o CNPJ do tomador, para que o número da nota seja substituído automaticamente para conferência.

Vale destacar que, no caso de nenhuma opção ser selecionada, a nota gerada será comum.

Etapa 2 – Atividades

Devem ser listadas todas as atividades que a empresa faz, sempre seguindo o acordo firmado com a prefeitura do município. Assim, quando for emitir a nota, o empresário deverá escolher a opção que mais se adéqua ao serviço que está sendo cobrado.

Etapa 3 – Dedução

No caso de serem deduzidos valores da nota, como a demonstração da baixa de materiais, deve ser feito o preenchimento nos campos específicos do sistema. Dessa forma, o valor total inserido será deduzido do documento que está sendo emitido.

Etapa 4 – Detalhamento

A última, e talvez mais importante etapa da emissão de notas de serviços, é a do detalhamento. Devem ser identificados todos os itens que fazem parte da nota de forma detalhada, como a descrição do trabalho realizado, a quantidade de horas que levou para ele ser realizado, o valor cobrado, etc.

Após o cumprimento dessas quatro etapas, a nota será validada. Na sequência, ela é enviada por e-mail para você. Caso prefira, também é possível programar o sistema para que a nota seja enviada imediatamente para o e-mail do cliente.

Saber como emitir nota fiscal de serviço é muito importante, bem como entender em que situações isso é necessário. E agora que você já tem esses conhecimentos, basta coloca-los em prática e atuar dentro da legalidade.

Mas e a nota fiscal de produtos, como ela é emitida? Para que você entenda esse processo, recomendamos a leitura de nosso artigo “Como emitir nota fiscal: passo a passo definitivo”. Lá você encontrará todas as informações necessárias para isso.