A internet transformou vários hábitos da nossa sociedade e um deles se refere à forma que são feitas as transações comerciais. Muitas pessoas têm comprado produtos no ambiente virtual e as empresas buscam formas de otimizar os seus serviços. Atualmente, existem vários tipos de notas fiscais. Dentre elas, está a NFCe (Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica), que faz referência ao documento entregue ao consumidor.
Esses comprovantes facilitam as operações feitas no meio online. Os sistemas informatizados ainda auxiliam na tarefa de administração dos cupons. Todo esse cenário tem contribuído para que os documentos eletrônicos ganhem espaço.
Por isso, neste post explicaremos o que é e como emitir a NFCe — uma das notas mais usadas no varejo — e quais são as vantagens de lançá-la usando um software de gestão integrado. Vamos lá?
O que é a NFCe?
Trata-se do documento que é entregue ao consumidor. A NFC-e (Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica) é bastante utilizada em comércios, farmácias, restaurantes, bares e outros estabelecimentos.
A nota permite que o cliente veja o que comprou. Nesse documento, aparece o dia e o horário em que a mercadoria foi vendida, as condições de pagamento, a identificação da empresa e a descrição do produto.
A NFC-e precisa ser impressa no ato da compra e, na sequência, entregue ao cliente. O papel tem a chave de acesso e o QR Code para que ele verifique a veracidade do documento. Isso pode ser feito por meio de uma consulta no portal estadual da Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica, onde vão ser usados esses dois dados para checar a autenticidade.
Como emitir a NFCe?
A Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica é emitida pela empresa por meio do programa emissor de sua preferência (a Secretaria da Fazenda não tem software próprio). Depois de ser preenchido e assinado eletronicamente, o documento é transmitido pela internet para a Sefaz do seu estado.
E se a conexão cair? É um problema que ninguém quer enfrentar, mas que às vezes acontece. Isso até poderia gerar insatisfação dos clientes, pois eles ficariam esperando por muito tempo a emissão do comprovante.
No caso de problemas técnicos ou operacionais, é possível emitir a NFCe pelo modo de contingência offline. Nesse método, não há a autorização prévia do Fisco e a nota precisa ser transmitido à Sefaz em, no máximo, 24 horas após a venda.
É preciso guardar a nota?
Apesar das várias mudanças que deixam muita gente perdida, um detalhe não foi alterado nos procedimentos envolvendo os documentos: você ainda é obrigado a armazenar o comprovante por 5 anos.
Você deve estar se perguntando: com essas mudanças, como devo guardar esses arquivos? Fique tranquilo, pois não é necessário espaço físico para guardar os cupons, o que já representa economia de espaço e dinheiro para a sua empresa.
As possibilidades mudaram com as novas tecnologias. Você pode armazenar os comprovantes em um disco ou pasta do seu computador, em algum sistema de backup ou em algum serviço de gestão integrada, como o ERP.
O que é o ERP?
Qual é o significado desse sistema? O ERP (Enterprise Resource Planning) ou Sistema Integrado de Gestão Empresarial é um software que melhora a administração das empresas, automatizando os procedimentos e integrando várias áreas da companhia. Podem ser, por exemplo, atividades ligadas a vendas, finanças, compras, contabilidade, recursos humanos, logística etc.
Quais são as vantagens de contar com um sistema ERP?
As mudanças tecnológicas têm facilitado a organização dos comprovantes e consequentemente, trazem vários benefícios às empresas. Grande parcela delas se relaciona com a diminuição dos gastos e a melhora na administração e na segurança. Veja abaixo como um sistema de gestão integrado pode ajudar o seu negócio.
Otimização da gestão da empresa
O ERP permite o conhecimento das rotinas de todas as atividades da empresa em apenas um lugar. Ele ainda facilita a sua tarefa de encontrar os comprovantes, pois não é necessário ficar procurando nota por nota até achar o que precisa.
Redução de erros e otimização do tempo
As novas tecnologias contribuem para a redução de erros nas empresas — o que resulta em redução de custos — e a otimização do tempo.
Com apenas poucos cliques já é possível ver e administrar as entradas e saídas de recursos das atividades que envolvem o empreendimento. Muito prático, concorda?
Por causa de suas funcionalidades e praticidades, você terá mais tempo para se dedicar às tarefas mais importantes que envolvem o seu negócio. Sem dúvida alguma, isso aumenta a produtividade e faz com que a sua empresa se torne mais competitiva no mercado.
Armazenamento de dados
O ERP facilita a sua tarefa de guardar os documentos obrigatórios. Realmente não é fácil armazenar, por exemplo, uma Nota Fiscal Eletrônica (NFe) por 5 anos, concorda? É muito importante ter organização, além de contar com tecnologias de automação na administração dessas questões.
Assim, não há dependência dos arquivos físicos e você pode deixar os comprovantes digitalizados, seja no computador ou na nuvem.
Facilidade no controle financeiro
Por causa da praticidade de ver as receitas e os gastos, é possível analisar todas as escolhas feitas no mês. Você pode verificar, por exemplo, se as despesas foram necessárias ou se tinha algum item que poderia ser cortado ou reduzido.
Fica mais fácil ter ideias de gerar outras fontes de renda para a empresa e ver o que está dando certo. Os sistemas também permitem a organização dos pagamentos, incluindo despesas com fornecedores e impostos. Dessa forma, evita-se o atraso deles e a empresa se livra das multas.
Apesar dos vários termos técnicos, os sistemas de gestão integrada facilitam na administração dos negócios. A emissão dos comprovantes fiscais é uma das atividades que se tornaram mais simples. Isso ainda ajuda o seu cliente, pois ele terá acesso ao documento de forma rápida e prática. Caso precise trocar de produto, será possível fazer o procedimento tranquilamente.
Está claro quais são as vantagens de usar um ERP para emitir a NFCe? Tem interesse em contar com o sistema? Caso tenha, entre em contato conosco e saiba o que podemos oferecer ao seu negócio!.
