Você já ouviu falar em gestão de documentos nas empresas? Trata-se de uma prática muito importante, uma vez que é necessário ter os documentos sempre com fácil acessibilidade. Além disso, esse processo também oferece uma série de outras vantagens para as organizações.

Isso evita que se perca muito tempo para localizar contratos de venda e de trabalho, comprovantes de pagamentos, guia de impostos, relatórios gerenciais, de estoque ou de fluxo de caixa etc. Além de otimizar o tempo, a gestão de documentos também garante o correto arquivamento e controle de todos esses itens.

Apesar da importância da gestão de documentos, são comuns as dúvidas sobre o assunto. Foi pensando nisso que desenvolvemos este post, cujo objetivo é esclarecer tais questões. Confira!

O que é a gestão de documentos e por que ela é importante?

A gestão de documentos nada mais é do que um método organizacional, composto por um conjunto de boas práticas, que fazem com que os materiais da empresa fiquem melhor organizados.

A ideia é que sejam administrados tanto os arquivos digitais, em espaços para o armazenamento de dados em nuvem, por exemplo, como os arquivos físicos, que ficam guardados em fichários ou pastas.

Se você tiver todos os documentos da empresa bem arquivados, evitará de esquecer de fazer pagamentos ou então pagar uma multa alta no caso de a Receita Federal ou outro órgão solicitar uma nota fiscal de produto vendido, por exemplo.

Quais são as melhores práticas para fazer a gestão de documentos?

De maneira geral, existem três pilares que embasam esse tipo de procedimento: o tempo, os recursos e a produtividade. Assim, a empresa fará um investimento para reduzir os seus custos, ter mais organização e realizar tarefas burocráticas mais facilmente.

No que se refere ao tempo, falamos sobre o período necessário que cada documento deve ser guardado. Já os recursos são as ferramentas necessárias para a prática e a produtividade é o resultado dos procedimentos.

Existe uma série de boas práticas que podem ser levadas em consideração e colocadas em prática para fazer a gestão de documentos. Veja as principais delas, nos tópicos a seguir:

Separe os arquivos em categorias

O primeiro passo para fazer a gestão de documentos é organizar os arquivos em categorias, sejam eles físicos ou digitais. Assim, você pode ter uma pasta para notas fiscais, outra para contratos etc.

A ideia é que você saiba exatamente em que local procurar quando necessitar de um desses documentos, por qualquer motivo.

Considere a temporalidade

Nem todos os documentos necessitam ser guardados para sempre. Por isso, convém que você analise o tempo que cada um deles precisa ser arquivado.

Extratos bancários e comprovantes de pagamento de IPTU e IPVA, por exemplo, precisam ser guardados por até 5 anos. Já notas fiscais de saída precisam ser guardadas por 10 anos.

Outros períodos também podem ser consultados para cada tipo de documento, que são descartados de tempos em tempos, abrindo espaço para novos.

Tenha um software de gestão

Ter um sistema de gestão para a emissão de notas fiscais, por exemplo, é importante para que você consiga ter mais praticidade para realizar esse trabalho, bem como armazenar as notas corretamente.

Também é relevante observar se o software contratado conta com o serviço de armazenamento de dados em nuvem, pois somente assim os arquivos ficarão guardados em um espaço digital.

O armazenamento de dados em nuvem é uma das formas mais seguras de guardar documentos, pois eles ficam localizados em um local do ciberespaço, em um sistema de hospedagem, e não em um local físico.

Assim, se os computadores da empresa estragarem ou forem contaminados com vírus, por exemplo, os arquivos que estiverem na nuvem ficam intactos. Outro benefício é que você pode acessar esses itens em qualquer lugar em que estiver, sem necessariamente ocupar o espaço físico da empresa.

Crie uma rotina de digitalização

É claro que os documentos impressos ainda podem existir e que algumas pessoas até mesmo os prefiram. No entanto, recomenda-se que você crie uma rotina de digitalização na sua empresa.

Incentive e oriente os colaboradores para que eles imprimam apenas os documentos que são necessários e que deem preferência para os arquivos digitalizados.

Hoje em dia, até mesmo as assinaturas de contratos podem ser feitas à distância, por meio de certificados digitais.

Esses são os principais passos que devem ser seguidos para desenvolver a gestão de documentos. Recomenda-se que isso seja repassado para todos os funcionários da empresa, uma vez que a organização dos documentos é uma responsabilidade de todos e, por isso, deve ser enraizada na cultura organizacional.

Quais são os benefícios da gestão de documentos?

Os benefícios trazidos pela gestão de documentos para as empresas são diversos, indo muito além da otimização do tempo. A seguir, confira os principais deles:

• menos espaço físico utilizado para arquivamento de documentos;
• diminuição dos custos operacionais;
• ganhos em segurança da informação;
• gerenciamento de recursos financeiros;
• descarte de documentos obsoletos; e
• melhora da gestão organizacional como um todo.

Que ferramentas são indicadas para a gestão de documentos?

Quando falamos em ferramentas para gestão de documentos, a principal delas é o sistema de gestão, conforme já citado. Esses programas são excelentes para que você consiga organizar os documentos na sua empresa e permitir que todos os colaboradores possam fazer o mesmo.

Além disso, o investimento em um software de gestão vale a pena porque ele conta com variadas funcionalidades e não apenas o armazenamento de dados em nuvem. Se você fosse contratar todas essas ferramentas de maneira separada, o valor investido seria muito maior.

Agora você já sabe mais sobre a importância de fazer uma gestão de documentos eficiente na sua empresa e assim garantir mais organização, praticidade e um ambiente de trabalho propício para o desenvolvimento.

Você também já sabe que ter um sistema de gestão é muito importante para que isso se realize. Por isso, recomendamos que agora você conheça o Myrp, um sistema de gestão empresarial online que poderá trazer muitos resultados positivos para a sua empresa. Entre em contato conosco e saiba mais!