Se a tecnologia pode facilitar o controle dos seus processos na empresa e deixar seu tempo mais livre para pensar em melhorias, por que não a considerar como um investimento necessário e imprescindível? Esse certamente é o caso de um sistema de gestão para microempresas.

Enquanto sua empresa não tem o sistema, você vai se virando. Mas quando você adota um, sua vida muda exponencialmente.

Um sistema de gestão é uma ferramenta que permite um melhor controle dos processos do seu negócio, como na gestão financeira, no controle de estoque, nas vendas e no relacionamento com o seu cliente. Resumindo, tudo o que você fazia de forma separada, pode ser controlado em um só lugar. E até mesmo online.

Percebeu como pode ser vantajoso? Então leia este post até o final para descobrir cinco benefícios que esse tipo de ferramenta pode trazer para o seu dia a dia.

1. Reduz os erros que ocorrem em controles manuais

Ninguém está livre de erros enquanto os controles são feitos de forma manual. Eles acontecem. Com um sistema de gestão para microempresa, a possibilidade de eles ocorrerem é menor. Menos erros resultam em menos prejuízo e mais dinheiro para investir em outras coisas. 

Imagine a seguinte situação: você faz uma promoção para liquidar o estoque de um determinado produto que não saiu muito. Com isso, as vendas passam a ir de vento em popa. Depois de uma semana, você descobre que ficaram 50 produtos ainda escondidos no estoque. Ou, então, faz as vendas e percebe que não tem a quantidade de produto suficiente para todo mundo.

Essas situações provavelmente aconteceram porque na hora de controlar os números e dar baixa no estoque, alguém pode ter esquecido algo ou inserido números errados sem querer. Com um sistema de gestão, isso não acontece mais e você ainda consegue ter contato com os seus clientes posteriormente para oferecer novas promoções.

2. Aumenta a produtividade dos seus funcionários e do seu negócio

Ter que abrir duas ou três planilhas para gerenciar as finanças, por exemplo, toma um tempo enorme. Além de ser extremamente exaustivo. Com uma ferramenta dessas, essa tarefa fica muito mais fácil, ágil e confiável.

Com isso, você ganha tempo para tratar do que realmente importa, como expandir sua participação no mercado, aumentar o portfólio da empresa, encantar seus clientes com ações mais customizadas e aumentar a fidelização deles. É muito mais relevante para o seu negócio que você esteja voltado para assuntos estratégicos do que para tarefas operacionais.

É com esse tempo livre que também é possível pensar e estimular a inovação na empresa. O que não precisa ser necessariamente uma invenção ou algo novo, mas pode ser voltado para melhorias de algo já existente, como o próprio uso do sistema. Inovação é o que diferencia você dos seus concorrentes e faz com que a sua empresa saia na frente na corrida por mais consumidores.

3. Integra os processos já existentes

Mesmo em uma microempresa, alguns processos acontecem em setores ou são feitos por pessoas diferentes. Muitas vezes, é difícil visualizar o todo que abrange todas as etapas espalhadas. Um sistema de gestão para microempresa permite que você tenha essa visão macro que ajuda a entender onde estão as falhas ou os gargalos dos processos.

Alguns sistemas chegam a ter versões para dispositivos móveis, o que facilita o acesso rápido a esse tipo de informação em casa ou em uma reunião fora da empresa, a qualquer momento do dia ou da noite. 

Essa facilidade é importante para que você, que muitas vezes não fica na empresa o dia inteiro, possa fazer uma gestão mais próxima de tudo o que está acontecendo em tempo real. É você, enquanto microempresário, mais perto de tudo que lutou para construir.

4. Melhora a gestão das atividades da empresa

Fluxo de caixa, controle de estoque, gestão de vendas, emissão de pedidos e notas. Quantas atividades acontecem dentro da sua microempresa todo dia? Quantos relatórios e planilhas você tem que olhar com frequência? E se você pudesse integrar tudo isso e olhar apenas para um sistema?

O desafio de gerir um empreendimento, por menor que ele seja, não é fácil. Geralmente, exige muito esforço do dono para que tudo saia da melhor forma. Então, por que não adotar uma ferramenta que facilite essa gestão?

E sabe quem é que sai mais satisfeito com isso? Seu cliente. Ele é quem ganha quando a gestão da sua empresa melhora. Hoje em dia, a competitividade entre concorrentes é muito grande. Basta um erro no pós-venda para que você perca clientes e credibilidade.

Melhorias na gestão significam um cuidado maior com o seu negócio e o seu cliente, o que traz mais rentabilidade e lucros.

5. Ajuda na análise de resultados 

Ninguém cria uma empresa para não dar certo. O sucesso também não vem de graça e ele é resultado de muito trabalho e cuidado com o seu consumidor. Um sistema de gestão para microempresa pode auxiliar na extração de relatórios de resultados e visualização de desempenho de algumas áreas ou produtos.

Você vai saber quais produtos vendem mais e em quais épocas do ano. Poderá, ainda, fazer uma estimativa mais apurada para os anos seguintes e não gastar tanto com coisas que ficam paradas no estoque. Vai entender se as entregas dos fornecedores estão chegando com as quantidades desejadas e se não há atrasos.

Todas essas informações podem ajudar na tomada de decisão ou em escolhas para que sua empresa seja cada vez mais eficiente. Você pode atingir seus objetivos de forma mais rápida e com mais assertividade olhando para os índices relatados pelo sistema. 

Entendeu o quanto um sistema de gestão para microempresa pode ajudar? Pense nele como um aliado do seu negócio, que pode trazer mais competitividade e ajudar a obter lucros ainda maiores. Sem contar o desempenho que poderá ser atingido com uma gestão melhor. 

E já que você está por aqui, aproveite para se aprofundar no assunto e conhecer cinco dicas para escolher bem o sistema de gestão para a sua empresa. Neste artigo, você encontra outras orientações sobre a ferramenta. Boa leitura!