Como automatizar a organização das contas da sua empresa

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    O dia a dia dos pequenos empreendedores exige cada vez mais organização e eficiência. Não há mais espaço para perda de tempo com preenchimento de planilhas e outros procedimentos ultrapassados. É preciso agilidade e segurança em todas as operações do negócio e, principalmente, no planejamento e controle financeiro da empresa.
     

    Funcionalidades práticas

     
    Para atingir esse resultado, é fundamental um sistema de gestão que ofereça funcionalidades práticas e fáceis de serem entendidas pelo usuário.
    O myrp possui uma área específica para o controle das finanças, onde o cliente pode personalizar suas próprias categorias para alocar os títulos de contas a pagar e a receber.
     

    Organização de categorias

     
    A organização de categorias dentro do myrp é como um centro de custos da empresa. São colocadas tanto as receitas (aquilo que a empresa ganha), quanto as despesas (aquilo que a empresa gasta).
    E aqui o importante mesmo é especificar o máximo possível para saber exatamente de onde vêm os ganhos e para onde está indo o dinheiro.
     

    Receitas de vendas e de serviços

     
    No caso de uma empresa que tem a receita de venda de produtos e também de prestação de serviços, é fundamental separar esses itens para saber quanto de receita é originada de cada um deles.
    Isso acontece em empresas de manutenção em geral ou de informática (que fazem o conserto e também vendem as peças); e em oficinas mecânicas (que fazem a troca do óleo, que é o serviço, e vendem esse óleo, que é o produto), entre outras nessa mesma linha.
     

    Descrições específicas

     
    Ainda na questão das especificações, o usuário pode criar uma categoria, por exemplo, “Folha de Pagamento”, e dentro desse item fazer uma descrição nominal de cada funcionário, para saber o valor exato que foi pago para cada um dos colaboradores da empresa em cada mês.
     

    Redução de gastos

     
    É importante ter as categorias bem especificadas para ter uma noção de onde vai o dinheiro gasto na empresa. Em uma categoria mais genérica como “Despesas diversas”, se é observado que o gasto ali aumenta a cada mês, é essencial verificar quais itens entram nessa categoria, para ver onde é possível reduzir ou cortar de vez esse gasto.
    Em outra categoria como “Despesas com manutenção”, por exemplo, se o empresário vê que gastou vários meses seguidos altos valores com manutenção de equipamentos, ele pode avaliar se não é melhor então fazer a aquisição de um novo e reduzir os valores com pequenos reparos constantes.
    redução-de-custos
     

    Informações automatizadas

     
    O grande ponto chave é que no myrp essas informações de determinadas categorias já podem entrar de forma automática no sistema. Ao lançar o valor recebido de uma venda, por exemplo, ela é direcionada para a parte Financeira do sistema, direto na categoria específica determinada no fluxo de caixa.
    A entrada das notas fiscais também ocorre de forma automática, pois o sistema importa a nota do fornecedor, já cadastra o produto e também gera informação do Estoque e Financeiro. O usuário ainda pode contar com a integração bancária: o sistema emite o boleto e dá baixa no título quando ele é pago.
    Se o empresário usasse planilhas para essas mesmas operações, as informações precisariam ser lançadas várias vezes, e até mesmo em várias planilhas separadas, o que sempre geraria possibilidade de erros.
     

    Previsão de fluxo de caixa

     
    Além de abastecer o sistema com números já realizados no mês, o usuário pode lançar previsões do fluxo de caixa, para ter uma ideia do que vai ganhar e do que vai gastar nos próximos meses. O ideal é sempre lançar as previsões tanto de receitas quanto das despesas, para que consiga ter uma noção exata do fluxo dos próximos meses.
    Se o empresário lança somente as previsões de receitas, mas esquece de incluir determinados custos futuros, ele vai ter uma falsa impressão de lucros nos meses seguintes, que não vão ocorrer de fato, pois as despesas não foram inseridas corretamente.
     
    fluxo-de-caixa
     

    Decisões para o futuro

     
    No final do ano, o empresário pode usar o myrp para gerar o fluxo de caixa passado. Essas informações organizadas do ano anterior serão fundamentais para a tomada de decisões para planejamento dos próximos passos da empresa.
    Viu como o myrp pode ajudar na organização das contas de sua empresa e até contribuir para a redução de custos no seu negócio? Tem ainda alguma dúvida ou sugestão? Deixe nos comentários abaixo que teremos prazer em responder. Não perca mais tempo preenchendo planilhas! Experimente o myrp gratuitamente por 1 mês.

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