Um dos grandes problemas pelos quais os empreendimentos passam atualmente é saber conciliar as finanças da empresa e da vida pessoal. Muitas vezes, a falta de organização nesse setor pode gerar graves prejuízos para o seu negócio. Porém, atualmente existem métodos simples que facilitam e muito os empreendedores no momento de gerenciar a sua empresa.
Assim como já mostramos em artigos anteriores, a ferramenta a ser utilizada para organizar melhor as informações do seu negócio é a planilha. Muitas empresas de nome já disponibilizam o software, de forma gratuita, como o Google Planilhas, e paga, como o Microsoft Excel. Esse tipo de programa pode ser a solução para muitos problemas organizacionais da sua empresa.
Um controle financeiro bem feito permite encontrar algumas causas de possíveis problemas financeiros que a empresa pode passar, auxiliar na separação da economia pessoal e empresarial e ajudar a entender o período pelo qual o seu negócio está passando, dando uma visão mais realista do real sucesso do empreendimento.
 

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Por que gerenciar o financeiro?

Um controle total de gastos e ganhos da sua empresa pode evitar situações que coloquem em risco o funcionamento dela. Um mau planejamento financeiro pode levar muitas empresas à falência em muito pouco tempo. Isso se deve a um gasto errôneo e exagerado sem uma devida fiscalização, colocando os negócios em dívidas extremas que não podem pagar, o que acaba levando ao fechamento precipitado do estabelecimento.
Esse tipo de situação é muito comum, porém o controle financeiro permite verificar as contas da empresa e estabelecer uma faixa limite de gastos por período, o que evita dívidas impossíveis de pagar e, consequentemente, a falência por essas circunstâncias. Além disso, ter a fiscalização correta dos gastos do empreendimento ajuda a analisar os possíveis problemas financeiros pelos quais a empresa pode passar e formas de lidar com isso, visando sempre o crescimento do estabelecimento.
 

Como fazer o controle financeiro?

Há uma grande facilidade em estabelecer esse controle atualmente. Utilizando ferramentas como planilhas, você consegue ter uma visão ampla do financeiro e fazer as atualizações e alterações de informação de forma simples e eficaz. No entanto, há um dado essencial que deve estar na sua planilha de controle.
Antes de falar dos dados que precisam constar na fiscalização, é importante estabelecer um planejamento. No documento, você pode estabelecer uma meta mensal, através de diálogo com os funcionários e sócios da sua empresa, para incentivar os trabalhos visando tais resultados. Embaixo da planilha de planejamento, coloque as situações reais pelas quais a empresa está passando. Isso permite uma visão mais completa da situação do seu empreendimento e um acompanhamento completo dos resultados obtidos.
 
No seu documento de fiscalização deve constar o DRE mensal da empresa, com as seguintes informações:

Receitas Operacionais

Todo o dinheiro que vem da venda dos seus produtos ou serviços. É importante saber essa receita em separado, pois essas informações permitem a análise de lucro que seu estabelecimento consegue com o trabalho.

Despesas diretas

Aqui devem constar todos os gastos que a empresa tem com seus produtos de venda, como matéria-prima e produção, por exemplo. Esse item ajuda você a observar se as vendas estão conseguindo suprir o investimento da empresa. É possível analisar, por exemplo, se o preço que está sendo cobrado pela mercadoria ou serviço não está muito baixo, ou muito alto, e se não é o caso de rever e adequar esses preços.

Despesas indiretas

Esses são os gastos que a sua empresa tem, mas que não estão diretamente relacionados aos seus produtos. Como aluguel do local onde está localizada a empresa, por exemplo. Esse dado permite que você avalie a situação mercadológica da empresa, podendo administrar a parte do lucro que deve ser utilizada para manter o estabelecimento, fazendo manutenções, deixando o aluguel em dia e pagando as dívidas que não envolvam o produto.

Margem de distribuição

Esse tópico mostra a margem estabelecida entre os ganhos de receita vindos das vendas com despesas como pagamento de salário. Basicamente, aqui você vai identificar a quantia que será distribuída a partir do lucro obtido com os produtos da empresa.

Resultado não operacional

Essa informação é todo o lucro que a empresa conseguir que não seja resultado da venda dos produtos, como rendimentos vindos de aplicações financeiras, por exemplo. A importância desse dado fica por conta da possibilidade de averiguar se os outros métodos de coleta de capital, que o empreendimento está tomando, realmente funcionam, possibilitando o corte de gastos desnecessários.

Impostos

É importante separar todo o dinheiro necessário para manter a empresa correta perante o Governo. A documentação desse número auxilia a ter sempre o pagamento correto das taxas do estado, evitando problemas futuros com a justiça e a legislação do nosso país.

Lucro ou prejuízo

Nesta coluna ficará a soma de todos os itens acima que estão ligados à entrada monetária e a subtração dos pagamentos feitos pela empresa. A partir desse dado, será possível avaliar se a empresa está progredindo em lucros ou se está no vermelho.

Rentabilidade

Esse item mostra, em porcentagem, qual a situação de lucro da empresa em cada mês, a fim de ter uma visão ampla de crescimento ou declínio do seu negócio. Essa informação auxilia no momento de analisar os possíveis problemas pelos quais o estabelecimento está passando e a investigação de soluções visando o aumento de lucro.
 

Quando atualizar?

Os dados da planilha devem estar sempre atualizados para que não haja nenhum transtorno ou perda de informação. É essencial que, ao final do mês, as informações estejam todas corretas, pois é nesse período que você vai entender a situação em que a empresa está.
O monitoramento diário é muito importante, mas a passagem dessas informações para a planilha pode ser feita uma vez por semana, para averiguar se as informações estão de acordo com a realidade da empresa.
 

Posicionamento de um bom monitor financeiro

Além de apenas monitorar o andamento da empresa, analisar lucros e despesas e dívidas, o controle financeiro se adequa em mais algumas ações que devem ser tomadas.
Para um bom controle das finanças, o responsável pelo monitoramento tem o dever de se posicionar frente aos problemas financeiros, tendo voz ativa para tomar decisões difíceis, como mudar os preços do produto, cancelar alguma parceria ou investir em algo. Além disso, deve ser um homem íntegro e não ter medo de compartilhar a situação da empresa com seus colaboradores, a fim de buscar ajuda quando a situação for complexa.
 

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Esse artigo ajudou você a controlar melhor suas finanças? Veja nosso outro artigo da série Planilhas e saiba como fazer uma planilha de Controle de Estoque.