As novas tecnologias têm transformado rapidamente os hábitos dos clientes, e os negócios tiveram que se adaptar a isso. A rapidez e a eficiência no atendimento, por exemplo, é uma das demandas dos consumidores. Uma ferramenta que auxilia nisso é o software de gestão. Esse sistema tem diversas utilidades e ele ajuda na administração, e consequentemente, a melhorar a organização da empresa.

Ficou interessado no assunto? Neste post, explicaremos o que é um sistema de gestão, como ele funciona, quais são as principais funções e tipos, por que usá-lo e daremos dicas que vão ajudar na escolha do software para a sua empresa. Continue lendo!

O que é um software de gestão?

Trata-se de um programa de computador que auxilia a cuidar de diversos departamentos de uma empresa. Ele é um software inteligente que objetiva a cuidar de diversas atividades que são relacionadas ao cotidiano do negócio, procurando automatizar ao máximo os procedimentos da companhia.

As suas praticidades proporcionam vários benefícios aos empreendimentos. Entre eles, estão o aumento da produtividade, a redução do número de erros da empresa, a segurança para os funcionários, o maior controle financeiro (porque o gestor conhecerá, com mais facilidade, as receitas e os gastos do negócio), a gestão dos documentos, entre outros.

Como funciona um software de gestão?

Os sistemas de administração integrada ajudam o empresário a controlar diversos setores da empresa. O programa, portanto, é informatizado, e as informações podem ser armazenadas no computador ou na nuvem. A estrutura dele é organizada de acordo com as seguintes categorias:

• administração: permite o conhecimento do andamento de diversos setores do negócio, como as questões financeiras, de vendas, entre outras;
• avaliação do desempenho: as praticidades oferecidas pelo sistema permitem que o gestor avalie como está a performance de cada setor relacionado ao negócio;
• planejamento estratégico: devido à facilidade de acompanhar os diversos departamentos, fica mais fácil observar quais são os pontos fortes e fracos, pensar em estratégias e definir as ações que possam melhorar os resultados da companhia;
• implantação e execução: a avaliação do que está dando certo ou errado e a definição de estratégias guiam para uma execução acertada das práticas da empresa.

É claro que existem diversos tipos de sistemas e eles têm funcionalidades específicas (explicaremos mais sobre isso ainda neste post). Porém, as quatro categorias destacadas acima são comuns a todos eles e são tomadas como referência para a integração de procedimento.

Quais são as principais funções de um software de gestão?

Esse sistema automatiza e facilita os processos de gestão empresarial. Dessa forma, as informações relacionadas a, por exemplo, fabricação de um produto, questões de logística, de finanças e de recursos humanos tornam-se acessíveis e sempre disponíveis. Confira abaixo as principais funções dos softwares.

• controle financeiro: permite que você veja com mais facilidade as receitas e os gastos da sua empresa, facilitando a administração financeira;
• emissão de nota fiscal: os softwares possibilitam o lançamento de notas fiscais eletrônicas;
• controle de estoque: com poucos cliques, você pode saber como andam os estoques do negócio e verificar se há sobras ou se é necessário fazer mais compras para abastecê-lo;
• vendas: é possível acompanhar o andamento das vendas e analisar quais são os pontos de melhoria com a intenção de otimizar o setor;
• emissão de boletos: o lançamento desse documento torna-se facilitado. Portanto, o tempo gasto com questões burocráticas é menor. Isso possibilita que o gestor foque mais as atividades diretamente relacionadas ao negócio;
• backup 24 horas: outra vantagem é a facilidade na recuperação de documentos, pois ela acontece de forma automática e sempre quando você precisar.

Quais são os tipos de software de gestão?

Existem vários tipos de sistemas de gestão. Eles têm funções variadas e diversas utilidades para as empresas. Apresentaremos abaixo os softwares mais utilizados. Confira!

Gestão financeira

Esse tipo de programa permite o controle do dinheiro que entra e sai na empresa. Por meio desse sistema, é possível emitir notas fiscais eletrônicas e boletos, fazer o controle do fluxo de caixa, administrar as contas a pagar e receber, elaborar relatórios gerenciais e financeiros, e outras funções.

As empresas que gerenciam todas as contas a partir de um software de gestão financeira têm mais facilidade para identificar a origem das receitas e as despesas do negócio e, assim, projetar a situação futura do seu caixa. Caso sejam identificados problemas, o gestor pode pensar em ações, com a intenção de otimizar os ganhos da companhia e cortar os gastos que forem considerados desnecessários.

Vale lembrar ainda que os sistemas de administração das finanças empresariais permitem um melhor monitoramento dos prazos de pagamento e recebimento das contas do seu negócio. Isso ajuda no controle da inadimplência dos clientes e evita o acúmulo de dívidas na sua empresa.

Gestão contábil

O sistema de gestão de contabilidade permite a melhora da produtividade das empresas, pois gasta-se menos tempo com as rotinas burocráticas. Dessa forma, você terá mais tempo para lidar com as atividades cotidianas que se relacionam com o seu negócio.

É importante destacar também que, devido às suas funcionalidades, o software contábil também possibilita a redução do número de erros na empresa.

Isso evita o retrabalho nos procedimentos de contabilidade, como elaborar relatórios contábeis (a Demonstração do Resultado de Exercício ou DRE é um exemplo e esse documento permite saber se um negócio está dando lucro ou prejuízo), calcular os tributos a serem pagos, fazer o controle da folha de pagamento dos funcionários e avaliar o patrimônio da companhia.

PoS para o varejo

Esse sistema ajuda a melhorar a eficiência e o sucesso do negócio. Trata-se de uma solução para lidar com as vendas e ainda permite que seja feita a gestão de compras e de estoques do seu empreendimento.

Isso porque é possível saber quais foram os produtos mais vendidos e, a partir disso, determinar o que é necessário comprar, com o objetivo de manter o estoque abastecido e sem muitas sobras, evitando desperdícios e gastos desnecessários.

O software PoS (Point of Sale ou Ponto de Venda) é utilizado para vender mercadorias aos clientes. Nesse sistema, as vendas são calculadas e a gaveta do dinheiro é operada. O programa soma o valor das vendas, calcula o imposto sobre elas e o troco a ser entregue ao cliente.

Entre as principais funções do software PoS, estão:

• controle de vendas;
• criação automática de ordens de compra;
• leitura dos códigos de barra;
• base de dados de vendas;
• atualizações automáticas de preço;
• controle das contas a receber e a pagar.

É fundamental que o sistema seja rápido e simples. A velocidade no atendimento ajuda a diminuir o tempo de espera dos clientes na fila, deixa o atendimento mais ágil, diminui o número de caixas necessários e, assim, economiza-se dinheiro. A simplicidade também reduz o tempo de treinamento para capacitar o operador de caixa e facilita o trabalho dele, deixando-o mais ágil.

Gestão de vendas

Os sistemas de administração de vendas melhoram a eficiência do controle de estoque, reduzem os esforços nas compras com fornecedores e agilizam as ordens de compra dos clientes. Isso porque o gestor saberá quais são os produtos com maior ou menor demanda e, a partir disso, definirá como vai abastecer os estoques.

O principal software do mercado é o CRM (Customer Relationship Management ou Gestão de Relacionamentos com o Cliente). Eles permitem que as empresas façam o acompanhamento das interações com os compradores atuais e futuros. Esses dados são úteis para otimizar a experiência do cliente e melhorar o relacionamento com o consumidor. Tudo isso ajuda a sua companhia a vender mais, pois você conhecerá as necessidades do seu público-alvo.

A maior parte dos CRMs estão na nuvem e são fáceis de instalar. Eles contam com recursos que garantem o controle de nomes, e-mails e telefones dos clientes ou pessoas que indicaram interesse em comprar algo. Em outros, ainda é possível acompanhar as chamadas telefônicas e os feeds das redes sociais dos prospects.

Esses dados ajudam a área de marketing a encaminhar os contatos certos para o setor de vendas. As equipes de vendas, por sua vez, terão acesso a todo histórico do cliente ou prospect em um único local. Isso economiza tempo, trabalho e melhora a produtividade, pois não será necessário, por exemplo, ficar procurando informações em vários programas diferentes e descobrir para quem fazer a próxima ligação.

O software CRM, portanto, centraliza os dados dos compradores e automatiza tarefas ligadas à gestão de vendas, de marketing e de atendimento ao cliente. Tudo isso auxilia os profissionais de vendas a dedicar mais tempo para ajudar o consumidor, aumentando as possibilidades de os vendedores encontrarem oportunidades de vender.

Gestão de estoque

A administração dos estoques é essencial para as empresas, principalmente as varejistas. Isso porque, se faltar algum produto em que ainda é presente a alta demanda, a empresa perde oportunidades de venda. O excesso de itens na companhia também não é saudável. Quando essa situação acontece, a empresa fez compras desnecessárias, terá problemas com vários produtos vencidos e perderá dinheiro.

Entre as principais funções desse software, estão a alimentação automática de estoque, o cadastro de produtos, o controle de compras e a possibilidade de administrar várias lojas ao mesmo tempo.

Essa última função é útil para grandes empresas que contam com filiais ou franquias. O sistema permite o cadastramento de produtos em um único banco de dados e a informação pode ser compartilhada com as outras lojas, economizando tempo. O gestor pode visualizar as informações gerais da rede ou de cada loja.

A partir dessa análise de dados, pode ser realizada a transferência de estoque entre as lojas, o registro da entrada de produtos e a verificação da quantidade do produto em cada unidade.

Gestão de documentos

Os softwares permitem que os funcionários da empresa criem documentos e façam cópias de impressos para o formato eletrônico. Ainda é possível armazenar, editar, imprimir e administrar os documentos, sejam eles nos formatos de texto, imagem, vídeo ou áudio.

Existem muitas vantagens de contar com esse sistema. Entre as principais, estão a facilitação do fluxo de trabalho (isso acontece por meio de ações que são feitas no documento, como editar ou comentar para garantir a qualidade dele) e maior segurança, pois é possível trancar um arquivo e restringir o acesso dele a um número restrito de pessoas.

Além disso, o software permite que os documentos sejam localizador por meio da data de elaboração e edição, palavras-chaves e outros critérios. Dessa maneira, reduz-se o tempo necessário na busca de um arquivo.

Vale lembrar ainda que armazenar os documentos no computador ou na nuvem reduz o espaço para guardar as informações, o que diminui os custos para os negócios. Por outro lado, as empresas que armazenam as informações no papel correm maior risco de perdê-las e não terem acesso a elas quando precisarem.

Gestão empresarial

O sistema de gestão empresarial otimiza a administração dos negócios, automatizando os procedimentos e integrando várias áreas da companhia. Podem ser, por exemplo, atividades ligadas a vendas, finanças, compras, contabilidade, recursos humanos, logística etc.

O ERP (Enterprise Resource Planning) ou Sistema Integrado de Gestão Empresarial é o software mais utilizado no mercado. Ele é útil para empresas de vários portes. As funcionalidades dele otimizam desde a gestão de microempresas até a administração de grandes corporações. Entre as principais funções do software, estão:

• cadastro de vendedores, produtos, serviços e fornecedores;
• controle de cadastro de clientes;
• elaboração de orçamentos;
• emissão de Nota Fiscal Eletrônica;
• geração de boletos de cobrança;
• controle de estoque e produção;
• consulta ao extrato bancário.

São vários os benefícios de contar com um ERP, como a redução de erros, a economia de tempo e a otimização da gestão. Isso porque as informações de vários setores da empresa estarão em um único local, facilitando, por exemplo, a tomada de decisões importantes e a definição de ações a serem desenvolvidas, com o intuito de possibilitar o crescimento e a expansão do negócio.

As praticidades desse sistema facilitam o controle financeiro. Será mais fácil prever como será o desempenho das receitas e quais serão os gastos em um determinado período. A partir dessa análise, podem-se verificar as estratégias que dão resultado, ver os gastos que foram desnecessários e pensar em ações que possam melhorar os ganhos do empreendimento.

Além disso, essas ferramentas facilitam a sua tarefa de armazenar os documentos. Você poderá tê-los digitalizados e guardados no seu computador ou na nuvem. Dessa forma, não há dependência de arquivos físicos, economizando espaço para armazenamento e dinheiro.

Por que utilizar um software de gestão?

As funções e as praticidades dos sistemas proporcionam vários benefícios aos negócios. Veja abaixo os principais benefícios que os softwares trazem para as empresas.

Produtividade

Isso acontece porque o tempo necessário para fazer as atividades cotidianas relacionadas ao seu negócio será reduzido. Você não precisará, por exemplo, perder tempo formatando e lançando dados em documentos de texto e planilhas. As empresas que usam o software não precisam gastar tempo com isso, porque a plataforma já formata e lança as informações.

Centralização das informações

Os sistemas de gestão permitem a integração de diversas áreas da empresa, como vendas finanças, marketing etc. Isso acontece porque todas as informações são concentradas em apenas um lugar. Dessa forma, os diversos setores do negócio poderão compartilhar e ter acesso às mesmas informações. Não há a necessidade, portanto, de informar cada setor de forma individual, evitando-se o retrabalho.

Redução de custos

As empresas que optam pelo uso de software eliminam, automaticamente, várias despesas. Algumas delas são gastos com papel, espaço para armazenar os documentos, tinta para impressora e hora extra.

Controle financeiro

Devido à praticidade e à facilidade de ver as receitas e os gastos, é possível analisar todas as escolhas feitas em um determinado período. Você pode analisar, por exemplo, se as despesas foram necessárias ou se tinha alguma que poderia ser cortada ou diminuída.

Fica mais fácil ter ideias para gerar outras fontes de renda e ver o que está dando certo na empresa. Os sistemas ainda permitem a organização dos pagamentos, incluindo despesas com fornecedores e impostos. Assim, evita-se o atraso deles e a empresa se livra do pagamento de juros e multas.

Segurança nas informações

As plataformas de gestão automatizam o lançamento de dados de diversos setores da empresa, garantindo uma base mais precisa e segura.

O software permite definir o limite de acesso aos dados do negócio (é possível determinar quem pode ou não ter conhecimento sobre uma determinada informação) e ainda existe a vantagem da fácil recuperação de arquivos, pois os backups são automáticos. Dessa maneira, você terá o acesso aos documentos antigos quando precisar, independentemente de qualquer imprevisto.

Melhores decisões

O acesso a informações precisas e seguras facilita a tomada de decisões. Algumas delas podem ser em relação a fornecedores, investimentos e ampliações das empresas. O software de gestão gera relatórios que permitem a análise da atual situação do negócio.

Dessa forma, o gestor consegue tomar decisões baseadas em dados e fatos e não apenas no “achismo”. Isso gera ações eficientes para otimizar o crescimento do negócio e evitar prejuízos.

Atendimento eficiente

Com os sistemas de gestão, várias tarefas do cotidiano do negócio são automatizadas. Isso permite que sejam feitas mais atividades em menos tempo e reduz o tempo de espera para o cliente.

Uma das funcionalidades dos softwares é o cadastro de clientes. Por meio dele, é possível analisar a possibilidade de oferecer descontos, limites de crédito e outras facilidades para o momento da venda, personalizando o atendimento ao consumidor.

Como escolher um software de gestão?

A escolha de um bom sistema ajuda você a gerenciar o negócio de forma profissional e obter informações detalhadas sobre vários ramos da sua empresa. Quer saber como escolher um? Veja abaixo algumas dicas que vão auxiliar nessa decisão.

Pesquisa

Antes de definir qual software será usado, é fundamental observar e comparar as opções disponíveis. Escolha o sistema que atenda às necessidades da companhia. Reflita se a sua empresa precisa de ter informações referentes ao fluxo de caixa e de trabalho, relatórios, inteligência do negócio, integração de departamentos e outros dados.

Usabilidade

Procure optar por um sistema intuitivo e fácil de usar. Isso reduz a curva de aprendizado da sua equipe e não haverá tanta resistência a mudanças. Além disso, não será gasto tempo tentando entender um software confuso, o que aumentará a produtividade do seu empreendimento.

Por questões de praticidade, você pode escolher uma plataforma que apresenta informações sobre diversos setores da empresa. Dessa forma, o acesso aos dados sobre as áreas da companhia fica mais preciso. Isso contribui para facilitar a análise do negócio e auxilia na tomada de decisões.

Suporte

Durante a instalação e nos primeiros dias de uso, podem surgir muitas dúvidas e acontecer algumas falhas. Se a empresa não tiver o suporte adequado, o investimento em software pode prejudicar os processos da organização.

Por isso, antes de escolher o sistema, é importante saber se o fornecedor realiza um atendimento adequado e se ele ajudará a resolver os problemas relacionados à plataforma da sua empresa. Caso contrário, esse investimento pode se tornar uma grande dor de cabeça para o seu negócio.

Custo-benefício

A implementação de um software de gestão não deve ser vista como despesa, mas sim como investimento. Porém, antes de decidir, é fundamental considerar os benefícios do sistema e comparar com os custos relacionados ao seu uso.

Vale lembrar que existem vários sistemas de gestão no mercado e a diferença de preços também é grande. Dessa forma, veja se o valor do investimento compensa, considerando as funcionalidades trazidas pelo programa.

Mobilidade

Veja se o sistema pode funcionar nos smartphones e tablets. Em caso positivo, você terá a praticidade de ter acesso às informações da sua empresa a qualquer momento. Isso auxiliará a fazer análises e a tomar ações de maneira mais rápida e segura, melhorando os resultados da organização.

Há vários tipos de softwares de gestão. Existem os empresariais, financeiros, contábeis e de vendas. Sem dúvida alguma, tratam-se de áreas fundamentais para o sucesso dos negócios. Por isso, antes de escolher um sistema, analise quais são as necessidades do seu empreendimento e veja se a relação custo-benefício é vantajosa.

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