A velocidade da internet ajudou a deixar várias coisas do nosso dia mais rápidas e práticas, porém dominar as técnicas de organização do tempo do microempresário é crucial para conseguir executar todas as tarefas durante o período de trabalho. É comum ouvirmos alguém dizer que “está faltando horas no seu dia” e, por conta disso, muitas coisas importantes acabam ficando em segundo plano.

Saber otimizar seu tempo poderá mudar consideravelmente a produtividade do seu negócio e sua qualidade de vida, e entender como pode fazer isso te ajudará a colocar em prática todos os pontos estabelecidos, seguindo as suas necessidades. Se você ficou interessado, confira o nosso post de hoje! Continue a leitura.

1. Tenha uma lista de tarefas diárias

Antes de começar seu dia, separe alguns minutos para definir quais serão as tarefas que executará. O planejamento inicial é fundamental para um dia mais produtivo, sendo assim, alguns pontos devem ser considerados, como:

• quanto tempo tenho para as tarefas?
• o que preciso alcançar hoje?
• qual meu tempo de descanso?
• qual a média de tempo para realizar as tarefas?
• o que posso terceirizar?

Faça uma lista com as prioridades

Ao responder às perguntas básicas, você precisará definir quais serão as prioridades do dia. As metas devem estar alinhadas e todos os pontos da sua lista precisam seguir de acordo com a necessidade.

Junto com a nova ordem de afazeres, busque predefinir o tempo gasto com a atividade, ao esgotar, vá para outra tarefa e foque em resolvê-la de maneira rápida e eficiente. Ao fim do dia, volte nas tarefas não concluídas e tente resolver mais uma vez e, se necessário, busque por outras pessoas que possam te ajudar a finalizar de maneira satisfatória.

Separe um tempo para descanso

Tão importante quanto trabalhar, o descanso merece uma atenção especial, pois sem uma mente tranquila e descansada, é impossível ter um bom rendimento. Quando temos uma lista do que precisamos fazer, é importante separar alguns períodos durante o dia que vão servir exatamente para desligar sua mente e relaxar.

Cada pessoa sabe o tempo que precisa de descanso antes de voltar para sua atividade, por isso, é necessário analisar quais os momentos de mais tensão e quando mais sente falta de um café, por exemplo. Toda folga deve ser feita com responsabilidade, servindo como um momento de alívio antes de voltar e seguir com a programação do dia.

2. Mantenha o foco

Conseguindo descansar de maneira periódica, manter o foco no que realmente precisa se torna uma tarefa muito simples. Nesse caso, é necessário que saiba exatamente em quais tarefas precisa gastar mais ou menos energia e, assim, conseguirá resolver os pontos cruciais sem grandes problemas.

Técnica Pomodoro

Hoje encontramos várias técnicas para ajudar a manter a concentração e, ao mesmo tempo, dar uma pausa de maneira saudável. Uma delas é a “Técnica Pomodoro”, que consiste basicamente em você analisar quanto tempo gasta para uma tarefa e acrescenta pausas. 

Como praticar?

Trabalhe em uma tarefa por 25 minutos, com foco total, sem nenhuma distração! Quando esse tempo acabar, faça uma pausa de 5 minutos para descanso. Nesse intervalado levante, tome água, vá ao banheiro, tome um café ou utilize para qualquer outra necessidade que tenha no momento.

Ao finalizar o período de descanso, ative novamente o relógio para focar por mais 25 minutos na mesma tarefa ou em uma nova. Esse ciclo se repetirá por 4 vezes e, ao finalizar, aumente de 15 a 20 minutos seu período de descanso. 

Resultados

Você conseguirá organizar todas as suas tarefas, aumentando seu foco em todas as atividades que for fazer e conseguirá determinar qual o tempo médio gasto em cada uma delas. Por meio desse processo você consegue entender o que te distrai com mais facilidade, quais os pontos que precisa melhorar e, além disso, ajuda no estresse e ansiedade.

3. Utilize a tecnologia a seu favor

Muitas vezes a tecnologia acaba se tornando a grande vilã da otimização do nosso tempo, pois podemos nos distrair com coisas irrelevantes. Porém, existem muitos pontos que se aplicados corretamente, se tornam extremamente valiosos no nosso dia a dia.

O microempreendedor precisa sempre buscar por novas formas de ajudar o seu estabelecimento e conhecer os benefícios e quais tecnologias utilizar, deve ser um dos seus principais interesses. Conheça algumas das principais vantagens de ter a tecnologia como sua aliada:

• emita nota fiscal eletrônica;
• faça reuniões remotamente;
• cheque suas atividades e compromissos pelo celular;
• utilize aplicativos que te ajudarão na organização de tarefas;
• tenha um contato rápido e feche negócios com clientes e fornecedores por meio de aplicativos.

4. Aprenda a delegar

Muitos microempresários tendem a cuidar de todos os processos do negócio e acabam tornando a função de delegar mais difícil, porém, saber dividir as funções e ter pessoas de confiança cuidando de pontos específicos, pode contribuir muito para o crescimento de sua empresa!

Contratar um contador, por exemplo, te auxiliará na área contábil de sua empresa, fazendo com que tenha mais tempo livre para se dedicar a outras funções, além de que com um profissional especializado na área, você terá uma direção mais ampla de onde seguir com seu patrimônio.

Mesmo sabendo que a maioria das pessoas que estão à frente de um negócio não gostam de delegar, é preciso entender que essa atitude pode se tornar um problema a longo prazo, pois você não consegue resolver tudo de forma tranquila, saudável e eficiente. É preciso contar com pessoas especializadas para encarregá-las de funções correspondentes e conseguir ter um tempo para se dedicar ao que realmente precisa.

A organização do tempo do microempresário deve passar por todas essas etapas para ter um aperfeiçoamento do seu negócio. Aprender a dividir as tarefas de acordo com sua necessidade e metas estabelecidas pode ser o diferencial para solucionar todos os pontos do decorrer do dia, e quando aprendemos a resolver os problemas em menos de 24 horas, as metas a longo prazo tendem a seguir o mesmo preceito.

Agora que conhece os principais pontos para melhorar a organização do seu tempo, baixe nosso e-book sobre Como criar um Planejamento Anual! Temos certeza de que ele será muito útil para você!