Já se estabeleceu como fato inquestionável que o planejamento e controle são fundamentais para o resultado positivo e sucesso nos negócios. Mas na hora de fazer esse trabalho ainda surge a dúvida entre optar pela velha conhecida planilha ou os inovadores Sistemas de Gestão.
Confira 5 itens que devem ser observados para escolher entre uma das duas opções.


 

1- Facilidade de uso

Na questão de utilização, o Sistema de Gestão leva vantagem, pois deixa formulários prontos para que os dados sejam lançados e normalmente faz cálculos e cruzamentos de dados de forma automática, o que economiza tempo e agiliza toda a operação.
Já a planilha exige conhecimento de determinadas fórmulas avançadas e até mesmo cursos específicos para a aplicação mais abrangente de todos os seus recursos.

2- Controle de processos

A planilha é interessante para controles básicos e isolados.  Mas como uma empresa possui várias atividades que precisam ser vistas de forma integrada, o Sistema acaba sendo a opção mais interessante.
Uma operação de venda, por exemplo, envolve desde o pedido, emissão de nota fiscal, condições de pagamento, chegando até a incluir a apuração fiscal e contábil.
Ou seja, o processo engloba uma série de documentos e controles que seria impossível manter em planilhas.

3- Segurança de informações

Com um Software de Gestão a integração dos dados é maior e as informações não precisam ser digitadas várias vezes. Já com a utilização de várias planilhas, diversas informações precisam ser copiadas de um lugar para outro. Essa repetição ocasiona lentidão no processo e também pode gerar erros.
Além disso, as planilhas podem se tornar opções inseguras quando são utilizadas por vários usuários, pois podem ocorrer erros nos dados digitados ou atualização incorreta por uma das pessoas.
Ainda no quesito segurança, o software leva vantagem, pois geralmente tem as informações armazenadas na nuvem, em um servidor externo, que é sempre mais protegido que manter os dados nos próprios computadores da empresa ou em um servidor interno.

4- Análise de dados

A planilha permite gerar diversos gráficos e agrupar as informações do jeito que desejar, para fazer uma a apresentação a terceiros, por exemplo.
Mas em um sistema de gestão eficiente é possível emitir ainda os principais relatórios necessários para uma boa visão do negócio, com mais agilidade.

5 – Acessibilidade online

Nesse item as planilhas com certeza saem perdendo, pois têm restrições para serem acessadas em diferentes computadores e de maneira online. Já os softwares geralmente podem ser acessados de qualquer lugar, por meio de qualquer dispositivo conectado à Internet.
Essa acessibilidade disponível 24 horas faz com que os gestores das diferentes áreas da empresa possam verificar qualquer tipo de informação necessária para uma tomada de decisão.
Já no caso das planilhas, se elas não tiverem a possibilidade de serem acessadas naquele determinando momento, podem contribuir para adiar uma decisão importante e até prejudicar o negócio.
Ao fazer a escolha correta para cada situação é possível tirar melhor proveito das duas soluções e contribuir para uma gestão eficiente da empresa, que afinal, é o que importa para todo empresário.
Conte para gente aqui nos comentários se você ainda usa planilhas em sua empresa ou se já prefere algum sistema de gestão.
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