O Governo Federal já começou a mudar alguns de seus processos — e estamos todos juntos rumo a um país menos burocrático e mais honesto. Mas vale lembrar que as empresas brasileiras estão atrasadas na preparação para aderir ao e-social.

Tal fato é preocupante, considerando que a medida é obrigatória. Além disso, as multas em caso de não adesão imediata são salgadas.

Sendo assim, preparamos este post especialmente para você que quer manter-se atualizado. A seguir, explicaremos o que é o e-social, quais os pontos principais deste novo sistema e quais serão as mudanças e principais vantagens para as pequenas e médias empresas.

Continue a leitura para inteirar-se sobre o assunto e se preparar para as novidades que já chegaram!

Afinal de contas, o que é o e-social?

Simplificando, o e-social é um projeto do Governo Federal que busca unificar e simplificar a coleta e o envio de informações de cunho previdenciário, fiscal ou trabalhista das empresas para o governo. Atualmente, esses dados são passados por meio de diversas instituições.

Ou seja: a partir de agora, haverá um sistema automatizado para postar as informações dos funcionários praticamente em tempo real, bastando atualizar os “status” dos colaboradores com eventos e novidades. Trata-se de praticamente um Facebook trabalhista, com postagens diretas para o governo.

Esse novo formato, instituído como obrigatório pelo decreto 8373/2014, visa modernizar e agilizar o processo de prestação de informações referentes aos colaboradores, tornando-o menos burocrático e mais eficiente. Algumas delas são:

• dados das folhas de pagamento;
• contribuições previdenciárias;
• comunicações relacionadas a possíveis acidentes de trabalho;
• dados sobre o FGTS;
• aviso prévio.

Além disso, há o intuito de viabilizar a garantia dos direitos trabalhistas e previdenciários dos trabalhadores, simplificar o cumprimento das obrigações por parte dos empregadores e reduzir fraudes e ilegalidades. A relação do que será incorporado ao novo sistema é a seguinte:

1. CAGED — Cadastro Geral de Empregados e Desempregados. Ele visa monitorar as contratações e demissões dos funcionários do regime CLT;
2. CAT — Comunicação de Acidente de Trabalho;
3. CD — Comunicação de Dispensa;
4. CTPS — Carteira de Trabalho e Previdência Social;
5. DCTF — Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais;
6. DIRF — Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte;
7. Folha de pagamento;
8. GFIP — Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social;
9. GPS — Guia da Previdência Social;
10. GRF — Guia de Recolhimento do FGTS;
11. LRE — Livro de Registro de Empregados;
12. MANAD — Manual Normativo de Arquivos Digitais;
13. PPP — Perfil Profissiográfico Previdenciário;
14. QHT — Quadro de Horário de Trabalho;
15. RAIS — Relação Anual de Informações Sociais.

Existe, obviamente, um prazo para que as empresas comecem a utilizar a plataforma em definitivo. A data final para que companhias com o faturamento maior do que R$78 milhões aderissem ao e-social foi 1º de janeiro de 2018. Já as demais precisam estar em sintonia com as modificações a partir do dia 1º de julho de 2018.

Como funcionará a automatização na prática?

Todas as informações pertinentes deverão ser enviadas periodicamente à plataforma do e-social. Ela também incluirá trabalhadores sem vínculo (TSV) — tais como estagiários e autônomos —, além daqueles com vínculo empregatício comum (empregados).

Para que todos esses dados sejam encaixados perfeitamente no sistema, é preciso que o envio siga uma ordem específica de eventos. Eles são divididos da seguinte forma:

• eventos iniciais — cadastro básico, que inclui a estrutura administrativa e a situação dos empregados, bem como seus principais dados;
• eventos de tabelas — contêm todas as informações da empresa, dos colaboradores e dos eventos, como informações do empregador, rubricas, lotações tributárias, cargos, funções, horários, processos administrativos e judiciais, informações sobre o ambiente de trabalho e outros;
• eventos periódicos — trazem informações a respeito da folha de pagamento digital, dos rendimentos do trabalho (inclusive vale-transporte e vale-refeição) e da contratação de trabalhadores temporários, além de dados complementares aos eventos periódicos (como cestas básicas, premiações, planos de saúde) e contribuição sindical;
• eventos não periódicos — abrangem cadastramento inicial do vínculo, admissão do trabalhador, alterações de cadastro dos colaboradores e informações a respeito da situação dos empregados (como afastamento, monitoramento de saúde, condições do ambiente de trabalho, aviso prévio, desligamento, inclusão, encerramento e alteração de contratos).

Além disso, nos eventos periódicos, em caso de alteração ou erro nas informações, será possível reabrir o evento em específico, alterar o que estiver inadequado e reenviá-lo. E não se preocupe se tudo pareceu muito complicado, pois o e-social disponibilizou uma plataforma para testes, como uma versão Beta.

Assim, é possível iniciar o processo de adequação e adicionar as informações da empresa, aprendendo o funcionamento da plataforma na prática. A última versão já inclui a Reforma Trabalhista, publicada na lei nº 13.467.

Para saber se os colaboradores podem ser inseridos na plataforma, é indicado o uso da ferramenta de consulta cadastral do governo.

O que vai mudar para pequenas e médias empresas?

O novo formato para a apresentação dos dados trará vantagens para as empresas e os empregados, mas demandará uma mudança significativa de postura. As empregadoras deverão priorizar o alinhamento e a comunicação entre os setores que gerenciam as informações dos colaboradores, tais como o financeiro e o RH.

Antes de tudo, tais departamentos e eventuais empresas terceirizadas, as quais costumam prestar serviços para PMEs (como escritórios de contabilidade), deverão reunir-se, atualizar e alinhar as informações relacionadas aos funcionários. Assim, os dados ficarão adequados aos parâmetros do e-social.

Para que essa sincronia continue, uma boa opção é adotar um software de gestão de documentos e informações da área de contabilidade que responda bem às exigências do programa. Dessa forma, os dados sempre serão recolhidos e enviados de forma correta e ágil.

Afinal, o projeto demandará agilidade, pois nenhuma informação deverá ser lançada de forma retroativa. Assim que todos os dados estiverem disponíveis, verificados e corretos, é o momento de colocá-los no sistema.

Eles serão inseridos apenas uma vez, pois outras eventuais informações serão colocadas como novos eventos, ou seja, alterações simples. Apesar das complicações, há diversos benefícios que o e-social trará para as empresas.

Já na parte técnica, o e-social implicará em mudanças consistentes no FGTS e no INSS:

• FGTS — haverá um único modelo de guia, unificando todas as seis guias que eram emitidas;
• INSS — a validação do CPF será uma rotina diária, além da apropriação semanal dos dados dos funcionários cadastrados no SIISO (Sistema de Informações Sociais — Caixa) para o CNIS.

Quais as vantagens do e-social para as PMEs?

A própria mudança na cultura da empresa — em direção a uma maior agilidade e fluidez em seus processos — já consta como um grande benefício. Dessa forma, a comunicação interna também melhorará, possibilitando uma maior organização e produtividade.

Com a redução da quantidade de guias geradas e dos sistemas utilizados, os processos devem se tornar mais simples, automatizados e flexíveis, mas menos burocráticos e redundantes. Isso otimizará, inclusive, o tempo de serviço dos colaboradores (e, consequentemente, reduzirá os custos da empresa).

As companhias ficarão mais modernas, ágeis e organizadas, além de terem maior autonomia sobre suas informações. E mais: os dados estarão muito mais seguros, pois, em vez de figurarem em diversos locais, permanecerão todos registrados na mesma plataforma, concentrando as medidas de segurança em apenas um lugar (o e-social).

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